VietNetwork.Vn

Bạn có muốn thiết lập hệ thống điện thoại tiếp viên tự động cho trang web của mình không?

Đối với các chủ doanh nghiệp, hệ thống điện thoại của người phục vụ tự động có thể cắt giảm chi phí, giúp bạn trả lời cuộc gọi nhanh hơn, cải thiện dịch vụ khách hàng và làm cho doanh nghiệp nhỏ của bạn trông chuyên nghiệp hơn.

Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ hướng dẫn từng bước về cách dễ dàng thiết lập hệ thống điện thoại hỗ trợ tự động cho trang web WordPress của bạn.

1. Bạn cần làm gì để thiết lập hệ thống điện thoại tiếp viên tự động cho trang web WordPress của bạn?

Đối với hầu hết các trang web doanh nghiệp nhỏ hoặc cửa hàng trực tuyến, bạn có thể chỉ cần thêm số điện thoại vào trang web của mình. Khách của bạn có thể gọi số điện thoại để liên hệ với bạn.

Tuy nhiên, các dịch vụ điện thoại tiêu chuẩn không cung cấp các tính năng nâng cao như chuyển tiếp cuộc gọi, tiếp viên tự động, chờ cuộc gọi, giờ làm việc, v.v. Thêm vào đó, việc bổ sung các tính năng đơn giản như người phục vụ tự động sẽ rất tốn kém.

Để thiết lập hệ thống điện thoại tiếp viên tự động đúng cách, bạn sẽ cần sử dụng nhà cung cấp dịch vụ điện thoại doanh nghiệp ảo.

Mình khuyên bạn nên sử dụng Nextiva vì đây là dịch vụ điện thoại doanh nghiệp tốt nhất trên thị trường được các thương hiệu như Taco Bell, YMCA, Buffalo Bills, v.v. sử dụng.

Nó cho phép bạn dễ dàng quản lý các cuộc gọi công việc, thiết lập người trả lời tự động, chuyển tiếp cuộc gọi và hơn thế nữa với mức giá rẻ hơn nhiều so với nhà cung cấp dịch vụ di động hoặc điện thoại cố định dành cho doanh nghiệp.


Lưu ý: mình sử dụng Nextiva tại đây tại trang web của mình cho tất cả các nhu cầu về điện thoại công việc của mình.

Vì Nextiva là một dịch vụ điện thoại VoIP, nó sẽ sử dụng internet để thực hiện và nhận cuộc gọi thay vì điện thoại cố định truyền thống.

Điều này giúp bạn tiết kiệm tiền và cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tính năng nâng cao như tự động trả lời, chuyển tiếp cuộc gọi, chờ cuộc gọi, thư thoại, cuộc gọi hội nghị , v.v.

Bạn cũng có thể nhận số điện thoại miễn phí hoặc chọn số điện thoại doanh nghiệp ở bất kỳ vị trí nào.

Nó cũng cho phép bạn quản lý các cuộc gọi từ điện thoại di động, máy tính hoặc điện thoại bàn tiêu chuẩn hiện tại của bạn.

Như đã nói, mình sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập hệ thống điện thoại hỗ trợ tự động cho trang web của bạn.

2. Thiết lập hệ thống điện thoại trả lời tự động

Điều đầu tiên, bạn cần đăng ký một tài khoản Nextiva. Trong quá trình đăng ký, bạn có thể chọn số điện thoại doanh nghiệp mới hoặc kết nối số điện thoại hiện có với tài khoản của mình.

Sau khi thiết lập tài khoản, bạn sẽ có thể tự động thực hiện và nhận cuộc gọi từ số điện thoại doanh nghiệp của mình trên mọi thiết bị.

Tiếp theo, bạn có thể thiết lập hệ thống điện thoại tiếp viên tự động cho trang web của mình.

Từ trang tài khoản của bạn, bạn cần nhấp vào tùy chọn menu 'Communication' và sau đó nhấp vào nút 'Phone System'.


Thao tác này đưa bạn đến màn hình nơi bạn sẽ có các tùy chọn khác nhau để thiết lập các tính năng của điện thoại doanh nghiệp.

Tiếp theo, nhấp vào nút 'Call flows'.


Trên màn hình tiếp theo, bạn cần tạo luồng cuộc gọi mới.

Chỉ cần nhấp vào nút 'Create New Flow' để bắt đầu.


Nếu bạn đã tạo các mẫu cuộc gọi cho các tính năng khác, thì chúng sẽ được liệt kê ở đây.
Mình sẽ chọn tùy chọn 'Start from Scratch'.


Tiếp theo, bạn có thể đặt tên cho luồng cuộc gọi của mình để giúp bạn ghi nhớ.

Sau đó, di chuột qua và nhấp vào nút 'Phone'.


Sau đó, bạn cần nhập số điện thoại doanh nghiệp chính của mình.

Bạn cũng có thể thêm một phần mở rộng và các số bổ sung.


Sau đó, nhấp vào nút 'Save & Continue'.

Tiếp theo, nhấp vào nút 'Add Action' cho bước tiếp theo.


Thao tác này sẽ hiển thị menu nơi bạn có thể chọn hành động tiếp theo.

Để tạo người phục vụ tự động, bạn có thể chọn các tùy chọn 'Phone menu', 'Dial by extension' hoặc 'QDial by name'.

Mình sẽ chọn tùy chọn 'Phone menu' vì tùy chọn này cho phép mình ghi lại lời chào và sau đó cung cấp các tùy chọn cho người gọi để quay số các phòng ban hoặc thành viên nhóm cụ thể.


Tiếp theo, bạn có thể chọn 'Default Greeting' từ danh sách 'Greeting' thả xuống.

Bạn cũng có tùy chọn ghi lại hoặc tải lên lời chào của riêng mình.


Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn menu điện thoại sẽ phát sau lời chào của bạn.

Bạn có thể sử dụng bàn phím trong 'Phone Menu' cho các số mà người gọi của bạn sẽ gọi và người hoặc bộ phận mà họ sẽ được chuyển hướng đến.

Để có nhiều tùy chọn, hãy nhấp vào số và thêm bộ phận tương ứng trong phần 'Menu Options'.


Tiếp theo, bạn có thể cấu hình cài đặt 'Advanced Options'.

Bạn có thể đặt khoảng thời gian chờ, chọn một tùy chọn để quay số cho nhà điều hành và nhấp vào hộp kiểm để cho phép người gọi liên hệ với từng thành viên trong nhóm bằng cách quay số máy lẻ của họ.


Sau đó, nhấp vào nút 'Save & Continue'.

Thao tác này sẽ đưa bạn trở lại màn hình luồng cuộc gọi chính của mình. Bạn cần chỉ định các thành viên trong nhóm và số điện thoại cho các tùy chọn cuộc gọi mà bạn vừa tạo.

Chỉ cần nhấp vào một trong các nút 'Add action'.


Sau đó, nhấp vào tùy chọn menu 'Users and Teams'.

Điều này cho phép bạn chỉ định hành động cho một thành viên trong nhóm hoặc bộ phận cụ thể.


Tiếp theo, bạn có thể chọn ai cuộc gọi sẽ đổ chuông, cách nó đổ chuông, cài đặt ID người gọi và hơn thế nữa.

Chỉ cần chọn các tùy chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn và sau đó nhấp vào nút 'Save & Continue'.


Bạn cần làm theo các bước tương tự cho tất cả các tùy chọn menu cuộc gọi mà bạn đã tạo trước đó.

Sau đó, bạn sẽ được đưa trở lại màn hình luồng cuộc gọi chính, nơi bạn cần nhấp lại vào nút 'Add action' để kết thúc luồng cuộc gọi của mình.


Tiếp theo, bạn sẽ có nhiều lựa chọn khác nhau cho những gì sẽ xảy ra nếu không có ai trả lời.

Mình sẽ chọn tùy chọn 'Voicemail', vì vậy người gọi có thể để lại tin nhắn nếu không có ai trả lời điện thoại.


Trên màn hình tiếp theo, bạn có thể chọn hộp thư thoại và tin nhắn của mình.

Chỉ cần chọn nhóm hoặc người từ trình đơn thả xuống 'Voicemail Destination' và bộ phận phù hợp từ trình đơn thả xuống 'Team'.


Sau đó, nhấp vào nút 'Save & Continue'.

Sau đó, bạn cần làm theo các bước tương tự cho từng tiện ích mở rộng.

Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy 'Call ends' ở cuối các luồng cuộc gọi khác nhau của mình.


Sau đó, nhấp vào nút 'Go Live' ở cuối màn hình để kích hoạt luồng cuộc gọi.

Đảm bảo bạn đã thử nghiệm tính năng tự động trả lời để đảm bảo lời chào và chuyển tiếp cuộc gọi hoạt động bình thường.

Ngoài tất cả các tính năng mạnh mẽ, phần yêu thích nhất của mình về Nextiva là nó cho phép các thành viên trong nhóm của mình có số điện thoại doanh nghiệp ảo, vì vậy họ chỉ có thể nhận cuộc gọi trong những giờ nhất định mà không bị mất quyền riêng tư.

3. Thêm nút bấm để gọi trong WordPress

Bây giờ bạn đã thiết lập hệ thống điện thoại tiếp viên tự động, bạn có thể muốn thêm nút nhấp để gọi vào trang web WordPress của mình. Điều này làm cho việc gọi đơn giản như nhấp vào một nút.

Điều đầu tiên bạn cần làm là cài đặt và kích hoạt plugin WP Call Button. Để biết thêm chi tiết, hãy xem hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu của mình về cách cài đặt plugin WordPress.

Sau khi kích hoạt, bạn cần đi tới Settings >> WP Call Button để thiết lập plugin.


Trên màn hình này, bạn có thể bật nút gọi và thêm số của mình.

Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh giao diện của nút và thêm một nút dính nổi trên màn hình trên trang web của bạn.


Bạn cũng có quyền kiểm soát vị trí nút xuất hiện và có thể chọn hiển thị hoặc ẩn nút trên các bài đăng và trang nhất định.

Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn vị trí nút xuất hiện, thì bạn có thể hiển thị nó theo cách thủ công. Để thực hiện việc này, chỉ cần nhấp vào tùy chọn menu 'Static Call Button'.

Sau đó, bạn có thể thay đổi cài đặt nút và sao chép shortcode để thêm vào trang web của mình.


Sau khi bạn hoàn tất việc tùy chỉnh cài đặt plugin, hãy đảm bảo nhấp vào nút 'Save Changes'.

Bạn cũng có thể thêm một nút dính trực tiếp vào các trang, bài đăng và các khu vực tiện ích của mình bằng cách sử dụng khối được bao gồm.


Trong cài đặt khối, bạn có thể thay đổi màu sắc, kích thước của văn bản, căn chỉnh và hiển thị hoặc ẩn biểu tượng điện thoại.

Sau khi hoàn tất, hãy đảm bảo nhấp vào 'Update' hoặc 'Publish' để lưu các thay đổi của bạn.

Bây giờ, khách truy cập của bạn sẽ thấy nút bấm để gọi trực tiếp trên trang web của bạn. Khi họ nhấp vào nút, họ sẽ được đưa đến hệ thống điện thoại tiếp viên tự động của bạn.


Để biết thêm chi tiết về cách hiển thị nút nhấp để gọi, hãy xem hướng dẫn của mình về cách thêm nút nhấp để gọi trong WordPress.

Ngoài điện thoại doanh nghiệp, mình khuyên bạn nên thêm biểu mẫu liên hệ và thậm chí trò chuyện trực tiếp hoặc một chatbot AI để khách truy cập có thể liên hệ với bạn bằng phương thức họ thích.

Mình hy vọng bài viết này đã giúp bạn tìm hiểu cách thiết lập hệ thống điện thoại hỗ trợ tự động cho trang web WordPress của mình. Bạn cũng có thể muốn xem hướng dẫn của mình về cách chọn trình tạo trang web tốt nhất và các lựa chọn của mình về các dịch vụ tiếp thị qua email tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ.