VietNetwork.Vn

Bạn đang tìm kiếm các công cụ giao tiếp nhóm tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của mình?

Khi các doanh nghiệp chuyển sang làm việc từ xa, họ cần các công cụ để giao tiếp với các thành viên trong nhóm. Chọn đúng công cụ có thể tăng năng suất, nâng cao tinh thần, xây dựng cộng đồng và nâng cao hiệu quả trong nhóm của bạn.

Trong bài viết này, chúng tôi đã chọn thủ công một số công cụ giao tiếp nhóm tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ.

Những công cụ này dựa trên kinh nghiệm thực tế của chúng tôi vì chúng tôi đã là một công ty làm việc từ xa kể từ khi bắt đầu vào năm 2009 và hiện chúng tôi có hơn 200 thành viên nhóm trên 45 quốc gia khác nhau. Là một công ty từ xa, các nhóm của chúng tôi sử dụng một số công cụ này để cộng tác.

1. Làm cách nào để chọn Công cụ giao tiếp nhóm tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn?

Ngày càng có nhiều nhu cầu về các công cụ giao tiếp nhóm tốt hơn khi ngày càng nhiều doanh nghiệp thích nghi với văn hóa làm việc từ xa và kết hợp.

Đối với một trang web doanh nghiệp nhỏ, những công cụ này cải thiện giao tiếp của nhân viên và cho phép họ làm việc hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, có rất nhiều công cụ giao tiếp khác nhau hiện có khiến việc quyết định chọn công cụ nào mà không tốn quá nhiều tiền trở nên khó khăn.

Trước tiên, bạn cần quyết định loại công cụ nào mà nhóm của bạn cần để hoạt động tốt hơn.

Chẳng hạn, nếu nhóm bán hàng của bạn cần thực hiện cuộc gọi và theo dõi khách hàng tiềm năng, thì bạn cần một hệ thống điện thoại kinh doanh ảo như Nextiva và RingCentral.

Tương tự, nếu bạn cần đảm bảo rằng các nhóm có thể cộng tác trong các dự án khác nhau, theo dõi tiến độ và hoàn thành công việc, thì Slack + Asana có thể là công cụ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách không chọn các công cụ riêng biệt cho cùng một nhiệm vụ.

Chẳng hạn, nếu bạn đang sử dụng Google Workspace thì Google Meet là giải pháp thay thế hoàn hảo cho Zoom. Tương tự, Office 365 với Microsoft Teams sẽ tiết kiệm tiền cho Slack + Zoom.

Mẹo: Hãy xem phần so sánh của chúng tôi về Google Workspace với Office 365 để biết chúng so sánh với nhau như thế nào.

2. Nextiva


Nextiva là bộ công cụ truyền thông đa kênh tốt nhất dành cho doanh nghiệp. Nó kết hợp điện thoại, trò chuyện, cuộc họp âm thanh/video, quản lý liên hệ, v.v. trong một bộ giao tiếp.

Nhân viên có thể cộng tác thông qua trò chuyện, SMS và cuộc gọi video. Dịch vụ điện thoại doanh nghiệp của họ cung cấp các số điện thoại miễn phí và các nhóm có thể chia sẻ cùng một số điện thoại để dễ dàng quản lý danh bạ và khách hàng tiềm năng.

Nextiva cung cấp lời nhắc tự động dễ sử dụng cho các nhóm và khách hàng xung quanh các nhiệm vụ bị quên, theo dõi hoặc đăng ký để tăng năng suất tại nơi làm việc.

Ngoài ra, nó còn tích hợp với lịch phổ biến, email, Google Workspace, nhóm Microsoft, v.v.

Chúng tôi sử dụng Nextiva trong doanh nghiệp của mình vì nó giúp chúng tôi có số điện thoại doanh nghiệp ảo có thể được chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm để chúng tôi có thể trợ giúp khách hàng của mình. Tính năng tự động trả lời giúp hướng dẫn cuộc gọi đến đúng người.

Giá cả: $18,95 mỗi người dùng mỗi tháng

3. Slack


Slack là công cụ giao tiếp nhóm doanh nghiệp nhỏ phổ biến nhất trên thị trường hiện nay.

Nó được sử dụng bởi nhiều công ty trong danh sách Fortune 500 như IBM, T-Mobile, NASA, Target, v.v.

Slack cung cấp một trụ sở kỹ thuật số cho các doanh nghiệp và nhóm. Bạn có thể sắp xếp không gian làm việc ảo của mình theo các kênh. Đây là những phòng trò chuyện nơi các nhóm của bạn có thể cộng tác và đăng cập nhật. Các thành viên trong nhóm cũng có thể trò chuyện 1:1.

Slack cũng đi kèm với các cuộc gọi âm thanh, cập nhật video và tích hợp với hầu hết tất cả các công cụ năng suất hàng đầu, phần mềm CRM, dịch vụ điện thoại ảo, v.v.

Chúng tôi sử dụng Slack trong công ty quản lý của mình, Awesome Motive, vì nó cho phép giao tiếp không đồng bộ giữa các nhóm. Slack có các tính năng thông báo tôn trọng múi giờ vì chúng tôi có các thành viên trong nhóm ở 45 quốc gia khác nhau.

Giá cả: Gói trả phí bắt đầu từ $7,25 mỗi người dùng mỗi tháng.

4. Google Workspace


Google Workspace là bộ ứng dụng năng suất dành cho doanh nghiệp của Google. Nó bao gồm Google Drive, Gmail, Lịch, Google Meet, Trò chuyện, Biểu mẫu, Trang web, v.v.

Bạn có thể sử dụng tên miền của riêng mình cho tài khoản Google Workspace và tạo địa chỉ email doanh nghiệp chuyên nghiệp cho bản thân, nhóm và nhân viên của mình.

Không gian nhóm của bạn sẽ được lưu trữ trên cơ sở hạ tầng đám mây của Google, giúp không gian này trở thành một công cụ liên lạc nội bộ cực kỳ nhanh, đáng tin cậy và cực kỳ an toàn.

Chúng tôi đã sử dụng Google Workspace hơn một thập kỷ cho địa chỉ email doanh nghiệp của mình. Nó cung cấp cho bạn giao diện Gmail và lịch Google quen thuộc mà nhóm của bạn sẽ yêu thích. Chúng tôi sử dụng tính năng Ổ đĩa dùng chung để lưu trữ đám mây, tính năng này thực sự tốt cho việc kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu và tệp.

Năm nay, chất lượng của các cuộc gọi trên Google Meet đã được cải thiện đáng kể, vì vậy chúng tôi đã hủy đăng ký Zoom và đang sử dụng Google Meet cho các cuộc họp nhóm của mình.

Giá cả: Bắt đầu từ $6 mỗi người dùng mỗi tháng

5. HubSpot


HubSpot là bộ giao tiếp kinh doanh cung cấp nền tảng Bán hàng, công cụ tiếp thị, phần mềm CRM, v.v.

Nó cho phép các nhóm của bạn dễ dàng quản lý khách hàng tiềm năng và khách hàng bằng bảng điều khiển mạnh mẽ. Cải thiện thông tin liên lạc giữa các thành viên trong nhóm và khách hàng để đảm bảo rằng không có gì lọt qua kẽ hở.

Không giống như các công cụ giao tiếp khác trong danh sách, HubSpot không cung cấp các cuộc gọi video, âm thanh hoặc trò chuyện nhóm. Tuy nhiên, với tư cách là phần mềm bán hàng, nó cho phép các nhóm bán hàng và tiếp thị giao tiếp và làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.

Chúng tôi sử dụng HubSpot để sắp xếp các liên hệ đối tác của mình và nó hoạt động như một nguồn duy nhất cho các nhóm khác nhau của chúng tôi.

Giá cả: Tài khoản miễn phí có giới hạn, các gói trả phí dành cho phần mềm tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng với các mức giá khác nhau cho mỗi loại.

6. Asana


Asana là phần mềm quản lý dự án tốt nhất dành cho các nhóm làm việc từ xa trên thị trường.

Đối với các nhóm làm việc từ xa, việc theo kịp các dự án và mục tiêu của họ là nơi diễn ra hầu hết các hoạt động giao tiếp. Asana giúp các nhóm thuộc mọi hình dạng, quy mô và ngành công nghiệp cộng tác và giao tiếp cực kỳ dễ dàng.

Asana không có các tính năng trò chuyện, SMS hoặc hội nghị truyền hình. Tất cả giao tiếp nhóm diễn ra trong nhận xét, nhiệm vụ, dự án và biểu mẫu. Mỗi nhiệm vụ có thể có chủ đề riêng và không có gì lọt qua kẽ hở.

Bạn có thể sắp xếp công việc giữa các nhóm và dự án, đặt mục tiêu dài hạn, thêm nhiệm vụ, sau đó xem chúng trong danh sách, dòng thời gian hoặc dạng xem thẻ.

Nó đi kèm với các công cụ tuyệt vời như mẫu, quy tắc, biểu mẫu và phê duyệt để tự động hóa quy trình làm việc.

Thêm vào đó, nó tích hợp tuyệt vời với các công cụ năng suất phổ biến khác mà tổ chức của bạn có thể đang sử dụng.

Trong kinh doanh của chúng tôi, Asana là một điều tuyệt đối phải có. Chúng tôi đã thử nhiều giải pháp quản lý dự án khác như Basecamp, Trello, v.v. và không có giải pháp nào sánh được với Asana. Nó đã cung cấp cho chúng tôi một cách tuyệt vời để hợp lý hóa quy trình công việc nội bộ của chúng tôi đồng thời mang lại khả năng hiển thị tốt hơn về tiến độ của từng dự án.

Giá cả: Gói miễn phí và trả phí bắt đầu từ $10,99 mỗi người dùng mỗi tháng.

7. RingCentral


RingCentral là một trong những bộ công cụ giao tiếp nhóm kinh doanh hàng đầu hiện có cung cấp số điện thoại ảo, cuộc gọi điện thoại và SMS cho các nhóm.

Bộ giao tiếp kinh doanh của họ bao gồm điện thoại, SMS, Fax, Nhắn tin để liên lạc nội bộ nhóm và họp video.

Đối với nhóm bán hàng và tiếp thị, họ cung cấp thông tin chi tiết phong phú, báo cáo chất lượng dịch vụ, cảnh báo toàn diện và bảng điều khiển có thể tùy chỉnh.

Tích hợp cũng có sẵn cho Google Workspace, Office 365, phần mềm CRM phổ biến và các nền tảng tiếp thị.

Giá cả: Bắt đầu ở mức 19,99 đô la mỗi người dùng mỗi tháng.

8. Microsoft Teams


Microsoft Teams là giải pháp thay thế Slack do Microsoft tạo ra. Nó hỗ trợ nhiều nhóm, kênh, trò chuyện trực tiếp, kênh riêng tư, cuộc gọi âm thanh/video và các tính năng hội nghị truyền hình.

Nó hoạt động tốt với Office 365 và bạn cũng có thể tải nó bằng đăng ký Office 365. Thành viên nhóm có thể mở, chỉnh sửa và xem tệp trong nhóm và dự án.

Nhóm Microsoft có các tính năng hội nghị truyền hình vượt trội được tích hợp sẵn. Mỗi thành viên trong nhóm có thể xem rằng một hội nghị truyền hình đang diễn ra với một biểu tượng ở trên cùng và có thể tham gia nếu họ được mời.

Các nhóm cũng có tính năng quản lý ca cho phép người quản lý tạo ca, quản lý thời gian nghỉ, phân công thành viên theo ca, v.v.

Giá cả: Gói miễn phí và trả phí bắt đầu từ $4 mỗi người dùng mỗi tháng hoặc $6 mỗi người dùng mỗi tháng với Office 365.

9. Zoom


Zoom là một trong những phần mềm hội nghị truyền hình phổ biến nhất trên thị trường. Nó cho phép bạn tổ chức các cuộc họp video với tính năng trò chuyện.

Nó được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh doanh, giáo dục, chính phủ và tài chính. Zoom cũng cung cấp các dịch vụ điện thoại, thư và lịch dành cho doanh nghiệp để kết nối các nhóm của bạn dưới một nền tảng.

Chúng tôi là những người sử dụng Zoom nhiều, nhưng do chất lượng của Google Meet đã được cải thiện nên chúng tôi đã ngừng sử dụng Zoom để giảm chi phí cho doanh nghiệp của mình.

Chi phí của Zoom thực sự tăng lên khi bạn vượt quá 10 người dùng trong tổ chức của mình và sau đó tăng trở lại khi tổ chức của bạn phát triển lên hơn 100 người dùng.

Điều Zoom thực sự tốt cho cuộc họp lớn hơn 100 người, đặc biệt nếu bạn muốn thực hiện các phòng đột phá ngẫu nhiên. Nó cũng thực sự tốt cho các hội thảo trên web của khách hàng vì các cuộc gọi Zoom rất đáng tin cậy và chất lượng là hàng đầu.

Giá cả: Gói miễn phí có giới hạn, gói trả phí bắt đầu từ $149 mỗi người dùng mỗi năm nhưng giá mỗi người dùng tăng sau 10 người dùng.

10. Chanty


Chanty là một nền tảng giao tiếp nhân viên xuất sắc khác với các tính năng hội nghị truyền hình, trò chuyện và quản lý dự án.

Bạn có thể tạo phòng trò chuyện hoặc kênh cho nhóm của mình và xem tất cả mọi thứ đang diễn ra trong tổ chức của bạn trong sổ nhóm.

Để quản lý tác vụ, bạn có thể tạo tác vụ nhanh chóng, xem chúng trong danh sách hoặc chế độ xem kanban, gán chúng cho các thành viên trong nhóm, v.v.

Giá cả: Gói miễn phí mãi mãi có giới hạn, gói trả phí bắt đầu từ $3 mỗi người dùng mỗi tháng.

11. Ryver


Ryver là một nền tảng giao tiếp kinh doanh khác kết hợp nhiều chức năng khác nhau vào một ứng dụng.

Nó đi kèm với tính năng nhắn tin, quản lý tác vụ và cuộc gọi âm thanh/video dưới một mái nhà. Nó đi kèm với Đăng nhập một lần SSO cho phép các thành viên trong nhóm đăng nhập bằng một tài khoản được tổ chức của bạn sử dụng.

Tích hợp cũng có sẵn cho nhiều phần mềm CRM và năng suất phổ biến.

Giá cả: Bắt đầu từ $69 mỗi tháng cho tối đa 12 người dùng.

12. Flock


Flock là một giải pháp thay thế tốt khác cho Slack. Nó cung cấp hội nghị thoại/video, trò chuyện, việc cần làm, chia sẻ tệp, v.v.

Các nhóm có thể được tổ chức thành các nhóm với việc cần làm, hội nghị truyền hình và chia sẻ tệp trực tuyến của riêng họ.

Nó có sẵn các tích hợp cho tất cả các bộ năng suất hàng đầu để bạn có thể cộng tác theo thời gian thực trong các kênh.

Giá cả: Gói miễn phí có giới hạn và gói trả phí bắt đầu từ $4,50 mỗi người dùng mỗi tháng.

13. Zoho Cliq


Zoho Cliq là tương tác Slack được tạo bởi những người đứng sau bộ phần mềm Zoho. Công ty cung cấp Zoho CRM, Ghi chú, Lịch, Email và một số công cụ khác cho doanh nghiệp.

Zoho Cliq cung cấp tính năng trò chuyện nhóm để cộng tác trong thời gian thực. Nó bao gồm các cuộc trò chuyện, trò chuyện nhóm, quản lý dự án, hội nghị truyền hình, cuộc gọi thoại, v.v.

Nó tích hợp tốt với các ứng dụng Zoho khác cũng như nhiều phần mềm bên thứ ba khác.

Giá cả: Gói miễn phí có giới hạn, gói trả phí bắt đầu từ $2,7 mỗi người dùng mỗi tháng.

14. Dialpad


Bàn phím số cung cấp một nền tảng cộng tác cho các nhóm và bộ phận hỗ trợ khách hàng. Nó bao gồm dịch vụ VoIP cho các cuộc gọi, nhắn tin, trò chuyện nhóm và hội nghị truyền hình.

Nó cũng cung cấp nền tảng thu hút khách hàng đa kênh. Điều này có ích cho các nhóm bán hàng để theo dõi khách hàng tiềm năng.

Nó hỗ trợ tích hợp Google Workspace và Office 365. Nếu bạn hoạt động ở nhiều quốc gia thì Bàn phím số sẽ cung cấp số địa phương cho tối đa 70 quốc gia.

Giá cả: Bắt đầu từ $15 mỗi người dùng mỗi tháng.

15. GoTo Meeting


GoTo Meet là một phần mềm hội thảo trên web và nền tảng hội nghị truyền hình phổ biến. Nó giúp việc tiến hành các cuộc họp video với các nhóm, khách hàng và khách hàng trở nên cực kỳ dễ dàng.

Bộ GoTo Connect của họ cung cấp điện thoại, văn bản và cuộc họp. Nó cho phép các nhóm theo dõi khách hàng tiềm năng, cung cấp hỗ trợ khách hàng và giữ liên lạc bằng trò chuyện và văn bản.

Công ty cung cấp một số giải pháp bổ sung cho các doanh nghiệp, đặc biệt là những giải pháp cung cấp hỗ trợ CNTT từ xa cho khách hàng.

Giá cả: Dùng thử miễn phí một số sản phẩm, đối với các gói trả phí, bạn sẽ phải liên hệ với bộ phận bán hàng.

16. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Không giống như hầu hết các doanh nghiệp khác trên thế giới, chúng tôi đã làm việc từ xa kể từ khi bắt đầu vào năm 2009. Điều này có nghĩa là chúng tôi có hơn 13 năm kinh nghiệm điều hành một nhóm phân tán và quản lý hoạt động giao tiếp của nhóm. Trong khoảng thời gian này, chúng tôi đã giúp hàng ngàn người dùng chọn các công cụ giao tiếp nhóm tốt nhất.

Dưới đây là câu trả lời cho một số câu hỏi thường gặp nhất.

16.1. Những công cụ giao tiếp nào hiệu quả nhất trong việc hợp tác chặt chẽ với nhóm?

Cho dù bạn đang làm việc chặt chẽ với nhóm từ xa hay nhóm nội bộ, đây là những công cụ giao tiếp nhóm tốt nhất.

• Google Workspace – Email rất cần thiết để cộng tác chặt chẽ với nhóm. Google cung cấp cho bạn gmail, lịch và Google Drive để chia sẻ tệp.
• Nextiva – Cần thiết cho các cuộc gọi điện thoại và tin nhắn SMS.
• Slack – Tốt nhất để trò chuyện nhóm. Mặc dù đối với các nhóm nhỏ hơn, bạn có thể thoát khỏi chỉ với một nhóm WhatsApp đơn giản.
• Asana – Tuyệt vời cho quản lý dự án.

16.2. Phương pháp giao tiếp hiệu quả nhất cho các nhóm từ xa là gì?

Đối với các nhóm làm việc từ xa, phương pháp giao tiếp hiệu quả nhất là kết hợp giữa giao tiếp bằng văn bản cùng với giao tiếp trực tiếp bằng lời nói qua các cuộc gọi video.

Đối với đăng ký nhóm từ xa, phương pháp hiệu quả nhất là phần mềm đăng ký ảo như Standuply tích hợp liền mạch với Slack và nó hoàn toàn không đồng bộ.

16.3. Công cụ giao tiếp nhóm tốt nhất để cộng tác trực tuyến là gì?

Để cộng tác trực tuyến, các công cụ giao tiếp nhóm tốt nhất là Google Workspace và Zoom. Với Google Suite, bạn có Google Tài liệu, Bảng tính và Trang trình bày, tất cả đều cho phép làm việc cộng tác và tính năng nhận xét tích hợp của chúng thực sự tốt.

Bạn cũng có thể sử dụng bảng trắng Zoom, một công cụ giao tiếp ảo tuyệt vời để cộng tác.

16.4. Công cụ giao tiếp nhóm tốt nhất cho giao tiếp không đồng bộ là gì?

Công cụ giao tiếp không đồng bộ tốt nhất là:

• Slack – tuyệt vời cho tin nhắn nhanh và tin nhắn nhóm. Nó cung cấp cho người dùng toàn quyền kiểm soát múi giờ và tùy chọn thông báo của họ. Bạn cũng có thể lên lịch gửi tin nhắn vào thời điểm nhất định theo múi giờ của các thành viên nhóm khác nhau.
• Email – tuyệt vời cho giao tiếp không đồng bộ.
• Loom – cho phép bạn dễ dàng ghi lại các video và bản ghi màn hình mà các thành viên trong nhóm của bạn có thể xem được.
• Droplr – cho phép bạn tạo ảnh chụp màn hình hoặc ghi lại màn hình nhanh để giao tiếp với các thành viên trong nhóm.

16.5. Đâu là công cụ giao tiếp nhóm tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ?

Theo chúng tôi, công cụ giao tiếp nhóm tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ là Nextiva, Google Workspace, Asana và Slack.

Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn tìm thấy các công cụ giao tiếp nhóm tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Bạn cũng có thể muốn xem hướng dẫn của chúng tôi về việc phải có các công cụ để quản lý và phát triển doanh nghiệp của mình và làm theo hướng dẫn của chúng tôi về cách phát triển doanh nghiệp nhỏ với ngân sách eo hẹp.