VietNetwork.Vn

Microsoft OneNote thường là công cụ bị lãng quên trong bộ công cụ Office. Nó không được biết đến rộng rãi như Word hay Excel, nhưng theo tôi, OneNote là công cụ hoàn hảo để động não ý tưởng của tôi.

Trên thực tế, tôi đã biến OneNote thành công cụ theo dõi ý tưởng cá nhân của mình, giúp tôi tập hợp các suy nghĩ của mình thành thứ gì đó hữu ích hơn. Sau đây là một số cách tôi sử dụng OneNote hiệu quả.


1. Cấu trúc ghi chú của OneNote hoàn hảo để theo dõi các ý tưởng riêng biệt

OneNote là một công cụ ghi nhật ký cá nhân trực tuyến và như tên gọi của nó, nó cung cấp cho bạn một số lượng sổ tay (khá) vô hạn. Tôi đã sử dụng hệ thống nhật ký của OneNote trong nhiều năm để giúp tôi lập kế hoạch cho công việc kinh doanh tự do của mình, trong đó khả năng chia nhỏ mọi thứ thành các nhật ký và trang riêng biệt thực sự hữu ích, tùy thuộc vào khách hàng tôi có hoặc các nhiệm vụ tôi đang thực hiện. Tôi cũng sử dụng nó rộng rãi để sắp xếp nghiên cứu của mình khi tôi làm giáo viên và trước đó là khi còn là sinh viên.


Cũng không cần phải vướng dây hay mở các tài liệu riêng biệt để làm điều đó. Mỗi nhật ký riêng biệt có thể có nhiều trang, nghĩa là tôi có thể dễ dàng phân loại mọi thứ. Khi chuyển từ thiết lập giấy, OneNote cũng giúp giảm thiểu chất thải. Tôi không cần phải thay thế nhật ký của mình và tôi có thể mang chúng đi bất cứ đâu.

2. Đọc để OneNote để lưu ý tưởng nhanh chóng

Tôi là một nhà văn, vì vậy có thể bạn sẽ ngạc nhiên khi tôi nói rằng tôi không phải lúc nào cũng có thời gian để viết ra ý tưởng của mình. May mắn thay, OneNote có một cách hữu ích để giải quyết vấn đề đó bằng cách cho phép tôi đọc chính tả trong OneNote trực tiếp vào nhật ký của mình.


Việc ghi lại những ý tưởng đang thực hiện ngay lập tức là một lợi thế lớn, và OneNote rất tuyệt vời cho năng suất như thế này. Tôi đã thiết lập nhật ký, sẵn sàng cho những ý tưởng 'để thực hiện' mà tôi chưa có thời gian để sắp xếp. Chúng bao gồm từ những ý tưởng tầm thường đến nghiêm túc, nhưng tôi thấy rằng tôi sử dụng nó nhiều nhất để ghi lại các ý tưởng quảng cáo cho các bài viết mới khi chúng xuất hiện trong đầu tôi.

Ứng dụng di động hoạt động rất tốt cho mục đích này và mặc dù không hoàn hảo, nhưng nó thường hiểu được ý chính của những gì tôi đang nói. Lợi ích là tôi có thể đi thẳng vào và sửa bất kỳ điều gì bị bỏ sót mà không mất quá nhiều thời gian.

3. Vẽ trực tiếp vào OneNote trên điện thoại của bạn

Không phải ai cũng thoải mái với việc đọc chính tả, nhưng có một cách hữu ích khác để đưa ý tưởng vào nhật ký OneNote mà không cần phải nhập chúng vào. Một trong những tính năng ít được biết đến của OneNote là hỗ trợ bạn vẽ vào nhật ký, với khả năng chuyển đổi chữ viết tay thành văn bản.

Tôi sẽ không giả vờ rằng nó hoàn hảo, và chất lượng chuyển đổi sẽ phụ thuộc vào chữ viết tay của bạn. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của riêng tôi, việc sửa những lỗi nhỏ trong OneNote không tốn nhiều công sức. Bạn cũng có thể tránh việc chuyển đổi chữ viết tay thành văn bản, nếu bạn thích, với OneNote thậm chí còn làm cho chữ viết tay của bạn đẹp hơn, nếu bạn cần.

Tôi chủ yếu sử dụng nó để viết tay, nhưng không nhất thiết phải như vậy—bạn có thể vẽ bất cứ thứ gì vào nhật ký OneNote. Đó có thể là bản đồ, sơ đồ hoặc hình vẽ nguệch ngoạc mà bạn thích lưu. Bạn cũng có thể chèn nó xung quanh văn bản hiện có trên các trang trong nhật ký của mình.

4. Tạo bản đồ tư duy để giúp phát triển ý tưởng

OneNote có một tính năng MVP thực sự mà tôi nghĩ là không được đề cao, đó là sơ đồ tư duy. Sơ đồ tư duy là sơ đồ trực quan cho phép bạn chia nhỏ và liên kết các ý tưởng khác nhau lại với nhau. Khi tôi cố gắng giải quyết một chủ đề phức tạp, tôi có thể sử dụng sơ đồ tư duy để giúp tôi hiểu, đảm bảo rằng tôi không bỏ sót bất kỳ sự kiện quan trọng nào trong quá trình này.

Nếu bạn là sinh viên, bạn sẽ thấy ngay lợi ích—sơ đồ tư duy thường là hoạt động phổ biến để chia nhỏ các chủ đề. Là một nhà văn, tôi thích sử dụng sơ đồ tư duy để tìm ra cách chia nhỏ một chủ đề rộng hơn thành nhiều chủ đề nhỏ hơn mà tôi có thể viết.


Đây cũng là công cụ lập bản đồ tư duy tốt nhất mà tôi từng sử dụng mà không phải trả tiền. Theo kinh nghiệm của tôi, hầu hết các ứng dụng lập bản đồ tư duy độc lập đều tệ hại. Chúng phức tạp hơn mức cần thiết và tốn kém hơn nhiều so với những gì chúng cung cấp. Tôi chưa có trải nghiệm tương tự với OneNote, ứng dụng này có thêm lợi ích là tích hợp bản đồ tư duy của tôi vào nhật ký hiện tại của tôi.

Để bắt đầu tạo sơ đồ tư duy OneNote, chỉ cần chuyển sang ribbon "Vẽ" trong ứng dụng OneNote. Bạn sẽ cần tự vẽ các ô và đường thẳng, nhưng nó sẽ cho bạn nhiều sự tự do hơn bất kỳ ứng dụng độc lập nào có thể làm được.

5. Chia sẻ ý tưởng với người khác trong một nhật ký chung

Tuy nhiên, tôi không chỉ sử dụng OneNote cho công việc. Một cách tôi sử dụng OneNote để mở rộng ý tưởng của mình ra ngoài công việc kinh doanh là thiết lập một nhật ký chung với đối tác của tôi. Chúng tôi sử dụng nó để chia sẻ những lời nhắc quan trọng, chia sẻ ý tưởng công thức nấu ăn và ghi lại những ý tưởng thiết kế nội thất thú vị mà chúng tôi phát hiện ra ngoài thực tế.


Tuy nhiên, khả năng này là vô tận. Bạn có thể sử dụng OneNote như một bảng chia sẻ cho các ý tưởng quà tặng, như một cách để cộng tác vào các mục tiêu chung hoặc để lưu trữ các công thức nấu ăn chung. Bạn thậm chí có thể sử dụng nó như một nhật ký nổi bật hàng ngày, chia sẻ những điều tốt và xấu mỗi ngày, cho phép bạn xem lại và suy ngẫm lại sau này.

Tính năng chia sẻ của OneNote giúp bạn thực hiện được tất cả những điều này và cũng khá dễ sử dụng. Chỉ cần mở sổ tay của bạn và nhấn Tệp > Chia sẻ để bắt đầu chia sẻ với đối tác, bạn bè và gia đình.

6. Chụp ảnh và lưu trữ chúng như bảng tâm trạng

Nói về nhật ký chung, lần đầu tiên tôi và đối tác sử dụng OneNote cùng nhau là để xây dựng bảng tâm trạng. Chúng tôi đã xây dựng một nhật ký, chứa các phần riêng lẻ dựa trên các khu vực trong nhà mà chúng tôi đang nghĩ đến việc trang trí, với mỗi trang được sử dụng để giới thiệu các ý tưởng thiết kế khác nhau.


Theo thời gian, điều này đã xây dựng nên một danh mục đẹp mà chúng ta có thể tham khảo. Đó là Pinterest, nhưng riêng tư, và tất cả đều nằm trong một công cụ mà cả hai chúng tôi đều thấy rất dễ thiết lập và sử dụng. Bạn không nhất thiết phải sử dụng nó cho thiết kế nội thất, nhưng bạn có thể sử dụng cho đám cưới, tiệc tùng, để xây dựng ý tưởng du lịch hoặc chỉ để chia sẻ ý tưởng về những điều bạn có thể muốn đạt được cùng nhau trong tương lai.

Thoạt nhìn, Microsoft OneNote có vẻ chỉ là một công cụ ghi chép nhàm chán, nhưng như tôi đã trình bày ở trên, nó không nhất thiết phải như vậy. Đây là một công cụ cực kỳ hiệu quả để sắp xếp suy nghĩ của bạn và có thể được tùy chỉnh theo phong cách riêng của bạn, cho dù đó là văn bản hay hình ảnh.

Tôi đã từng nói đùa rằng OneNote giống như bộ não thứ hai của tôi vào thời điểm này, nhưng bạn sẽ nhận được những gì bạn bỏ ra. Bạn không cần phải đưa tất cả suy nghĩ của mình vào đó, nhưng một khi bạn bắt đầu sử dụng OneNote để theo dõi các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống, bạn có thể thấy khó dừng lại, vì OneNote thực sự là ứng dụng cuối cùng bạn cần.