VietNetwork.Vn

Có nhiều cách để lột da mèo.

Mặc dù Microsoft Excel cung cấp nhiều công cụ để định dạng dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, nhưng đôi khi, các công cụ tích hợp không thực hiện chính xác những gì tôi đang tìm kiếm hoặc mất quá nhiều thời gian để thực hiện. Trong những trường hợp này, tôi sử dụng định dạng số tùy chỉnh để nhanh chóng tạo định dạng số đáp ứng nhu cầu của mình.


Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Có một số trường hợp mà việc sử dụng định dạng có điều kiện được ưu tiên hơn việc sử dụng định dạng số tùy chỉnh, chẳng hạn như tô màu toàn bộ các hàng dựa trên giá trị. Tuy nhiên, trong những trường hợp mà tôi có thể sử dụng cả hai để tạo ra kết quả giống nhau hoặc tương tự, tôi sẽ chọn phương án sau. Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích lý do tại sao.

1. Định dạng số tùy chỉnh là gì và nó hoạt động như thế nào?

Trong Excel, mỗi ô có định dạng số riêng, bạn có thể xem lại bằng cách chọn một ô và xem nhóm Số trong tab Trang chủ trên ruy-băng.


Một trong những tùy chọn định dạng số mà bạn có thể áp dụng cho ô là định dạng số tùy chỉnh, bạn có thể truy cập bằng cách nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại Định dạng số trước khi nhấp vào "Tùy chỉnh" trong hộp thoại Định dạng ô.


Nếu bạn muốn sử dụng phím tắt trong Excel, hãy nhấn Ctrl+1 để khởi chạy hộp thoại Định dạng ô, nhấn Tab để kích hoạt menu Danh mục và nhập Cus để chuyển đến Tùy chỉnh.

Đến cuối hướng dẫn này, bạn sẽ có thể sử dụng định dạng số tùy chỉnh để tạo bảng tính trông giống như thế này:


Nếu bạn chưa từng sử dụng định dạng tùy chỉnh trước đây, thoạt đầu có thể bạn sẽ thấy khó hiểu và tôi hiểu tại sao bạn lại nghĩ rằng sử dụng định dạng có điều kiện sẽ là lựa chọn tốt hơn. Tuy nhiên, Excel xử lý định dạng số tùy chỉnh nhanh hơn nhiều so với định dạng có điều kiện và—khi bạn hiểu được logic của nó—bạn có thể thấy nó nhanh hơn và dễ sử dụng hơn.

Cá nhân tôi, một trong những lý do chính khiến tôi thích sử dụng định dạng số tùy chỉnh là mọi thứ đều diễn ra ở một nơi—không cần phải chuyển đổi qua lại giữa các hộp thoại khác nhau để thêm nhiều quy tắc khác nhau, do đó quá trình này tiết kiệm thời gian và đơn giản.

Trước khi đi sâu vào ví dụ, tôi sẽ giải thích cách định dạng số tùy chỉnh hoạt động.

Định dạng số tùy chỉnh được nhập vào trường Kiểu trong phần Tùy chỉnh của hộp thoại Định dạng ô.


Mã bạn cần chèn vào đây tuân theo thứ tự nghiêm ngặt:

POSITIVE;NEGATIVE;ZERO;TEXT
Nói cách khác, đối số đầu tiên trong trường định dạng số tùy chỉnh chỉ định cách định dạng số dương, đối số thứ hai chỉ định cách định dạng số âm, đối số thứ ba chỉ định cách định dạng số trung tính và đối số thứ tư chỉ định cách định dạng văn bản. Lưu ý, cũng như cách sử dụng dấu chấm phẩy để phân tách từng đối số.

Ví dụ, nhập:

#.00;(#.00);-;"TXT"
vào trường Type sẽ hiển thị:

    Một số có hai chữ số thập phân cho số dương (#.00),
    Một số có hai chữ số thập phân trong ngoặc đơn dành cho số âm (#.00),
    Một dấu gạch ngang cho số không (-),
    Và chuỗi ký tự "TXT" cho tất cả các giá trị văn bản ("TXT").


Nếu bạn bỏ qua bất kỳ đối số nào bằng cách thêm dấu chấm phẩy nhưng không nhập bất kỳ mã nào, các ô có liên quan trong bảng tính của bạn sẽ trống.

Ví dụ, nhập:

#.00;;;"TXT"
vào trường Type sẽ hiển thị một số có hai chữ số thập phân cho số dương, tạo một ô trống cho số âm và số không, và hiển thị "TXT" cho tất cả các giá trị văn bản.


Mặc dù các giá trị hiển thị trong mỗi ô phụ thuộc vào những gì bạn chỉ định trong trường Type định dạng số tùy chỉnh, các giá trị thực tế của các ô vẫn không thay đổi. Trong ví dụ trên, mặc dù ô C2 có vẻ trống (vì tôi đã bỏ qua đối số NEGATIVE trong trường Type), khi tôi chọn ô, thanh công thức sẽ hiển thị giá trị thực của ô.


Điều này có nghĩa là tôi vẫn có thể sử dụng ô này trong công thức nếu cần.

Ngoài việc sử dụng định dạng số tùy chỉnh để thay đổi giá trị xuất hiện trong ô, bạn cũng có thể thay đổi màu của các giá trị và thêm ký hiệu để trực quan hóa dữ liệu của mình. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về điều này.

2. Thay đổi màu phông chữ bằng cách sử dụng định dạng số tùy chỉnh

Định dạng số tùy chỉnh của Microsoft Excel cho phép bạn xác định màu của các giá trị trong các ô đã chọn. Hơn nữa, đối với tám màu chính (đen, trắng, đỏ, xanh lá cây, xanh lam, vàng, đỏ tươi và xanh lơ), bạn không cần phải nhớ bất kỳ mã nào—bạn chỉ cần nhập tên màu. Màu phải là đối số đầu tiên cho mỗi kiểu dữ liệu và chúng phải được đặt trong dấu ngoặc vuông.

Hãy lấy ví dụ này, cho thấy liệu mười nhân viên có đạt được mục tiêu bán hàng của họ hay không. Bạn muốn tất cả các số dương trong cột C có màu xanh lá cây, số âm có màu đỏ và số không có màu xanh lam.


Để thực hiện việc này, hãy chọn ô C2, mở hộp thoại "Định dạng ô" (Ctrl+1) và đi đến phần "Tùy chỉnh".

Trong trường Type, hãy nhập:

[Green]#;[Red]#;[Blue]0;
để yêu cầu Excel giữ nguyên các số dương và số âm (#)—nhưng được định dạng lần lượt là màu xanh lá cây và màu đỏ—và số không là "0"—nhưng được định dạng màu xanh lam. Vì không có văn bản nào trong phạm vi này, bạn không cần chỉ định định dạng số cho các giá trị văn bản, do đó chỉ cần ba đối số đầu tiên.

Khi bạn nhấp vào "OK", bạn sẽ thấy văn bản thay đổi màu sắc tương ứng. Sau đó, bạn có thể nhấp và kéo tay cầm điền vào hàng dữ liệu cuối cùng để áp dụng định dạng số tùy chỉnh này cho các giá trị còn lại. Thao tác này sẽ không thay đổi các giá trị trong cột C vì chúng đã được tính toán bằng công thức.


Nếu bạn muốn sử dụng màu khác ngoài tám màu tiêu chuẩn có trong phông chữ, thay vì nhập tên màu trong dấu ngoặc vuông, hãy nhập mã màu:


Ví dụ, nhập:

[Color10]#;[Color30]#;[Color16]0;
sẽ sử dụng phông chữ màu xanh lá cây đậm cho số dương, phông chữ màu đỏ thẫm cho số âm và phông chữ màu xám cho số không.

Để khôi phục định dạng số về ban đầu, hãy chọn các ô chứa dữ liệu đã định dạng và trong nhóm Số của tab Trang chủ trên ruy-băng, chọn "Chung" trong danh sách thả xuống.

Tại thời điểm này, hãy dành chút thời gian để đánh giá cách đạt được kết quả tương tự bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện sẽ yêu cầu bạn tạo ba quy tắc riêng biệt. Mặt khác, bằng cách sử dụng định dạng tùy chỉnh, bạn có thể thực hiện những thay đổi này bằng cách thêm một vài ký tự vào trường Type.

3. Hiển thị một biểu tượng bằng cách sử dụng định dạng số tùy chỉnh

Tương tự như khi sử dụng định dạng có điều kiện, bạn có thể hiển thị các ký hiệu theo các giá trị tương ứng thông qua định dạng số tùy chỉnh.

Sử dụng ví dụ tương tự như trên, giả sử bây giờ bạn muốn chuyển đổi các số trong cột Kết quả (cột C) thành mũi tên lên cho số dương, mũi tên xuống cho số âm và dấu bằng (=) cho số không.

Để làm được điều này, trước tiên bạn cần xác định vị trí các ký hiệu hoặc biết phím tắt của chúng.

Trong tab Chèn, nhấp vào "Biểu tượng" và chèn các biểu tượng vào một vùng khác của bảng tính để bạn có thể sao chép và dán chúng vào mã tùy chỉnh của mình.


Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Windows +Dấu chấm (.) để khởi chạy bàn phím biểu tượng cảm xúc và chèn trực tiếp vào trường Type.

Mặt khác, tôi biết rằng phím tắt của Windows cho ▲ là Alt+30 và ▼ là Alt+31, và tôi có thể sử dụng các phím tắt này khi nhập vào trường Type.

Vì vậy, hãy chọn ô C2 và trong phần Tùy chỉnh của hộp thoại Định dạng (Ctrl+1 > Tab > Cus ), hãy nhập dòng mã rất ngắn này:

▲;▼;"=";
để yêu cầu Excel thay thế số dương bằng "▲", số âm bằng "▼" và số không bằng "=".

Bất kỳ chuỗi văn bản hoặc ký hiệu nào được nhập (bao gồm cả ký hiệu toán học hoặc bất kỳ ký hiệu bàn phím nào) phải được đặt trong dấu ngoặc kép.

Bây giờ, nhấn Enter và sử dụng nút điền để áp dụng định dạng số tùy chỉnh cho các ô còn lại trong cột.


Tiếp theo, bạn có thể muốn tô màu các mũi tên để trực quan hóa dữ liệu của mình rõ ràng hơn. Đây là nơi bạn kết hợp mã màu với các ký hiệu mũi tên, hãy nhớ rằng mã màu phải luôn được đặt ở đầu đối số.

Để thực hiện việc này, hãy nhập:

[Green]▲;[Red]▼;"=";
vào trường Type. Đây là những gì bạn sẽ thấy:


4. Sử dụng Định dạng số tùy chỉnh cho Màu phông chữ, Số và Ký hiệu

Bây giờ, đã đến lúc kết hợp tất cả các bước trên để tạo ra kết quả hiển thị các ký hiệu màu và mũi tên cùng một lúc.

Trong trường Type của ô C2, hãy nhập:

[Green]#▲;[Red]#▼;0" =";
Trong đó:

    Đối số đầu tiên ([Green]#▲) chuyển các giá trị dương thành màu xanh lá cây, hiển thị cả số và một hình tam giác hướng lên trên,
    Đối số thứ hai ([Đỏ]#▼) chuyển các giá trị âm thành màu đỏ, hiển thị cả số và một hình tam giác hướng xuống, và
    Đối số thứ ba (0" = ") không có định dạng màu nào (do đó áp dụng định dạng ô thủ công) và hiển thị số "0" theo sau là một khoảng trắng và dấu "=".


Để căn chỉnh số ở bên trái ô và ký hiệu ở bên phải ô, hãy nhập dấu hoa thị ( * ) và một khoảng trắng giữa ký hiệu và số trong mỗi đối số (ví dụ: [Xanh lục]#* ▲;[Đỏ]#* ▼;0* " ="; ). Dấu hoa thị yêu cầu Excel lặp lại ký tự tiếp theo vô hạn (cho đến khi chạm tới ranh giới của ô) và vì ký tự tiếp theo là một khoảng trắng nên khoảng trắng giữa số và ký hiệu tăng và giảm theo chiều rộng của ô.

Trong ví dụ cuối cùng, giả sử bạn đã tính toán phần trăm thay đổi trong tổng số điểm của nhiều đội thể thao khác nhau và bạn muốn định dạng nhanh các số dương và số âm để chúng chuyển sang màu xanh lá cây hoặc đỏ, có mũi tên lên hoặc xuống, bao gồm số và được coi là phần trăm. Bạn cũng muốn số không hiển thị dưới dạng dấu gạch ngang.


Để thực hiện việc này, trong trường Type cho các ô ở cột C, hãy nhập:

[Green]▲#%;[Red]▼#%;"-"
Sau đây là kết quả bạn sẽ nhận được:


Sau khi thực hành sử dụng định dạng số tùy chỉnh để thêm màu sắc và ký hiệu vào ô, bạn sẽ nhận ra quá trình này nhanh chóng và dễ dàng như thế nào—và hy vọng rằng bạn sẽ sử dụng định dạng số tùy chỉnh thường xuyên hơn trong tương lai!