VietNetwork.Vn

Định dạng có điều kiện là không thể thương lượng.

Việc đánh dấu các giá trị theo cách thủ công trong các tập dữ liệu lớn có thể vừa tốn thời gian vừa dễ xảy ra lỗi, đặc biệt nếu dữ liệu của bạn có thể thay đổi theo thời gian. Với ý nghĩ đó, việc sử dụng định dạng có điều kiện có thể giúp loại bỏ hai trở ngại này.

Định dạng có điều kiện định dạng một ô hoặc một phạm vi ô dựa trên các điều kiện bạn đã áp dụng. Trong các ví dụ bên dưới, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách sử dụng hàng ngày của công cụ cực kỳ hữu ích này để bạn có thể để Excel thực hiện công việc khó khăn đó cho bạn.

1. Làm thế nào để bạn truy cập công cụ định dạng có điều kiện?

Để truy cập công cụ định dạng có điều kiện, hãy đánh dấu ô hoặc các ô bạn muốn định dạng và trong tab Trang chủ trên dải băng, nhấp vào "Định dạng có điều kiện" trong nhóm Kiểu. Từ đó, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn khác nhau có sẵn.


Tôi sẽ không trình bày từng cách sử dụng định dạng có điều kiện vì có hàng trăm cách sử dụng định dạng có điều kiện! Thay vào đó, tôi muốn chia sẻ với bạn một vài công dụng thực tế mà bạn có thể áp dụng vào công việc hàng ngày.

2. Định dạng có điều kiện có thể làm nổi bật một số giá trị nhất định

Trong số nhiều công dụng của nó, Excel được biết đến nhiều nhất với khả năng trình bày và sắp xếp dữ liệu để bạn sử dụng và phân tích. Để làm cho quá trình phân tích dễ dàng hơn nhiều, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu các ô chứa các giá trị nhất định, các ô duy nhất hoặc trùng lặp, giá trị cao nhất và thấp nhất trong tập dữ liệu và trong nhiều trường hợp tương tự khác.

2.1. Đánh dấu các ô chứa giá trị nhất định

Giả sử bạn đang tổ chức một bữa tiệc và bạn đã nhận đơn đặt hàng đồ ăn của mọi người. Bây giờ bạn muốn Excel đánh dấu từng đơn hàng bít tết vì bạn cần hỏi khách xem họ thích món đó được nấu như thế nào.

Trước tiên, hãy chọn dữ liệu mà bạn đang áp dụng điều kiện—trong trường hợp này là toàn bộ cột C. Sau đó, trong menu thả xuống Định dạng có điều kiện, hãy nhấp vào "Quy tắc mới".

Trong hộp thoại, nhấp vào "Chỉ định dạng các ô chứa" và trong tùy chọn thả xuống đầu tiên, chọn "Văn bản cụ thể". Đảm bảo bạn nhấp vào "Chứa" trong hộp thả xuống tiếp theo, nhưng lưu ý các tùy chọn khác mà bạn cũng có thể sử dụng ở giai đoạn này. Sau đó, trong hộp trường trống, nhập văn bản bạn muốn đánh dấu trong các ô đã chọn—trong trường hợp của chúng tôi là "Steak"—và sau đó tạo định dạng bạn muốn cho các ô này bằng cách nhấp vào "Định dạng". Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào "OK."


Bây giờ, tất cả các ô chứa "Steak" sẽ được tô sáng màu vàng.


2.2. Làm nổi bật các ô duy nhất hoặc trùng lặp

Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để dễ dàng xác định các điểm trùng lặp hoặc bất thường trong tập dữ liệu. Đây là một cách thực sự hiệu quả để dọn dẹp bảng tính của bạn một cách hiệu quả. Tôi luôn sử dụng công cụ này trong danh sách đóng gói cho kỳ nghỉ của mình. Vì tôi luôn thêm vào và truy cập nó cả trên máy tính của mình và khi di chuyển qua OneDrive nên đôi khi tôi vô tình thêm các mục đã có sẵn ở đó.

Để tự động đánh dấu các ô trùng lặp, hãy chọn dữ liệu có liên quan và trong menu thả xuống Định dạng có điều kiện, hãy nhấp vào "Quy tắc mới".

Trong hộp thoại kết quả, hãy nhấp vào "Chỉ định dạng các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp" và trong trình đơn thả xuống, chọn "Trùng lặp". Xác định định dạng bạn muốn cho các ô này bằng cách nhấp vào "Định dạng". Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào "OK."


Đây là giao diện danh sách đóng gói cho kỳ nghỉ của tôi khi tôi áp dụng công cụ này.


Bây giờ tôi có thể xóa một trong mỗi mục bị trùng lặp. Và vì định dạng có điều kiện có thể thích ứng được nên ngay khi tôi xóa một bản sao, định dạng kia cũng mất định dạng (vì nó không còn là bản sao nữa). Kết quả là tôi sẽ có một bảng tính đẹp và gọn gàng.

Bạn cũng có thể thực hiện tương tự với các ô duy nhất—tức là các ô chứa dữ liệu khác với phần còn lại của mảng. Chỉ cần nhấp vào "Duy nhất" thay vì "Sao y" trong menu thả xuống có liên quan.

2.3. Làm nổi bật các giá trị cao nhất và thấp nhất

Là một người hâm mộ bóng đá cuồng nhiệt, tôi thích đánh giá các cầu thủ dựa trên thành tích của họ trong mỗi trận đấu và sau đó dễ dàng biết ai đã chơi tốt một cách ổn định. Để làm điều này, tôi làm cho Excel tự động đánh dấu hai xếp hạng cao nhất cho mỗi trò chơi.

Đầu tiên, chọn phạm vi dữ liệu bạn muốn đánh giá. Trong trường hợp của tôi, nó sẽ là cột đầu tiên chứa dữ liệu. Tôi không muốn chọn tất cả dữ liệu trong bảng của mình, vì khi đó điều đó sẽ làm nổi bật hai xếp hạng cao nhất trên tất cả các trò chơi, trong khi tôi muốn thực hiện việc này cho từng trò chơi riêng lẻ.


Sau đó, trong menu Định dạng có điều kiện, nhấp vào "Quy tắc mới". Trong hộp thoại, nhấp vào "Chỉ định dạng các giá trị được xếp hạng trên cùng hoặc dưới cùng" và trong tùy chọn thả xuống, chọn "Trên cùng" (hoặc nhấp vào "Dưới cùng" nếu bạn muốn đánh dấu các giá trị thấp nhất). Tiếp theo, trong trường số, nhập tham số cho điều kiện của bạn. Ví dụ: nếu bạn nhấp vào "1", thao tác này sẽ làm nổi bật giá trị hàng đầu trong dữ liệu của bạn. Đồng thời chọn hộp "%" nếu bạn muốn nêu các tham số của mình dưới dạng phần trăm. Tạo định dạng bạn muốn cho các ô này và sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào "OK".


Trang tính của tôi sẽ trông như thế này. Hãy chú ý cách đánh dấu năm điểm vì có hơn hai người đạt được thông số điểm cao mà tôi đặt ra trong quy tắc của mình.


Tiếp theo, bạn nên sử dụng Format Painter để áp dụng các điều kiện tương tự cho cột tiếp theo, sau đó thay đổi định dạng của các giá trị đáp ứng tiêu chí của bạn để có thể phân biệt được với cột đầu tiên.

3. Định dạng có điều kiện hoạt động với việc thay đổi dữ liệu

Trong phần đầu tiên, chúng tôi đã định dạng các ô chứa giá trị đã đặt nhưng Excel cũng cho phép bạn dễ dàng thay đổi các tham số để định dạng ô mà không cần phải sửa đổi quy tắc.

Ví dụ: giả sử chúng ta có nhiều công việc gia đình khác nhau cần phải hoàn thành và chúng ta đã giao từng công việc cho một thành viên trong gia đình mỗi ngày. Bây giờ chúng ta muốn xem tất cả các công việc mà một thành viên nào đó trong gia đình đã được giao.


Để thực hiện việc này, trước tiên hãy chọn tất cả dữ liệu bạn muốn tìm kiếm. Sau đó, trong menu Định dạng có điều kiện, nhấp vào "Quy tắc mới". Trong hộp thoại, nhấp vào "Chỉ định dạng các ô chứa" và trong tùy chọn thả xuống đầu tiên, chọn "Giá trị ô". Tiếp theo, trong trường thả xuống thứ hai, nhấp vào "Bằng". Sau đó, nhấp vào trường văn bản trước khi nhấp vào ô bạn định sử dụng làm tham số biến. Trong trường hợp của chúng tôi, đó là B1. Cuối cùng, tạo định dạng bạn muốn cho các ô này và nhấp vào "OK".


Sau đó, trong ô bạn đã chọn trong quy tắc định dạng có điều kiện, hãy nhập một từ hoặc số khớp với một số dữ liệu trong bảng của bạn để xem từng trường hợp của từ hoặc số đó được tô sáng.


Bạn cũng có thể chọn giá trị biến từ danh sách thả xuống mà bạn tạo trong Excel.

4. Bạn có thể so sánh dữ liệu dễ dàng

Cho đến nay, tôi đã nói về cách định dạng có điều kiện có thể giúp bạn xác định các giá trị nhất định trong một tập hợp dữ liệu. Tuy nhiên, định dạng có điều kiện cũng hữu ích không kém khi so sánh các số trong một phạm vi.

Quay trở lại xếp hạng cầu thủ bóng đá trước đó, thay vì nêu bật các giá trị cao nhất hoặc thấp nhất, hãy so sánh hiệu suất của tất cả các cầu thủ.

Đầu tiên, chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng. Trong trường hợp của chúng tôi, đó là xếp hạng của trò chơi đầu tiên ở cột B. Sau đó, trong trình đơn thả xuống Định dạng có điều kiện, hãy chọn từ ba tùy chọn sau:

• Thanh dữ liệu (xem ảnh chụp màn hình bên dưới)—Phần này lấp đầy một phần từng ô tùy thuộc vào giá trị so với các ô khác trong phạm vi. Các ô chứa giá trị cao nhất sẽ được điền đầy đủ và các ô có giá trị thấp nhất sẽ được điền một phần.
• Thang màu—Điều này tô màu các ô theo dải màu tùy thuộc vào giá trị mà chúng chứa.
• Bộ biểu tượng—Điều này thêm các biểu tượng khác nhau tùy thuộc vào giá trị ô.

5. Những điều cần lưu ý

Thực sự, nếu bạn gặp phải lỗi định dạng có điều kiện và thấy rằng bạn sử dụng nó trong hầu hết các bảng tính của mình như tôi, thì có một số điều nhỏ cần lưu ý.

• Bạn càng đưa vào nhiều định dạng có điều kiện (hoặc tập dữ liệu chứa định dạng có điều kiện càng lớn), mọi thứ trong bảng tính của bạn càng diễn ra chậm hơn. Điều này là do Excel phải áp dụng các điều kiện cho từng ô riêng lẻ và nếu bạn có nhiều quy tắc thì việc này có thể mất chút thời gian. Sẽ không có vấn đề gì với điều này nếu bạn sẵn sàng chờ đợi, nhưng nếu bạn muốn làm việc nhanh chóng thì bạn nên hạn chế sử dụng nó.
• Hãy cẩn thận với các quy tắc chồng chéo, đặc biệt nếu bạn vô tình áp dụng các điều kiện mâu thuẫn vào một ô. Đảm bảo bạn biết chính xác vị trí của các quy tắc định dạng hiện có trước khi thêm các quy tắc mới.
• Việc thêm hàng và cột hoặc di chuyển mọi thứ xung quanh nơi đã có sẵn định dạng có điều kiện có thể gây ra sự cố. Giống như điểm trước, hãy đảm bảo bạn biết mình đã đặt một số quy tắc ở đâu và kiểm tra kỹ xem chúng có ở đúng vị trí bạn muốn sau khi thực hiện các thay đổi đối với bố cục trang tính của bạn hay không.

Trong danh sách thả xuống Định dạng có điều kiện, bạn cũng có thể quản lý các quy tắc được áp dụng cho trang tính của mình và bạn cũng có thể xóa quy tắc khỏi các ô đã chọn, toàn bộ trang tính hoặc bảng.