VietNetwork.Vn

Nếu bạn không sử dụng giọng nói trong Microsoft Word, bạn đang bỏ lỡ một trong những tính năng tốt nhất của nó. Nó biến đổi cách bạn tương tác với tài liệu bằng cách nhập, chỉnh sửa và định dạng rảnh tay. Sau đây là lý do tại sao bạn nên sử dụng nó và cách sử dụng.


1. Tại sao bạn nên sử dụng tính năng đọc chính tả của Microsoft Word?

Lý do lớn nhất khiến tính năng đọc chính tả bằng giọng nói trở thành tính năng bắt buộc phải sử dụng trong Microsoft Word là khả năng tăng tốc độ nhập liệu. Tính năng này cho phép bạn ghi lại suy nghĩ của mình nhanh hơn, lý tưởng cho các buổi động não. Bạn luôn có thể tinh chỉnh văn bản sau bằng bàn phím hoặc thông qua tính năng đọc chính tả tiếp theo.

Hơn nữa, đọc chính tả giúp giảm lỗi đánh máy, đặc biệt là khi sử dụng các từ phức tạp, vì nó chuyển lời nói của bạn trực tiếp thành văn bản. Điều này cho phép bạn tập trung vào việc thể hiện ý tưởng của mình mà không phải lo lắng về chính tả và ngữ pháp, Microsoft Word sẽ phiên âm chính xác nếu bạn nói rõ ràng.

Do đó, nó giảm thiểu công sức cần thiết để tạo ra một tài liệu chất lượng cao và nhất quán trong giai đoạn biên tập.

Đọc chính tả cũng làm giảm căng thẳng khi gõ phím bằng cách tạm dừng sử dụng bàn phím vật lý. Điều này có thể đặc biệt có lợi nếu bạn mệt mỏi hoặc bị chấn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại (RSI) như hội chứng ống cổ tay hoặc viêm gân - những tình trạng mà việc gõ phím kéo dài có thể gây ra hoặc làm trầm trọng thêm.

Ngoài ra, nếu bạn có bản ghi âm trước, chẳng hạn như cuộc phỏng vấn hoặc bài giảng, Microsoft Word có thể phiên âm cho bạn. Bạn chỉ cần chỉnh sửa bản phiên âm để đảm bảo tính nhất quán và chính xác.

2. Cách sử dụng Voice Dictation trong Microsoft Word

Để bật chức năng đọc chính tả, hãy chọn tab "Trang chủ" và nhấp vào "Đọc chính tả" trong nhóm Giọng nói của ruy-băng. Thao tác này sẽ làm cho một tiện ích xuất hiện trên màn hình với các điều khiển đọc chính tả.


Nếu micrô của bạn được thiết lập đúng, những từ bạn nói sẽ được phiên âm vào tài liệu. Khi bạn hoàn tất việc đọc chính tả, bạn có thể nhấp vào nút "Dừng đọc chính tả"—biểu tượng micrô—trong tiện ích đọc chính tả hoặc nói Dừng đọc chính tả để tắt tính năng này.


Để tiếp tục đọc chính tả, hãy nhấp vào biểu tượng micrô trên tiện ích. Để đóng tiện ích, hãy nhấp vào nút "X".

Bạn cũng có thể tùy chỉnh cài đặt đọc chính tả cho phù hợp với nhu cầu của mình. Mặc dù các tùy chọn không quá nhiều, nhưng chúng có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm của bạn. Để truy cập các cài đặt này, hãy nhấp vào nút "Cài đặt"—biểu tượng bánh răng—trên tiện ích đọc chính tả.


Nhấp vào nút "Trợ giúp"—biểu tượng dấu chấm hỏi—để truy cập các mẹo, gợi ý và hướng dẫn hữu ích về cách sử dụng chức năng đọc chính tả bằng giọng nói.

Trong hộp thoại, bạn có thể thay đổi ngôn ngữ nói, chuyển đổi micrô, bật dấu câu tự động và lọc các cụm từ nhạy cảm. Khi bạn hoàn tất việc tinh chỉnh cài đặt, hãy nhấp vào "Lưu" để áp dụng chúng.


Tính năng đọc chính tả bằng giọng nói cũng có sẵn trong phiên bản web và di động của Microsoft Word.

3. Cách phiên âm âm thanh đã ghi âm trước trong Microsoft Word

Để phiên âm âm thanh, hãy nhấp vào mũi tên xuống bên dưới nút "Dictation". Sau đó, chọn "Transcribe" trong menu xuất hiện.


Trong bảng điều khiển xuất hiện bên phải, nhấp vào nút "Tải lên âm thanh". Điều hướng đến nơi có âm thanh bạn muốn phiên âm và tải lên. Bạn có thể tải lên tệp MP3, MP4, M4A hoặc WAV.


Sau khi tải lên hoàn tất, hãy nhấp vào nút "Thêm vào tài liệu" ở cuối bảng điều khiển. Sau đó, chọn "Chỉ văn bản" trong menu.


Bản ghi sẽ được dán vào tài liệu và bạn có thể chỉnh sửa. Nếu bạn có nhiều âm thanh hơn để phiên âm, hãy mở lại bảng Phiên âm (bạn sẽ thấy tệp trước đó bạn đã tải lên) và nhấp vào "Phiên âm mới" ở cuối.

Hãy nhớ rằng khi bạn bắt đầu bản ghi mới, bản tải lên trước đó sẽ bị xóa.

4. Bạn có thể làm gì với chức năng đọc chính tả?

Bạn có thể làm được nhiều việc bằng cách đọc chính tả. Hãy cùng xem một số ví dụ có thể giúp bạn bắt đầu.

4.1. Nhập bằng giọng nói

Sau khi bật chế độ đọc chính tả, bạn có thể bắt đầu nói và các từ của bạn sẽ được tự động phiên âm trong tài liệu. Đối với dấu câu, bạn chỉ cần nói các từ như Dấu chấm, Dấu phẩy hoặc Dấu hỏi để chèn chúng.

Ví dụ, nếu bạn nói Nếu máy tính không bật, hãy đảm bảo rằng nó được cắm vào ổ cắm trên tường, câu trả lời sẽ là: Nếu máy tính không bật, hãy đảm bảo rằng nó được cắm vào ổ cắm trên tường.

4.2. Định dạng văn bản

Để định dạng văn bản bằng lệnh thoại trong Microsoft Word, bạn có thể sử dụng các lệnh như in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân sau một từ hoặc cụm từ được nói. Ví dụ, để gạch chân từ cat trong câu The cat in the hat, hãy nói Underline cat. Đầu ra sẽ là: The cat in the hat.

4.3. Chỉnh sửa văn bản

Trong khi đọc chính tả, bạn cũng có thể chỉnh sửa một chút, mặc dù không linh hoạt bằng cách sử dụng chuột và bàn phím. Bạn có thể xóa từ hoặc cụm từ cuối cùng bạn đã nói bằng cách nói, Xóa từ đó. Bạn có thể xóa các từ hoặc cụm từ cụ thể bằng cách nói, Xóa [từ/cụm từ].

Nếu bạn muốn cải thiện khả năng viết của mình, hãy cân nhắc sử dụng Trình chỉnh sửa trong Microsoft Word.

Bạn thậm chí có thể thay thế các từ trong câu bằng cách nói Thay thế [từ cũ] bằng [từ mới]. Nếu bạn mắc lỗi, bạn thậm chí có thể hoàn tác bằng cách nói Hoàn tác.

Bạn có thể chọn một câu bằng cách nói Chọn câu, sau đó sử dụng bất kỳ lệnh chỉnh sửa và định dạng nào khác để chỉnh sửa câu đó.

Đọc chính tả cho phép nhập liệu rảnh tay, có thể tiện lợi và thậm chí cần thiết trong một số trường hợp. Nó có thể giúp bạn hoàn thành nhiều việc trong Microsoft Word, cho dù là nhập liệu nhanh hay khả năng truy cập. Đọc chính tả bằng giọng nói được kết hợp tốt nhất với các tính năng tiết kiệm thời gian khác trong Microsoft Word để nâng cao năng suất của bạn.