VietNetwork.Vn

Xử lý phần trăm như một chuyên gia!

Hàm PERCENTOF của Excel trả về phần trăm mà một tập hợp dữ liệu đóng góp vào toàn bộ tập dữ liệu, giúp bạn không phải tạo các công thức bổ sung hoặc phức tạp để tạo ra cùng một kết quả.


1. Cú pháp PERCENTOF

Hàm PERCENTOF có hai đối số:

=PERCENTOF(a,b)
Trong đó:

    a (bắt buộc) là tập dữ liệu con tạo nên một phần của toàn bộ tập dữ liệu và
    b (cũng bắt buộc) là toàn bộ tập dữ liệu.

Nói cách khác, hàm PERCENTOF cho bạn biết giá trị của tập hợp con a dưới dạng phần trăm của tổng tập dữ liệu b.

2. Sử dụng PERCENTOF với một giá trị duy nhất

Cách sử dụng đơn giản nhất của hàm PERCENTOF là tính phần trăm của một giá trị duy nhất so với tổng thể.

Trong ví dụ này, giả sử bạn được yêu cầu phân tích hiệu suất tháng 6 của 14 cửa hàng ở Anh. Cụ thể, nhiệm vụ của bạn là tính toán đóng góp của từng cửa hàng vào tổng doanh số chung của tháng đó.


Trong ví dụ của tôi, tôi đã sử dụng một bảng Excel được định dạng và tham chiếu có cấu trúc. Do đó, các công thức của tôi dễ phân tích hơn và nếu tôi thêm nhiều dữ liệu hơn vào hàng 16 trở xuống, các giá trị mới sẽ tự động được đưa vào phép tính. Nếu bạn không sử dụng bảng và tham chiếu có cấu trúc, bạn có thể cần điều chỉnh công thức của mình để chúng chứa tham chiếu tuyệt đối và bạn sẽ phải cập nhật công thức của mình nếu bạn thêm nhiều hàng dữ liệu hơn.

Để thực hiện việc này, trong ô E2, hãy nhập:

=PERCENTOF(
Sau đó, nhấp vào ô D2, đây là tập hợp dữ liệu có đóng góp vào tổng số chung mà bạn muốn tính toán. Nếu bạn đã sử dụng bảng được định dạng, thao tác này sẽ buộc Excel thêm tên cột vào công thức của bạn và ký hiệu @ có nghĩa là mỗi hàng sẽ được xem xét riêng lẻ trong kết quả. Sau đó, thêm dấu phẩy:

=PERCENTOF([@[June sales]],
Cuối cùng, chọn tất cả dữ liệu trong cột D—bao gồm cả tập hợp con bạn đã chọn ở bước trước nhưng không bao gồm tiêu đề cột—để cho Excel biết những ô nào tạo nên toàn bộ tập dữ liệu. Điều này sẽ xuất hiện trong công thức của bạn dưới dạng tên cột trong dấu ngoặc vuông. Sau đó, đóng dấu ngoặc tròn ban đầu.

=PERCENTOF([@[June sales]],[June sales])
Khi bạn nhấn Enter, kết quả sẽ hiển thị dưới dạng một chuỗi số không. Nhưng đừng lo lắng—điều này xảy ra vì dữ liệu trong cột phần trăm hiện được biểu diễn dưới dạng số thập phân, thay vì phần trăm.


Để thay đổi các giá trị này từ số thập phân sang phần trăm, hãy chọn tất cả các ô bị ảnh hưởng và nhấp vào biểu tượng "%" trong nhóm Số của tab Trang chủ trên ruy-băng. Khi bạn ở đó, hãy nhấp vào nút "Tăng số thập phân" để thêm số thập phân, điều này sẽ giúp bạn phân biệt giữa các giá trị tương tự.


Và bạn đã có bảng Excel được định dạng có chứa một cột hiển thị đóng góp của từng cửa hàng vào tổng số liệu bán hàng.

3. Sử dụng PERCENTOF với GROUPBY

Trong khi PERCENTOF có thể được sử dụng riêng để hiển thị phần trăm đóng góp riêng lẻ, thì nó chủ yếu được thêm vào Excel để sử dụng với các hàm khác. Cụ thể, PERCENTOF hoạt động thực sự tốt với GROUPBY để chia nhỏ dữ liệu của bạn thành các danh mục cụ thể và trả về kết quả dưới dạng phần trăm.

Dựa trên dữ liệu bán hàng tại cửa hàng trong ví dụ trên, mục tiêu của bạn là tìm ra quận nào đang thu hút tỷ lệ phần trăm doanh số lớn nhất.


Vì GROUPBY tạo ra một mảng động, nên hàm này sẽ không hoạt động trong bảng Excel được định dạng. Đây là lý do tại sao bạn cần tạo bảng truy xuất dữ liệu của mình trong một vùng của bảng tính không được định dạng dưới dạng bảng.

Để thực hiện điều này, trong ô G2, hãy nhập:

=GROUPBY(Sales[County],Sales[June sales],PERCENTOF)
Trong đó:

    Sales[County] là trường trong bảng Sales ban đầu sẽ xác định nhóm,
    Doanh số[Doanh số tháng 6] là trường chứa các giá trị sẽ tạo ra phần trăm và
    PERCENTOF là hàm sẽ chuyển dữ liệu thô thành giá trị so sánh.

Hàm GROUPBY cũng cho phép bạn nhập năm trường tùy chọn khác, chẳng hạn như tiêu đề trường, thứ tự sắp xếp và mảng lọc, nhưng tôi đã bỏ chúng ra khỏi ví dụ này để chỉ cho bạn cách sử dụng nó với PERCENTOF ở dạng đơn giản nhất.

Khi bạn nhấn Enter, Excel sẽ nhóm doanh số theo quận (mặc định là theo thứ tự bảng chữ cái), trình bày dữ liệu dưới dạng thập phân.


Để chuyển các số thập phân này thành phần trăm, hãy chọn các số liệu và nhấp vào biểu tượng "%" trong nhóm Số của tab Trang chủ trên ruy-băng. Bạn cũng có thể điều chỉnh số chữ số thập phân trong các số liệu phần trăm bằng cách nhấp vào nút "Tăng số thập phân" hoặc "Giảm số thập phân" trong cùng nhóm của tab đó.


Bây giờ, ngay cả khi dữ liệu của bạn thay đổi đáng kể, hàm GROUPBY sẽ nhận ra những thay đổi này và điều chỉnh bảng phân loại cho phù hợp.

Bạn không cần phải dừng lại ở đó với niềm vui PERCENTOF của mình! Ví dụ, bạn có thể nhúng hàm này vào PIVOTBY để chia nhỏ dữ liệu của mình hơn nữa bằng cách sử dụng nhiều hơn một biến, trước khi hiển thị đầu ra dưới dạng phần trăm.