VietNetwork.Vn

Những mẹo và thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng Microsoft Word hiệu quả.

Microsoft Word cung cấp nhiều cách để tiết kiệm thời gian khi tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu. Từ các phím tắt và mẫu đến Tự động sửa và tiện ích bổ sung, hãy cùng xem một số mẹo có thể tăng tốc quy trình làm việc của bạn khi sử dụng Microsoft Word.


1. Học các phím tắt

Giống như bất kỳ chương trình máy tính nào khác, Word có nhiều phím tắt cho phép bạn nhanh chóng thực hiện các hành động phổ biến mà không cần mở menu. Phím tắt làm giảm số lần nhấp chuột, có thể giúp bạn nhanh hơn đáng kể.

Sau đây là một số phím tắt phổ biến nhất trong Microsoft Word mà bạn cần học:


Microsoft Word có rất nhiều phím tắt giúp chỉnh sửa, điều hướng, định dạng và chèn nội dung.

2. Tạo mẫu của riêng bạn

Bạn có thường xuyên tạo tài liệu có cùng kiểu dáng, định dạng, thiết kế và bố cục không? Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách biến chúng thành mẫu.

Để thực hiện điều đó, hãy mở tài liệu bạn muốn lưu dưới dạng mẫu và nhấp vào Tệp > Lưu bản sao. Ở bên phải, đặt tên cho tài liệu, đặt danh sách thả xuống thành "Mẫu Word (*.dotx)", sau đó nhấp vào nút "Lưu".


Bạn có thể chọn mẫu tùy chỉnh như bất kỳ mẫu nào khác khi tạo tài liệu Word mới. Chỉ cần chọn tab "Cá nhân" và nhấp vào mẫu—nó sẽ mở dưới dạng tài liệu mới trong Word.


3. Sử dụng Tra cứu thông minh

Không cần phải chuyển đổi ứng dụng khi bạn muốn biết thông tin về một từ hoặc cụm từ trong tài liệu Word. Bạn có thể sử dụng Smart Lookup để tìm kiếm những gì bạn cần biết.

Để thực hiện điều đó, hãy tô sáng một từ hoặc cụm từ, nhấp chuột phải vào đó và nhấp vào "Tìm kiếm 'Từ/Cụm từ'" trong menu.


Một bảng điều khiển sẽ xuất hiện ở bên phải với kết quả tìm kiếm, cho phép bạn tìm hiểu sâu hơn về thông tin bạn đã tìm kiếm.


4. Học cách sử dụng Format Painter

Nếu bạn muốn áp dụng định dạng từ phần này sang phần khác, bạn không cần phải tạo lại từ đầu. Format Painter có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách sao chép và dán vào nơi bạn cần.

Để sử dụng, hãy đặt con trỏ vào văn bản có định dạng bạn muốn sao chép. Sau đó, chọn tab "Home" và nhấp vào nút "Format Painter"—biểu tượng cọ vẽ—trong nhóm Clipboard trên ribbon. Bạn sẽ thấy con trỏ của bạn bây giờ sẽ có biểu tượng cọ vẽ bên cạnh.


Tiếp theo, hãy tô sáng văn bản bạn muốn áp dụng định dạng và thế là xong. Tuy nhiên, khi bạn áp dụng định dạng, Format Painter sẽ không hoạt động. Điều đó có nghĩa là bạn cần lặp lại các bước này để sao chép và dán lại định dạng.

Nếu bạn muốn Format Painter vẫn hoạt động, cho phép bạn áp dụng định dạng cho nhiều phần, hãy nhấp đúp vào nút "Format Painter" thay vì nhấp một lần vào nút đó.

5. Kích hoạt ngăn điều hướng

Ngăn dẫn hướng trong Microsoft Word cung cấp tổng quan về tài liệu của bạn. Điều này cho phép bạn nhanh chóng chuyển đến các phần và tìm kiếm trong tài liệu. Bạn cũng có thể sắp xếp lại các tiêu đề trong ngăn bằng cách kéo chúng đến các vị trí khác nhau.

Để bật Ngăn dẫn hướng, hãy chọn tab "Xem" và tích vào hộp kiểm "Ngăn dẫn hướng" trong nhóm Hiển thị của ruy-băng.


Bảng điều hướng sẽ xuất hiện ở bên trái, sẵn sàng để bạn sử dụng.


6. Tạo phím tắt tùy chỉnh với AutoCorrect

Tự động sửa có thể dễ dàng sửa hầu hết các từ viết sai chính tả khi bạn nhập. Nhưng nó cũng có thể giúp bạn tạo các phím tắt tùy chỉnh cho các từ, cụm từ và ký hiệu thường dùng. Ví dụ, nếu bạn sử dụng dấu gạch ngang (—) thường xuyên, bạn có thể thiết lập để bất cứ khi nào bạn nhập hai dấu gạch nối (--), Tự động sửa sẽ thay thế chúng bằng dấu gạch ngang.

Để thực hiện điều đó, hãy vào File > Options > Proofing và nhấp vào nút "AutoCorrect Options".


Trong tab "AutoCorrect", hãy đảm bảo hộp kiểm "Replace Text as You Type" được đánh dấu. Trong hộp văn bản bên dưới "Replace", hãy nhập từ, cụm từ hoặc ký hiệu bạn muốn thay thế. Trong hộp văn bản bên dưới "With", hãy nhập phím tắt thay thế. Sau đó, nhấp vào nút "Add" để đưa phím tắt đó vào danh sách AutoCorrect.


Nhấp vào "OK" để đóng hộp thoại. Từ bây giờ, khi bạn nhập phím tắt đó, AutoCorrect sẽ thay thế phím tắt đó cho phù hợp.

7. Cài đặt tiện ích bổ sung năng suất

Cài đặt tiện ích bổ sung trong Microsoft Word có thể thêm các tính năng mới giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn hoặc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Để cài đặt tiện ích bổ sung trong Microsoft Word, hãy chọn tab "Trang chủ" và nhấp vào nút "Tiện ích bổ sung" trong nhóm Tiện ích bổ sung của ruy-băng.


Tìm kiếm tiện ích bổ sung bạn muốn trong cửa sổ bật lên, sau đó nhấp vào nút "Thêm" bên cạnh tiện ích bổ sung đó khi nó xuất hiện trong danh sách.


Nếu bạn muốn khám phá các tiện ích bổ sung có sẵn cho Microsoft Word, hãy nhấp vào nút "Thêm tiện ích bổ sung" ở góc dưới bên phải của cửa sổ bật lên. Thao tác này sẽ mở cửa hàng, nơi bạn có thể tìm kiếm tiện ích bổ sung theo danh mục hoặc sử dụng bộ lọc.


8. Sử dụng cộng tác thời gian thực

Nếu bạn muốn làm việc với người khác trên một tài liệu Word, bạn không còn phải gửi cho họ một bản sao và tự tay hợp nhất các thay đổi vào tài liệu chính sau khi họ chỉnh sửa. Bạn có thể sử dụng OneDrive để cộng tác theo thời gian thực (với điều kiện mọi người đều có tài khoản Microsoft). Nếu họ không có, họ có thể dễ dàng tạo một tài khoản trên trang web Microsoft.

Trước tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình trong Word. Để thực hiện, hãy nhấp vào "Đăng nhập" ở góc trên bên phải màn hình, sau đó làm theo lời nhắc để đăng nhập.


Để thêm ai đó vào tài liệu, hãy nhấp vào nút "Chia sẻ" ở góc trên bên phải và nhấp vào "Chia sẻ" một lần nữa trong menu.


Chọn tài khoản OneDrive mà bạn muốn tải tệp lên, đặt tên cho tài liệu, sau đó nhấp vào nút "OK".



Trong hộp thoại, nhập địa chỉ email của cộng tác viên, sau đó nhấp vào nút "Gửi".


9. Sử dụng ứng dụng Word Mobile khi đang di chuyển

Bạn không còn cần phải truy cập vào máy tính để tạo và chỉnh sửa tài liệu Microsoft Word nữa. Bạn có thể dễ dàng tải xuống ứng dụng di động và thực hiện ở bất kỳ đâu. Nếu bạn lưu tài liệu trên OneDrive, bạn có thể truy cập tài liệu đó trên ứng dụng và những thay đổi bạn thực hiện sẽ được đồng bộ hóa tự động, cho phép bạn tiếp tục từ nơi bạn dừng lại khi bạn quay lại phiên bản máy tính để bàn.




Bạn có thể tải xuống ứng dụng Microsoft Word cho Android và iOS từ Google Play và App Store.

Có nhiều mẹo tiết kiệm thời gian hơn cho Microsoft Word mà chúng tôi không thể đưa hết vào một hướng dẫn. Ví dụ, bạn cũng có thể tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh để đặt các lệnh thường dùng trong tầm tay.

Ngoài ra, nếu bạn muốn tăng tốc đáng kể việc viết của mình, hãy cân nhắc thêm Copilot Pro vào Microsoft Word. AI này có thể giúp bạn viết, viết lại và tóm tắt tài liệu một cách nhanh chóng, có thể cải thiện đáng kể quy trình làm việc và năng suất của bạn.