VietNetwork.Vn

Đừng trả giá quá cao cho những việc bạn có thể dễ dàng thực hiện trên bảng tính.

Bạn có thể muốn duyệt web để tìm các chương trình hàng đầu để giúp bạn quản lý dự án của mình. Nhưng hãy dừng lại—Tôi sẽ hướng dẫn bạn về một số công cụ của Excel mà bạn có thể sử dụng và tái sử dụng để quản lý dự án của mình một cách hiệu quả mà không cần phải chi tiền cho phần mềm đắt tiền.


1. Sử dụng thả xuống

Trình đơn thả xuống là một cách tuyệt vời để tăng tốc quá trình làm việc của bạn và làm cho hệ thống quản lý dự án của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Đầu tiên, tạo các tùy chọn xuất hiện khi bạn nhấp vào ô thả xuống. Nhấp vào dấu "+" ở cuối sổ làm việc của bạn và nhấp đúp vào tab mới để đổi tên thành Tùy chọn.


Tôi cần tên nhân viên và trạng thái nhiệm vụ dưới dạng tùy chọn thả xuống trong sổ làm việc của mình, vì vậy tôi sẽ tạo danh sách cho những mục này tại đây.


Bây giờ, hãy tạo một trang khác nơi các nhiệm vụ sẽ được quản lý và đổi tên thành Tasks.

Sau khi tạo bảng có tên tác vụ ở bên trái và tiêu đề thích hợp ở trên cùng, hãy chọn các ô sẽ chứa danh sách thả xuống đầu tiên với các tùy chọn bạn vừa tạo trên trang Tùy chọn của mình.


Tiếp theo, trong tab Dữ liệu trên ruy-băng, hãy nhấp vào "Xác thực dữ liệu".


Trong trường Cho phép của hộp thoại Xác thực Dữ liệu, chọn "Danh sách". Sau đó, nhấp vào mũi tên trường Nguồn, đi tới trang Tùy chọn của bạn và chọn các giá trị thích hợp cho trình đơn thả xuống này. Trong trường hợp của tôi, đó là các giá trị bên dưới tiêu đề Tên nhân viên và các tham chiếu ô của chúng sau đó sẽ hiển thị trong trường hộp thoại. Mặc dù danh sách tên chạy từ A2 đến A10 trên trang Tùy chọn của chúng tôi, nhưng tôi đã chọn A2 đến A100 để xác thực dữ liệu của mình, vì điều này có nghĩa là bất kỳ tên mới nào tôi thêm vào danh sách cũng sẽ được chọn. Cuối cùng, nhấp vào "OK."


Sau đó bạn sẽ thấy danh sách tên xuất hiện khi click vào bất kỳ ô nào trong cột Người được giao.


Bây giờ, hãy lặp lại quy trình cho cột Trạng thái và bất cứ lúc nào bạn muốn thêm danh sách thả xuống vào sổ làm việc của mình, bạn có thể sử dụng và ẩn trang Tùy chọn để tạo các lựa chọn.

2. Tạo biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ

Biểu đồ Gantt là một bảng đơn giản nhưng hiệu quả cho bạn biết nhiệm vụ nào cần được thực hiện trong một dự án và khi nào chúng cần được hoàn thành.


Excel có các công cụ để tạo biểu đồ Gantt đơn giản nhưng chúng kém thích ứng hơn so với các công cụ được tạo từ đầu. Hãy tiếp tục đọc để biết cách tạo biểu đồ Gantt năng động hơn.

Bước 1: Đánh dấu thời gian của bạn theo cách thủ công

Nhấp vào "+" ở cuối sổ làm việc của bạn để tạo một trang tính mới và gọi nó là Timing. Trên trang tính mới này, hãy nhập tên nhiệm vụ ở bên trái và các tháng ở trên cùng. Tiếp theo, vạch ra thời gian đề xuất của bạn bằng cách sử dụng màu tô thủ công. Việc bạn sử dụng màu gì không quan trọng vì điều này sẽ được che đi sau này khi chúng tôi thêm nhiều cài đặt hơn. Chọn ô đầu tiên bạn muốn tô màu, giữ Ctrl rồi chọn các ô còn lại. Sau đó, đi tới trình đơn thả xuống "Tô màu" trong tab Trang chủ trên dải băng và chọn màu.


Bước 2: Tô màu các ô theo tiến độ

Bây giờ tôi muốn tô màu các ô theo trạng thái của chúng. Tôi sẽ thực hiện việc này bằng cách tham khảo trạng thái tôi đặt cho từng nhiệm vụ trên trang Nhiệm vụ được thiết lập ở phần trên. Trong ô màu đầu tiên của biểu đồ Gantt, hãy sử dụng công thức VLOOKUP :

=VLOOKUP(x,y,z)
Trong đó x là tham chiếu ô trong biểu đồ bạn đang tra cứu, y là nơi Excel sẽ tìm để tìm giá trị tương ứng và z là số cột trong mảng.

Vì vậy, đây là những gì tôi sẽ nhập vào ô biểu đồ Gantt đầu tiên của mình:

=VLOOKUP($A2,Tasks!$A$1:$C$1000,3)
Bởi vì tôi đã sử dụng các tham chiếu hỗn hợp và tuyệt đối (sử dụng ký hiệu $) trong các công thức của chúng tôi nên tôi có thể sao chép (Ctrl+C) và dán (Ctrl+V) công thức này vào các ô có màu khác.

Nếu bạn sử dụng màu tô màu đen, hãy sử dụng phông chữ màu trắng để bạn có thể thấy các giá trị trên nền đen.


Cuối cùng, sử dụng Định dạng có điều kiện để tô màu các ô dựa trên các giá trị mà chúng chứa.

Chọn tất cả các ô trong biểu đồ Gantt và trong tab Trang đầu trên ruy-băng, hãy bấm Định dạng có điều kiện > Quản lý quy tắc.


Nhấp vào "Quy tắc mới" trong hộp thoại xuất hiện và tạo các điều kiện sau (sau khi bạn đã đặt từng điều kiện, hãy nhấp vào "OK" để đặt điều kiện tiếp theo):

• Đối với mỗi quy tắc, hãy đặt Loại quy tắc thành "Chỉ định dạng các ô chứa".
• Chọn "Văn bản cụ thể" và "Chứa" trong hai hộp thả xuống đầu tiên.
• Trong hộp văn bản, nhập Xong, Đang tiến hành, Chưa bắt đầu hoặc Thay đổi cần thiết cho từng quy tắc bạn tạo (vì đây là các tùy chọn trong VLOOKUP cho các ô mà chúng tôi đã tạo ở bước trước).
• Đối với mỗi quy tắc, hãy định dạng cả màu tô và màu văn bản giống nhau—màu xanh lá cây cho Xong, màu vàng cho Đang tiến hành, v.v.

Sau đó, bạn sẽ thấy các ô trong biểu đồ Gantt có liên quan thay đổi màu sắc dựa trên trạng thái của chúng trong trang Nhiệm vụ.
Bước 3: Đánh dấu tháng hiện tại

Bắt đầu bằng cách nhập ngày đầu tiên của mỗi tháng ở dạng ngắn mà bạn đã nhập tên của tháng ban đầu. Vì vậy, ví dụ, thay thế văn bản trong ô chứa tháng 1 bằng 01/01/2024. Sau đó, thực hiện tương tự cho tháng 2, trước khi sử dụng tính năng Tự động điền để hoàn thành các tháng còn lại. Việc làm này sẽ cho Excel biết rằng đây là ngày tháng chứ không chỉ là văn bản. Tiếp theo, thay đổi màu phông chữ của những ngày này thành màu xám.


Để biến những tên này trở lại thành tên của các tháng, hãy chọn tất cả các ngày, nhấp vào tùy chọn thả xuống Định dạng Số trong tab Trang chủ trên dải băng và nhấp vào "Định dạng số khác".


Trong hộp thoại Định dạng ô, mở tab "Số" và nhấp vào "Tùy chỉnh" trong danh sách Danh mục. Sau đó, trong trường Loại, nhập MMMM.


Sau đó nhấn "OK" để xem kết quả. Để làm nổi bật tháng hiện tại, hãy chọn tất cả các tháng trong biểu đồ Gantt của bạn và nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới. Trong hộp thoại, nhấp vào "Chỉ định dạng các ô chứa", chọn "Ngày xảy ra" trong menu thả xuống đầu tiên và "Tháng này" trong menu thả xuống thứ hai. Tiếp theo, chọn định dạng bạn muốn sử dụng để làm nổi bật tháng hiện tại, chẳng hạn như văn bản màu đen và đậm. Cuối cùng, nhấp vào "OK."


Bây giờ bạn đã có biểu đồ Gantt động và hoàn chỉnh với tiến trình được hiển thị và tháng hiện tại được nhấn mạnh.


3. Tạo Trình theo dõi tiến độ

Bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt được tạo theo các bước nêu trên, giờ đây bạn có thể tạo trình theo dõi tiến trình. Bạn có thể thực hiện việc này trên cùng một trang tính nơi đặt biểu đồ Gantt của bạn hoặc trên một tab mới. Trong trường hợp của tôi, tôi muốn hiển thị có bao nhiêu ô vuông trong biểu đồ Gantt của chúng tôi được đánh dấu là Hoàn tất, Đang tiến hành, Chưa bắt đầu và Cần thay đổi, sau đó tính tỷ lệ phần trăm tiến độ tổng thể.


Để thực hiện việc này, tôi cần sử dụng hàm COUNTIF, hàm này tuân theo cú pháp sau:

=COUNTIF(x,y)
Trong đó x là mảng cần đánh giá và y là tiêu chí cần đếm.

Vì vậy, để đếm xong, chúng ta sẽ gõ

=COUNTIF($B$2:$I$10,"Done")

• $B$2:$I$10 —Điều này tham chiếu các ô trong biểu đồ Gantt bằng cách sử dụng tham chiếu tuyệt đối (chú ý ký hiệu $).
• "Done" —Sử dụng dấu ngoặc kép để cho Excel biết bạn đang muốn đếm số lần chuỗi văn bản này xuất hiện trong mảng.

Sau đó, sao chép và dán công thức này cho các chi tiết còn lại trong trình theo dõi tiến trình của bạn, thay đổi giá trị y để khớp với giá trị bạn đang muốn đếm.


Tiếp theo, tính tiến độ tổng thể bằng công thức sau:

=SUM(a/(a+b+c+d))
Trong đó a là số ô trong biểu đồ Gantt chứa từ Xong và b, c và d là số ô chứa các dấu trạng thái khác. Hãy nhớ thay đổi định dạng số của ô này thành phần trăm.


Với ô chứa phần trăm mới được tính toán được chọn, trong tab Chèn trên dải băng, hãy nhấp vào nút Biểu đồ được đánh dấu bên dưới và chọn biểu đồ thanh 2-D.


Sau đó, định dạng biểu đồ của bạn để xóa bất kỳ chi tiết nào bạn không yêu cầu, dẫn đến thanh tiến trình hiển thị tiến trình tổng thể của bạn.


Loại bỏ các đường lưới để làm cho thanh tiến trình của bạn dễ đọc hơn và trông chuyên nghiệp hơn.

4. Hiển thị ngày đến hạn và thời gian còn lại

Cùng với việc theo dõi tiến độ dự án, bạn cũng có thể theo dõi thời gian đã trôi qua và thời gian còn lại.


Trước tiên, hãy nhập ngày bắt đầu và ngày đáo hạn theo cách thủ công bằng định dạng ngày phù hợp với khu vực của bạn. Excel sẽ tự động chuyển đổi định dạng này sang định dạng ngày và bạn có thể sửa đổi định dạng ngày nếu cần.

Tiếp theo, thêm ngày hôm nay bằng cách gõ

=TODAY()
và nhấn enter.

Thứ ba, tính số ngày đã trôi qua cho đến nay bằng công thức sau:

=SUM(x-y)
Trong đó x là ô chứa ngày hôm nay và y là ô chứa ngày bắt đầu. Sau đó, tính số tuần đã trôi qua bằng cách chia số ngày đã trôi qua cho bảy.

Bạn cũng có thể tính số ngày còn lại bằng công thức sau:

=SUM(a-b)
trong đó a là ô chứa ngày đến hạn và b là ô chứa ngày hôm nay. Một lần nữa, tính số tuần còn lại bằng cách chia số ngày còn lại cho bảy.

Sau đó, tạo phần trăm thời gian đã trôi qua bằng công thức sau:

=SUM(c/(c+d))
Trong đó c là tổng số ngày đã trôi qua và d là tổng số ngày còn lại.

Cuối cùng, tạo biểu đồ thanh 2-D bằng phương pháp được mô tả trong phần trước.

Bây giờ bạn đã tạo bảng tính hoàn hảo để quản lý dự án, hãy cân nhắc sử dụng Excel để giúp bạn giám sát ngân sách của mình!