VietNetwork.Vn

Kiểu đối với Microsoft Word cũng giống như đường lưới đối với Microsoft Excel—bạn không thể có một tệp hoạt động đầy đủ nếu không có chúng. Chúng tiết kiệm thời gian, giúp bạn loại bỏ những thói quen xấu khi sử dụng Microsoft Word và bảo mật cấu trúc tài liệu của bạn. Chúng ta hãy xem chúng là gì, chúng làm gì và sử dụng chúng như thế nào.


1. Tại sao nên sử dụng kiểu dáng?

Cho dù bạn áp dụng chúng cho tiêu đề, chú thích hay nội dung chính của tài liệu, kiểu sẽ xác định cách văn bản của bạn được định dạng, giãn cách và định vị. Việc sử dụng kiểu có một số lợi ích:

• Chúng giúp tiết kiệm thời gian —Thay vì định dạng lại tiêu đề và đoạn văn theo cách thủ công, việc gán kiểu cho tác phẩm của bạn có nghĩa là bạn có thể lặp lại bố cục chỉ bằng một cú nhấp chuột.
• Chúng hỗ trợ tính nhất quán — Việc sử dụng kiểu không chỉ có nghĩa là bố cục văn bản của bạn nhất quán mà bạn còn có thể thay đổi định dạng của khối lượng lớn tác phẩm của mình cùng một lúc.
• Một số kiểu nhất định có những lợi ích kỳ lạ —Ví dụ: văn bản được gán cho một kiểu tiêu đề sẽ tự động ở bên cạnh văn bản tương ứng và có thể được sử dụng trong mục lục.

Kiểu mặc định là Bình thường, được sử dụng cho phần nội dung chính của tài liệu Word. Bất kỳ văn bản nào có định dạng khác với kiểu Thông thường đều phải có tên kiểu riêng.

2. Trước khi bạn bắt đầu

Mặc dù bạn có thể xem kiểu của đoạn văn bằng cách nhấp vào bất kỳ từ nào trong phần đó và xem kiểu nào được chọn trong Thư viện kiểu ở tab Trang chủ, cách dễ dàng hơn nhiều để xem chúng hoạt động là sử dụng Chế độ xem nháp của Word. Mở tab "Xem" trên dải băng và nhấp vào "Bản nháp". Sau đó, bạn sẽ thấy Ngăn Khu vực Kiểu ở bên trái tài liệu của bạn.

Sau khi bạn sắp xếp xong các kiểu của mình, hãy nhấp vào "Bố cục in" để quay lại chế độ xem quen thuộc hơn.


Nếu bạn vẫn không thể nhìn thấy Ngăn Khu vực Kiểu, hãy nhấp vào Tệp > Tùy chọn để khởi chạy hộp thoại Tùy chọn Word và nhấp vào "Nâng cao" trong menu bên trái. Sau đó, cuộn xuống để tìm các tùy chọn Hiển thị, đặt Chiều rộng ngăn vùng kiểu thành 5 cm hoặc 2 in và nhấp vào "OK."


Kiểu được đặt thành đoạn văn. Mỗi lần bạn nhấn Enter, bạn sẽ tạo một đoạn văn mới, vì vậy đây là cơ hội để thiết lập một kiểu mới hoặc tiếp tục sử dụng kiểu cũ. Để sửa đổi kiểu, bạn không cần chọn toàn bộ đoạn văn—chỉ cần đặt con trỏ ở bất kỳ đâu trong đoạn văn và nhấn Ctrl+Shift+S. Thao tác này sẽ khởi chạy hộp thoại Áp dụng Kiểu.


Khi làm việc với các kiểu và đoạn văn, bạn nên hiển thị các điểm đánh dấu đoạn văn. Nhấp vào "Hiển thị/Ẩn" (¶) trong nhóm Đoạn của tab Trang chủ để thực hiện việc này.

3. Xem tất cả các kiểu trong Word

Thư viện Kiểu trong tab Trang chủ nhằm mục đích giúp bạn truy cập nhanh vào các kiểu bạn sử dụng thường xuyên hơn. Tuy nhiên, để xem thêm, hãy nhấp vào biểu tượng ở góc dưới bên phải của Thư viện Kiểu hoặc nếu bạn có đủ ngón tay, hãy nhấn Ctrl+Alt+Shift+S—thao tác này sẽ khởi chạy Ngăn Kiểu.


Tiếp theo, nhấp vào "Tùy chọn" để khởi chạy hộp thoại Tùy chọn ngăn kiểu, nơi bạn có thể chọn từ tùy chọn "Chọn kiểu để hiển thị" để xác định những gì bạn thấy trong Ngăn kiểu. Nhấp vào "Tất cả kiểu" sẽ hiển thị tất cả các tùy chọn mặc định mà bạn có thể sử dụng. Nhấp vào "OK" khi bạn đã quyết định những gì bạn muốn hiển thị.


Nhấp chuột phải vào một kiểu trong Ngăn Kiểu sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn thêm hoặc xóa kiểu đó khỏi Thư viện Kiểu.

4. Sửa đổi phong cách cho mục đích của bạn

Nhiều người cảm thấy khó chịu với cách các kiểu cài sẵn xuất hiện trong Thư viện Kiểu nhưng chúng có thể dễ dàng sửa đổi cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Để sửa đổi kiểu, hãy đặt con trỏ trong văn bản được gán cho kiểu cụ thể đó và nhấn Ctrl+Shift+S hoặc nhấp chuột phải vào kiểu trong Thư viện kiểu trong tab Trang chủ trên dải băng. Cho dù bạn sử dụng phương pháp nào, bạn sẽ có tùy chọn nhấp vào "Sửa đổi".


Khi hộp thoại Sửa đổi Kiểu mở ra, hãy nhấp vào "Định dạng" để xem các thành phần khác nhau của kiểu này mà bạn có thể sửa đổi.

• Phông chữ —Tại đây, bạn có thể thay đổi kiểu chữ, kích thước và màu sắc của phông chữ cũng như các tùy chọn định dạng khác, chẳng hạn như gạch chân, in đậm và viết hoa toàn bộ. Để có thêm tùy chọn—chẳng hạn như giãn cách ký tự phông chữ—hãy nhấp vào tab "Nâng cao".
• Đoạn văn —Tùy chọn này là nơi bạn nên sử dụng nếu bạn muốn sửa đổi khoảng cách giữa các dòng và đoạn văn hoặc thêm thụt lề nhất quán vào kiểu này. Bạn cũng có thể chuyển đến tab "Dòng và ngắt trang" để yêu cầu Word giữ các dòng theo kiểu này lại với nhau hoặc giữ văn bản theo kiểu này ngay bên cạnh đoạn văn sau.
• Tab —Được liên kết với các tùy chọn Đoạn, Tab cho phép bạn thêm các điểm dừng tab vào thước bất cứ khi nào bạn sử dụng kiểu đã chọn.
• Đường viền —Bạn có thể buộc Word thêm đường viền hoặc bóng bất cứ lúc nào bạn sử dụng kiểu đã chọn.
• Ngôn ngữ —Đây là một tùy chọn tuyệt vời nếu bạn đang nhập nhiều ngôn ngữ trong tài liệu. Bất cứ khi nào bạn sử dụng kiểu này, Microsoft Editor sẽ tự động chuyển sang kiểm tra lỗi chính tả và dấu câu trong ngôn ngữ được chỉ định.
• Khung —Tại đây, bạn có thể thêm đường viền vô hình vào kiểu của mình để văn bản vừa với không gian nhỏ hơn.
• Đánh số —Nếu một kiểu nhất định liên tục chứa các danh sách trong tài liệu của bạn, bạn có thể quyết định định dạng dấu đầu dòng và đánh số bằng cách sử dụng cài đặt Đánh số.
• Phím tắt —Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi khi nhấp vào Thư viện kiểu, bạn có thể gán phím tắt cho một kiểu để nhanh chóng áp dụng kiểu đó cho một đoạn nhất định.
• Hiệu ứng văn bản —Để có phong cách nghệ thuật hơn, bạn có thể điều chỉnh các hiệu ứng được áp dụng cho văn bản. Tuy nhiên, tôi khuyên bạn không nên làm điều này vì nó có thể làm giảm đáng kể độ tin cậy và tính hình thức trong công việc của bạn.

Hãy nhớ rằng, khi bạn nhấp vào "OK", tất cả các đoạn được gán cho kiểu này sẽ điều chỉnh theo bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện.

Nhấn Enter ở cuối bất kỳ đoạn nào để chuyển sang đoạn tiếp theo và trở lại kiểu Bình thường. Tuy nhiên, đừng nhấn Enter liên tục để tạo khoảng cách lớn hơn giữa các đoạn văn—thay vào đó, hãy sửa đổi giá trị Dấu cách sau trong phần Đoạn của hộp thoại Sửa đổi Kiểu.

5. Tạo kiểu mới

Ngoài việc sửa đổi và sử dụng các kiểu hiện có trong Word, bạn có thể tạo kiểu của riêng mình. Cách tốt nhất để thực hiện việc này là trước tiên hãy nhập và định dạng văn bản theo cách thủ công bằng cách sử dụng nhóm Phông chữ và Đoạn văn trong tab Trang đầu trên dải băng.

Trong ví dụ này, sau khi chọn toàn bộ đoạn văn, tôi nhấp vào "Đậm" và "Nghiêng", đồng thời thay đổi cỡ chữ thành 28 pt và màu phông chữ thành màu đỏ. Tôi cũng nhấp vào công cụ khởi chạy hộp thoại Đoạn văn và thay đổi Dấu cách sau thành 24 pt.


Bạn sẽ thấy rằng Style Area Pane vẫn hiển thị phông chữ mới được định dạng này theo kiểu Bình thường. Đừng lo lắng—vì bạn đang áp dụng định dạng theo cách thủ công ở đây nên nó sẽ không ảnh hưởng đến các kiểu hiện có trong tài liệu của bạn.

Bây giờ, hãy đặt con trỏ ở bất kỳ đâu trong đoạn văn mới đó, nhấn Ctrl+Alt+S, đặt tên cho kiểu mới của bạn và nhấp vào "Mới".


Sau đó, bạn sẽ thấy Ngăn Khu vực Kiểu và Thư viện Kiểu phản ánh việc bổ sung kiểu mới này.


6. Sử dụng văn bản hiện có để xác định kiểu

Bạn có thể sử dụng phương pháp tương tự để áp dụng định dạng thủ công cho tên kiểu hiện có hoặc sao chép thuộc tính của kiểu hiện có sang tên kiểu khác.

Đặt con trỏ vào trong một số văn bản bạn đã định dạng thủ công và đi tới Thư viện Kiểu trong tab Trang chủ trên dải băng. Ở đó, nhấp chuột phải vào kiểu bạn muốn sửa đổi để khớp với văn bản này và nhấp vào "Cập nhật [Tên kiểu] để khớp với lựa chọn."


Sau đó, bạn sẽ thấy bản cập nhật Thư viện Kiểu để hiển thị định dạng mới cho kiểu đó. Bạn cũng có thể thấy các kiểu khác thay đổi trong Thư viện kiểu, vì Microsoft Word muốn giúp bạn giữ kích thước phông chữ nhất quán.

7. Mẹo sử dụng thành thạo

Bạn có thể dễ dàng sử dụng các kiểu của Word bằng cách sử dụng các mẹo trong các phần trước của bài viết này. Tuy nhiên, việc biết những điều sau đây sẽ giúp bạn sử dụng và triển khai các kiểu của Word hiệu quả hơn nữa:

• Bạn có thể sao chép kiểu giữa các tài liệu Word nếu bạn đang làm việc trên hai phần liên quan.
• Khi bạn đã sửa đổi các kiểu hoặc tạo kiểu của riêng mình cho phù hợp với sở thích của bạn hoặc phù hợp với hướng dẫn về kiểu của khách hàng, hãy lưu tài liệu Word của bạn làm mẫu để bạn không phải tạo lại chúng mỗi lần.
• Mặc dù kiểu thường được dành riêng để phân biệt giữa các loại đoạn văn khác nhau—chẳng hạn như nội dung hoặc đầu đề—bạn có thể thêm dấu tách kiểu để sử dụng nhiều kiểu trong một đoạn.

Bây giờ bạn đã biết rằng sử dụng kiểu sẽ tốt hơn là định dạng các đoạn văn và tiêu đề riêng lẻ, hãy xem một số mẹo khác để tránh mắc lỗi trong Word mà chắc chắn sẽ dẫn đến các vấn đề sau này.