VietNetwork.Vn

Mọi thứ bạn cần biết về phòng máy của Excel.

Công thức và hàm, những thành phần cốt lõi của Excel, đều cho phép bạn thực hiện các phép tính, nhưng chúng khác nhau về cách tạo ra, hàm và cách hoạt động. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ lột bỏ cả hai thành phần này để bạn có thể sử dụng Excel như một chuyên gia, cả ở nhà và ở nơi làm việc.


Nếu bạn gặp bất kỳ thuật ngữ nào không quen thuộc trong bài viết này, hãy xem lại thuật ngữ chuyên ngành Excel của chúng tôi.

1. Hàm và công thức là gì?

Sự khác biệt chính giữa công thức và hàm là bất kỳ ai cũng có thể tạo công thức, trong khi hàm được các lập trình viên của Microsoft xác định trước.

1.1. Công thức Excel

Công thức của Excel cho phép bạn thực hiện các phép tính toán học cơ bản. Để tạo công thức, hãy bắt đầu bằng cách nhập dấu bằng (=), sau đó tạo các tham số cho phép tính.

Ví dụ, gõ

=20+40
vào ô B2 và nhấn Enter sẽ khiến Excel cộng 20 và 40, tạo ra kết quả (60) trong ô nơi công thức được nhập.


Excel cũng có thể tính toán các giá trị số đã có trong bảng tính.

=B2*10
vào ô B3 và nhấn Enter sẽ nhân giá trị trong ô B2 lên mười lần.


Tương tự như vậy, gõ

=B2*B3
vào ô B4 và nhấn Enter sẽ nhân các giá trị trong ô B2 (60) và B3 (600) với nhau, kết quả là 36.000.


Nói như vậy, bạn không bị giới hạn ở hai đối số khi tạo công thức Excel. Ví dụ, nhập

=B3*5-(2+8)
vào ô B5 sẽ tính tổng của hai và tám, sau đó nhân giá trị trong B3 với năm, trước khi trừ giá trị trước cho giá trị sau, ta được kết quả là 2.990.


Excel tuân theo thứ tự toán học chuẩn của các phép toán—PEMDAS. Nói cách khác, đầu tiên nó thực hiện các phép tính trong ngoặc đơn, sau đó đánh giá các số mũ (hoặc chỉ số), sau đó xử lý phép nhân và phép chia, và kết thúc bằng phép cộng và phép trừ.

1.2. Các hàm Excel

Các hàm của Excel hoạt động theo cách tương tự. Thật vậy, chúng bắt đầu bằng dấu = và cho phép bạn thực hiện các phép tính. Tuy nhiên, trong khi các công thức của Excel chỉ giới hạn ở các phép toán cơ bản, các hàm của nó cho phép bạn làm được nhiều hơn thế nữa.

Ví dụ, hàm AVERAGE lấy một tập hợp số và tìm giá trị trung bình, còn MAX cho bạn biết số lớn nhất trong một phạm vi.

Các hàm của Excel tuân theo cú pháp rất cụ thể:

=a(b)
trong đó a là tên hàm (như AVERAGE hoặc MAX) và b là các đối số được sử dụng để cho phép hàm đó thực hiện các phép tính.

Ví dụ, gõ

=AVERAGE(20,30)
vào ô A1 và nhấn Enter sẽ tính trung bình của 20 và 30, trả về kết quả là 25.

Chúng ta cũng có thể gõ

=AVERAGE(A1:A5)
trong ô B2 để Excel tính giá trị trung bình của tất cả các giá trị trong các ô từ A1 đến A5 (dấu hai chấm yêu cầu Excel bao gồm các ô đã đề cập và tất cả các ô ở giữa).


Có hàng trăm hàm Excel, từ những hàm cơ bản nhất đến những hàm phức tạp hơn. Việc nhớ tất cả chúng là điều gần như không thể, đặc biệt là khi các nhà phát triển của Microsoft luôn thêm những hàm mới vào danh sách. Thay vào đó, Excel sẵn sàng giúp bạn chọn hàm nào phù hợp nhất với công việc bạn cần thực hiện và giúp bạn trong suốt quá trình.

Để khởi chạy trợ lý này, hãy nhấp vào biểu tượng "fx" phía trên hàng đầu tiên của bảng tính hoặc nhấn Shift+F3.


Sau đó, bạn có thể nhập một số từ vào trường Tìm kiếm hàm để tìm hàm bạn cần. Trình đơn thả xuống Chọn danh mục hiển thị cho bạn các nhóm hàm khác nhau, bao gồm các danh mục tài chính, thống kê và logic. Khi bạn chọn một hàm trong danh sách bên dưới các danh mục, bạn sẽ thấy một mô tả ngắn gọn cho bạn biết hàm đó thực hiện hàm gì.

Khi tìm thấy hàm bạn muốn sử dụng, hãy nhấp vào "OK". Sau đó, bạn sẽ thấy một hộp thoại mới hướng dẫn bạn thực hiện quy trình.

2. Công thức và hàm kết hợp với nhau

Công thức và hàm không nhất thiết phải được sử dụng độc lập. Ví dụ, nhập

=SUM(A1:A10)/2
sẽ cộng các giá trị trong ô A1 đến A10 trước khi chia tổng cho hai.

3. Ô so với Thanh công thức

Khi bạn đã nhập công thức hoặc sử dụng hàm trong một ô nhất định trong Excel, nó sẽ được thay thế bằng kết quả. Ví dụ, khi chúng ta nhập

=SUM(A1,B1)
vào ô A3 và nhấn Enter, chúng ta không còn thấy những gì đã nhập vào ô đó nữa. Thay vào đó, chúng ta thấy kết quả.

Nếu bạn nhận ra mình đã nhập sai và cần sửa công thức đã nhập, đây là nơi bạn có thể sử dụng Thanh công thức, nằm dọc theo đầu trang tính Excel của bạn. Bạn cũng có thể thấy Hộp tên ở góc trên bên trái, cho biết ô đang hoạt động.

Nói cách khác, trong ví dụ bên dưới, Hộp Tên cho chúng ta biết rằng A3 là ô đang hoạt động, Thanh Công thức cho chúng ta biết những gì chúng ta đã nhập vào ô A3 và bản thân ô A3 cho chúng ta biết kết quả của những gì chúng ta đã nhập.


4. Nhân đôi công thức và hàm

Như đã đề cập ở trên, Excel luôn sẵn sàng giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn và bạn nên ghi nhớ điều này khi sử dụng các công thức và hàm.

Trong ví dụ dưới đây, chúng ta muốn thêm tất cả các giá trị trong các ô từ A1 đến A8, vì vậy chúng ta sẽ nhập

=SUM(A1:A8)
vào ô A9 và nhấn Enter.


Chúng tôi cũng muốn thêm các giá trị trong các ô B1 đến B8. Tuy nhiên, thay vì nhập công thức mới vào B9 bằng hàm SUM, chúng ta có thể

• Chọn ô A9, nhấn Ctrl+C, sau đó nhấn Ctrl+V trong ô B9, hoặc
• Kéo nút điền ở góc dưới bên phải của ô A9 sang ô B9.

Vì các tham chiếu ô trong công thức mặc định là tương đối nên những gì chúng ta nhập vào ô A9 để tính giá trị trong các ô từ A1 đến A8 cũng sẽ được áp dụng trong ô B9 để tính giá trị trong các ô từ B1 đến B8.


Có thể có những lúc bạn không muốn tham chiếu trong công thức là tương đối. Trong trường hợp này, hãy dành chút thời gian để tìm hiểu sự khác biệt giữa tham chiếu tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp.

5. 10 hàm cơ bản giúp bạn bắt đầu

Nếu bạn mới làm quen với Excel hoặc các hàm của nó, hãy mở một bảng tính mới và nhập một số giá trị số ngẫu nhiên vào các ô từ A1 đến A9 (để trống ô A10). Sau đó, hãy thử một số hàm sau:


Hàm biến động sẽ tính toán lại bất cứ khi nào bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào hoặc mở lại bảng tính Excel của mình.

6. 5 hàm nâng cao hơn

Trên một trang tính hoặc sổ làm việc mới, hãy nhập Laura, Lucy, Liam, Lilly, Liz và Luke vào các ô từ A1 đến A6 và các số từ 1 đến 6 vào các ô từ B1 đến B6.


Bây giờ, hãy thử một số hàm sau:


Việc tìm hiểu về các công thức và hàm của Excel không dừng lại ở đó—thực tế là không bao giờ dừng lại! Chúng tôi có hàng chục bài viết liên quan đến Excel mà bạn có thể sử dụng để trở thành người dùng thành thạo.