VietNetwork.Vn

Tìm hiểu cách thực hiện mọi việc, từ chia sẻ Trang tính đến tự động hóa tác vụ bằng macro.

Nếu bạn mới bắt đầu sử dụng Google Sheets, các tính năng và tiện ích bổ sung mở rộng của nó có thể hơi choáng ngợp. Sau đây là một số mẹo giúp bạn nhanh chóng bắt đầu sử dụng giải pháp thay thế miễn phí, mạnh mẽ này trên nền tảng đám mây cho Microsoft Excel.


1. Google Trang tính là gì?

Nếu bạn đã từng nghe về Google Sheets trước đây, hãy bỏ qua. Nếu bạn chưa từng nghe về nó, đây là khóa học cấp tốc về những điều bạn cần biết. Chúng tôi sẽ xem xét những điều cơ bản và giúp bạn hiểu Google Sheets là gì và cách bạn có thể bắt đầu ngay.

Google Sheets là chương trình bảng tính miễn phí, dựa trên đám mây do Google cung cấp như một phần của bộ ứng dụng văn phòng hoàn chỉnh Google Workspace để cạnh tranh với Microsoft Office. Các dịch vụ chính khác có trong bộ ứng dụng dựa trên đám mây là Docs (Word) và Slides (PowerPoint).

Google Sheets có sẵn trên mọi thiết bị và nền tảng; tất cả những gì bạn cần là kết nối internet và trình duyệt web (hoặc, trong trường hợp thiết bị di động, ứng dụng phù hợp). Google sẽ thực hiện phần còn lại và xử lý phần lớn công việc nặng nhọc trong khi chạy phần mềm trên đám mây. Và vì Sheets là chương trình bảng tính trực tuyến, bạn có thể chia sẻ và cộng tác với nhiều người trên cùng một tài liệu, theo dõi các bản sửa đổi, thay đổi và đề xuất theo thời gian thực.

Sheets hỗ trợ nhiều loại tệp khác nhau, bao gồm XLS, XLSX, XLSM, TXT, ODS và CSV, giúp bạn dễ dàng xem và chuyển đổi các tệp Microsoft Office trực tiếp từ Google Drive.

2. Cách đăng ký tài khoản

Điều đầu tiên bạn cần làm trước khi có thể sử dụng Google Sheets là đăng ký tài khoản Google. Nếu bạn đã có tài khoản, hãy chuyển sang phần tiếp theo. Nếu chưa có, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách đơn giản để tạo tài khoản Google và thiết lập Sheets.

Truy cập vào   Đăng nhập để xem liên kết, nhấp vào "Tạo tài khoản" rồi nhấp vào "Cho tôi".


Ở trang tiếp theo, bạn sẽ nhập một số thông tin cơ bản, như tên và họ (tùy chọn).


Sau đó, bạn sẽ cần cung cấp ngày sinh và giới tính của mình. Một số dịch vụ của Google phụ thuộc vào độ tuổi nên ngày sinh là bắt buộc. Google sẽ giải thích chi tiết hơn về lý do tại sao họ yêu cầu thông tin này trong tài liệu hỗ trợ hữu ích này.


Tiếp theo, cuối cùng bạn sẽ được chọn địa chỉ email của mình. Google sẽ tự động tạo một số địa chỉ email dựa trên tên của bạn, nhưng cũng có một nút để nhấp vào, nơi bạn có thể nhập email của riêng mình vào.


Đến lúc này, đã đến lúc tạo một mật khẩu mạnh. Vì mục đích bảo mật, đừng sử dụng mật khẩu mà bạn đã sử dụng ở nơi khác và đừng viết mật khẩu đó ra một tờ giấy ở đâu đó. Tôi khuyên bạn nên sử dụng trình quản lý mật khẩu, một thứ mà tôi đã sử dụng trong nhiều năm nay và tôi rất tin tưởng. Trình quản lý mật khẩu không chỉ giúp tạo mật khẩu mạnh, an toàn và duy nhất mà còn ghi nhớ tất cả chúng cho bạn.


Cuối cùng, bạn sẽ cần xác nhận rằng bạn không phải là rô-bốt và cũng thiết lập email khôi phục. Bắt đầu bằng cách cung cấp số điện thoại di động mà Google có thể gửi cho bạn mã xác minh qua SMS và nhập mã đó. Sau đó, trên trang tiếp theo, bạn sẽ nhập email khôi phục sẽ được sử dụng nếu bạn mất quyền truy cập vào tài khoản vì bất kỳ lý do gì.




3. Cách tạo bảng tính trống

Bây giờ bạn đã có tài khoản Google, đã đến lúc tạo bảng tính đầu tiên của bạn. Truy cập Google Trang tính và nhấp vào nút "Bảng tính trống" có biểu tượng "+" nhiều màu.


Nếu bạn đang sử dụng Google Chrome, bạn có thể nhập   Đăng nhập để xem liên kết trực tiếp vào thanh địa chỉ để tạo và mở một trang tính trống mới.

4. Cách nhập bảng tính Microsoft Excel

Ngay cả khi bạn hoàn toàn mới sử dụng Google Sheets, bạn có thể đã có một số tệp Microsoft Excel mà bạn muốn sử dụng trên đám mây. Nếu đúng như vậy, thì tất cả những gì bạn phải làm là tải lên tất cả các tài liệu Excel của mình và Google sẽ thực hiện phần còn lại. Mặc dù có thể không hỗ trợ một số tính năng và hiệu ứng nâng cao hơn của Excel, nhưng Google Sheets hoạt động khá tốt với phần lớn các công thức và kỹ thuật hiện có và luôn bổ sung thêm nhiều tính năng hơn.

Để nhập tài liệu Excel, bạn có thể sử dụng trang web Google Sheets hoặc Google Drive để tải tệp của mình lên. Cả hai phương pháp đều cho phép bạn kéo và thả tệp từ máy tính trực tiếp vào trình duyệt web để tải lên dễ dàng. Drive của bạn lưu trữ tất cả các tệp bạn đã tải lên, nhưng vì mục đích thuận tiện, khi bạn truy cập trang chủ Sheets, nó chỉ hiển thị cho bạn các bảng tính bạn đã tải lên hoặc tạo và không có gì khác.

Để tải tệp Excel trực tiếp lên trang web Google Sheets, bạn sẽ muốn bắt đầu bằng cách nhấp vào biểu tượng thư mục ở phía bên phải màn hình phía trên tên tệp. Sau đó, nhấp vào "Tải lên" trong tùy chọn tab của cửa sổ bật lên. Bây giờ, bạn có thể nhấp để duyệt máy tính của mình hoặc kéo và thả tệp Excel vào cửa sổ trình duyệt để tải lên.



Sau khi tệp Excel được tải lên, Sheets sẽ tự động chuyển đổi và mở tệp đó, sẵn sàng để bạn bắt đầu chỉnh sửa, chia sẻ hoặc cộng tác. Để mở tệp Excel hoặc Sheet mà bạn muốn chỉnh sửa đã được tải lên, chỉ cần tìm tên tệp trên trang chủ Sheets và nhấp vào tệp đó.


Khi bạn hoàn tất tài liệu, bạn có thể tải xuống dưới dạng XLSX hoặc ODS, PDF, HTML, CSV hoặc TSV. Nhấp vào Tệp > Tải xuống, sau đó nhấp vào định dạng mong muốn và nó sẽ tải xuống trực tiếp đến nơi lưu tệp từ trình duyệt của bạn.


5. Làm thế nào để cộng tác trên tài liệu với người khác

Một trong những tính năng tốt nhất của Google Sheets là khả năng tạo liên kết có thể chia sẻ cho phép bất kỳ ai có liên kết đó xem, bình luận hoặc chỉnh sửa tài liệu của bạn. Thay vì gửi tệp qua lại giữa những người cộng tác, bạn có thể chỉnh sửa và đề xuất cùng một lúc, như thể tất cả mọi người đang tụ tập trên cùng một máy tính theo thời gian thực.

Từ tài liệu bạn muốn chia sẻ, hãy nhấp vào nút "Chia sẻ" ở góc trên bên phải để chọn cách thức và người bạn muốn gửi liên kết đến tệp của mình. Bạn có thể nhập địa chỉ email theo cách thủ công hoặc nhấp vào "Lấy liên kết có thể chia sẻ" ở góc trên cùng để tự mình phân phối lời mời.


Từ menu thả xuống, bạn có thể chỉnh sửa mức độ quyền hạn mà người dùng được chia sẻ có đối với tệp khi bạn chọn một trong các tùy chọn sau:

    Tắt: Chia sẻ đã bị vô hiệu hóa. Nếu trước đó bạn đã chia sẻ liên kết với người khác, liên kết đó sẽ không còn hoạt động nữa và thu hồi mọi quyền mà họ từng có.
    Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa: Cung cấp cho người dùng được chia sẻ quyền đọc/ghi đầy đủ. Tuy nhiên, họ vẫn không thể xóa nó khỏi Drive của bạn—điều này chỉ dành cho nội dung của tệp.
    Bất kỳ ai có liên kết đều có thể bình luận: Cho phép người dùng được chia sẻ để lại bình luận nếu muốn—điều này rất tuyệt vời cho các dự án nhóm.
    Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem : Người dùng được chia sẻ có thể xem tệp, nhưng không thể chỉnh sửa tệp theo bất kỳ cách nào. Đây là hành động mặc định khi bạn chia sẻ tệp và là lựa chọn tốt nhất nếu bạn đang cố gắng chia sẻ tệp để tải xuống.

Bạn có thể làm được nhiều việc hơn với những liên kết có thể chia sẻ này, chúng cũng hoạt động với các tệp Drive khác và trên thiết bị di động.

6. Bảo vệ các ô trong trang tính được chia sẻ khỏi việc chỉnh sửa

Khả năng chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu với Google Sheets là một trong những tính năng tốt nhất, không cần bàn cãi. Tuy nhiên, đôi khi bạn muốn duy trì tính toàn vẹn của một số ô nhất định và ngăn chặn bất kỳ ai cố gắng thay đổi chúng. Vì vậy, nếu bạn đã chia sẻ bảng tính với một nhóm người nhưng muốn ngăn họ chỉnh sửa các ô cụ thể trong tệp, thì bạn có thể muốn thu hồi quyền truy cập của họ vào các ô đó.

Đánh dấu tất cả các ô bạn muốn bảo vệ, sau đó nhấp vào Data > Protect Sheets and Ranges từ thanh công cụ. Ngăn Protect Sheets and Ranges xuất hiện ở bên phải. Tại đây, bạn có thể nhập mô tả ngắn gọn rồi nhấp vào "Set Permissions" để tùy chỉnh quyền bảo vệ của ô.



Theo mặc định, bất kỳ ai đã có quyền chỉnh sửa tài liệu đều được phép chỉnh sửa mọi ô trên trang. Nhấp vào menu thả xuống bên dưới "Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này" rồi nhấp vào "Tùy chỉnh" để đặt người được phép chỉnh sửa các ô đã chọn. Bạn cũng có thể sao chép quyền từ phạm vi khác nếu bạn đã thiết lập quyền ở nơi khác trong tài liệu.


Trong danh sách những người có thể chỉnh sửa, mọi người mà bạn đã chia sẻ quyền chỉnh sửa đều đã được chọn theo mặc định. Bỏ chọn bất kỳ ai mà bạn không muốn có thể chỉnh sửa các ô đã chọn rồi nhấp vào "Xong".


Bất cứ khi nào ai đó cố gắng thay đổi hoặc chỉnh sửa các ô mà bạn vừa bảo vệ, họ sẽ thấy lời nhắc thông báo cho họ biết rằng các ô/trang tính.

7. Làm thế nào để xem tất cả các thay đổi gần đây

Khi bạn chia sẻ tài liệu với người khác, thật khó để theo dõi tất cả những thay đổi nhỏ xảy ra nếu bạn không có mặt. Để làm được điều đó, có lịch sử sửa đổi. Google Trang tính theo dõi tất cả những thay đổi xảy ra trong tài liệu và nhóm chúng thành các khoảng thời gian, giúp giảm thiểu sự lộn xộn.

Bạn thậm chí có thể khôi phục tệp về bất kỳ phiên bản trước nào được liệt kê trong chế độ xem lịch sử chỉ bằng một cú nhấp chuột. Các thay đổi do mỗi thành viên trong nhóm thực hiện có màu khác nhau, giúp bạn dễ dàng theo dõi ai đã làm gì khi bạn không để ý.

Bạn có thể xem danh sách tất cả các thay đổi gần đây bằng cách nhấp vào Tệp > Lịch sử phiên bản > Xem Lịch sử phiên bản.


8. Cách sử dụng Google Trang tính ngoại tuyến

Điều gì xảy ra nếu bạn cần truy cập Google Sheets nhưng không có kết nối internet? Mặc dù Sheets là sản phẩm dựa trên web, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể sử dụng ngoại tuyến. Bạn cần tải xuống tiện ích mở rộng cho Chrome và đảm bảo rằng bạn bật tệp để sử dụng ngoại tuyến trước. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với tệp sẽ được cập nhật vào lần tiếp theo bạn kết nối internet.


Sau khi bạn tải xuống tiện ích mở rộng chính thức cho Chrome, hãy vào trang chủ Google Sheets và ở góc trên bên trái, nhấp vào menu Hamburger > Cài đặt. Khi vào đây, hãy chuyển "Ngoại tuyến" sang vị trí Bật, sau đó nhấp vào "OK".



Để tiết kiệm dung lượng lưu trữ trên máy cục bộ của bạn, Google chỉ tải xuống và làm cho các tệp được truy cập gần đây nhất có thể sử dụng ngoại tuyến. Để bật thủ công một tệp, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm, sau đó chuyển "Có thể sử dụng ngoại tuyến" thành Bật.

9. Cách tham chiếu đến các trang tính khác

Bây giờ chúng ta đã nắm được hầu hết những điều cơ bản, hãy cùng tìm hiểu thêm một số tính năng nâng cao hơn của Google Sheets. Các chức năng này tương tự như những gì bạn tìm thấy trong Excel, nhưng có thể được điều chỉnh một chút để hoạt động trong Google Sheets. Một trong những điều lớn nhất mà tôi sử dụng trong Google Sheets là tham chiếu thông tin giữa các tab trang tính.

Để tham chiếu đến các tab khác trong Google Trang tính, bạn chỉ cần nhập tên tab theo sau là dấu chấm than và số ô.

=Tab1!A3
10. Cách sử dụng biểu mẫu để thu thập phản hồi tự động

Google Sheets cũng có thể hoạt động như một hệ thống thu thập biểu mẫu trực tuyến công khai. Điều này có thể thực sự hữu ích nếu bạn đang chạy một cuộc thăm dò, yêu cầu khách hàng hoặc khách hàng điền vào biểu mẫu tiếp nhận hoặc chỉ muốn thu thập dữ liệu vì bất kỳ lý do nào khác.


Để tạo biểu mẫu, bạn sẽ bắt đầu bằng cách tạo một Google Sheet mới hoặc chọn một tài liệu hiện có. Từ đó, nhấp vào "Tools" rồi "Create a New Form". Một tab mới sẽ mở ra cho phép bạn tùy chỉnh các câu hỏi và kiểu biểu mẫu.

Tất cả dữ liệu nhập vào biểu mẫu sẽ được đưa vào một tab mới tạo trong tài liệu có tên là "Phản hồi biểu mẫu 1". Bạn có thể đổi tên tab này và tùy chỉnh khi cần, cũng như tham chiếu thông tin từ đó trong các tab khác như đã đề cập ở trên.

11. Dịch từ trực tiếp trong Google Trang tính

Bạn cần dịch các từ hoặc cụm từ từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác mà không cần rời khỏi trang? Vâng, có một công thức đặc biệt mà bạn có thể sử dụng để dịch từng từ—hoặc thậm chí là một loạt từ—trực tiếp trong các ô của Google Trang tính. Công thức trông như thế này:

=GOOGLETRANSLATE("text", "source language", "target language")
Khi bạn muốn dịch văn bản trong tài liệu của mình, bạn có thể nhập trực tiếp các từ cần dịch vào công thức hoặc nhập vào ô chứa từ/cụm từ cần dịch. Ở đây, chúng tôi tham chiếu văn bản trong ô A2, chỉ định ngôn ngữ đầu vào là tiếng Anh (en) và đầu ra là tiếng Trung (zh), sau đó nhấn Enter và xem nó thực hiện công việc của mình.


12. Tự động hóa các tác vụ tẻ nhạt bằng Macro

Google Sheets cho phép bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại với một chuỗi hướng dẫn cụ thể để tăng năng suất trong bảng tính của bạn. Khi bạn nhấp vào "Ghi", Sheets sẽ tạo một tập lệnh với tất cả mã để sao chép các bước tẻ nhạt và đơn điệu.

Khi bạn ghi macro trong Google Sheets, nó sẽ tự động tạo Apps Script với tất cả mã để sao chép các hành động của bạn cho bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo macro phức tạp mà không cần biết cách viết mã. Lần tiếp theo bạn chạy nó, Sheets sẽ thực hiện mọi thứ bạn đã làm khi ghi macro. Về cơ bản, bạn đang dạy Google Sheets cách thao tác một tài liệu theo ý thích của bạn chỉ bằng một lệnh.

Sau đây là một số ví dụ về chức năng mạnh mẽ của nó:

    Áp dụng định dạng và kiểu dáng.
    Tạo bảng tính hoàn toàn mới.
    Sử dụng bất kỳ chức năng, thanh công cụ, menu hoặc tính năng nào của Google Trang tính.

Để bắt đầu, hãy mở Google Trang tính và nhấp vào Tiện ích mở rộng > Macro > Ghi Macro.


Thao tác này sẽ mở menu ghi ở cuối cửa sổ, với hai tùy chọn để ghi lại hành động của bạn:

    Tham chiếu tuyệt đối: Macro sẽ chỉ thực hiện tác vụ trên các ô chính xác mà bạn ghi lại. Nếu bạn in nghiêng ô B1, macro sẽ chỉ in nghiêng B1 bất kể bạn nhấp vào ô nào.
    Tham chiếu tương đối: Macro sẽ thực hiện các tác vụ trên các ô đã chọn, bất kể chúng ở đâu trong trang tính. Nếu bạn in nghiêng B1 và C1, bạn có thể sử dụng lại macro đó để in nghiêng các ô D1 và E1 sau.

Chọn tham chiếu tuyệt đối hay tương đối, sau đó bạn có thể bắt đầu nhấp, định dạng và hướng dẫn Trang tính thứ tự bạn muốn các hành động này sao chép.


Bây giờ, bạn có thể bắt đầu di chuyển ô, áp dụng định dạng, tạo hàm, v.v.

Sau khi bạn đã ghi lại tất cả các hành động cho macro này, hãy nhấp vào "Lưu".


Nhập tên cho macro của bạn. Google cũng cho phép bạn tạo phím tắt cho tối đa mười macro. Nếu bạn muốn liên kết macro với phím tắt, hãy nhập số từ 0-9 vào khoảng trống được cung cấp. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào "Lưu".


Nếu bạn cần chỉnh sửa tên hoặc phím tắt của macro, bạn có thể chỉnh sửa macro bằng cách nhấp vào Tiện ích mở rộng > Macro > Quản lý macro.


Từ cửa sổ mở ra, hãy chỉnh sửa theo ý muốn, sau đó nhấp vào "Cập nhật".


Lần sau khi bạn nhấn phím tắt liên quan đến macro, nó sẽ chạy mà không cần phải mở menu macro từ thanh công cụ.

Nếu macro của bạn là tham chiếu tuyệt đối, bạn có thể chạy macro bằng cách nhấn phím tắt hoặc vào Tiện ích mở rộng > Macro > Macro của bạn rồi nhấp vào tùy chọn thích hợp.

Ngược lại, nếu macro của bạn là tham chiếu tương đối, hãy tô sáng các ô trong bảng tính mà bạn muốn chạy macro rồi nhấn phím tắt tương ứng hoặc nhấp vào phím tắt đó từ Công cụ > Macro > Macro của bạn.

13. Làm thế nào để dễ dàng loại bỏ các bản sao

Bạn cần xóa một loạt các mục trùng lặp trong bảng tính của mình? Không có vấn đề gì cả với tính năng tích hợp của Google Sheets có thể thực hiện điều đó. Với tính năng dọn dẹp dữ liệu của Google, bạn có thể dọn dẹp các mục trùng lặp hoặc khoảng trắng chỉ bằng một cú nhấp chuột. Google thậm chí còn có các đề xuất dọn dẹp ngay bây giờ, tất cả mà không cần phải viết bất kỳ tập lệnh nào.

Đánh dấu bảng/ô chứa các mục trùng lặp mà bạn muốn xóa, sau đó nhấp vào Dữ liệu > Dọn dẹp dữ liệu > Xóa mục trùng lặp. Nếu dữ liệu có hàng tiêu đề, hãy đảm bảo đánh dấu vào ô "Dữ liệu có hàng tiêu đề", sau đó nhấp vào "Xóa mục trùng lặp".


Bây giờ bạn đã học được tất cả những điều cơ bản về Google Sheets, bạn có thể trở thành người dùng thực thụ với việc bổ sung các tiện ích bổ sung. Tiện ích bổ sung rất giống với tiện ích mở rộng cho trình duyệt web, nhưng dành riêng cho Google Sheets và cho phép bạn có thêm các tính năng từ các nhà phát triển bên thứ ba. Bạn có thể cài đặt các công cụ để tìm kiếm dữ kiện và tính toán công thức tự động, phát tài liệu cho học sinh, tạo báo cáo kinh doanh và thậm chí gửi email trực tiếp từ tài liệu.