VietNetwork.Vn

Excel là một công cụ tuyệt vời để sắp xếp ngăn nắp trong cuộc sống bận rộn của bạn.

Excel thường được coi là một chương trình phức tạp dành cho các kế toán viên được đào tạo bài bản, nhưng thực tế không hẳn như vậy. Tôi sử dụng Excel hàng ngày để theo dõi ngân sách của mình, chọn điểm đến lý tưởng cho kỳ nghỉ, theo dõi số liệu thống kê thể thao của đội và theo dõi tiến trình giảm cân của tôi... và bạn cũng có thể làm như vậy!

1. Lập ngân sách

Với mức tăng chi phí sinh hoạt không ngừng ngày nay, tôi sử dụng Excel để quản lý ngân sách của mình và theo dõi số tiền thu nhập khả dụng mà tôi còn lại mỗi tháng.

Đầu tiên, tạo bảng Excel bằng cách nhập Loại, Chi tiết, Chi phí, Thanh toán và Ngày trong các ô từ A1 đến E1.

• Cột Loại là danh mục chi tiêu (hữu ích cho việc lọc sau này).
• Cột Chi tiết chứa thông tin cụ thể về chi phí.
• Cột Chi phí chứa giá cụ thể của khoản chi tiêu.
• Bây giờ hãy để trống cột Thanh toán.
• Cột Ngày nhắc nhở bạn về thời điểm thực hiện thanh toán.

Khi bạn đã nhập dữ liệu vào các cột A, B, C và E, hãy định dạng bảng và đặt tên cho bảng của bạn. Trong trường hợp của tôi, tôi gọi nó là Lập ngân sách.

Bất cứ khi nào bạn nhập ngày trong Excel, hãy đảm bảo loại dữ liệu ô được đặt thành "Ngày". Điều này có nghĩa là Excel có thể sử dụng những ngày này để giúp bạn tự động quản lý ngân sách của mình.


Bây giờ, trong ô G1, nhập Ngày hôm nay, trong ô G2, nhập Cuối tháng và trong ô G3, nhập Ngày còn lại.

Trong ô H1, nhập công thức sau để tạo ngày hôm nay:

=today()
Trong ô H2, nhập ngày cuối cùng của tháng hiện tại theo cách thủ công.

Trong ô H3, nhập công thức sau để tính số ngày còn lại trong tháng:

=SUM(H2-H1)

Bây giờ chúng ta đã sẵn sàng điền vào cột D. Trong ô D2, nhập

=IF([@Date]<$H$1,"PAID",[@Cost])
Điều này có nghĩa là nếu ngày của mục thanh toán ở hàng 2 sớm hơn ngày hôm nay (trong ô H1), chúng ta muốn Excel đánh dấu mục đó là Đã thanh toán. Nếu ngày muộn hơn ngày hôm nay, tổng chi phí của mặt hàng đó sẽ hiển thị trong ô này. Khi bạn nhấn enter sau khi nhập công thức, phần còn lại của cột sẽ tự động được điền.


Cuối cùng, bây giờ chúng ta có thể sử dụng tất cả thông tin này để tính toán ngân sách của mình.

Bên dưới bảng đã định dạng của bạn, trong cột A, hãy nhập Số dư ngân hàng, Tổng chi tiêu, Tổng số còn lại phải thanh toán, Còn lại và Ngân sách hàng ngày trên các hàng riêng biệt. Sau đó, bạn sẽ cần thêm tổng hoặc công thức vào các ô tương ứng trong cột B như sau:


Nhập số dư ngân hàng của bạn theo cách thủ công. Bạn nên cập nhật ô này mỗi lần quay lại kiểm tra ngân sách của mình.

Sau đó, trong ô bên cạnh Tổng chi tiêu, hãy nhập

=SUM(Budgeting[Cost])
Trong đó Lập ngân sách là tên mà chúng tôi đã gán cho bảng của mình và [Chi phí] là tên của cột mà chúng tôi đang tính tổng.

Bây giờ, trong ô bên cạnh Tổng số tiền còn lại để thanh toán, hãy nhập

=SUM(Budgeting[To pay])
Trong ô bên cạnh Phần còn lại, nhập

=SUM(B21-B23)
Trong đó B21 là số dư ngân hàng được thêm theo cách thủ công của bạn và B23 là ô chứa tổng số tiền còn lại phải thanh toán.

Trong ô bên cạnh Ngân sách hàng ngày, hãy nhập

=SUM(B24/H3)
Trong đó B24 là tổng số tiền còn lại và H3 là số ngày còn lại trong tháng.

Bây giờ bạn đã có một bảng tính ngân sách hàng tháng hoàn chỉnh. Chỉ cần sao chép trang tính này mỗi tháng để thiết lập ngân sách mới. Sau đó, sửa đổi chi tiết thanh toán của tháng đó, thay đổi ngày cuối cùng của tháng trong ô H2 và cập nhật số dư ngân hàng của bạn.

2. Những điểm đến nghỉ dưỡng với những tiêu chí khác nhau

Với rất nhiều tùy chọn cho các điểm đến kỳ nghỉ khác nhau, Excel có thể giúp bạn sắp xếp các lựa chọn này theo thứ tự. Có, có những trang web có thể giúp bạn với một số tiêu chí, nhưng còn những yếu tố cụ thể quan trọng với bạn thì sao, chẳng hạn như bất động sản có lò sưởi hoặc khu vực có bầu trời tối dành cho những người yêu thích ngắm sao? Bất kể bạn đang tìm kiếm gì, hãy sử dụng Excel để giảm bớt các tùy chọn của bạn mà không phải trả thêm phần trăm đó cho hoa hồng đặt phòng của bên thứ ba.

Tôi thích đi du lịch ngắn ngày vòng quanh Vương quốc Anh và bảng tính này bắt đầu bằng một vài ghi chú về một số cơ sở lưu trú khiến tôi thích thú. Nhưng khi tôi đến nhiều nơi hơn, tôi bắt đầu nhận ra yếu tố nào quan trọng nhất với mình và bảng tính của tôi nhanh chóng được mở rộng.


Dưới đây là một số công cụ tôi được hưởng lợi nhiều nhất khi sử dụng bảng tính của mình:

• Đóng băng các khung : Với bảng tính quá rộng lớn, tôi quyết định đóng băng các cột liên kết thuộc tính và tên cũng như hàng tiêu đề. Điều này có nghĩa là bất cứ khi nào tôi cuộn qua hoặc xuống, những phần đó vẫn hiển thị. Trong ví dụ trên, tôi đã chọn ô C3 và trong tab Xem trên dải băng, tôi nhấp vào "Freeze Panes" để cố định hàng 1 cũng như cột A và B.
• Bộ lọc : Toàn bộ mục đích của bảng tính này là giúp tôi chọn thuộc tính nào sẽ dựa trên các tiêu chí cụ thể. Vì vậy, tôi đã thêm bộ lọc vào bảng tính của mình. Tôi đã chọn toàn bộ hàng 1, đi tới tab Dữ liệu trên dải băng và nhấp vào nút "Bộ lọc". Bây giờ, tôi có thể sử dụng các mũi tên thả xuống của bộ lọc trong mỗi cột để tìm hiểu các tùy chọn của mình. Ví dụ: tôi có thể đặt giá từ thấp nhất đến cao nhất ở cột D, xóa tất cả các thuộc tính không cho phép nuôi chó ở cột I và lọc theo màu theo mức độ ô nhiễm ánh sáng ở cột H.
• Hàng và cột ẩn chứa công thức: Tôi đã ẩn hàng 2 trong bảng tính của mình vì tôi đã thêm chi tiết vào cột F và G mà tôi không muốn hiển thị trên trang tính của mình hoặc bị đưa vào các bộ lọc mà tôi áp dụng. Trong ô F2, tôi nhập số dặm đi được trên mỗi gallon của ô tô và trong ô G2, tôi đã chuyển đổi tổng số gallon thành lít để có thể tính ra chi phí nhiên liệu cho chuyến đi. Để ẩn một hàng hoặc cột, hãy nhấp chuột phải vào tiêu đề màu xám (chữ cái hoặc số cột) và nhấp vào "Ẩn".
• Mã màu: Là một người đam mê ngắm sao, tôi sử dụng bản đồ ô nhiễm ánh sáng để tìm hiểu xem liệu có cơ hội tốt để nhìn thấy Dải Ngân hà hay không. Sau đó, tôi sử dụng màu tô của Excel để khớp màu ô với chỉ báo ô nhiễm ánh sáng. Màu xanh lam trên bản đồ thể hiện ô nhiễm ánh sáng ít, trong khi màu vàng và cam thể hiện ô nhiễm ánh sáng nặng. Sau đó tôi có thể lọc cột H theo màu để xem thuộc tính nào có khả năng mang lại bầu trời đẹp nhất.
• Lưu ý : Chú ý điểm đánh dấu màu đỏ trên ô B14 và B17. Những điều này cho thấy tôi đã thêm ghi chú vào ô đó mà tôi không muốn thêm làm cột phụ vào bảng tính. Ví dụ: ở B14, tôi đã ghi chú rằng thời gian lưu trú tối thiểu tại khách sạn đó là năm đêm. Để thực hiện việc này, chỉ cần nhấp chuột phải vào ô có liên quan và nhấp vào "Ghi chú mới".

3. Theo dõi số liệu thống kê về đội thể thao của tôi

Đây là sổ làm việc Excel yêu thích của tôi. Giống như hầu hết các bảng tính, chúng bắt đầu rất đơn giản và tôi đã dần dần bổ sung chúng theo thời gian.

Các công cụ tốt nhất để tạo các bảng tính này là định dạng và biểu đồ có điều kiện.


Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, tôi đã sử dụng định dạng có điều kiện để tự động áp dụng màu cho các ô dựa trên giá trị của chúng (chẳng hạn như màu đỏ cho L, màu vàng cho D và màu xanh lá cây cho W). Để thực hiện việc này, tôi đã chọn toàn bộ cột D, mở "Định dạng có điều kiện" trong tab Trang chủ và nhấp vào "Quy tắc mới". Sau đó, tôi nhấp vào "Chỉ định dạng các ô chứa" và hoàn thành các chi tiết của quy tắc trong hộp thoại dễ thực hiện.


Trên trang tính này, tôi đã sử dụng quy tắc định dạng có điều kiện dựng sẵn để tạo thanh dữ liệu. Tôi đã chọn cột B, nhấp vào "Định dạng có điều kiện" trong tab Trang chủ và di chuột qua "Thanh dữ liệu". Sau đó tôi có thể chọn loại thanh dữ liệu phù hợp nhất với định dạng bảng tính của mình. Sau đó, tôi sử dụng công cụ Format Painter để áp dụng các quy tắc tương tự cho các cột khác, xen kẽ giữa màu xanh lam và xanh lục cho rõ ràng.


Sổ làm việc theo dõi đội thể thao của tôi có tổng cộng 12 tab, vì vậy tôi đã tạo một trang tổng quan tập hợp các thông tin chính ở dạng biểu đồ vào một nơi. Nhấp vào dấu "+" ở cuối sổ làm việc của bạn để thêm trang tính mới và nhấp đúp vào tab mới để đổi tên thành Bảng điều khiển. Sau đó, sử dụng nhóm Biểu đồ trong tab Chèn trên dải băng để chọn các biểu đồ khác nhau phù hợp với dữ liệu của bạn. Cuối cùng, bạn có thể định dạng nhãn dữ liệu và màu biểu đồ để làm cho chúng trông chính xác như bạn muốn, đồng thời ẩn các đường lưới để thêm nét trình bày bổ sung đó vào trang tổng quan của bạn.

4. Theo dõi cân nặng của tôi (Tôi đang ăn kiêng!)

Ai biết rằng Excel có thể là động lực giảm cân?


Bằng cách sử dụng chức năng bảng và biểu đồ đường được định dạng của Excel, tôi đã tạo một bảng tính để theo dõi cân nặng của mình và cho tôi biết tôi đang tiến gần đến mục tiêu đến mức nào:

• Bắt đầu bằng cách tạo bảng bằng cách nhập Ngày, Trọng lượng và Mục tiêu tương ứng vào các ô A1, B1 và C1. Khi bạn có hàng dữ liệu đầu tiên, hãy đánh dấu tất cả các ô trong bảng (bao gồm cả tiêu đề) và đi tới tab Trang chủ. Từ đó, trong nhóm Kiểu, nhấp vào "Định dạng dưới dạng bảng" và chọn hộp "Bảng của tôi có tiêu đề".
• Tiếp theo, bạn nên đặt tên cho bảng của mình. Bấm vào bất kỳ đâu trên bảng đã định dạng của bạn và trong tab Thiết kế Bảng, đổi tên bảng thành Trọng lượng trong trường Tên Bảng ở bên trái.
• Bây giờ, hãy nhấp lại vào bất kỳ vị trí nào trên bảng và nhấp vào tùy chọn "Biểu đồ đường" trong tab Chèn.
• Cuối cùng, nhấp đúp vào bất kỳ vị trí nào trên biểu đồ mới tạo để định dạng thiết kế của nó và sửa đổi các tùy chọn trục cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Để thêm hàng mới cho dữ liệu của ngày hôm sau, hãy nhấp chuột phải vào hàng dưới cùng của bảng, di chuột qua "Chèn" và nhấp vào "Hàng bảng bên dưới".

Khi bạn bắt đầu sử dụng Excel cho các giao dịch hàng ngày của mình, chắc chắn bạn sẽ tìm thấy nhiều công dụng hơn nữa cho chương trình động này và việc sử dụng các hàm Excel ít được biết đến này có thể giúp bạn làm cho bảng tính của mình thích ứng hơn với nhu cầu của bạn.