VietNetwork.Vn

Nếu bạn chưa bao giờ dành thời gian sử dụng Microsoft Excel, lúc đầu bạn có thể cảm thấy hơi choáng ngợp. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các tác vụ cơ bản mà bạn cần biết để sử dụng ứng dụng bảng tính phổ biến này.


Từ việc nhập dữ liệu và định dạng số cho đến thêm đường viền ô và tô bóng, biết những yếu tố cần thiết này sẽ giảm bớt căng thẳng khi học cách sử dụng Excel.

1. Nhập liệu trong Excel

Bạn có hai cách dễ dàng để nhập dữ liệu vào các ô của trang tính Excel.

Trước tiên, bạn có thể nhấp vào ô và nhập dữ liệu của mình vào đó. Thứ hai, bạn có thể nhấp vào ô và nhập dữ liệu vào Thanh công thức ở đầu trang tính.


Bạn cũng có thể sao chép dữ liệu từ một vị trí khác và dán vào trang tính của mình. Khi bạn sao chép nó, hãy chọn ô trong trang tính của bạn và dán nó bằng cách thực hiện một trong các thao tác sau:

• Sử dụng phím tắt Ctrl+V trên Windows hoặc Command+V trên máy Mac.
• Nhấp vào "Dán" trong phần Clipboard trên tab Trang chủ.
• Nhấp chuột phải vào ô và chọn "Dán" trong menu lối tắt.

Để biết thêm các cách dán như nhân các số như bạn làm, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách sử dụng Dán đặc biệt trong Excel.

2. Quản lý bảng tính

Bạn có thể thêm nhiều trang tính vào sổ làm việc Excel của mình. Điều này rất hữu ích để xử lý các dự án yêu cầu các bảng tính riêng biệt.

Để thêm một trang tính, hãy nhấp vào dấu cộng ở phía ngoài cùng bên phải của hàng tab trang tính. Thao tác này sẽ thêm một bảng tính vào bên phải của bảng tính đang hoạt động.


Ngoài ra, hãy chuyển đến tab Trang chủ, chọn hộp thả xuống Chèn trong phần Ô của dải băng và chọn "Chèn Trang tính". Thao tác này sẽ thêm một bảng tính vào bên trái của bảng tính đang hoạt động.


Khi bạn thêm một trang tính, nó có tên mặc định là Trang tính có số. Vì vậy, bạn sẽ thấy Sheet1, Sheet2, v.v. Để đổi tên một trang tính, hãy nhấp đúp vào tên hiện tại hoặc nhấp chuột phải và chọn "Đổi tên". Sau đó, nhập tên mới và nhấn Enter hoặc Return.


Để sắp xếp lại các trang tính, hãy chọn một trang tính và kéo trang tính đó sang trái hoặc phải đến vị trí bạn muốn. Rồi thả ra.


Để tô màu tab cho một trang tính, nhấp chuột phải vào tab, di chuyển đến Màu tab và chọn một màu trong menu bật ra. Đây là một cách tuyệt vời để phát hiện nhanh các trang tính nhất định hoặc mã màu chúng cho các tác vụ cụ thể.


Để xóa một trang tính, nhấp chuột phải và chọn "Xóa". Nếu trang tính chứa dữ liệu, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận rằng bạn muốn xóa trang tính và dữ liệu. Chọn "Xóa" để tiếp tục hoặc "Hủy" để giữ trang tính.


3. Thêm và xóa cột hoặc hàng

Bạn có thể phát hiện ra rằng bạn cần một cột hoặc hàng bổ sung trong tập dữ liệu của mình. Hoặc, bạn có thể quyết định xóa một cột hoặc hàng mà bạn không cần nữa.

3.1. Thêm một cột hoặc hàng

Bạn có thể chèn một cột hoặc hàng theo một vài cách khác nhau.

• Nhấp chuột phải vào một cột hoặc hàng và chọn "Chèn" từ trình đơn phím tắt. 
• Chọn một cột hoặc hàng và chuyển đến tab Trang đầu. Mở hộp thả xuống Chèn trong phần Ô và chọn "Chèn hàng trang tính" hoặc "Chèn cột trang tính".

Cả hai thao tác trên đều chèn một cột vào bên trái cột đã chọn hoặc một hàng phía trên hàng đã chọn.

3.2. Xóa một cột hoặc hàng

Để xóa một cột hoặc hàng, bạn có thể sử dụng các thao tác tương tự. Để chọn một cột, hãy nhấp vào tiêu đề cột là chữ cái ở trên cùng. Để chọn một hàng, hãy nhấp vào tiêu đề hàng là số ở bên trái.

• Nhấp chuột phải vào cột hoặc hàng và chọn "Xóa" từ trình đơn lối tắt. 
• Chọn cột hoặc hàng và chuyển đến tab Trang chủ. Mở hộp thả xuống Xóa trong phần Ô và chọn "Xóa hàng trang tính" hoặc "Xóa cột trang tính".

Để biết thêm, hãy xem hướng dẫn chèn nhiều hàng trong Excel của chúng tôi.

4. Định dạng số

Khi bạn nhập số trong Excel, bạn có thể định dạng chúng dưới dạng số thông thường, đơn vị tiền tệ, số thập phân, tỷ lệ phần trăm, ngày, giờ và phân số. 

Chọn một ô, chuyển đến tab Trang chủ và sử dụng hộp thả xuống trong phần Số của dải băng để chọn định dạng. Khi xem lại danh sách tùy chọn, bạn sẽ thấy các ví dụ về cách dữ liệu sẽ xuất hiện. 


Chọn định dạng bạn muốn và bạn sẽ thấy cập nhật dữ liệu của mình.


Bạn cũng có thể chọn kiểu cho định dạng số bạn sử dụng. Bấm vào mũi tên nhỏ ở dưới cùng bên phải của phần Số trong ruy-băng.


Khi hộp Định dạng ô xuất hiện, hãy chuyển đến tab Số và chọn một tùy chọn ở bên trái.

Ở bên phải, bạn sẽ thấy bản xem trước của định dạng với các tùy chọn bên dưới mà bạn có thể điều chỉnh. Ví dụ: bạn có thể chọn số vị trí thập phân và cách bạn muốn hiển thị số âm.


Sau khi bạn thực hiện các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào "OK" để áp dụng chúng cho giá trị.

5. Định dạng phông chữ và ô

Cùng với việc định dạng dữ liệu trong một ô, bạn có thể định dạng chính ô đó. Bạn có thể muốn sử dụng một kiểu phông chữ cụ thể, áp dụng đường viền ô hoặc thêm bóng đổ cho ô.

Chọn ô bạn muốn thay đổi và chuyển đến tab Trang chủ. Bạn sẽ thấy một số tùy chọn trong phần Phông chữ của dải băng.


Kiểu và kích thước phông chữ: Sử dụng các hộp thả xuống ở trên cùng để thay đổi kiểu hoặc kích thước phông chữ. Bạn cũng có thể sử dụng các nút ở bên phải để tăng hoặc giảm kích thước phông chữ.

Đậm, nghiêng và gạch chân: Chỉ cần chọn một trong các nút này để áp dụng chữ đậm, nghiêng hoặc gạch chân cho phông chữ trong một ô.

Đường viền: Sử dụng hộp thả xuống Đường viền để chọn kiểu và kiểu cho đường viền ô.

Màu tô và phông chữ: Chọn hộp thả xuống Màu tô để chọn màu cho ô hoặc hộp Màu phông chữ để chọn màu cho phông chữ.

6. Thực hiện tính toán nhanh

Khi bạn làm việc với các số trong trang tính của mình, việc thực hiện các phép tính là điều bình thường. Thay vì đào sâu vào việc tạo công thức trong Excel, nâng cao hơn một chút, bạn có thể nhanh chóng cộng, tính trung bình hoặc lấy số tối thiểu hoặc tối đa trong một tập dữ liệu.

Chuyển đến ô mà bạn muốn thêm phép tính. Ví dụ: chúng tôi sẽ tính tổng các ô từ B2 đến B6, vì vậy chúng tôi chọn ô B7.


Chuyển đến tab Trang chủ và chọn hộp thả xuống Tổng trong phần Chỉnh sửa của dải băng. Bạn sẽ thấy các phép tính cơ bản mà bạn có thể thực hiện. Đối với ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chọn "Sum".


Sau đó, bạn sẽ thấy Excel đánh dấu các ô mà Excel tin rằng bạn muốn tính toán. Nó cũng cho bạn thấy chức năng và công thức mà nó sẽ sử dụng. Chỉ cần nhấn Enter hoặc Return để chấp nhận đề xuất và nhận kết quả.


Ngoài ra, bạn có thể bắt đầu bằng cách chọn các ô bạn muốn tính toán. Sau đó, chọn phép tính từ hộp thả xuống Tổng. 


Bạn sẽ thấy kết quả của phép tính bên dưới các ô trong một cột hoặc ở bên phải các ô trong một hàng.


Là người mới bắt đầu sử dụng Excel, những tác vụ cơ bản này sẽ giúp bạn có một khởi đầu tuyệt vời khi sử dụng ứng dụng. Sau khi bạn thành thạo các thao tác này, hãy nhớ xem các bài viết bổ sung về Excel của chúng tôi để biết những thứ như tạo biểu đồ, sử dụng bảng và sắp xếp hoặc lọc dữ liệu.