VietNetwork.Vn

Sử dụng bản hack di động này.

• Không nhập lại dữ liệu theo cách thủ công—hãy sử dụng ứng dụng di động của Excel để quét và chỉnh sửa nhanh các bảng đã in.
• Mở menu Chèn trong ứng dụng để tìm tùy chọn Dữ liệu từ Hình ảnh.
• Đảm bảo dữ liệu in được tách thành từng ô riêng lẻ để chuyển đổi chính xác.

Bạn có bảng in hoặc tập dữ liệu cần được gõ lại và chỉnh sửa không? Đừng lãng phí thời gian sao chép thủ công vào Excel—thay vào đó, hãy sử dụng một tính năng ít được biết đến trong ứng dụng Excel dành cho thiết bị di động để thực hiện việc này chỉ trong vài phút.

Có, bạn có thể quét dữ liệu trên máy tính và chỉnh sửa dữ liệu ở đó, nhưng sử dụng điện thoại như một máy quét mini tức thì và để Excel thực hiện công việc khó khăn cho bạn chắc chắn là cách tốt nhất. Hơn nữa, các tệp PDF không phải lúc nào cũng chuyển đổi chính xác thành tài liệu Word hoặc bảng tính Excel, vì vậy, bạn sẽ phải dành nhiều thời gian hơn cho công việc của mình nếu đi theo con đường đó.

Tôi sẽ sử dụng ứng dụng Excel trên iPhone 14 để hiển thị cho bạn quy trình này nhưng bạn có thể thực hiện chính xác quy trình tương tự nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Android Excel.

1. Những điều cần lưu ý trước khi bạn bắt đầu

• Để quá trình này hoạt động, dữ liệu bạn thu thập phải được trình bày bằng các dòng ngăn cách từng ô, hàng và cột. Ví dụ: nếu bạn chuyển đổi một trang từ tiểu thuyết, tất cả dữ liệu bạn thu thập sẽ được xuất sang một ô Excel.
• Nếu dữ liệu bạn đang thu thập được viết tay thì Excel sẽ ít có khả năng xử lý và chuyển đổi dữ liệu đó thành bảng tính.
• Dữ liệu sẽ không được định dạng sau khi xuất sang bảng tính Excel của bạn. Bạn sẽ cần áp dụng mọi định dạng theo cách thủ công.
• Bảng ban đầu không nhất thiết phải được tạo trong Excel. Ví dụ: điều này cũng sẽ hoạt động nếu dữ liệu đến từ một bảng được in từ Microsoft Word.

2. Cách sao chép dữ liệu từ giấy sang Excel một cách dễ dàng

Khởi chạy ứng dụng Excel dành cho thiết bị di động và tạo một sổ làm việc trống.


Mở dải băng phía dưới (xem biểu tượng 1 trong ảnh chụp màn hình bên dưới), sau đó nhấn vào ba dấu chấm ở góc dưới bên phải (hoặc mũi tên xuống ở cùng vị trí trên thiết bị Android).


Nhấn vào menu thả xuống "Trang chủ" màu xanh lá cây và chọn "Chèn".


Nhấn vào "Dữ liệu từ hình ảnh."


Bây giờ Excel sẽ nhắc bạn chụp ảnh dữ liệu đã in bằng cách tự động mở ứng dụng máy ảnh. Căn chỉnh điện thoại của bạn với dữ liệu bạn muốn chụp (đảm bảo bạn sử dụng hướng dẫn căn chỉnh trên màn hình) và nhấn nút chụp.


Làm theo hướng dẫn ở cuối màn hình để cắt hình ảnh của bạn và nhấp vào "Xác nhận" khi bạn hài lòng.


Sau đó, Excel sẽ bắt đầu quá trình trích xuất dữ liệu của bạn vào ứng dụng và quá trình này có thể mất vài giây.


Sau đó, bạn sẽ thấy bản xem trước của dữ liệu mà nó đã trích xuất. Mọi vấn đề mà Excel gặp phải khi chuyển đổi hình ảnh thành dữ liệu sẽ được đánh dấu bằng màu đỏ. Bạn có thể xem lại vấn đề này ở bước tiếp theo sau khi nhấn vào "Chèn".


Excel sẽ cho bạn biết bạn cần xem lại bao nhiêu mục. Nếu cần xem lại nhiều mục, hãy nhấn vào "Xem lại tất cả" và giải quyết từng vấn đề theo cách thủ công. Excel thường sẽ xác định sai các vấn đề khi trên thực tế, dữ liệu đã được xuất chính xác. Trong trường hợp này, bạn có thể nhấn vào "Vẫn mở".


Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy dữ liệu trong bảng tính trống mà bạn đã tạo khi bắt đầu quá trình. Sau đó, bạn có thể định dạng lại dữ liệu theo lựa chọn của mình.


Nếu bạn đang sử dụng iPhone, một tính năng tương tự và không kém phần tiện dụng khác là công cụ Live Text, công cụ này sẽ nhận dạng các từ trong hình ảnh và chuyển chúng thành văn bản thuần túy để bạn sao chép.