VietNetwork.Vn

F4 thực sự là chìa khóa để đạt được sự hoàn hảo trong Excel.

Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Excel trên PC Windows và thích sử dụng phím tắt để cải thiện năng suất, bạn chắc chắn nên tìm hiểu nhiều cách mà phím F4 có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.


Để theo dõi khi bạn đọc bài viết này, hãy tải xuống bản sao miễn phí của sổ làm việc Excel này. Sau khi nhấp vào liên kết, bạn sẽ thấy nút tải xuống ở góc trên bên phải màn hình.

1. Chuyển đổi giữa các loại tham chiếu trong công thức

Có ba loại tham chiếu trong Excel—tham chiếu tương đối, tham chiếu tuyệt đối và tham chiếu hỗn hợp—và bạn có thể sử dụng phím F4 để chuyển đổi giữa các loại này khi tạo công thức.

Giả sử bạn đang tính giá thành của bảy sản phẩm trong cửa hàng của mình và bạn cần phải cộng thêm 20% thuế bắt buộc vào những chi phí đó.


Để thực hiện việc này, trong ô E2, bạn có thể nhập:

=SUM(D2+(D2*A2))
và nhấn Enter để thêm 20% thuế vào chi phí cơ sở.


Tuy nhiên, nếu bạn sao chép công thức này vào các ô còn lại trong cột E, khi bạn di chuyển xuống mỗi hàng, các tham chiếu trong công thức cũng sẽ di chuyển xuống một hàng—ví dụ, công thức trong ô E3 sẽ tham chiếu đến ô A3, E4 sẽ tham chiếu đến ô A4, v.v.

Nguyên nhân là do theo mặc định, các tham chiếu Excel là tương đối, nghĩa là chúng sử dụng cùng một vị trí tương đối giữa nơi bạn nhập công thức và ô mà chúng tham chiếu đến nếu bạn sao chép công thức đến một vị trí khác.

Để khắc phục điều này, bạn cần phải làm cho tham chiếu đến ô A2 trở thành tuyệt đối bằng phím F4. Nói cách khác, ngay cả khi bạn sao chép công thức Chi phí + Thuế vào các ô khác trong cột D, bạn có thể sử dụng F4 để đảm bảo tham chiếu đến ô A2 không thay đổi.

Đầu tiên, chọn ô E2 và nhấn F2 để chỉnh sửa công thức. Sau đó, sử dụng các phím Mũi tên để di chuyển con trỏ ngay trước, ở giữa hoặc ngay sau tham chiếu ô bạn muốn sửa (trong trường hợp này, đó là tham chiếu đến ô A2).


Bây giờ, nhấn F4 một lần để chuyển đổi kiểu tham chiếu sang tham chiếu tuyệt đối. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy dấu đô la ($) được đặt trước tham chiếu cột và hàng, biến "A2" thành "$A$2." Điều này có nghĩa là cả tham chiếu cột và hàng trong trường hợp này đều bị khóa, do đó khi bạn sao chép công thức sang các ô khác, tham chiếu A2 sẽ vẫn nguyên vẹn.

Tùy thuộc vào thiết lập bàn phím của bạn, bạn có thể phải nhấn phím Fn với F4 để thực hiện các hành động được nêu trong hướng dẫn này. Tuy nhiên, nếu bàn phím của bạn có phím khóa chức năng, hãy bật hoặc tắt tùy ý để bạn không phải nhấn phím Fn mỗi lần.


Sau khi nhấn Enter, bạn đã sẵn sàng sao chép công thức chứa tham chiếu tuyệt đối đến các hàng còn lại. Nhấn phím Mũi tên lên để quay lại ô E2. Sau đó, nhấn Ctrl+Shift+End để chọn ô đó và các ô còn lại, sau đó nhấn Ctrl+D để tự động điền công thức, đảm bảo rằng tham chiếu đến ô A2 sẽ không đổi.


Lần tới, thay vì nhấn F4 sau khi bạn nhập xong công thức, hãy nhấn phím này ngay khi bạn nhập tham chiếu ô trong công thức để biến nó thành tham chiếu tuyệt đối khi bạn nhập.

Sự thú vị khi sử dụng F4 để chuyển đổi giữa các tham chiếu không dừng lại ở đó. Trong ví dụ này, bạn cần tính toán xem nhân viên của mình kiếm được bao nhiêu mỗi năm bằng cách cộng lương hàng năm của họ với tiền thưởng cố định. Nói cách khác, bạn muốn cộng giá trị trong B2 với giá trị trong D2 cho số liệu năm 2023 của nhân viên A, sau đó bạn muốn cộng giá trị trong C2 với giá trị trong D2 cho số liệu năm 2024 của họ.


Để tạo phép tính này, bạn cần tham chiếu đến các giá trị trong cột D (tiền thưởng cố định) phải là tuyệt đối, trong khi tham chiếu đến các hàng (mỗi nhân viên) và cột B và C (tổng số của mỗi năm) phải là tương đối. Sự kết hợp giữa tham chiếu tuyệt đối và tương đối này được gọi là tham chiếu hỗn hợp và bạn có thể tạo kịch bản này bằng phím F4.

Để thực hiện điều này, trong ô F2 hãy nhập:

=SUM(B2+D2
Bây giờ, con trỏ vẫn nhấp nháy sau tham chiếu đến ô D2, hãy nhấn F4 ba lần để chỉ có tham chiếu cột (D) có dấu đô la được đặt trước.


Sau khi đóng dấu ngoặc đơn và nhấn Enter, quay lại ô F2 và nhấn Ctrl+C để sao chép công thức. Sau đó, nhấn Mũi tên phải để di chuyển đến ô G2 và nhấn Ctrl+V để dán công thức. Lưu ý cách tham chiếu cột lương thay đổi theo vị trí ô (B2 đã đổi thành C2), trong khi tham chiếu cột tiền thưởng cố định ($D2) vẫn giữ nguyên.


Tiếp theo, chọn ô F2 và G2 bằng phím Shift+Mũi tên, nhấn Ctrl+Shift+End để chọn các ô còn lại, sau đó nhấn Ctrl+D để sao chép công thức, đảm bảo rằng các tham chiếu hàng là tương đối vì chúng không có tiền tố là ký hiệu $.


Khi bạn chuyển đổi các loại tham chiếu bằng F4 ở bước trước, bạn sẽ thấy D$2 xuất hiện như một trong các tùy chọn. Nếu bạn sử dụng tham chiếu hỗn hợp này, tham chiếu đến hàng sẽ là tuyệt đối, trong khi tham chiếu đến cột sẽ là tương đối.

Tóm lại, khi nhập công thức, bạn có thể nhấn F4 nhiều lần để chuyển qua các tham chiếu tuyệt đối, hỗn hợp và tuyệt đối.

2. Lặp lại hành động cuối cùng

Khi bạn không nhập công thức, phím F4 có công dụng hoàn toàn khác giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Trong ví dụ này, bạn được yêu cầu chèn một cột trống giữa mỗi cột số liệu hiện có.


Bước đầu tiên để thực hiện thao tác này chỉ bằng bàn phím là di chuyển đến ô B1, nhấn phím Menu (còn gọi là phím Ứng dụng), sau đó nhấn i và Enter để mở hộp thoại Chèn.


Tiếp theo, nhấn C và Enter để chèn một cột mới vào bên trái cột B.


Bây giờ bạn đã thêm một cột trống giữa những gì trước đây là cột A và B, bạn có thể lặp lại quy trình này cho mỗi cột mới, mặc dù trình tự phím tắt khá dài dòng. Đây chính là lúc sức mạnh của F4 thực sự hữu ích.

Đầu tiên, nhấn Mũi tên phải hai lần để di chuyển từ ô B1 sang ô D1.


Sau đó, nhấn F4 để lặp lại hành động cuối cùng bạn vừa thực hiện (chèn một cột mới vào bên trái).


Sau đó, sử dụng cùng chuỗi Mũi tên phải x 2 > F4 để liên tục và nhanh chóng thêm các cột mới vào giữa mỗi cột dữ liệu hiện có trong bảng tính của bạn.


Tiếp theo, hãy tưởng tượng bạn được thông báo rằng các cột trống bạn vừa thêm cần phải rộng 1 đơn vị. Để thực hiện việc này bằng bàn phím, trước tiên, hãy sử dụng Mũi tên trái để quay lại ô B1. Sau đó, nhấn Alt > O > C > W > 1 > Enter để thay đổi độ rộng cột cho phù hợp.


Một lần nữa, chuỗi phím tắt này khó nhớ và khó thực hiện nhanh. Tuy nhiên, vì F4 cho phép bạn lặp lại hành động cuối cùng bạn đã thực hiện, chỉ cần sử dụng Mũi tên phải để đi đến cột D, nhấn F4, sau đó di chuyển đến cột F, nhấn F4, v.v. Tôi mất chưa đầy năm giây để áp dụng thay đổi chiều rộng cột này cho 14 cột trống đầu tiên mà tôi đã tạo trước đó.


Bạn có thể sử dụng F4 để lặp lại nhiều thao tác trước đó trong Excel, như thay đổi màu ô hoặc định dạng phông chữ, thêm hoặc xóa đường viền hoặc thậm chí sao chép định dạng của hình dạng hoặc thanh trong biểu đồ.

3. Thực hiện và lặp lại truy vấn tìm kiếm

Nhiều người biết rằng nhấn Ctrl+F sẽ mở tab Tìm của hộp thoại Tìm và Thay thế.


Sau đó, sau khi nhập tiêu chí tìm kiếm có liên quan vào trường Find What, bạn có thể nhấn Enter nhiều lần để tìm từng ô khớp với các tiêu chí đó.


Vấn đề với phương pháp này là nếu bạn muốn thực hiện các thay đổi thủ công cho bảng tính giữa mỗi kết quả tìm kiếm chỉ bằng bàn phím, bạn phải nhấn Esc để đóng hộp thoại Tìm và Thay thế, thực hiện các thay đổi, sau đó nhấn Ctrl+F để khởi chạy lại.

Thay vào đó, sau khi bạn đã nhập truy vấn tìm kiếm, hãy nhấn Esc để đóng hộp thoại Tìm và Thay thế, sau đó nhấn Shift+F4 để thực hiện tìm kiếm mà không cần khởi chạy lại hộp thoại Tìm và Thay thế. Mỗi lần bạn nhấn Shift+F4 sau đó, tìm kiếm sẽ tiếp tục như thể hộp thoại vẫn mở, ngay cả khi bạn thực hiện những thay đổi đáng kể đối với nội dung của bảng tính.

Điểm tuyệt vời khi sử dụng phím tắt này là Excel sẽ ghi nhớ truy vấn tìm kiếm cuối cùng cho đến khi bạn đóng sổ làm việc.

Nhấn Ctrl+Shift+F4 sau khi đóng hộp thoại Tìm và Thay thế để quay lại kết quả tìm kiếm trước đó.

4. Đóng sổ làm việc hoặc cửa sổ Excel đang hoạt động

Công dụng cuối cùng của phím F4 là đóng cửa sổ hoặc bảng tính Excel.

Khi bạn nhấn Ctrl+F4, sổ làm việc đang hoạt động sẽ đóng lại (nếu bạn đã kích hoạt tính năng Tự động lưu) hoặc khởi chạy hộp thoại Lưu dưới dạng (nếu sổ làm việc của bạn chưa được lưu).


Lưu ý rằng trong khi thao tác này đóng sổ làm việc đang hoạt động, cửa sổ Excel vẫn mở, sẵn sàng để bạn mở một trang tính mới (Ctrl+N) hoặc đã lưu (Ctrl+O). Nếu bạn muốn đóng hoàn toàn cửa sổ Excel đang hoạt động, hãy nhấn Alt+F4.

Sử dụng F4 và các phím tắt khác không phải là cách duy nhất để tiết kiệm thời gian khi làm việc trong Microsoft Excel. Ví dụ, bạn có thể cá nhân hóa Thanh công cụ Truy cập Nhanh để các tính năng được sử dụng nhiều nhất của bạn, như kiểm tra chính tả, dán đặc biệt, định dạng có điều kiện và đóng băng ngăn, có thể truy cập chỉ bằng một cú nhấp chuột.