VietNetwork.Vn

Tổ chức cuộc sống của bạn với ứng dụng thân thiện với người dùng này.

Việc có một danh sách việc cần làm được sắp xếp hợp lý sẽ giúp bạn sắp xếp công việc và cuộc sống của mình theo thứ tự và có thể giảm bớt căng thẳng khi có nhiều việc phải làm. Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng danh sách việc cần làm miễn phí, dễ sử dụng mà bạn có thể sử dụng trên nhiều thiết bị thì Microsoft To Do có thể là ứng dụng dành cho bạn.


Chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn các đặc quyền của ứng dụng Microsoft 365 To Do trong các ví dụ bên dưới nhưng bạn có thể truy cập các tính năng tương tự thông qua ứng dụng trên điện thoại, máy tính bảng hoặc phiên bản web của chương trình.

1. Việc cần làm là miễn phí đối với chủ tài khoản Microsoft

Nhiều ứng dụng danh sách việc cần làm trên thị trường tính phí đăng ký để có được những tính năng tốt nhất. Tuy nhiên, một trong những lợi ích chính của To Do là nó miễn phí và có thể không yêu cầu bạn tạo một tài khoản khác để theo dõi.

Để truy cập ứng dụng trên Windows, Mac, iOS hoặc Android, tất cả những gì bạn cần là tài khoản Microsoft. Nếu bạn có   Đăng nhập để xem liên kết,   Đăng nhập để xem liên kết,   Đăng nhập để xem liên kết,   Đăng nhập để xem liên kết hoặc một địa chỉ email khác do Microsoft quản lý thì bạn đã có tài khoản Microsoft. Nếu trường học hoặc doanh nghiệp của bạn chạy hệ thống của mình trên Microsoft, bạn có thể sử dụng địa chỉ email được cấp cho bạn khi đăng ký lần đầu. Cuối cùng, bạn cũng có thể đăng nhập bằng tài khoản Gmail.

2. Microsoft To Do dễ điều hướng

Khi tạo danh sách việc cần làm, bạn muốn nó là một quá trình nhanh chóng và dễ dàng—việc tạo danh sách không nên mất nhiều thời gian hơn là thực sự thực hiện những việc trong danh sách—và Microsoft To Do chính là điều đó, nhờ người dùng của nó- giao diện thân thiện.

Khi bạn mở ứng dụng và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình, bạn sẽ được chào đón bằng một thanh bên đơn giản ở bên trái bảng điều khiển chính.


Trên thanh bên, bạn có:

• Ngày của tôi —phần này hiển thị cho bạn các nhiệm vụ mà bạn đã đặt ra cho mình để hoàn thành hôm nay.
• Quan trọng —bạn có thể đặt một số tác vụ nhất định có mức độ ưu tiên cao hơn để xuất hiện trong danh sách này.
• Đã lên kế hoạch —bất kỳ nhiệm vụ nào có ngày đến hạn hoặc lời nhắc sẽ hiển thị trong phần này.
• Được giao cho tôi —với các công cụ cộng tác của Việc cần làm, ai đó trong tổ chức của bạn có thể ủy quyền một nhiệm vụ cho bạn.
• Email được gắn cờ —Nếu bạn gắn cờ một email trong Outlook (với điều kiện là bạn đã đăng nhập vào cùng một tài khoản), email đó sẽ hiển thị dưới dạng một tác vụ trong danh sách này.
• Nhiệm vụ —Đây là nơi nhiệm vụ của bạn sẽ được đặt nếu bạn không gán chúng vào danh sách.

Bạn cũng có thể tìm kiếm từ khóa một cách hữu ích trong hộp tìm kiếm ở đầu thanh bên.

Tùy chọn Danh sách mới sẽ cho phép bạn tạo thư mục dự án để chia nhỏ một số nhiệm vụ lớn hơn mà bạn có thể có. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào "Danh sách mới" và đổi tên danh sách của bạn bằng cách nhấp vào tiêu đề "Danh sách không có tiêu đề" xuất hiện trong bảng điều khiển chính. Danh sách này sẽ xuất hiện ở thanh bên để bạn dễ dàng truy cập.


Để thêm tác vụ vào danh sách này, hãy nhấp chuột phải vào tác vụ, di chuột qua "Di chuyển tác vụ đến" và chọn danh sách liên quan.


Bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng bên cạnh Danh sách mới để nhóm các danh sách của mình.


Khi bạn chọn một trong các tùy chọn thanh bên trên, bảng điều khiển chính bên phải sẽ hiển thị cho bạn mọi thứ trong phần đó. Ngoài ra, ở cuối phần Ngày của tôi, Quan trọng, Đã lên kế hoạch và Nhiệm vụ, bạn sẽ thấy một thanh màu trắng nơi bạn có thể nhập nhiệm vụ để thêm vào phần đó.


Khi bạn chọn một tác vụ, một thanh bên khác sẽ mở ra ở bên phải màn hình của bạn.

• Nhấp vào ngôi sao để thêm nhiệm vụ này vào thư mục Quan trọng của bạn và nó sẽ ở đó cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ hoặc xóa nó khỏi danh sách này. Những nhiệm vụ này cũng sẽ ở đầu danh sách nhiệm vụ của bạn.
• Bạn có thể thêm (và sau đó đánh dấu) các nhiệm vụ phụ vào một nhiệm vụ tổng thể bằng cách nhấp vào "Thêm bước".
• Nhấp vào "Thêm vào ngày của tôi" để nhắc nhở bản thân hoàn thành nhiệm vụ này ngay hôm nay (xem thêm về điều này bên dưới).
• Để thêm cảnh báo cho nhiệm vụ, hãy nhấp vào "Nhắc tôi".
• Chọn tùy chọn "Thêm ngày đến hạn" để đặt thời hạn cho nhiệm vụ này và điều này cũng sẽ xuất hiện trong Ngày của tôi vào ngày đến hạn hoàn thành.
• Nhấp vào "Lặp lại" để thực hiện tác vụ này theo các khoảng thời gian thích hợp.
• Bạn cũng có thể đính kèm tệp hoặc thêm ghi chú vào nhiệm vụ.

3. AI của Microsoft To Do giúp bạn tiết kiệm số lần nhấp chuột

Một trong những điều đầu tiên tôi đánh giá cao khi bắt đầu sử dụng Microsoft To Do trên Windows 11 là AI của nó thực hiện rất nhiều công việc cho bạn khi thiết lập một tác vụ. Xét cho cùng, việc thêm vào danh sách việc cần làm của bạn không phải là một nhiệm vụ! Đi tới phần Đã lên kế hoạch trong thanh bên và nhấp vào hộp "Thêm tác vụ" ở cuối cửa sổ của bạn. Ngoài việc gõ tên nhiệm vụ, hãy thêm ngày đến hạn.


Bạn sẽ thấy ngày và giờ của mình được gạch chân tự động, điều này cho bạn biết rằng AI của To Do nhận ra đây là một sự kiện đã lên lịch. Khi bạn nhấn Enter, nhiệm vụ này sẽ được thêm vào phần Nhiệm vụ đã lên kế hoạch với cảnh báo được đặt cho ngày và giờ bạn đã nêu. Nó thực sự là đơn giản. Hơn nữa, nếu bạn nhập "Hôm nay", nhiệm vụ đó cũng sẽ được thêm vào danh sách "Ngày của tôi" của bạn.

4. Quản lý ngày của bạn với Microsoft To Do

Hãy hình dung thế này: Bạn có 100 nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm tổng thể của mình và bạn đang bị choáng ngợp. Thay vào đó, bạn muốn làm cho lịch trình ngày hôm nay dễ quản lý hơn và có một danh sách trông không quá khó khăn. Tính năng My Day của Microsoft To Do thực hiện chính xác điều đó.

Ngoài việc thêm nhiệm vụ vào danh sách Ngày của tôi thông qua phương pháp chúng tôi đã thảo luận trước đây, bạn cũng có thể thêm nhiệm vụ vào phần này theo cách thủ công. Nhấp chuột phải vào nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành hôm nay và nhấp vào "Thêm vào ngày của tôi".


Vào cuối ngày, danh sách này sẽ xóa tất cả nhiệm vụ—đã hoàn thành hay chưa—để bạn có thể bắt đầu lại vào sáng hôm sau. Tuy nhiên, ngay cả khi các nhiệm vụ biến mất khỏi Ngày của tôi, chúng vẫn sẽ vẫn ở vị trí ban đầu mà bạn đặt chúng nếu chúng chưa được hoàn thành.

5. Sử dụng để làm trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn

Thật tuyệt vời khi có thể sử dụng Microsoft To Do khi đang di chuyển. Ngoài khả năng tích hợp hoàn toàn với các chương trình PC của bạn, điểm hay của Việc cần làm là bạn có thể truy cập nó một cách liền mạch trên thiết bị di động của mình, bất kể bạn đang sử dụng mạng nào.

5.1. Microsoft To Do và Microsoft Outlook

Phiên bản Outlook tháng 1 năm 2024 của Microsoft hỗ trợ tích hợp liền mạch và tiện dụng với Microsoft To Do, giúp bạn không cần phải chuyển đổi tẻ nhạt giữa hai chương trình Microsoft. Chỉ cần bấm vào biểu tượng Việc cần làm trong Outlook để khởi chạy phiên bản đơn giản hóa của danh sách hiện có của bạn và thêm nhiệm vụ.


Nếu bạn cho rằng việc này không thể dễ dàng hơn chút nào, hãy thử nhấp và kéo email từ hộp thư đến hoặc thư mục khác sang thanh bên Công việc rồi thả email đó vào danh sách của bạn. Nếu bạn thêm nó vào danh sách Việc cần làm của mình dưới dạng một nhiệm vụ, mục đó cũng sẽ chứa liên kết quay lại email gốc để truy cập khi cần.


Bạn cũng có thể gắn cờ một email trong Outlook, sau đó email này sẽ xuất hiện trong phần Email được gắn cờ của Việc cần làm, cùng với số thông báo trên biểu tượng trên thanh tác vụ của bạn. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không bỏ lỡ thông báo quan trọng đó, bất kể bạn đang sử dụng ứng dụng nào.

5.2. Microsoft To Do trên máy tính bảng và thiết bị di động

Khi bạn đã quen với ứng dụng dành cho máy tính để bàn, việc truy cập danh sách việc cần làm trên thiết bị di động của bạn cực kỳ đơn giản vì các phần tương tự như trong thanh bên của ứng dụng Windows đều có sẵn để xem và sửa đổi.

Trước tiên, hãy tải xuống ứng dụng Microsoft To Do từ cửa hàng ứng dụng của bạn, rồi đăng nhập bằng tài khoản Microsoft để đồng bộ hóa danh sách của bạn. Khi mở ứng dụng lần đầu tiên, bạn sẽ có tùy chọn cho phép thông báo. Bạn nên cho phép tùy chọn này nếu muốn được nhắc về thời hạn sắp tới và nhiệm vụ của ngày hôm nay.

6. Cộng tác với người khác trên Microsoft To Do

Danh sách việc cần làm có ích gì nếu bạn không thể giao một số nhiệm vụ của mình cho bạn bè, đồng nghiệp và thành viên gia đình? Microsoft To Do đã sắp xếp cho bạn—bạn có thể gửi bản sao danh sách qua email cho người khác hoặc chia sẻ và giao nhiệm vụ trong danh sách.

Để gửi danh sách qua email cho ai đó, nhấp chuột phải vào danh sách trong thanh bên và nhấp vào "Danh sách email". Bạn có thể làm điều này với bất kỳ mục nào trong thanh bên của bạn.


Thao tác này sẽ mở danh sách trong email Outlook, được định dạng ở dạng văn bản thuần túy để bạn sửa đổi và gửi.

Để phân công nhiệm vụ cho các cá nhân, trước tiên bạn phải mời họ vào danh sách hoặc nhóm mà bạn đã tạo. Sau khi bạn đã thêm danh sách hoặc nhóm mới như được giải thích trong phần đầu tiên ở trên, hãy nhấp chuột phải vào tên của nó trong thanh bên và nhấp vào "Chia sẻ danh sách".


Sau đó, bạn sẽ được nhắc tạo liên kết lời mời mà bạn có thể sao chép vào khay nhớ tạm hoặc gửi qua email. Sau khi người mà bạn chia sẻ danh sách hoặc nhóm của mình đã đăng nhập và truy cập vào danh sách, bạn có thể giao cho họ một nhiệm vụ trong danh sách hoặc nhóm đó.

Để thực hiện việc này, hãy chọn nhiệm vụ liên quan và nhấp vào "Giao cho".


Sau đó, bạn sẽ thấy tên của họ xuất hiện dưới dạng một tùy chọn, bạn có thể nhấp vào để đặt mục đó vào phần "Được giao cho tôi" của họ. Nhiệm vụ: ủy quyền.

Microsoft To Do chỉ là một trong nhiều danh sách việc cần làm hiện có để bạn thử. Với rất nhiều lựa chọn, hãy xem năm ứng dụng thay thế danh sách việc cần làm hàng đầu của chúng tôi.