VietNetwork.Vn

Chia sẻ tệp Excel đúng cách cũng quan trọng như tạo tệp một cách chuyên nghiệp. Đó là lý do tại sao tôi luôn xem lại định dạng tệp, sửa mọi lỗi, sao lưu và áp dụng bảo vệ bằng mật khẩu trước khi chia sẻ. Sau đây là danh sách kiểm tra mọi thứ tôi làm trước khi gửi tệp cho đồng nghiệp hoặc khách hàng.


1. Xóa dữ liệu không cần thiết để làm sạch bảng tính

Trước khi chia sẻ bảng tính Excel, một trong những việc đầu tiên tôi làm là sắp xếp lại để người nhận dễ điều hướng hơn. Tôi xóa dữ liệu không cần thiết và kiểm tra định dạng để đảm bảo tôi đã sử dụng phông chữ, kích thước và kiểu nhất quán trong toàn bộ bảng tính. Nếu sổ làm việc có nhiều trang tính, tôi đảm bảo định dạng nhất quán trong toàn bộ.

Tôi cũng kiểm tra xem tôi đã sử dụng các định dạng số, văn bản và ngày nhất quán chưa và dữ liệu có được căn chỉnh nhất quán trong các ô trên toàn bộ sổ làm việc không. Tôi xóa các cột và hàng trống, xóa mọi ghi chú và xóa các phép tính không cần thiết được sử dụng trong khi chuẩn bị trang tính. Ngoài ra, tôi xóa các mục trùng lặp và dán nhãn đúng cho các cột và hàng.

Để tránh bất ngờ, tôi mở bảng tính trên máy tính và điện thoại thông minh khác của mình để xem nó sẽ hiển thị như thế nào ở phía người nhận. Điều này giúp tôi phát hiện ra các vấn đề về định dạng trước.

2. Kiểm tra bảng tính để tìm lỗi và sự cố

Khi bảng tính Excel của tôi trông sạch hơn, tôi kiểm tra và sửa lỗi. Tôi đảm bảo các công thức được thiết lập đúng, tìm kiếm các tham chiếu ô không chính xác và sử dụng các công cụ kiểm tra lỗi tích hợp của Excel để phát hiện các vấn đề tính toán quan trọng. Tôi sử dụng công cụ theo dõi tiền lệ và công cụ phụ thuộc để tìm các liên kết không chính xác và các tham chiếu bị thiếu.

Tôi cũng xác minh rằng mọi liên kết nhúng đều trỏ đến đích mong muốn. Khi sử dụng định dạng có điều kiện, tôi đảm bảo các quy tắc hoạt động như mong đợi. Tôi sắp xếp và lọc dữ liệu để xác nhận mọi thứ đang hoạt động chính xác. Tôi không bỏ qua các bước có vẻ đơn giản, như chạy kiểm tra chính tả, để phát hiện bất kỳ lỗi chính tả nào.

Các bước này giúp tôi xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn, ngăn ngừa sự nhầm lẫn hoặc hiểu sai dữ liệu của người nhận.

3. Bảo vệ sổ làm việc của bạn bằng mật khẩu

Tôi luôn bảo vệ bảng tính Excel của mình bằng mật khẩu trước khi chia sẻ, đặc biệt là nếu nó chứa thông tin bí mật. Điều này cho phép tôi kiểm soát những người có thể truy cập và thực hiện thay đổi đối với tài liệu. Mặc dù cá nhân tôi không sử dụng các tùy chọn này, bạn có thể đặt các mật khẩu khác nhau để khóa từng trang tính, cấu trúc sổ làm việc, v.v.

Khi chia sẻ mật khẩu, tôi sử dụng một kênh khác, an toàn hơn kênh được sử dụng để gửi tệp. Tôi cũng kiểm tra lại xem bảo vệ bằng mật khẩu có hoạt động đúng không. Để bảo vệ bằng mật khẩu tệp Excel, hãy nhấp vào tab "Tệp", chọn "Thông tin", sau đó nhấp vào "Bảo vệ sổ làm việc", chọn "Mã hóa bằng mật khẩu" và đặt mật khẩu mạnh, duy nhất.


4. Thêm hướng dẫn rõ ràng cho bảng tính được chia sẻ công khai

Trước khi chia sẻ bảng tính công khai, tôi thêm hướng dẫn rõ ràng để đảm bảo người dùng ở mọi cấp độ chuyên môn đều có thể hiểu và sử dụng bảng tính. Tôi đánh dấu rõ ràng nơi người dùng cần nhập dữ liệu hoặc thực hiện tính toán, giải thích các công thức phức tạp và sử dụng bình luận, ghi chú và mã màu để làm nổi bật các đầu ra chính và các phần quan trọng.

Tôi cũng thêm địa chỉ email của mình vào tệp để bất kỳ ai gặp sự cố có thể nhanh chóng liên hệ với tôi. Ngoài ra, tôi thay đổi quyền truy cập của tệp thành Chỉ xem (sẽ nói thêm về điều này sau). Điều này ngăn người khác thực hiện thay đổi đối với tệp gốc trong khi cho phép họ xem tệp và, nếu cần, tạo bản sao của riêng họ.

5. Tạo bản sao lưu cho sổ làm việc của bạn

Tôi luôn tạo bản sao lưu bảng tính Excel của mình trước khi chia sẻ. Theo cách này, nếu ai đó vô tình thay đổi tài liệu, tôi vẫn có thể truy cập bản sao gốc, tải lên ổ đĩa và chia sẻ lại. Bản sao lưu cũng bảo vệ tôi khỏi mất dữ liệu nếu tệp gốc bị hỏng hoặc vô tình bị xóa.

Ngoài ra, khi thực hiện các thay đổi mới, tôi có thể sử dụng bản sao lưu thay vì can thiệp vào tệp gốc. Khi làm việc trong ứng dụng máy tính để bàn của Excel, tôi tạo bản sao lưu bằng cách lưu tệp ở hai vị trí. Khi sử dụng Excel trực tuyến, tôi tải xuống tệp để sao lưu hoặc tạo bản sao trực tuyến và lưu trữ trong Personal Vault của OneDrive để tăng cường bảo mật.

6. Điều chỉnh Cài đặt Chia sẻ khi Cần thiết

Trước khi chia sẻ bất kỳ tệp Excel nào, tôi luôn điều chỉnh cài đặt chia sẻ để đảm bảo rằng chỉ những người nhận dự định mới có thể truy cập tệp đó với mức quyền phù hợp. Nếu tôi muốn người khác xem tệp, tôi đặt quyền chỉ xem. Nếu tôi muốn họ có thể thực hiện thay đổi, tôi giữ tệp có thể chỉnh sửa.

Tôi cũng có thể chia sẻ tệp với những người nhận khác nhau và tùy chỉnh quyền truy cập riêng lẻ. Tôi đặt ngày hết hạn cho các tệp nhạy cảm với thời gian để tự động thu hồi quyền truy cập sau một thời gian nhất định. Tôi thông báo cho người nhận về mức quyền của họ và kiểm tra tệp để đảm bảo người dùng sẽ không bị khóa do quyền cấu hình sai.

7. Đảm bảo tệp được tối ưu hóa để in


Nếu tôi biết người nhận sẽ in tệp Excel và sử dụng dưới dạng vật lý, tôi sẽ kiểm tra xem nội dung có vừa vặn trên các trang dựa trên kích thước và hướng giấy mà họ sẽ sử dụng hay không. Tôi xem xét và điều chỉnh ngắt trang để đảm bảo dữ liệu không bị phân chia một cách khó xử giữa các trang và kiểm tra lại xem có thành phần quan trọng nào bị ẩn hoặc thiếu không.

Tôi chỉ gửi tệp sau khi xem trước tài liệu in sẽ trông như thế nào. Tôi cũng in tài liệu bất cứ khi nào có thể để đảm bảo mọi thứ hoạt động tốt.

8. Hãy xem xét định dạng và kích thước tệp

Tôi cũng lưu ý đến định dạng tệp khi chia sẻ. Nếu tôi chỉ muốn người nhận xem tệp, tôi sẽ chuyển đổi tệp thành PDF không thể chỉnh sửa để giữ nguyên hoàn toàn bản trình bày. Tôi giữ tệp ở định dạng gốc (XLSX) nếu người nhận cần tệp ở định dạng gốc. Tôi cũng hỏi xem người nhận có sử dụng phiên bản Office cũ hơn để lưu tệp ở định dạng tương thích không.

Tôi cũng đảm bảo kích thước tệp không quá lớn để gây ra sự cố khi chia sẻ qua email. Nếu tệp lớn, tôi sẽ nén và thay đổi kích thước hình ảnh hoặc đồ họa, xóa các trang tính không sử dụng hoặc lưu tệp ở định dạng nén để giảm kích thước. Nếu kích thước tệp vẫn là vấn đề, tôi sẽ tải tệp lên đám mây và chia sẻ liên kết tải xuống thay vì chia sẻ tệp.

Đây là một số thực hành mà tôi luôn tuân theo bất cứ khi nào chia sẻ tệp. Chúng giúp tôi xác định trước các vấn đề và tránh bối rối. Nó cũng giúp người nhận không phải kiểm tra qua lại để hiểu bảng tính. Điều này cũng giúp tôi tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ nhu cầu giải thích thêm.