VietNetwork.Vn

Định dạng có điều kiện làm nổi bật thông tin chính trong bảng tính để bạn có thể dễ dàng xem nhanh. Hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu này sẽ giúp bạn bắt đầu. Bảng tính thường chứa rất nhiều thông tin nhưng có thể khó thấy được điều gì quan trọng trong đó, chẳng hạn như các điểm dữ liệu và xu hướng chính. Có một số cách để làm nổi bật dữ liệu một cách trực quan trong bảng tính Excel, nhưng một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất là áp dụng định dạng có điều kiện.


1. Định dạng có điều kiện trong Excel là gì?

Định dạng có điều kiện là một tính năng được sử dụng để làm nổi bật các giá trị duy nhất, quan trọng hoặc trùng lặp hoặc để nhấn mạnh các xu hướng trong tập dữ liệu. Đúng như tên gọi, tính năng này cho phép bạn định dạng các ô và dữ liệu của chúng dựa trên các điều kiện bạn chỉ định, giúp bạn dễ dàng xem nhanh thông tin quan trọng.

Một số ví dụ phổ biến:

• Định dạng các ô đáp ứng tiêu chí cụ thể bằng màu đánh dấu và/hoặc phông chữ
• Áp dụng các màu khác nhau cho các ô khác nhau dựa trên giá trị của chúng
• Áp dụng thang màu hoặc độ dốc để thể hiện trực quan các giá trị của ô

Điều quan trọng là định dạng có điều kiện là động, vì vậy nó sẽ cập nhật khi tập dữ liệu của bạn thay đổi. Ví dụ: nếu bạn tạo quy tắc định dạng có điều kiện làm nổi bật các ô có giá trị trên 100 và một trong các ô trong tập hợp của bạn thay đổi từ 95 thành 102, ô đó sẽ được tô sáng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các cách khác nhau để áp dụng định dạng có điều kiện cho tập dữ liệu của bạn. Khi sử dụng định dạng có điều kiện, tùy chọn đầu tiên bạn có là sử dụng các điều kiện đặt trước — các tùy chọn định dạng được tích hợp trong Excel. Chúng tôi sẽ xem xét một số điều kiện đặt trước tốt nhất để định dạng và sau đó đề cập đến cách tạo quy tắc định dạng tùy chỉnh của riêng bạn.


Chúng tôi sẽ trình bày cách sử dụng Excel cho Windows trong đăng ký Microsoft 365. Nếu bạn đang sử dụng một phiên bản Excel khác, bạn có thể không có cùng giao diện và tùy chọn nhưng các tính năng sẽ hoạt động ít nhiều giống nhau.

2. Trước khi chúng ta bắt đầu: Cách xóa định dạng có điều kiện

Trong suốt câu chuyện này, chúng ta sẽ sử dụng cùng một tập dữ liệu mẫu, áp dụng một loại định dạng, sau đó xóa nó đi trước khi áp dụng loại định dạng tiếp theo. Vì vậy, trước khi bắt đầu, chúng ta sẽ xem nhanh cách xóa định dạng có điều kiện khỏi tập dữ liệu.

Chỉ cần điều hướng đến tab Trang chủ của Ribbon Excel. Bấm vào nút Định dạng có điều kiện rồi chọn Xóa quy tắc. Ở đó, bạn có thể chọn xóa định dạng có điều kiện khỏi các ô đã chọn, toàn bộ trang tính, bảng hiện tại hoặc PivotTable hiện tại.


3. Cách sử dụng quy tắc tô sáng ô

Ngoài ra, chúng ta sẽ bắt đầu với các quy tắc đánh dấu ô. Bạn có thể tìm thấy những điều này trên tab Trang chủ trong Định dạng có điều kiện > Đánh dấu quy tắc ô.


Tại đây, bạn có thể thấy nhiều tùy chọn để đánh dấu các ô dựa trên giá trị của chúng, bao gồm lớn hơn hoặc nhỏ hơn một giá trị nhất định, bằng một giá trị nhất định, giữa các giá trị nhất định, chứa văn bản nhất định, với một ngày nhất định, với các giá trị trùng lặp, v.v.

Chúng tôi sẽ sử dụng tùy chọn Greater Than làm ví dụ. Điều này sẽ làm nổi bật bất kỳ ô nào lớn hơn một số được chỉ định trong tập dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể chọn đánh dấu tất cả các ô lớn hơn số 200.

Chỉ cần chọn tập hợp ô bạn muốn định dạng, sau đó nhấp vào Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Đánh dấu quy tắc ô > Lớn hơn để mở hộp thoại sau.


Ở bên trái, hãy chọn số để lọc. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ đánh dấu bất kỳ số nào lớn hơn 200. Ở bên phải, chọn loại đánh dấu để áp dụng hoặc tạo định dạng tùy chỉnh.

Như bạn có thể thấy từ ảnh chụp màn hình bên dưới, việc định dạng được thực hiện trong thời gian thực, do đó bạn có thể thấy tác động của lựa chọn của mình trước khi thực hiện. Để hoàn tất lựa chọn của bạn, nhấp vào OK.


4. Cách sử dụng quy tắc trên/dưới

Đánh dấu các quy tắc ô rất hữu ích khi bạn nghĩ đến một giá trị cụ thể, chẳng hạn như các số lớn hơn 100, các ô chứa các từ cụ thể, v.v. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần một thước đo tương đối - ví dụ: bạn muốn biết 10% giá trị cao nhất trong một tập dữ liệu? Trong trường hợp đó, tốt nhất bạn nên sử dụng tùy chọn Quy tắc trên/dưới.

Tùy chọn này bao gồm các giá trị đặt trước cho 10 mục trên cùng hoặc dưới cùng trong tập dữ liệu, các mục trong 10% trên cùng hoặc dưới cùng, các mục trên hoặc dưới mức trung bình của tập dữ liệu, v.v. Các cài đặt trước trên/dưới có thể được điều chỉnh để hiển thị tỷ lệ phần trăm hoặc số lượng mục khác nhau.

Hãy xem các quy tắc này hoạt động như thế nào bằng cách sử dụng tùy chọn Top 10%. Sau khi bạn đã xóa các quy tắc tô sáng ô khỏi tập dữ liệu, hãy chọn các ô bạn muốn áp dụng quy tắc, đi tới Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Quy tắc trên cùng/dưới cùng và chọn 10% trên cùng.


Khi bạn chọn tùy chọn đó, bạn sẽ nhận được một hộp thoại nơi bạn có thể điều chỉnh tỷ lệ phần trăm trên cùng chính xác mà bạn muốn đánh dấu và chọn kiểu định dạng.


Khi bạn đã thực hiện các lựa chọn của mình, hãy nhấn OK để xác nhận định dạng.

Lưu ý rằng bạn có thể áp dụng nhiều bộ quy tắc định dạng có điều kiện cho một tập dữ liệu - ví dụ: bạn có thể đánh dấu 5 giá trị trên cùng bằng màu đỏ và 5 giá trị dưới cùng bằng màu vàng.


5. Cách sử dụng thanh dữ liệu

Thanh dữ liệu hiển thị hình ảnh trực quan về mối liên hệ của một điểm dữ liệu cụ thể với giá trị tối đa của tập dữ liệu. Ví dụ: nếu giá trị lớn nhất trong tập dữ liệu là 1.000 thì ô có giá trị 500 sẽ có thanh chính xác bằng 50% toàn bộ chiều rộng của ô. Điều này cho phép bạn biết nhanh giá trị lớn như thế nào so với giá trị tối đa.


Để thiết lập định dạng thanh dữ liệu, hãy chọn các ô bạn muốn áp dụng quy tắc, đi tới Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Thanh dữ liệu và chọn một trong các kiểu bên dưới Màu tô chuyển màu hoặc Màu đậm.

6. Cách sử dụng thang màu

Tùy chọn thang màu làm nổi bật các ô có sắc thái màu khác nhau tùy thuộc vào mức độ gần với giá trị tối đa hoặc tối thiểu của tập dữ liệu. Với các ô mục tiêu đã chọn, hãy chọn Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Thang màu.


Bạn có thể chọn bất kỳ thang màu cài sẵn nào được cung cấp hoặc bạn có thể chọn Thêm quy tắc để thay đổi màu hoặc thêm nhiều màu hơn để phân tích dữ liệu tùy chỉnh hơn. Ví dụ: nếu bạn chọn thang ba màu, bạn có thể chọn bất kỳ phần trăm nào bạn muốn thể hiện bằng giá trị thứ ba. Trong ví dụ hiển thị ở đây, tôi đã chọn phân vị thứ 50.


Kết quả cuối cùng được hiển thị dưới đây.


7. Cách sử dụng bộ biểu tượng

Cuối cùng, có các bộ biểu tượng cho phép bạn thêm các biểu tượng như mũi tên, hình dạng, cờ hoặc ngôi sao vào các ô đáp ứng tiêu chí được xác định trước. Bạn có thể truy cập tùy chọn này thông qua Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Bộ biểu tượng.

Chọn bất kỳ bộ biểu tượng nào được hiển thị và nó sẽ xếp hạng từng ô dựa trên mức độ gần với số tối thiểu và tối đa trong tập dữ liệu. Đối với ví dụ bên dưới, tôi chọn bộ biểu tượng ngôi sao. Giá trị trên cùng có một ngôi sao màu vàng và điểm giữa có một ngôi sao nửa vàng. Bởi vì tất cả các ô khác đều nằm ở vị trí thứ ba dưới cùng theo giá trị nên chúng có các ngôi sao màu trắng.


Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Quy tắc khác ở cuối menu bộ biểu tượng để tùy chỉnh định dạng theo ý thích của mình.


8. Cách tạo quy tắc định dạng tùy chỉnh

Nếu không có quy tắc nào trong số này phù hợp với bạn, bạn có thể muốn tạo các quy tắc tùy chỉnh hoàn toàn từ đầu. Để làm như vậy, hãy chọn các ô mục tiêu, đi tới Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới, sau đó chọn loại quy tắc thích hợp. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn từ thứ hai đến cuối cùng, Chỉ định dạng các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp, sau đó trong "Định dạng tất cả:" trong khu vực "Chỉnh sửa mô tả quy tắc", chọn trùng lặp.


Khi đã xong, hãy nhấp vào nút Định dạng. Trên khung xuất hiện, bạn có thể chọn cách bạn muốn định dạng ô, bao gồm thay đổi bố cục số, thay đổi phông chữ, thay đổi đường viền hoặc tô màu nhất định vào ô. Trong trường hợp này chúng ta sẽ chọn tab Fill và chọn màu tô màu đỏ.


Với việc lựa chọn kiểu đã thực hiện, hãy nhấp vào OK và kiểu này xuất hiện trong khu vực Xem trước của ngăn Quy tắc định dạng mới. Khi bạn nhấp vào OK hoặc nhấn Enter, các ô có giá trị trùng lặp sẽ được tô sáng.


9. Quản lý quy tắc định dạng có điều kiện của bạn

Như đã đề cập trước đó, bạn có thể áp dụng nhiều quy tắc định dạng có điều kiện cho cùng một tập hợp ô và bạn cũng có thể có các quy tắc định dạng khác nhau cho các tập hợp ô khác nhau trong cùng một trang tính. Để quản lý tất cả các quy tắc này, hãy đi tới Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Quản lý quy tắc. Bạn sẽ thấy một hộp thoại liệt kê các quy tắc của bạn.


Để xóa một quy tắc, chỉ cần chọn quy tắc đó và nhấp vào nút Xóa Quy tắc.

Bạn cũng có thể tạo quy tắc mới từ giao diện này. Nhấp vào nút Quy tắc mới và bạn sẽ được đưa đến hộp thoại Quy tắc định dạng mới tương tự được đề cập trong phần trước của câu chuyện.

Để chỉnh sửa quy tắc hiện có, hãy chọn quy tắc đó trong danh sách và nhấp vào nút Chỉnh sửa quy tắc. Bạn sẽ thấy hộp thoại Chỉnh sửa quy tắc định dạng, nơi bạn có thể chỉnh sửa các chi tiết định dạng của quy tắc hiện được chọn. Bạn cũng có thể thay đổi các ô mà quy tắc áp dụng bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên lên ở bên phải hộp "Áp dụng cho".

Trước khi chỉnh sửa một quy tắc, bạn nên tạo một bản sao của quy tắc đó. Bằng cách đó, bạn sẽ có bản sao lưu của quy tắc ban đầu mà bạn có thể quay lại nếu cần. Để tạo bản sao, chọn quy tắc và nhấp vào Quy tắc trùng lặp.

Bản sao cũng hữu ích nếu bạn muốn áp dụng quy tắc cho một tập hợp ô khác. Bạn có thể sao chép quy tắc, sau đó thay đổi lựa chọn "Áp dụng cho" cho quy tắc trùng lặp.