Cách tự động sửa chiều rộng cột để phù hợp với dữ liệu của bạn trong Excel

Tác giả Starlink, T.M.Hai 14, 2024, 03:43:53 CHIỀU

« Chủ đề trước - Chủ đề tiếp »

0 Thành viên và 1 Khách đang xem chủ đề.

Bạn không cần phải tự động điều chỉnh độ rộng cột.

Có nhiều cách để thay đổi chiều rộng cột trong Excel, nhưng bạn có biết bạn có thể buộc Excel tự động thực hiện việc này khi bạn thêm hoặc xóa dữ liệu không?


1. Các cách truyền thống để điều chỉnh độ rộng cột (thủ công)

Trong ví dụ này, chiều rộng cột mặc định của Excel không đủ rộng để hiển thị toàn bộ văn bản trong cột A.


Excel cung cấp hai cách phổ biến để điều chỉnh độ rộng cột của bạn. Đầu tiên, bạn có thể nhấp và kéo hoặc nhấp đúp vào ranh giới giữa tiêu đề của cột A và B.


Ngoài ra, bạn có thể chọn các cột bạn muốn điều chỉnh (hoặc chọn toàn bộ trang tính) và nhấp vào Định dạng > Tự động định dạng chiều rộng cột trong tab Trang chủ trên ruy-băng.


Mặc dù hữu ích trong một số trường hợp, các phương pháp truyền thống này yêu cầu các bước bổ sung có thể lãng phí thời gian quý báu khi bạn làm việc trên bảng tính.

2. Điều chỉnh độ rộng cột tự động

Thay vào đó, Excel có thể tự động hóa quy trình này để bất cứ khi nào bạn thêm hoặc xóa dữ liệu khỏi ô, cột đó sẽ tự động điều chỉnh mà không cần bạn phải thực hiện thêm bất kỳ hành động nào nữa.

Quá trình này liên quan đến việc sử dụng Visual Basic for Applications (VBA) của Excel. Mặc dù đây là ngôn ngữ lập trình, nhưng đừng nản lòng! Đây là một bước thực sự đơn giản mà ngay cả những người chưa từng xử lý mã trước đây cũng có thể triển khai trong chưa đầy một phút.

Bước 1: Mở VBA

Xác định trang tính có các cột bạn muốn tự động điều chỉnh và nhấp chuột phải vào tab trang tính ở cuối cửa sổ Excel. Sau đó, nhấp vào "Xem mã".


Bước 2: Thêm một dòng mã

Trong cửa sổ VBA, chọn "Worksheet" từ menu thả xuống đầu tiên trong hai menu.


Bây giờ, hãy nhập:

Mã nguồn [Chọn]
Cells.EntireColumn.AutoFit
trong khoảng trống giữa dòng mã đầu tiên và dòng mã cuối cùng.


Bước 3: Đóng cửa sổ VBA

Nhấp vào "X" ở góc trên bên phải của toàn bộ cửa sổ VBA để đóng nó.


Thao tác này đưa bạn trở lại bảng tính Excel và độ rộng cột sẽ tự động điều chỉnh ngay khi bạn kích hoạt lại trang tính (bằng cách chọn bất kỳ ô nào). Bạn sẽ nhận thấy rằng các cột chứa nhiều dữ liệu sẽ mở rộng, các cột có ít dữ liệu sẽ thu hẹp lại và các cột trống sẽ vẫn giữ nguyên độ rộng mặc định cho đến khi bạn điền dữ liệu mới vào.


Hơn nữa, khi bạn thêm hoặc xóa dữ liệu, các cột sẽ tự động điều chỉnh. Trong ví dụ này, tôi đã rút ngắn tên của các tác vụ và bạn có thể thấy cột A đã thu nhỏ lại để phù hợp với việc điều chỉnh dữ liệu này.


Để hoàn tác quy trình tự động hóa này, hãy mở lại cửa sổ VBA, xóa dòng mã bạn đã thêm và đóng cửa sổ VBA. Từ thời điểm này, bạn sẽ cần điều chỉnh độ rộng cột theo cách thủ công bằng một trong hai phương pháp được nêu trong phần đầu tiên ở trên.

3. Những điều cần lưu ý

Tôi luôn sử dụng kỹ thuật này để giữ cho bảng tính của mình gọn gàng và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, có một vài lưu ý cần cân nhắc:

Đầu tiên, bạn không thể hoàn tác lệnh tự động hóa được mã hóa này bằng cách nhấn Ctrl+Z. Do đó, ngay khi bạn điều chỉnh VBA, bạn không thể hoàn tác bất kỳ hành động nào để khôi phục công việc của mình về trạng thái trước khi bạn thực hiện bước này. Nói cách khác, điều chỉnh VBA sẽ chặn "ngăn xếp" hoàn tác, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn hoàn toàn hài lòng với bất kỳ thay đổi gần đây nào bạn đã thực hiện đối với nội dung bảng tính của mình trước khi bạn tiếp tục và thêm dòng mã này.

Thứ hai, nếu bạn xóa nội dung của một cột đã được điều chỉnh tự động dựa trên mã bạn nhập, nó sẽ giữ nguyên chiều rộng đó. Nó sẽ chỉ điều chỉnh lại nếu bạn thêm dữ liệu mới vào một ô trong cột đó hoặc thay đổi kích thước thủ công bằng một trong hai kỹ thuật được giải thích ở đầu hướng dẫn này.

Một cách khác để làm cho tất cả văn bản có thể đọc được trong một ô Excel là sử dụng công cụ Wrap Text của chương trình. Công cụ này duy trì chiều rộng cột hiện tại nhưng buộc văn bản phải tiếp tục trên một dòng mới trong ô. Nhược điểm của phương pháp này là bạn có thể có chiều cao hàng không nhất quán, điều này có thể khiến bảng tính của bạn trông lộn xộn và khó đọc hơn.