VietNetwork.Vn

Làm nổi bật dữ liệu quan trọng trong biểu đồ của bạn.


Nếu bạn có một biểu đồ trong Excel và muốn nhấn mạnh các giá trị cao nhất hoặc thấp nhất theo cách thay đổi theo dữ liệu của bạn thì việc thay đổi chúng sang màu khác là phương pháp hiệu quả nhất. Đây là tất cả mọi thứ bạn cần biết về cách thực hiện điều đó.

Đây là biểu đồ của chúng tôi sau khi thực hiện các bước trong bài viết này.


Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu của bạn

Bắt đầu bằng cách tạo bảng Excel của bạn. Khi thực hiện các bước, chúng ta sẽ sử dụng một bảng bán hàng đơn giản với ngày trong tuần ở cột A và tổng doanh số bán hàng ở cột B.


Tiếp theo, chọn tất cả dữ liệu và nhấp vào "Định dạng dưới dạng bảng" trong nhóm Kiểu trên tab Trang chủ. Sau đó, chọn một thiết kế phù hợp với bạn. Như bạn có thể thấy, chúng tôi đã chọn một thiết kế màu xanh lá cây đơn giản.


Định dạng bảng của bạn là một bước quan trọng vì điều đó có nghĩa là biểu đồ của bạn sẽ nhận bất kỳ dữ liệu bổ sung nào mà bạn có thể thêm vào sau này.

Bước 2: Tạo biểu đồ của bạn

Bây giờ, bạn có thể tạo biểu đồ cho bảng của mình. Chọn tất cả dữ liệu trong bảng của bạn (bao gồm hàng tiêu đề). Sau đó, trong tab Insert trên ribbon, đi tới nhóm Charts và mở bộ chọn thả xuống biểu đồ.


Đối với dữ liệu của chúng tôi, chúng tôi đã chọn biểu đồ thanh cụm 2D.


Bước 3: Thêm cột bổ sung cho thông số của bạn

Bạn có thể dừng ở đó vì bạn có một biểu đồ được trình bày đẹp mắt hiển thị dữ liệu của mình. Tuy nhiên, chúng tôi muốn biểu đồ tự động đánh dấu các giá trị nhất định, điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều dữ liệu và bạn muốn các số nhất định nổi bật.

Vì vậy, bước tiếp theo là thêm một cột bổ sung vào bảng của bạn để tạo các giá trị mà bạn muốn làm nổi bật trong biểu đồ của mình. Để thực hiện việc này, hãy di chuyển con trỏ qua tay cầm ở góc dưới bên phải của bảng (con trỏ của bạn sẽ thay đổi thành mũi tên hai chiều) rồi nhấp và kéo nó sang phải.


Bạn sẽ thấy một cột mới xuất hiện, bạn sẽ cần đặt tên theo dữ liệu bạn muốn đánh dấu trong biểu đồ của mình. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn làm nổi bật ba giá trị lớn nhất.


Bước 4: Trích xuất tham số của bạn

Bây giờ chúng ta đã sẵn sàng sử dụng một công thức để cho Excel biết dữ liệu nào chúng ta muốn trích xuất từ bảng của mình.

Trong ô đầu tiên bên dưới tiêu đề của cột mới, bạn sẽ cần sử dụng kết hợp hàm IF và hàm LARGE. Đây là cú pháp:

=IF(a>=LARGE([b],c),a,"")

• a là tham chiếu ô bạn muốn so sánh với phần còn lại của dữ liệu,
• b là cột chứa tất cả dữ liệu bạn đang so sánh (dấu ngoặc vuông cho Excel biết rằng chúng ta đang tham chiếu tên của một cột trong bảng được định dạng) và
• c là tổng số giá trị cao hoặc thấp mà bạn muốn trích xuất.

Hãy kiên nhẫn—điều này có vẻ khó hiểu, nhưng hãy chia nhỏ công thức để xem nó hoạt động như thế nào.

Trong ô C2, chúng ta bắt đầu bằng cách sử dụng hàm IF để cho Excel biết rằng chúng ta đang tìm cách so sánh giữa các giá trị trong bảng của mình.

=IF(
Trước tiên, chúng tôi muốn cho Excel biết rằng chúng tôi đang tìm cách so sánh giá trị trong ô B2 với phần còn lại của dữ liệu.

=IF(B2
Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi muốn xem liệu ô B2 có phải là giá trị lớn hơn trong chuỗi hay không, vì vậy chúng tôi thêm ký hiệu > (lớn hơn).

=IF(B2>
Bây giờ chúng ta cần cho Excel biết rằng chúng ta sẽ đánh giá xem giá trị trong ô B2 có phải là một trong những giá trị lớn nhất trong cột Doanh số hay không. Hãy cẩn thận khi nhập dấu ngoặc và nhớ nhúng tên tiêu đề của cột chứa dữ liệu của bạn vào dấu ngoặc vuông.

=IF(B2>=LARGE([Sales],
Nếu bạn muốn trích xuất các giá trị thấp nhất từ dữ liệu, hãy thay đổi ký hiệu > thành < và sử dụng NHỎ thay vì LARGE.

Bây giờ, hãy chỉ định số lượng giá trị bạn muốn trích xuất. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi muốn xem liệu B2 có phải là một trong ba giá trị lớn nhất trong dữ liệu của chúng tôi hay không.

=IF(B2>=LARGE([Sales],3),
Tiếp theo, chúng tôi muốn yêu cầu Excel trích xuất giá trị vào cột thứ ba nếu nó thực sự là một trong ba giá trị lớn nhất trong mảng.

=IF(B2>=LARGE([Sales],3),B2
Cuối cùng, nếu giá trị chúng ta đang đánh giá không phải là một trong ba giá trị cao nhất, chúng ta muốn Excel trả về một ô trống.

=IF(B2>=LARGE([Sales],3),B2,"")
Sau khi bạn gõ công thức của mình, hãy nhấn Enter. Nếu ô vẫn trống, điều đó có nghĩa là ô đó không phải là một trong ba giá trị cao nhất. Nếu thực sự đó là một trong ba giá trị cao nhất, nó sẽ nhân đôi tổng số mà bạn vừa nhập công thức của mình.

Excel sẽ cho rằng bạn muốn áp dụng điều này cho tất cả các ô trong cột này và tự động điền phần còn lại cho bạn. Nếu điều này không xảy ra, hãy chọn ô chứa công thức của bạn và sử dụng tay cầm để Tự động điền phần còn lại của cột.


Bước 5: Thêm dữ liệu này vào biểu đồ

Bây giờ bạn đã áp dụng các tham số mới cho bảng của mình, bạn đã sẵn sàng thêm tham số này vào biểu đồ của mình.

Chọn biểu đồ, mở "Thiết kế biểu đồ" trên dải băng và nhấp vào "Chọn dữ liệu".


Trong hộp thoại mở ra, hãy nhấp vào "Thêm" trong Mục nhập chú giải để thêm dữ liệu mới vào biểu đồ của bạn.


Trong cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi, bạn sẽ thấy hai trường cần hoàn thành. Đầu tiên, xóa cả hai trường của bất kỳ thông tin nào chúng chứa. Bây giờ, hãy nhấp vào hộp trường Giá trị Chuỗi trống và chọn phạm vi dữ liệu mới mà bạn đã tạo ở bước 4.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ đánh dấu các ô từ C2 đến C8. Sau đó, nhấp vào hộp trường Tên chuỗi và chọn tiêu đề bảng cho phạm vi dữ liệu mới. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô C1 (Lớn nhất 3). Việc hoàn thành hộp dưới cùng trước hộp trên cùng có vẻ lạ, nhưng điều này rất quan trọng vì Excel sẽ không cho phép bạn đặt tên cho phạm vi dữ liệu của mình cho đến khi bạn cho nó biết dữ liệu ở đâu.


Sau đó, bạn sẽ thấy kết quả trong biểu đồ của mình, với một thanh bổ sung xuất hiện bên cạnh mỗi giá trị trong số ba giá trị lớn nhất.


Bước cuối cùng là làm cho chuỗi mới chồng lên chuỗi hiện có (nghĩa là thay thế ba thanh màu xanh lớn nhất bằng ba thanh màu cam).

Bước 6: Chồng chéo chuỗi LỚN

Để thực hiện việc này, hãy bấm đúp vào bất kỳ thanh nào mới được thêm vào trên biểu đồ của bạn để mở ngăn Định dạng dữ liệu chuỗi ở bên phải cửa sổ của bạn.

Sau đó, nhấp vào mũi tên thả xuống hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới và nhấp vào tên của chuỗi bạn đã thêm—trong ví dụ của chúng tôi, đó là "Loạt phim lớn nhất 3".


Nhấp vào biểu tượng "Tùy chọn sê-ri" và thay đổi "Chồng chéo sê-ri" thành 100% bằng cách nhấp và kéo thanh trượt sang phải.


Bây giờ bạn sẽ thấy kết quả cuối cùng—biểu đồ của bạn làm nổi bật ba giá trị tối đa trong biểu đồ Excel của bạn!

Bạn có thể định dạng biểu đồ cho phù hợp với nhu cầu của mình, bao gồm đặt tiêu đề hoặc thay đổi màu sắc cho biểu đồ. Nhấp chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trên biểu đồ và chọn "Định dạng vùng biểu đồ" hoặc "Định dạng vùng biểu đồ" hoặc nhấp chuột trái vào chính cạnh của đường viền biểu đồ và nhấp vào "+".

Bước 7: Ẩn cột bảng phụ (Tùy chọn)

Bước cuối cùng này là tùy chọn, tùy thuộc vào cách bạn muốn bảng tính của mình trông như thế nào.

Nếu bạn muốn ẩn cột bổ sung trong bảng hiển thị các tham số tối thiểu hoặc tối đa mà bạn đã đặt để tạo ra một bảng gọn gàng hơn, hãy tiếp tục đọc. Tuy nhiên, nếu bạn cho rằng mình có thể thay đổi các điều kiện tối thiểu và tối đa về sau, hãy bỏ qua bước này và đi tới cuối bài viết.

Trước tiên, bạn cần đảm bảo biểu đồ của mình bao gồm dữ liệu được chứa trong các ô ẩn. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào cạnh của đường viền biểu đồ và nhấp vào "Chọn dữ liệu" trong tab "Thiết kế biểu đồ".


Sau đó, nhấp vào "Ô ẩn và ô trống" trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu và chọn hộp "Hiển thị dữ liệu trong hàng và cột ẩn".


Cuối cùng, nhấp chuột phải vào cột bạn muốn ẩn (trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ nhấp chuột phải vào tiêu đề cột C) và nhấp vào "Ẩn".


Sau đó, bạn sẽ thấy bảng của mình xuất hiện như khi bạn định dạng bảng lần đầu tiên và biểu đồ vẫn duy trì tính năng màu bổ sung mà bạn đã thêm.

Nhấp chuột phải vào cột một lần nữa và nhấp vào "Bỏ ẩn" nếu bạn muốn hiển thị lại cột bị ẩn.

Đây là thành phẩm của chúng ta!


Hơn nữa, nếu bạn thêm các hàng bổ sung vào bảng bằng cách nhấp và kéo xuống từ góc dưới bên phải, biểu đồ của bạn sẽ tự động điều chỉnh để kết hợp bất kỳ dữ liệu mới nào bạn chèn vào.

Bây giờ bạn đã thêm một tính năng năng động, ấn tượng vào biểu đồ của mình, hãy xem thêm một số cách để làm nổi bật biểu đồ của bạn.