VietNetwork.Vn

Công cụ hộp kiểm của Excel giúp bạn quản lý số liệu, theo dõi tiến độ công việc và hiển thị dữ liệu rõ ràng hơn. Một trong những viên ngọc ít được biết đến của Excel là khả năng tạo dấu thời gian khi hộp kiểm được chọn. Sau đây là cách bạn có thể thực hiện điều này.


1. Bước 1: Định dạng bảng của bạn

Trong trường hợp của tôi, tôi có một danh sách những cá nhân phải hoàn thành một nhiệm vụ và tôi sẽ sử dụng các hộp kiểm có dấu thời gian để theo dõi thời điểm họ bắt đầu nhiệm vụ, thời điểm họ hoàn thành và thời gian họ hoàn thành nhiệm vụ.


Sau khi đặt tên cho các cột của bạn ở hàng 1, giai đoạn tiếp theo là định dạng bảng của bạn sao cho dễ nhìn hơn một chút và mọi phép tính sẽ tự động sao chép. Để thực hiện việc này, hãy chọn bất kỳ ô nào chứa dữ liệu, nhấp vào "Định dạng dưới dạng bảng" trong tab Trang chủ và chọn thiết kế phù hợp với bạn.


Vì bạn đã đặt tên cho các cột của mình, hãy chọn "Bảng của tôi có tiêu đề" khi hộp thoại Tạo bảng xuất hiện và nhấp vào "OK".


Bây giờ bảng đã sẵn sàng để bạn chuyển sang bước tiếp theo.


2. Bước 2: Thiết lập Kiểu Dữ liệu Thời gian của Bạn

Trước khi thêm bất kỳ phép tính hoặc hộp kiểm nào, bạn cần cho Excel biết rằng một số cột nhất định (trong trường hợp của tôi là các cột D, F và G) sẽ xuất ra thời gian bằng cách thay đổi kiểu dữ liệu cho các ô này.

Nếu bạn chỉ có một cột yêu cầu đầu ra thời gian, chỉ cần chọn tất cả các ô dữ liệu trong cột đó trong bảng của bạn. Nếu bạn có nhiều hơn một cột sẽ hiển thị thời gian, hãy giữ phím Ctrl trong khi bạn chọn từng cột riêng lẻ.

Nếu bảng của bạn chứa hàng trăm hàng, việc chọn các ô theo cách thủ công có thể mất nhiều thời gian! Trong trường hợp này, hãy chọn ô dữ liệu đầu tiên trong một cột có liên quan và nhấn Ctrl+Shift+Down. Sau đó, giữ Ctrl và chọn ô dữ liệu đầu tiên trong cột có liên quan tiếp theo và nhấn Ctrl+Shift+Down. Lặp lại quy trình này cho đến khi tất cả các ô của cột có liên quan được chọn.


Bây giờ, trong nhóm Số ở tab Trang chủ trên ruy-băng, hãy nhấp vào menu thả xuống "Định dạng số" và chọn "Thời gian".


Theo mặc định, Excel hiển thị thời gian theo định dạng HH:MM:SS. Để thay đổi định dạng thời gian này, hãy nhấp vào menu thả xuống "Number Format" một lần nữa (với các cột liên quan vẫn được chọn), nhấp vào "More Number Formats" và chọn một định dạng thời gian khác từ các tùy chọn được hiển thị. Ngoài ra, để hiển thị thời gian và ngày cùng nhau, hãy nhấp vào "Custom" trong hộp thoại Format Cells và nhập dd/mm/yyyy hh:mm:ss vào hộp ở trên cùng.

3. Bước 3: Thêm hộp kiểm của bạn

Bây giờ là lúc thêm hộp kiểm vào các cột có liên quan. Chọn ô đầu tiên của cột hộp kiểm trong bảng của bạn và nhấp vào "Hộp kiểm" trong tab Chèn trên ruy-băng. Nếu bạn không thấy tùy chọn này, hãy nhập Hộp kiểm vào thanh tìm kiếm ở đầu cửa sổ của bạn và nhấp vào "Hộp kiểm".


Tiếp theo, chọn ô chứa hộp kiểm đầu tiên và nhấp đúp vào nút điền ở góc dưới bên phải của ô đó để điền vào các ô còn lại trong cột đó.


Nếu bạn có nhiều cột cũng yêu cầu hộp kiểm, hãy lặp lại quy trình trên hoặc sao chép và dán cột hộp kiểm mà bạn đã tạo.


4. Bước 4: Kích hoạt tính toán lặp lại

Bây giờ bạn đã sẵn sàng chuẩn bị bảng tính cho phép tính dấu thời gian mà bạn sẽ thêm vào ở bước tiếp theo.

Phép tính này sẽ là thứ được gọi là công thức lặp, nghĩa là nó tham chiếu đến chính nó trong công thức (còn được gọi là tham chiếu vòng tròn). Nếu bạn sử dụng công thức đơn giản hơn, dấu thời gian sẽ liên tục cập nhật đến thời gian hiện tại vì công thức chứa hàm biến động (NOW). Và nếu bạn không bật tính toán lặp khi sử dụng phương pháp trong hướng dẫn này, Excel sẽ trả về lỗi.

Nhấn Alt > F > T để mở hộp thoại Tùy chọn Excel và chọn "Bật tính toán lặp" trong menu Công thức.


Khi bạn nhấp vào "OK", bạn sẽ không thấy bất kỳ thay đổi nào có thể nhìn thấy được trên bảng tính của mình, nhưng thực chất, bảng tính đã sẵn sàng cho bước tiếp theo.

Mặc dù hữu ích trong trường hợp này, nhưng điều quan trọng là phải biết một số nhược điểm của phép tính lặp. Ví dụ, vì chúng tính toán lại theo vòng lặp, chúng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất chung của bảng tính. Ngoài ra, việc bật tính năng này sẽ có nghĩa là Excel không xác định bất kỳ tham chiếu vòng tròn nào được sử dụng không đúng cách, vì vậy hãy chú ý đến điều này. Cuối cùng, nếu bạn chia sẻ sổ làm việc với những người sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, dấu thời gian có thể không hoạt động theo cùng một cách như trên phiên bản của bạn.

5. Bước 5: Áp dụng công thức kỳ diệu

Bước cuối cùng là tạo công thức để tạo dấu thời gian khi hộp kiểm được chọn. Tôi sẽ bắt đầu với cột D, công thức này sẽ tạo ra dấu thời gian khi tôi chọn hộp kiểm ở cột C.


Sau đây là công thức tôi sẽ sử dụng trong ô D2:

=IF([@Started],IF([@[Start Time]]="",NOW(),[@[Start Time]]),"")

Mặc dù điều này có vẻ phức tạp, nhưng khi phân tích kỹ, nó lại hợp lý hơn.

Hàm IF đầu tiên đánh giá xem hộp kiểm tương ứng trong cột C (cột Bắt đầu) có được chọn hay không:

=IF([@Started],
Sau đó, Excel chuyển sang hàm IF thứ hai để đánh giá xem ô hiện tại (D2 trong cột Thời gian bắt đầu) có trống không:

=IF([@Started],IF([@[Start Time]]="",
Nếu để trống, bạn muốn chèn thời gian hiện tại:

=IF([@Started],IF([@[Start Time]]="",NOW(),
Nếu ô không trống, bạn muốn Excel giữ nguyên ô đó:

=IF([@Started],IF([@[Start Time]]="",NOW(),[@[Start Time]]),
Đối số cuối cùng sẽ đảm bảo rằng nếu hộp kiểm tương ứng trong cột C không được chọn, giá trị trong cột D sẽ trống:

=IF([@Started],IF([@[Start Time]]="",NOW(),[@[Start Time]]),"")
Khi bạn nhấn Enter, công thức sẽ được áp dụng cho các ô còn lại trong cột đó.


Bây giờ, hãy sao chép và dán công thức đó vào ô đầu tiên của bất kỳ cột nào khác yêu cầu dấu thời gian dựa trên hộp kiểm và điều chỉnh tham chiếu của công thức để nắm bắt đúng các cột.

Trong trường hợp của tôi, sau khi dán công thức vào ô F2, tôi đã đổi từ "Started" (tham chiếu đến cột C) thành "Completed" (tham chiếu đến cột E) và "Start Time" (tham chiếu đến cột D) thành "End Time" (tham chiếu đến cột F):

=IF([@Completed],IF([@[End Time]]="",NOW(),[@[End Time]]),"")

Khi bạn thực hiện thao tác này cho ô đầu tiên, nó sẽ tự động áp dụng cho các ô khác trong cột đó sau khi bạn nhấn Enter.


Cuối cùng, để sử dụng dữ liệu này để tính tổng thời gian hoàn thành, tôi sẽ nhúng phép tính SUM đơn giản vào phép tính IFERROR trong ô G2. Điều này có nghĩa là nếu SUM không hoạt động vì các hộp kiểm không được chọn, ô tương ứng trong cột G (Tổng giờ) sẽ vẫn trống:

=IFERROR(SUM([@[End Time]]-[@[Start Time]]),"")
Một lần nữa, khi tôi nhấn Enter, công thức sẽ được áp dụng cho tất cả các hàng trong cột đó.


6. Bước 6: Hãy thử xem!

Trước khi áp dụng các hộp kiểm và dấu thời gian vào thực tế, hãy kiểm tra một số hộp kiểm để đảm bảo mọi thứ hoạt động như mong đợi.


Thêm các quy tắc định dạng có điều kiện vào hộp kiểm của bạn có thể giúp dữ liệu của bạn dễ đọc hơn. Ví dụ, bạn có thể làm cho các ô chứa hộp kiểm chuyển sang màu xanh lá cây khi được chọn hoặc bạn có thể tiến thêm một bước nữa và định dạng toàn bộ hàng.