VietNetwork.Vn

Tránh việc tham khảo thủ công trong Excel, việc này tốn thời gian và dễ mắc lỗi.

• Sử dụng tham chiếu 3D thay vì tham chiếu thủ công để tránh các lỗi tiềm ẩn và tiết kiệm thời gian khi tham chiếu các ô trên nhiều trang tính Excel.
• Đảm bảo mỗi trang tính có cùng bố cục và thêm trang bắt đầu và kết thúc để đảm bảo tính chính xác và linh hoạt.
• Tạo công thức trong trang tính tổng bằng cách sử dụng hàm SUM và tham chiếu các ô mong muốn trên tất cả các trang tính.

Nếu bạn có dữ liệu trên nhiều trang tính Excel mà bạn muốn tập hợp lại trong một công thức, đừng lãng phí thời gian tham chiếu thủ công từng ô. Thay vào đó, hãy sử dụng hàm Excel có tên là tham chiếu 3D, giúp tăng tốc quá trình và đảm bảo bạn không vô tình loại trừ bất kỳ ô nào.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày cách sử dụng tham chiếu 3D cho hàm SUM cơ bản, mặc dù bạn cũng có thể sử dụng nhiều hàm Excel khác nhau khi tham chiếu 3D, bao gồm AVERAGE, COUNT, MAX và MIN.

1. Tại sao việc tham khảo thủ công trong Excel có thể gây ra vấn đề

Cái hay của việc sử dụng tham chiếu 3D là nó có thể giúp bạn tránh những cạm bẫy tiềm ẩn so với việc chọn thủ công từng ô trên các trang tính. Ví dụ: nếu tham chiếu theo cách thủ công, bạn có thể vô tình bỏ sót ô có liên quan trong một trong các trang tính của mình hoặc bạn có thể tham chiếu đến một ô không chính xác. Hơn nữa, nếu bạn có nhiều bảng tính, việc xử lý chúng theo cách thủ công sẽ rất cồng kềnh và tốn thời gian.

Mặc dù tham chiếu 3D không phải là hoàn hảo mà chúng ta sẽ đề cập sau, nhưng đó là một cách để giải quyết các vấn đề tiềm ẩn này và đảm bảo cả tính chính xác lẫn hiệu quả.

2. Cách sử dụng tham chiếu 3D trong Excel

Dưới đây là các bước cần làm theo để sử dụng tham chiếu 3D trong bất kỳ phiên bản Excel nào.

Bước 1: Bố trí mọi bảng tính theo cùng một cách

Để tham chiếu 3D hoạt động, bạn cần đảm bảo mỗi trang tính mà bạn đang tham chiếu được trình bày theo cùng một cách—hoặc ít nhất, ô bạn cần ghi lại trong công thức của mình là cùng một ô trong mỗi trang tính.



Như bạn có thể thấy ở đây, trên hai bảng tính "Tháng Một" và "Tháng Hai", tổng số của mỗi người nằm trong cùng một ô (của Sarah ở B2, của John ở B3, v.v.).

Bước 2: Thêm trang bắt đầu và trang kết thúc

Bước tiếp theo là thêm trang bắt đầu và trang kết thúc vào sổ làm việc của bạn. Chúng hoạt động như những điểm kết nối và chúng ta sẽ tạo ra một công thức để nắm bắt mọi thứ giữa chúng. Điều này có nghĩa là nếu bạn thêm các trang tính mới và muốn đưa chúng vào tài liệu tham khảo của mình, bạn nên đặt chúng giữa các phần kết nối này.

Đầu tiên, thêm một trang kết thúc. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tab cuối cùng trong sổ làm việc của bạn rồi chọn "+" để thêm trang tính mới. Sau đó, bạn có thể đổi tên trang tính mới thành "Kết thúc" bằng cách nhấp đúp vào tên trang tính trong tab.


Bây giờ, bạn cần thêm một trang bắt đầu vào sổ làm việc của mình. Một lần nữa, chọn "+" để thêm bảng tính mới và đổi tên bảng tính này thành "Bắt đầu". Sau đó, nhấp và kéo trang "Bắt đầu" sang bên trái của tất cả các tab hiện có.


Bước này chỉ cần thiết đối với sổ làm việc mà bạn định sửa đổi bằng các trang tính mới. Nhưng ngay cả khi bạn tin rằng mình đã hoàn thành sổ làm việc của mình, bạn vẫn nên làm điều này để chuẩn bị cho tương lai và tránh các vấn đề về sau.

Bước 3: Thêm bảng tính tổng

Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy thêm một trang tính để đặt kết quả của công thức. Một lần nữa, hãy nhấp vào "+", đổi tên trang tính mới thành "Tổng", sau đó nhấp và kéo trang tính mới này sang bên trái của tất cả các tab hiện có để đặt nó vào đầu sổ làm việc của bạn.


Bước 4: Tạo công thức trong bảng tính tổng

Bây giờ chúng ta đã sẵn sàng để bắt đầu tham chiếu 3D. Sử dụng ví dụ trên, giả sử chúng tôi muốn tìm hiểu tổng thu nhập của Sarah trong tháng 1 và tháng 2 cộng lại. Tổng số hàng tháng của Sarah nằm trong ô B2, vì vậy chúng tôi muốn cộng giá trị trong ô B2 từ mỗi trang tính lại với nhau.

Trong bảng tính "Tổng cộng", hãy nhấp vào ô nơi bạn muốn tính tổng hàng năm của Sarah. Trong ô đó, gõ như sau:

=SUM(
Tiếp theo, nhấp vào bảng tính "Bắt đầu", giữ phím Shift trên bàn phím và nhấp vào bảng tính "Kết thúc". Sau đó bấm vào ô bạn muốn tham chiếu (trong ví dụ trên, đó là ô B2). Cuối cùng, gõ dấu ngoặc đóng và nhấn Enter. Bạn sẽ thấy công thức sau xuất hiện trên thanh công thức ở trên cùng:

=SUM(Start:End!B2)
Bây giờ, thao tác này sẽ chọn ô B2 cho "Tháng 1", "Tháng 2" và bất kỳ trang tính nào khác mà bạn thêm vào giữa trang tính "Bắt đầu" và "Kết thúc".

Hãy nhớ rằng, nếu bạn thêm một trang tính mới, hãy đảm bảo bạn đặt nó ở đâu đó giữa trang tính "Bắt đầu" và "Kết thúc" và sử dụng cùng một bố cục.

Để đảm bảo bạn sử dụng cùng một bố cục trong mỗi trang tính, thật dễ dàng để sao chép một trang tính Excel. Nhấp chuột phải vào tab của bố cục bảng tính bạn muốn sao chép và chọn "Di chuyển hoặc Sao chép". Chọn hộp kiểm "Tạo bản sao" và sử dụng tùy chọn "Trước trang tính" để chọn vị trí đặt trang tính mới—đảm bảo vị trí này nằm giữa trang tính "Bắt đầu" và "Kết thúc".

Nếu trang tính "Tổng cộng" của bạn có bố cục giống như trang tính dữ liệu riêng lẻ, bạn có thể sử dụng chức năng Tự động điền của Excel để tránh phải nhập lại công thức cho mỗi phép tính. Ngoài ra, bạn có thể nhấn Ctrl+C trên ô có công thức, sau đó nhấn Ctrl+V trên các ô khác nơi bạn muốn thực hiện chức năng tương tự.

3. Sử dụng tham chiếu 3D trên một phạm vi ô


Để sử dụng tham chiếu 3D trên một phạm vi ô, hãy làm theo các bước tương tự như trên. Tuy nhiên, thay vì nhấp vào một ô khi tạo công thức (trong ví dụ trước, đây là ô B2), hãy đánh dấu tất cả các ô bạn muốn đưa vào phép tính.

Trong ví dụ này, nó sẽ là B2, C2, D2 và E2. Điều này sẽ nhận tổng cộng cho tất cả bốn giá trị trên mỗi bảng tính:

=SUM(Start:End!B2:E2)
Nếu các ô bạn muốn tham chiếu không liền kề nhau, hãy giữ Ctrl trên bàn phím rồi nhấp vào tất cả các ô bạn muốn chụp trong công thức. Trong ví dụ này, nó sẽ chọn các ô E7, R16 và M24 trên mỗi trang tính:

=SUM(Start:End!E7,Start:End!R16,Start:End!M24)
4. Các vấn đề tiềm ẩn với tham chiếu 3D

Giống như tất cả các hàm Excel, có một số cạm bẫy tiềm ẩn mà bạn cần lưu ý khi sử dụng tham chiếu 3D:

• Nếu bạn thêm một trang tính mới sau trang tính "Kết thúc" hoặc trước trang tính "Bắt đầu", công thức của bạn sẽ không ghi lại các trang tính mới này. Đảm bảo rằng bạn luôn đặt các bảng tính mới giữa các giá sách của mình.
• Nếu bạn điều chỉnh bố cục của sổ làm việc (như thêm hàng hoặc cột mới), sự không nhất quán về bố cục giữa các trang tính của bạn sẽ gây ra các phép tính sai công thức vì các ô sai sẽ được tham chiếu. Đảm bảo bạn luôn duy trì cùng một bố cục trên tất cả các trang tính được tham chiếu.
• Nếu bạn ẩn một trang tính, ngay cả khi bạn không thể nhìn thấy dữ liệu trong đó, công thức vẫn sẽ lấy dữ liệu. Hãy chắc chắn rằng bạn biết điều này khi nhìn vào tổng số của bạn.
• Nếu bạn xóa một trang tính được tham chiếu trong công thức của mình, dữ liệu từ trang tính này sẽ tự động bị loại khỏi các phép tính của bạn.

Đó là nó! Bây giờ bạn đã biết cách tiết kiệm thời gian thông qua tham chiếu 3D và tự tin rằng việc tham chiếu trên nhiều trang tính của bạn là chính xác và linh hoạt.