VietNetwork.Vn

Sử dụng mục lục trong tài liệu giúp người đọc dễ dàng điều hướng hơn. Bạn có thể chèn mục lục trong Word từ các tiêu đề được sử dụng trong tài liệu và bạn có thể buộc mục lục cập nhật sau khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Sau đây là cách thực hiện.


1. Cách Thêm Mục Lục

Bất kể kích thước tài liệu của bạn là bao nhiêu, sử dụng mục lục có thể hướng dẫn người đọc đến đúng nơi họ cần. Ngoài việc làm cho tài liệu thân thiện với người đọc hơn, mục lục còn giúp tác giả dễ dàng quay lại và thêm hoặc xóa nội dung nếu cần.

Theo mặc định, Word tạo mục lục bằng ba kiểu Heading tích hợp đầu tiên (Heading 1, Heading 2 và Heading 3). Để áp dụng các kiểu Heading, hãy chọn kiểu cụ thể từ Style Gallery trong tab Home trên ribbon. Nếu bạn không hài lòng với các kiểu Heading có sẵn, bạn có thể thay đổi kiểu Heading mặc định bằng cách nhấp chuột phải vào kiểu có liên quan trong Style Gallery (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+Shift+S của Microsoft Word để khởi chạy hộp thoại Apply Styles) và nhấp vào "Modify".


Trong ví dụ này, tôi sử dụng Tiêu đề 1 đến 3 trong luận văn.


Bước cuối cùng cần hoàn thành trước khi tạo mục lục là thêm số trang, để bất kỳ ai đọc tài liệu của bạn có thể sử dụng mục lục để nhanh chóng chuyển đến trang có liên quan. Để thực hiện việc này, hãy nhấp đúp vào chân trang của trang đầu tiên và nhấp vào "Số trang" trong tab Đầu trang và chân trang trên ruy-băng. Từ đó, di chuột qua "Cuối trang" và chọn kiểu số trang bạn muốn sử dụng.


Sau khi bạn hoàn tất việc tạo tài liệu (hoặc các trình giữ chỗ cho từng phần trong tài liệu), áp dụng các kiểu Tiêu đề và thêm số trang, đã đến lúc chèn mục lục. Điều đầu tiên bạn cần làm là đặt con trỏ vào nơi bạn muốn mục lục xuất hiện. Sau đó, nhấp vào "Mục lục" trong tab Tham chiếu trên ruy-băng.


Tiếp theo, bạn có thể chọn giữa ba mục lục tích hợp khác nhau từ menu thả xuống. Điểm khác biệt duy nhất giữa Automatic Table 1 và Automatic Table 2 là tiêu đề của chúng, tương ứng là "Contents" và "Table Of Contents".

Trong ví dụ này, tôi đã chọn Automatic Table 1. Tự động bao gồm các tiêu đề trong ba kiểu Heading mà tôi đã chọn trước đó, với mỗi cấp được thụt lề để hiển thị thứ bậc của nó. Ngoài ra, hãy lưu ý cách định dạng từ Heading styles không được sao chép trong mục lục—thay vào đó, bảng có kiểu định dạng riêng để đảm bảo được trình bày chuyên nghiệp và gọn gàng.


Nếu bạn chọn tùy chọn "Manual Table" từ menu thả xuống, Word sẽ chèn một mẫu mà bạn sẽ cần tự chỉnh sửa bằng cách nhấp vào từng dòng và thêm các chi tiết có liên quan. Đây là tùy chọn tốt nhất nếu bạn muốn mục lục chứa các chi tiết khác với tiêu đề trong toàn bộ tài liệu của mình. Ví dụ, nếu bạn có các tiêu đề chương dài và bạn muốn các biểu diễn ngắn hơn của các tiêu đề này trong mục lục của mình, sử dụng bảng thủ công có nghĩa là bạn có thể nhập các phiên bản rút gọn trực tiếp vào mục lục. Tuy nhiên, nói chung, tôi không khuyên bạn nên sử dụng mục lục thủ công vì nó không tự động thay đổi nếu bạn thêm nhiều phần hoặc tiểu mục vào tài liệu của mình sau này.


Tùy chọn thứ ba trong menu thả xuống Mục lục là nhấp vào "Mục lục tùy chỉnh". Tùy chọn này lý tưởng nếu bạn muốn mục lục của mình đi sâu hơn ba kiểu Tiêu đề đầu tiên hoặc nếu bạn muốn tùy chỉnh cách mục lục hiển thị trên trang.


Sau đó, bạn có một số tùy chọn trong hộp thoại Mục lục mở ra:

• Tùy chọn đánh số trang: Bạn có thể chọn hiển thị hoặc ẩn số trang và căn phải hay không. Tôi khuyên bạn nên chọn cả hai ô này—không có mục lục nào có ý nghĩa nếu không có số trang và căn phải là cách trình bày bảng gọn gàng nhất.
• Tab Leader: Bạn có thể chọn những gì nằm giữa tiêu đề chương và số trang trong mục lục của mình, có thể là dấu chấm, dấu gạch ngang, đường liền hoặc khoảng trống. Tôi khuyên bạn không nên chọn khoảng trống vì điều này có thể khiến mục lục khó đọc hơn. Sử dụng dấu chấm làm tab leader giúp tài liệu trông chuyên nghiệp nhất.
• Định dạng: Nếu bạn muốn có mục lục trông lạ mắt hơn, danh sách thả xuống Định dạng sẽ cung cấp nhiều kiểu khác nhau để bạn lựa chọn.
• Hiển thị Cấp độ: Tùy chọn này cho phép bạn cho Word biết bạn muốn đưa bao nhiêu cấp độ vào mục lục. Ví dụ, bạn có thể có ba kiểu Tiêu đề, nhưng bạn chỉ muốn đưa hai kiểu vào mục lục.
• Tùy chọn: Nút Tùy chọn cho phép bạn kiểm soát tốt hơn các kiểu và cấp Tiêu đề mà bạn muốn đưa vào bảng.
• Sửa đổi: Nút Sửa đổi là nơi bạn có thể thay đổi kiểu chữ và kích thước phông chữ cho từng cấp trong mục lục.
• Siêu liên kết: Chọn "Sử dụng siêu liên kết..." nếu bạn định lưu và gửi tài liệu dưới dạng PDF—điều này sẽ cho phép mọi người chuyển thẳng đến một phần trong tài liệu bằng cách nhấp vào tiêu đề.

Khi bạn đã hài lòng với lựa chọn của mình, hãy nhấp vào "OK" để xem mục lục đã được thêm vào tài liệu của bạn.

Thêm ngắt trang hoặc ngắt phần sau mục lục để tách mục lục khỏi phần còn lại của tài liệu.

2. Cách cập nhật mục lục

Nếu bạn cần thêm hoặc xóa một phần trong tài liệu của mình hoặc nếu số trang của bạn thay đổi khi bạn thêm nội dung, bạn có thể dễ dàng cập nhật mục lục để phản ánh những khác biệt đó. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên mục lục của bạn và nhấp vào "Cập nhật trường".


Tùy thuộc vào những thay đổi bạn đã thực hiện đối với tài liệu, bạn có thể có tùy chọn cập nhật toàn bộ mục lục hoặc chỉ số trang. Nếu đúng như vậy, hãy chọn tùy chọn phù hợp nhất với bản cập nhật bạn muốn thực hiện và nhấp vào "OK".

Sau đó, mục lục của bạn sẽ được cập nhật tương ứng.

3. Cách xóa mục lục

Xóa mục lục cũng đơn giản như vậy. Chỉ cần đặt con trỏ ở bất kỳ đâu trong mục lục, nhấp vào "Mục lục" trong tab Đánh giá trên ruy-băng và nhấp vào "Xóa mục lục".


Mục lục sẽ được xóa khỏi tài liệu của bạn.

Ngoài việc sử dụng các kiểu Tiêu đề của Word, hãy đảm bảo bạn sử dụng các kiểu để phần còn lại của tài liệu được trình bày tốt và nhất quán.