VietNetwork.Vn

Nó giúp tạo ấn tượng đúng đắn ngay từ đầu.

Tiêu đề thư (Letterhead) là tập hợp các văn bản, hình ảnh và màu sắc ở đầu thư, chứa nhiều thông tin chi tiết về bạn với tư cách là người gửi. Trong Microsoft Word, bạn có thể tạo tiêu đề thư bằng cách sử dụng mẫu hoặc bắt đầu từ đầu và—quan trọng nhất—lưu thiết kế đã hoàn thiện của bạn để sử dụng nhiều lần.


Bất cứ khi nào bạn làm việc trên một Tài liệu Word, bạn có thể bật Hiển thị/Ẩn bằng cách nhấp vào "¶" trên tab Trang chủ để xem rõ hơn cách trình bày của tài liệu.

1. Tại sao giấy tiêu đề lại có lợi?

Tiêu đề thư không chỉ là những thiết kế cầu kỳ ở đầu một tờ giấy. Trên thực tế, chúng có nhiều lợi ích. Mặc dù chủ yếu được sử dụng trong các thư từ liên quan đến công việc, bất kỳ ai cũng có thể thêm tiêu đề thư vào thư gửi đi của mình. Ví dụ, tôi sử dụng tiêu đề thư được thiết kế sẵn trên các lá thư xin việc của mình. Đây là lý do tại sao:

• Tiêu đề thư tạo ấn tượng ban đầu tốt: Giống như người phỏng vấn đưa ra phán đoán trong tích tắc khi ứng viên mới bước vào phòng, người mở thư sẽ nhận thấy ngay bố cục của thư, vì vậy, thêm một tiêu đề thư đẹp mắt sẽ giúp bạn có khởi đầu tốt, bất kể lý do viết thư của bạn là gì.
• Chúng thiết lập và thể hiện bản sắc: Điều này đúng cho dù chúng ta đang nói về bản sắc thương hiệu hay bản sắc cá nhân. Giấy tiêu đề có thể chứa tên, chức vụ, trình độ và thậm chí là ảnh của bạn, nghĩa là người nhận đã biết bạn là ai trước khi họ bắt đầu đọc thư của bạn.
• Thư có tiêu đề trông đáng tin cậy hơn: Giấy tiêu đề trông chuyên nghiệp hơn, đáng tin cậy hơn và có thẩm quyền hơn so với một tài liệu trắng trơn.
• Giấy tiêu đề quảng bá thương hiệu: Trong bối cảnh doanh nghiệp, giấy tiêu đề có logo, phông chữ và phối màu của công ty sẽ nhấn mạnh vào thương hiệu.
• Chúng giúp bức thư của bạn dễ nhận biết hơn: Bức thư có tiêu đề của bạn sẽ nổi bật giữa đám đông khi ai đó lật qua một chồng thư lớn.

2. Cách sử dụng mẫu Word để tạo tiêu đề thư

Word có nhiều mẫu bạn có thể chọn để tạo tiêu đề thư và tốt nhất là bắt đầu bằng một tài liệu Word mới. Mặc dù bạn có thể áp dụng mẫu cho tài liệu hiện có thông qua Tệp > Tùy chọn > Tiện ích bổ sung > Mẫu, nhưng cách này có xu hướng không hoạt động chính xác như bạn mong đợi.

Sau khi mở Word, hãy nhấp vào "Mới" rồi nhập letter hoặc letterhead vào hộp tìm kiếm.


Nhấp một lần vào một trong các kết quả sẽ hiển thị phiên bản phóng to (và sau đó bạn có thể nhấp vào "Tạo" nếu hài lòng), trong khi nhấp đúp sẽ tải xuống và tạo mẫu ngay lập tức cho bạn.


Sau đó, mẫu sẽ được tải và bạn có thể điều chỉnh khi cần thiết.

2.1. Lợi ích của việc sử dụng mẫu giấy tiêu đề

• Vì chúng đã có sẵn và bạn chỉ cần thêm một vài nét cá nhân hóa nên các mẫu tiêu đề thư của Word thực sự giúp tiết kiệm thời gian.
• Hầu hết các mẫu tiêu đề thư trong Word đều được thiết kế đẹp mắt và trông rất đẹp.
• Có nhiều mẫu khác nhau, từ mẫu chuyên nghiệp đến mẫu thông thường.

2.2. Nhược điểm của việc sử dụng mẫu giấy tiêu đề

• Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm một mẫu hoàn toàn phù hợp với lý tưởng của mình, có lẽ bạn sẽ mất nhiều thời gian để sửa đổi nó như khi tạo một mẫu mới.
• Các mẫu thư của Word sử dụng hộp văn bản, chỗ giữ chỗ, hình dạng, bảng, nhiều kiểu chữ và nhiều cỡ chữ khác nhau và không phải lúc nào cũng dễ xáo trộn và định dạng lại.
• Hầu hết các mẫu của Word đều bao gồm các thành phần khác, chẳng hạn như thiết kế chân trang, biểu ngữ màu trên mỗi trang và các hình dạng có vẻ ngẫu nhiên ở những vị trí ngẫu nhiên, vì vậy, bạn nên lưu ý những điều này nếu chỉ muốn thêm tiêu đề thư.
• Mặc dù khả năng này là rất nhỏ, nhưng người đọc thư của bạn vẫn có thể nhận ra thiết kế của bạn là mẫu Word, điều này có thể làm giảm uy tín của bạn ngay lập tức.

3. Cách tạo tiêu đề thư từ đầu

Tiêu đề thư sẽ nằm ở phần đầu trang đầu tiên, vì vậy trước khi bắt đầu thiết kế nội dung, hãy đảm bảo trang của bạn được thiết lập chính xác.

Đầu tiên, nhấp đúp vào bất kỳ đâu trong phần tiêu đề ở đầu trang 1 và chọn "Different First Page" trong tab Header And Footer trên ribbon. Điều này sẽ đảm bảo tiêu đề thư của bạn chỉ nằm trên trang đầu tiên.


Tiếp theo, bạn cần điều chỉnh lề để có thể sử dụng toàn bộ chiều rộng của trang. Với tiêu đề vẫn được kích hoạt, hãy kéo các tab ngang trên thước kẻ sang hai bên của trang và di chuyển ranh giới trên lên trên. Nếu bạn không nhìn thấy thước kẻ, hãy kiểm tra "Thước kẻ" trong tab Xem.


Việc điều chỉnh lề ở phần đầu trang sẽ không ảnh hưởng đến lề của phần thân chính trong thư của bạn. Cũng cần nhớ rằng bạn có thể mất một vài milimét ở phần trên và phần bên của tài liệu khi in, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn không có bất kỳ chi tiết quan trọng nào gần mép.

Tiếp theo, bạn cần quyết định xem bạn sẽ tạo và định dạng tiêu đề của mình bằng bảng hay hộp văn bản và hình dạng.

Trong ví dụ này, tôi đã chèn một bảng có ba cột—một cho logo, một cho thông tin liên hệ và một cho tên và chức vụ. Sau đó, tôi tô màu các ô ở giữa và bên phải, thay đổi kích thước và căn chỉnh văn bản, và điều chỉnh định dạng đường viền bảng. Bảng là lý tưởng nếu bạn muốn phân đoạn tiêu đề thư của mình thành nhiều phần khác nhau và bạn thấy ổn với các đường viền hình chữ nhật và hình vuông.

Đối với ví dụ tiếp theo này, tôi đã tìm kiếm hình ảnh có sẵn của Word để tìm gợn sóng (thông qua Chèn > Hình ảnh > Hình ảnh có sẵn) và cắt xén lựa chọn yêu thích của mình để vừa vặn với tiêu đề. Sau đó, tôi sử dụng các hộp văn bản có các căn chỉnh khác nhau để thêm văn bản lên trên cùng. Cách tiếp cận này lý tưởng nếu bạn muốn có một hình nền lạ mắt phía sau văn bản của mình, nhưng những thiết kế này có thể không hiệu quả nếu bạn muốn thêm một hình ảnh bổ sung, như ảnh hoặc logo công ty của bạn.

Để đảm bảo hộp văn bản hoạt động như mong muốn, hãy nhấp chuột phải vào mép hộp văn bản, di chuột qua "Bọc văn bản" và nhấp vào "Trước văn bản".

3.1. Lợi ích của việc tự tạo giấy tiêu đề

• Chỉ cần bạn có thể nắm được những cách khác nhau để định dạng văn bản, bảng biểu và hình ảnh trong Word (và bạn có đủ kiên nhẫn!), việc tạo tiêu đề thư từ đầu sẽ mang lại cho bạn sự linh hoạt và khả năng thích ứng hoàn toàn.
• Đây là cách tốt để giải phóng sự sáng tạo của bạn và xem bạn có thể nghĩ ra được điều gì!
• Tiêu đề thư tự làm dễ định dạng hơn tiêu đề mẫu. Bạn đã tạo tiêu đề thư, vì vậy có nhiều khả năng bạn biết cách thay đổi nó.

3.2. Nhược điểm của việc tự tạo giấy tiêu đề

• Việc tạo một thiết kế từ đầu thường mất nhiều thời gian hơn so với khi bạn sử dụng mẫu.
• Những bức tranh trắng không dành cho tất cả mọi người! Nếu sự sáng tạo của bạn không tuôn trào, có lẽ tốt hơn là nên sử dụng mẫu.

4. Cách lưu giấy tiêu đề của bạn dưới dạng mẫu

Cho dù bạn sử dụng mẫu hay tự tạo tiêu đề thư, khi đã hài lòng với giao diện, bạn có thể lưu tiêu đề đó dưới dạng mẫu để có thể sử dụng lại trong các lá thư sau.

Nhấn F12 để mở hộp thoại Save As, tại đó bạn nên đặt Tên tệp phù hợp cho tiêu đề thư và chọn "Word Template" từ menu thả xuống Save As Type. Sau đó, nhấp vào "OK".


Khi bạn đã sẵn sàng để bắt đầu một lá thư mới, hãy mở Word, nhấp vào "Mới" và chuyển sang tab "Cá nhân". Ở đó, bạn sẽ thấy tất cả các mẫu bạn đã tạo và lưu.


Sau khi bạn nhấp một lần vào mẫu để chọn mẫu đó, Word sẽ mở một tài liệu mới, chưa lưu, với tiêu đề thư của bạn đã sẵn sàng. Điều đầu tiên cần làm là đặt tên và lưu thư mới của bạn dưới dạng tài liệu Word chuẩn ở một vị trí thích hợp trên máy tính của bạn. Sau đó, bạn có thể bắt đầu viết bức thư được trình bày đẹp mắt của mình!

Nếu bạn thấy thư của mình dài quá nhiều trang, hãy xem các mẹo của chúng tôi để xử lý các tài liệu Word dài. Trong khi bạn ở đó, hãy khám phá các cách khác nhau để định dạng phần còn lại của tài liệu Word, sao cho phù hợp với tiêu đề thư chất lượng của bạn.