VietNetwork.Vn

Họ có thể làm được nhiều hơn bạn nghĩ.

Trước đây, nếu bạn muốn thêm hộp kiểm vào bảng tính Excel của mình, bạn phải sử dụng Điều khiển biểu mẫu trong tab Nhà phát triển, một lộ trình yêu cầu một số trình độ chuyên môn. Tuy nhiên, vào tháng 6 năm 2024, Microsoft đã giới thiệu một cách sử dụng hộp kiểm đơn giản hơn nhiều.


1. Cách thêm và xóa hộp kiểm

Tùy chọn Hộp kiểm của Excel nằm trong nhóm Điều khiển của tab Chèn trên dải băng. Theo mặc định, nhóm Điều khiển không hiển thị ngay lập tức khi bạn mở tab Chèn, vì vậy trước tiên, bạn cần bật nhóm này.

Nhấp chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trên dải băng và nhấp vào "Tùy chỉnh dải băng".


Bây giờ, trong trường Chọn lệnh từ, hãy nhấp vào "Tab chính".


Tiếp theo, nhấp vào mũi tên "Chèn" để mở rộng tùy chọn Chèn và chọn "Điều khiển". Sau đó, để thêm phần này vào dải băng, hãy nhấp vào "Thêm".


Cuối cùng, nhấp vào "OK" để đóng hộp thoại. Sau đó, bạn sẽ thấy Hộp kiểm trong nhóm Điều khiển của tab Chèn trên dải băng mà bạn có thể nhấp vào bất kỳ lúc nào để thêm hộp kiểm vào trang tính của mình.

Để định vị lại nút Hộp kiểm trong tab Chèn trên dải băng, hãy sử dụng các mũi tên ở phía bên phải của hộp thoại Tùy chỉnh Dải băng.


2. Phím cách và phím xóa làm gì với hộp kiểm

Trước khi tìm hiểu các cách khác nhau để sử dụng hộp kiểm, bạn nên biết chúng bị ảnh hưởng như thế nào bởi các khóa khác nhau.

Khi bạn nhấp vào biểu tượng Hộp kiểm trong tab Chèn, bạn sẽ thấy hộp kiểm không được chọn được thêm vào bất kỳ ô nào được chọn. Nếu bạn chọn nhiều ô, một số hộp kiểm sẽ được thêm vào—mỗi hộp một hộp kiểm. Trong khi sử dụng chuột để nhấp vào hộp kiểm sẽ thêm và xóa dấu kiểm, bạn cũng có thể sử dụng Phím cách để thực hiện tương tự, một mẹo hữu ích nếu bạn chỉ muốn làm việc trong Excel bằng bàn phím. Tương tự, nếu bạn chọn một số ô chứa hộp kiểm và nhấn Phím cách, tất cả chúng sẽ được chọn và bỏ chọn cùng một lúc.

Để xóa hộp kiểm khỏi trang tính của bạn, hãy chọn ô nơi đặt hộp kiểm và nhấn Xóa. Nếu hộp kiểm của bạn được chọn, nhấn Xóa trước tiên sẽ bỏ chọn hộp kiểm và nhấn lại lần nữa sẽ loại bỏ hoàn toàn hộp kiểm.

3. Cách sử dụng hộp kiểm với IF

Bước đầu tiên để làm quen với việc sử dụng hộp kiểm với các hàm của Excel là thử dùng riêng hàm IF.

Trong bảng bên dưới, chúng tôi muốn cột "Trạng thái" cho chúng tôi biết tác vụ đã hoàn thành hay chưa hoàn thành dựa trên việc các hộp kiểm được chọn hay bỏ chọn.


Khi hộp kiểm được chọn, nó có giá trị TRUE và khi không được chọn, nó có giá trị FALSE. Vì vậy, khi sử dụng hàm IF, đây là những đối số mà chúng ta sẽ yêu cầu Excel xem xét.

Bắt đầu từ ô C2, chúng ta sẽ tạo công thức IF với cú pháp sau:

=IF(x=y,"a","b")
Trong đó x là ô chứa hộp kiểm, y là TRUE hoặc FALSE, a là kết quả chúng ta muốn tạo ra nếu điều kiện chúng ta nhập được đáp ứng và b là kết quả nếu điều kiện không được đáp ứng.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ gõ

=IF(B2=TRUE,"Complete","Incomplete")
bởi vì chúng tôi muốn Excel tìm hiểu xem hộp kiểm trong B2 có được chọn hay không và tạo ra các từ "Hoàn thành" hoặc "Chưa hoàn thành" tương ứng trong C2.

Hãy nhớ sử dụng dấu ngoặc kép xung quanh giá trị a và b nếu bạn muốn Excel tạo văn bản dựa trên trạng thái của hộp kiểm.

Nếu bạn đã định dạng bảng của mình bằng trình định dạng bảng của Excel, khi bạn nhấn Enter sau khi nhập công thức trên, bạn sẽ thấy công thức này tự động được sao chép sang các ô khác trong cột đó.


Bây giờ, hãy chọn một số hộp kiểm để xem kết quả ở cột C thay đổi.


Nếu bạn bấm và kéo tay cầm bảng (ở góc dưới bên phải của bảng được định dạng) xuống dưới, hàng mới sẽ tự động chứa hộp kiểm và công thức trạng thái mà bạn đã thêm.

4. Cách sử dụng hộp kiểm với AND hoặc OR

Bây giờ chúng ta đã sẵn sàng sử dụng các hộp kiểm để kiểm tra tiến độ của các nhiệm vụ có nhiều giai đoạn.

4.1. Sử dụng hộp kiểm với AND

Trong ví dụ này, chúng tôi muốn cột "Trạng thái" cho chúng tôi biết liệu tất cả các giai đoạn của từng nhiệm vụ đã được kiểm tra hay chưa.


Đây là lý do tại sao chúng ta cần sử dụng hàm AND cùng với hàm IF—AND cho Excel biết rằng chúng ta đang đánh giá nhiều tiêu chí cùng một lúc.

Đây là cú pháp:

=IF(AND(x:y=z)"a","b")
Trong đó x : y là phạm vi chứa các hộp kiểm, z là TRUE hoặc FALSE và a và b là kết quả mà chúng ta muốn xem, tùy thuộc vào việc tất cả các điều kiện có được đáp ứng hay không.

Vì vậy, trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ gõ

=IF(AND(B2:D2=TRUE),"Complete","Incomplete")
Bởi vì chúng tôi muốn Excel đánh giá các hộp kiểm trong các ô B2, C2 và D2, cho chúng tôi biết liệu tất cả chúng đã được chọn hay chưa.


4.2. Sử dụng hộp kiểm với OR

Bạn cũng có thể làm theo nguyên tắc tương tự với hàm OR:

=IF(OR(x:y=z)"a","b")
Trong đó x : y là phạm vi chứa các hộp kiểm, z là TRUE hoặc FALSE và a và b là kết quả mà chúng ta muốn xem. Điều này yêu cầu Excel đánh giá các hộp kiểm để xem liệu có hộp kiểm nào (chứ không phải tất cả ) được chọn hay không.

Trong ví dụ này, Excel cho chúng ta biết một tác vụ đang chờ xử lý (nếu không có hộp kiểm nào được chọn) hay đã thực hiện (nếu có bất kỳ hộp kiểm nào được chọn), vì chúng tôi đã nhập công thức sau:

=IF(OR(B2:D2=TRUE),"Actioned","Pending")

5. Cách áp dụng định dạng có điều kiện trên hộp kiểm

Để giúp việc trực quan hóa dữ liệu của bạn và theo dõi tiến độ nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn nữa, bạn có thể sử dụng Định dạng có điều kiện để áp dụng màu cho các hộp kiểm hoặc các ô nơi chúng được đặt.

Trong ví dụ này, chúng tôi muốn các ô chứa hộp kiểm chuyển sang màu xanh lục khi chúng được chọn.

Để thực hiện việc này, chúng ta cần chọn tất cả các ô chứa các hộp kiểm, nhấp vào "Định dạng có điều kiện" trong tab Trang chủ và chọn "Quy tắc mới".


Trong hộp thoại Quy tắc định dạng mới, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào "Chỉ định dạng các ô chứa."
• Đặt danh sách thả xuống thứ nhất và thứ hai lần lượt là "Giá trị ô" và "Bằng với".
• Nhập TRUE hoặc FALSE, tùy thuộc vào việc bạn muốn áp dụng định dạng cho hộp được chọn hay hộp không được chọn.
• Nhấp vào "Định dạng" và đặt định dạng theo những gì bạn muốn xảy ra khi các hộp kiểm được chọn hoặc bỏ chọn. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đang định dạng các ô để tô màu xanh lục khi các hộp kiểm được chọn.
• Nhấp vào "OK."

6. Cách áp dụng định dạng có điều kiện trong các ô khác dựa trên các hộp kiểm

Tùy chọn cuối cùng là định dạng toàn bộ hàng nếu tất cả các hộp kiểm của nó được chọn. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi muốn thể hiện rõ ràng rằng nhiệm vụ 3 và 5 đã hoàn thành.


Bắt đầu bằng cách chọn toàn bộ bảng (ngoại trừ hàng tiêu đề) và khởi chạy hộp thoại Quy tắc định dạng mới bằng cách nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới.

Sau đó, sử dụng các bước sau:

• Nhấp vào "Sử dụng công thức để xác định ô nào cần định dạng."
• Trong hộp trường trống, nhập =AND($B2:$D2,"TRUE"), trong đó $B2:$D2 là các ô chứa hộp kiểm trên hàng đầu tiên của bảng và "TRUE" sẽ báo cho Excel áp dụng định dạng khi tất cả các hộp kiểm được chọn. Đảm bảo bạn thêm ký hiệu đô la trước tham chiếu cột ($B2 và $D2)—điều này cho Excel biết rằng chúng ta muốn áp dụng quy tắc Định dạng có điều kiện cho tất cả các hàng trong các cột cố định đó.
• Nhấp vào "Định dạng" để xác định điều gì sẽ xảy ra khi đáp ứng điều kiện bạn đặt. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đang chọn màu tô màu vàng.
• Nhấp vào "OK."

Hộp kiểm không phải là cách duy nhất để theo dõi tiến độ nhiệm vụ của bạn. Thật vậy, bạn có thể tạo toàn bộ bảng điều khiển dữ liệu trong Excel để theo dõi nhanh quy trình làm việc của mình.