VietNetwork.Vn

SWITCH của Excel là một hàm logic chủ yếu được sử dụng để xử lý dữ liệu. Nó đánh giá một biểu thức so với danh sách các giá trị và trả về kết quả tương ứng với giá trị khớp đầu tiên.

Sự phổ biến của hàm này xuất phát từ tính đơn giản của nó so với các hàm Excel khác có chức năng tương tự, nghĩa là việc đọc công thức và gỡ lỗi dễ dàng hơn.


Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giải thích cách sử dụng hàm này bằng ví dụ thực tế, đánh giá lợi ích của nó so với các hàm khác và đề cập đến một số hạn chế của nó.

Microsoft đã thêm hàm SWITCH vào Excel vào năm 2016, do đó, hàm này không khả dụng trong các phiên bản trước đó. Nếu bạn thử sử dụng SWITCH trong phiên bản không tương thích, Excel sẽ trả về lỗi #NAME ?.

1. Cú pháp cho SWITCH

Trước khi tôi cho bạn xem ví dụ thực tế về SWITCH đang hoạt động, chúng ta hãy xem cú pháp:

=SWITCH(e,v1,r1,v2,r2,d)
Trong đó:

• e là biểu thức (giá trị sẽ được đánh giá),
• v1 là giá trị đầu tiên được so sánh với biểu thức,
• r1 là kết quả sẽ được trả về nếu v1 khớp với e,
• v2 là giá trị thứ hai được so sánh với biểu thức,
• r2 là kết quả sẽ được trả về nếu v2 khớp với e và
• d (tùy chọn) là giá trị mặc định nếu e không khớp với bất kỳ giá trị v nào.

Mặc dù chỉ có hai cặp v - r được hiển thị ở đây trong cú pháp (v1 - r1 và v2 - r2), bạn có thể có tối đa 126 cặp. Vì SWITCH trả về kết quả tương ứng với giá trị khớp đầu tiên, nên điều quan trọng là phải cân nhắc cẩn thận thứ tự các cặp v - r của bạn.

Nếu bạn không bao gồm tùy chọn d và không có giá trị nào (v#) khớp với biểu thức (e), Excel sẽ trả về lỗi #N/A.

2. SWITCH trong hành động

Để tôi chỉ cho bạn hàm SWITCH trong một tình huống thực tế. Trong bảng này, tôi có danh sách học sinh và điểm của họ, và tôi cần tính toán các bước tiếp theo của họ dựa trên điểm đó.


Vì có ba khả năng về cấp độ khác nhau (A, B và C), tôi cần kết hợp tất cả những khả năng này vào công thức SWITCH. Vì vậy, trong ô C2, tôi sẽ nhập

=SWITCH([@Grade],"A","Automatically advance to next level","B","Continue at this level","C","Move down to previous level","GRADE REQUIRED")
Nếu bất kỳ giá trị hoặc kết quả nào trong công thức SWITCH của bạn không phải là số, bạn cần phải đặt chúng trong dấu ngoặc kép.

Mặc dù thoạt đầu có vẻ phức tạp, nhưng khi phân tích kỹ thì thực ra khá hợp lý:

• Đầu tiên, tôi muốn Excel đánh giá các biểu thức trong cột Điểm của bảng được định dạng của tôi, đó là lý do tại sao tôi nhập [@Grade] làm giá trị e.
• Sau đó, tôi có ba cặp v - r : "A" sẽ trả về "Tự động chuyển sang cấp độ tiếp theo", "B" sẽ trả về "Tiếp tục ở cấp độ này" và "C" sẽ trả về "Di chuyển xuống cấp độ trước".
• Cuối cùng, sau khi ghép nối cuối cùng, tôi đã nêu "GRADE REQUIRED" là giá trị d, đây là kết quả nếu không có giá trị nào (v#) khớp với biểu thức (e).

Sau khi nhấn Enter, vì dữ liệu của tôi nằm trong bảng Excel đã định dạng nên phần còn lại của cột C sẽ tự động điền vào.


Lưu ý ô C8 chứa "GRADE REQUIRED" vì biểu thức trong ô B8 không khớp với bất kỳ giá trị nào trong công thức SWITCH của tôi.

Nếu tôi muốn thay đổi kết quả đầu ra trong cột C, tôi sẽ quay lại ô C2, sửa đổi công thức trong thanh công thức và nhấn Enter. Thay đổi này sau đó sẽ tự động áp dụng cho các ô khác trong cột C.

3. Tại sao nên sử dụng SWITCH thay vì IF, IFS hoặc XLOOKUP?

Bạn có thể thắc mắc tại sao lại sử dụng SWITCH thay vì một số hàm khác của Excel thực hiện các hành động tương tự, chẳng hạn như IF, IFS và XLOOKUP. Sau đây là một số lý do:

3.1. Tránh lặp lại biểu thức

Để tạo ra cùng một kết quả trong bảng trên bằng cách sử dụng IF hoặc IFS, tôi sẽ phải lặp lại biểu thức mỗi lần:

=IFS([@Grade]="A","Automatically advance to next level",[@Grade]="B","Continue at this level",[@Grade]="C","Move down to previous level")
Tuy nhiên, với hàm SWITCH, tôi chỉ phải nêu biểu thức một lần ở đầu công thức:

=SWITCH([@Grade],"A","Automatically advance to next level","B","Continue at this level","C","Move down to previous level","GRADE REQUIRED")
Do đó, chức năng SWITCH dễ đọc hơn, ít mắc lỗi đánh máy hơn và dễ xem lại hơn nếu có vấn đề.

3.2. Giữ mọi thứ ở một nơi

Giống như SWITCH, hàm XLOOKUP so sánh một biểu thức với một danh sách các giá trị và trả về một giá trị tương ứng. Tuy nhiên, với XLOOKUP, danh sách các giá trị nằm trong một bảng riêng biệt, trong khi SWITCH kết hợp tất cả chúng vào một công thức. Điều này có nghĩa là bạn không có bất kỳ dữ liệu nổi nào và do đó, bảng tính Excel của bạn vẫn gọn gàng.

3.3. Một bộ dấu ngoặc đơn

Nếu tôi chọn sử dụng các hàm IF lồng nhau để đạt được kết quả tương tự trong bảng trên, tôi sẽ phải sử dụng một bộ dấu ngoặc đơn mới cho mỗi đối số IF:

=IF([@Grade]="A","Automatically advance to next level",IF([@Grade]="B","Continue at this level",IF([@Grade]="C","Move down to previous level","GRADE REQUIRED")))
Kết quả là, công thức kết thúc một cách khó hiểu với ba dấu ngoặc đơn đóng và việc gỡ lỗi bất kỳ vấn đề nào với cú pháp sẽ khó khăn hơn. Mặt khác, khi sử dụng ở mức cơ bản nhất mà không có bất kỳ hàm bổ sung nào khác, SWITCH chỉ yêu cầu một cặp dấu ngoặc đơn.

4. Nhược điểm của SWITCH

Mặc dù SWITCH có nhiều lợi ích nhưng vẫn có một số hạn chế cần lưu ý trước khi bạn bắt đầu làm việc trên bảng tính Excel:

• Bạn không thể sử dụng toán tử (như < hoặc >) hoặc các phép khớp gần đúng với cú pháp SWITCH chuẩn. Thay vào đó, SWITCH chỉ giới hạn ở phép khớp chính xác.
• Nếu bạn có nhiều giá trị và kết quả tiềm năng, việc xây dựng công thức SWITCH của bạn ngay từ đầu sẽ mất rất nhiều thời gian. Cá nhân tôi khuyên bạn không nên sử dụng quá bảy hoặc tám cặp giá trị-kết quả trong công thức SWITCH của bạn.
• SWITCH là một hàm tương đối không linh hoạt. Ví dụ, XLOOKUP có thể trả về toàn bộ hàng và cột dữ liệu, thay vì chỉ một giá trị duy nhất.
• Vì hàm SWITCH sử dụng nhiều dấu phẩy (và dấu ngoặc kép nếu bạn đưa vào các giá trị không phải số) nên bạn có thể dễ mắc lỗi nếu nhập công thức theo cách thủ công.

SWITCH chỉ là một trong nhiều cách khác nhau để sử dụng dữ liệu trong bảng Excel. Bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng INDEX để tìm giá trị, MATCH để tìm vị trí của giá trị hoặc INDEX và MATCH cùng nhau để tạo tra cứu hai chiều.