VietNetwork.Vn

Bạn có thể dễ dàng xếp hạng dữ liệu trong Excel và thậm chí sử dụng thứ hạng để tạo bảng xếp hạng.

• Hàm RANK của Excel rất hữu ích cho việc xếp hạng dữ liệu và có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau.
• Bằng cách kết hợp hàm RANK với VLOOKUP, bạn có thể tạo bảng xếp hạng.

Hàm RANK của Excel cho bạn biết thứ hạng thống kê của một giá trị trong một tập hợp dữ liệu. Điều này có nhiều ứng dụng thực tế—giáo viên xếp hạng học sinh, huấn luyện viên thể thao xếp hạng các cầu thủ của họ và rất nhiều tình huống khác mà bạn muốn xếp hạng dữ liệu. Đây là cách sử dụng nó.

1. Cách sử dụng hàm RANK của Excel

Khi bạn sử dụng RANK, nó sẽ trả về một chữ số cho bạn biết vị trí của ô bạn đang tham chiếu xếp hạng trong chuỗi dữ liệu đã chọn. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng công thức sau:

=RANK(A,B:C,D)
Trong đó A là tham chiếu ô cho giá trị bạn muốn xếp hạng, B:C là phạm vi ô chứa dữ liệu mà bạn đang xếp hạng giá trị A và D là "0" cho thứ hạng giảm dần hoặc "1" cho thứ hạng giảm dần thứ hạng tăng dần. Chúng ta hãy xem xét điều này chi tiết hơn.

Trong ví dụ này, chúng tôi có danh sách nhân viên và dữ liệu bán hàng của họ trong sáu tháng đầu năm.


Chúng ta có thể sử dụng hàm RANK để—bạn đoán rồi đấy—xếp hạng nhân viên dựa trên tổng doanh số bán hàng của họ. Để làm điều này, chúng ta cần tạo một cột xếp hạng trong bảng hiện có. Nếu sau này bạn muốn tạo bảng xếp hạng để xếp hạng, điều quan trọng là phải đặt thứ hạng ở đầu dữ liệu của bạn, vì vậy cột xếp hạng cần phải ở cột A. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào tiêu đề cột "A" (phần có nội dung "A", "B", "C", v.v.) và nhấp vào "Chèn".


Sau đó, bạn sẽ thấy một cột trống mới xuất hiện ở phía bên trái của bảng. Định dạng cột này theo ý muốn của bạn và đặt tên cột là "Xếp hạng".


Bây giờ chúng ta đã sẵn sàng để bắt đầu công thức RANK của mình.

Nhấp vào ô trống đầu tiên trong cột xếp hạng của bạn (trong trường hợp này là A3) và nhập:

=RANK(
Bây giờ, hãy nhấp hoặc nhập tham chiếu ô của số bạn muốn xếp hạng (trong trường hợp của chúng tôi là I3) và thêm dấu phẩy:

=RANK(I3,
Bây giờ bạn cần tham chiếu tất cả dữ liệu bạn muốn đưa vào xếp hạng của mình bằng cách sử dụng tham chiếu tuyệt đối, theo sau là dấu phẩy. Trong trường hợp của chúng tôi, đó là tất cả dữ liệu từ ô I3 đến I9:

Nếu bạn không sử dụng tham chiếu tuyệt đối ở đây thì khi bạn hoàn thành các cấp bậc còn lại cho các nhân viên khác bằng tính năng Tự động điền, các công thức sẽ không chính xác.

=RANK(I3,$I$3:$I$9,
Tiếp theo, nhập "0" nếu bạn muốn dữ liệu của mình xếp theo thứ tự giảm dần (nghĩa là giá trị cao nhất sẽ được xếp trước) hoặc "1" nếu bạn muốn dữ liệu của mình xếp theo thứ tự tăng dần (với giá trị thấp nhất được xếp trước ). Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi muốn giá trị cao nhất được xếp hạng đầu tiên, vì vậy chúng tôi sẽ nhập "0", sau đó đóng dấu ngoặc đơn và nhấn Enter:

=RANK(I3,$I$3:$I$9,0)

Điều này cho chúng ta biết rằng tổng doanh số bán hàng của Ken đứng thứ ba chung cuộc. Cuối cùng, sử dụng chức năng AutoFill của Excel để tìm thứ hạng cho dữ liệu còn lại trong bảng của bạn.


Giờ đây, bảng của bạn sẽ cho bạn biết rõ ràng từng giá trị được xếp hạng trong tập dữ liệu của bạn. Để ngăn nắp, bạn có thể đổi tên bảng tính của mình thành "Tổng".

Nếu bạn muốn làm cho thứ hạng của mình rõ ràng hơn nữa để có thể xem nhanh thứ hạng, hãy áp dụng định dạng có điều kiện cho bảng của bạn.

2. RANK.EQ và RANK.AVG là gì?

RANK.EQ yêu cầu Excel xếp hạng tất cả các giá trị bằng nhau, trong khi RANK.AVG yêu cầu Excel tính trung bình xếp hạng cho tất cả các giá trị bằng nhau. Cả hai đều tuân theo chính xác cú pháp và quy trình giống như RANK trong Excel.

3. Cách sử dụng VLOOKUP trong Excel để tạo bảng giải đấu

Giả sử bạn đã tạo bảng xếp hạng bằng phương pháp trên, bây giờ bạn có thể sắp xếp lại dữ liệu để tạo bảng xếp hạng.

Trước tiên, hãy tạo một trang tính mới trong sổ làm việc Excel của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng "+" nằm ở bên phải tên tab ở cuối sổ làm việc và đổi tên thành "LeagueTable".

Trong bảng LeagueTable, hãy tạo dàn ý cho bảng giải đấu của bạn, bao gồm cả việc nhập thủ công thứ hạng vào cột A. Trong ví dụ của chúng tôi từ phần trên, chúng tôi biết rằng chúng tôi có bảy nhân viên cần đưa vào bảng giải đấu của mình, vì vậy chúng tôi đã nhập các con số một đến bảy.


Bây giờ chúng ta đã sẵn sàng để tạo bảng giải đấu. Dữ liệu đầu tiên chúng tôi muốn đưa vào từ bảng Tổng cộng là tên của nhân viên được xếp hạng đầu tiên. Để làm được điều này, chúng ta cần sử dụng hàm VLOOKUP của Excel. Trong ô B3, gõ

=VLOOKUP(
Hàm VLOOKUP cho Excel biết rằng bạn sắp lấy dữ liệu từ một nguồn khác. Trong trường hợp này, chúng tôi đang tìm nguồn dữ liệu từ trang Tổng cộng trong sổ làm việc của mình.

Tiếp theo, chúng tôi muốn tìm nhân viên xếp hạng tổng thể đầu tiên, vì vậy chúng tôi phải tham chiếu đến ô chứa thứ hạng "1" trong bảng xếp hạng của chúng tôi (trong trường hợp của chúng tôi, đó là ô A3), theo sau là dấu phẩy:

=VLOOKUP(A3,
Bây giờ chúng ta cần cho Excel biết nó cần xem xét điều gì khác trong phép tính VLOOKUP. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn yêu cầu nó xem xét tất cả dữ liệu trong bảng Tổng mà chúng tôi đã tạo. Khi con trỏ vẫn nhấp nháy trong ô nơi bạn đang nhập công thức, hãy quay lại trang Tổng cộng và đánh dấu toàn bộ bảng. Điều này sẽ cập nhật công thức của bạn như sau:

=VLOOKUP(A3,Totals!A3:I9
Mỗi lần áp dụng công thức này, chúng ta muốn các ô giống nhau trong bảng Tổng cộng được tham chiếu, vì vậy hãy chuyển tham chiếu này thành tham chiếu tuyệt đối và sau đó thêm dấu phẩy:

=VLOOKUP(A3,Totals!$A$3:$I$9,
Phần áp chót của công thức này là cho Excel biết nơi cần tìm để tìm chi tiết mà chúng ta muốn chèn vào ô mà chúng ta đang nhập. Trong ví dụ này, chúng ta muốn xem tên của người đứng đầu.

Trong bảng Tổng cộng của chúng tôi, có tổng cộng chín cột và tên của nhân viên nằm ở cột thứ hai của bảng đó, vì vậy chúng tôi nhập số hai, theo sau là dấu phẩy cuối cùng:

=VLOOKUP(A3,Totals!$A$3:$I$9,2
Và cuối cùng, nhập "FALSE" để yêu cầu Excel tìm kết quả khớp chính xác, trước khi đóng dấu ngoặc đơn và nhấn Enter:

=VLOOKUP(A3,Totals!$A$3:$I$9,2,FALSE)

Điều này bây giờ cho chúng ta biết rằng Regina là nhân viên cấp cao nhất. Sử dụng chức năng AutoFill của Excel để điền phần còn lại của tên nhân viên.


Bây giờ, chúng ta có thể xem các nhân viên theo thứ tự dựa trên tổng doanh số bán hàng của họ từ bảng Tổng cộng, chúng ta có thể cộng tổng doanh số bán hàng của họ bằng cách sử dụng VLOOKUP theo cách tương tự.

Đây sẽ là công thức chúng ta đặt vào ô C3:

=VLOOKUP(A3,Totals!$A$3:$I$9,9,FALSE)
Lưu ý rằng lần này, chúng tôi nhập "9" là phần áp chót của công thức vì chúng tôi muốn Excel nắm bắt tổng doanh số bán hàng từ cột thứ chín trong bảng Tổng cộng của chúng tôi.


Hoàn thành bảng bằng cách sử dụng tính năng Tự động điền xuống cột C.


Thay vì nhập thủ công công thức VLOOKUP vào bất kỳ cột tiếp theo nào sau khi bạn đã hoàn thành cột B, ban đầu bạn có thể sử dụng tham chiếu hỗn hợp với cột A bị khóa trong công thức VLOOKUP, sau đó Tự động điền ở bên phải.

Nếu bạn thay đổi dữ liệu trong bảng Tổng số, bảng giải đấu sẽ tự động cập nhật để phản ánh những thay đổi.

Đó là nó! Bây giờ bạn có tất cả các công cụ cần thiết để sử dụng hàm RANK trong Excel và kết hợp hàm này với VLOOKUP để tạo bảng xếp hạng. Nếu bạn thực sự chọn thêm bảng giải đấu vào sổ làm việc của mình, sau khi thực hiện xong việc này, bạn có thể sắp xếp lại bảng Tổng số ban đầu của mình bằng cách ẩn cột chứa thứ hạng.