VietNetwork.Vn

Giúp tôi sắp xếp, một công cụ AI tổng hợp trong Google Trang tính, có thể tạo các mẫu cho lịch trình dự án, ngân sách, biểu đồ, v.v. Tìm hiểu cách sử dụng nó và viết lời nhắc hiệu quả để có kết quả tốt nhất. Bạn cần ý tưởng hoặc động lực để giúp bạn xây dựng bảng tính trong Google Trang tính? Bạn có thể duyệt qua các mẫu có trong ứng dụng văn phòng này và chọn một mẫu để tùy chỉnh. Tuy nhiên, một tùy chọn hấp dẫn hơn là sử dụng công cụ AI tổng hợp mới trong Trang tính, được gọi là Giúp tôi sắp xếp, để tạo mẫu phù hợp hơn với bạn.


Help Me Organisation được thiết kế chủ yếu để tạo các mẫu để quản lý dự án. Nhưng bạn có thể trêu chọc nó để tạo các mẫu bao gồm một số công thức và bảng có thể được sử dụng để tạo biểu đồ. Hướng dẫn này giải thích cách sử dụng Help Me Organisation và cung cấp các mẹo để đạt được kết quả tốt nhất.

1. Duet AI: bộ công cụ AI tổng hợp dành cho Google Workspace

Trước tiên, hãy tìm hiểu cách Help Me Organisation phù hợp với công nghệ genAI dành cho Google Workspace, được gọi là Duet AI. Đây là những công cụ AI trong ứng dụng Workspace có thể giúp bạn tạo nội dung cho quy trình làm việc của mình.

• Trong Gmail và Google Docs: Help Me Write đề xuất các câu dựa trên chủ đề bạn muốn viết, với các công cụ bổ sung có thể mở rộng, diễn giải hoặc rút ngắn cách diễn đạt của bạn. (Xem " Cách sử dụng công cụ viết AI mới trong Google Docs và Gmail " để biết chi tiết.)
• Trong Google Trang trình bày: Vì bất kỳ lý do gì, Google chỉ cung cấp công cụ tạo hình ảnh AI cho Workspace trong ứng dụng thuyết trình này. Help Me Visualize gợi lên hình ảnh dựa trên mô tả ngắn gọn mà bạn viết (được gọi là "lời nhắc"). Kết quả có thể được chèn vào slide của bạn.
• Trong Google Trang tính: Dựa trên lời nhắc của bạn, công cụ Giúp tôi sắp xếp sẽ tạo một bảng có tiêu đề, văn bản giữ chỗ và các công thức có thể có trong các ô mà sau đó bạn có thể điều chỉnh theo nhu cầu của mình.

2. Ai có thể sử dụng Duet AI trong Google Workspace

Theo văn bản này, Duet AI chỉ khả dụng cho những khách hàng trả phí của Workspace chứ không phải cho những người dùng sử dụng ứng dụng Google thông qua tài khoản Gmail miễn phí.

Tuy nhiên, nếu chưa có tài khoản Workspace, bạn có thể đăng ký để yêu cầu quyền truy cập vào Workspace Labs. Đây là chương trình beta của Google, trong đó bạn có thể dùng thử các tính năng mới cho Workspace (bao gồm cả công cụ Duet AI); bạn đồng ý cho phép trải nghiệm của bạn được sử dụng để giúp họ phát triển. (Rất tiếc, khoảng thời gian bạn phải đợi trước khi được chấp nhận vào Workspace Labs là không thể đoán trước và dường như ngẫu nhiên, dựa trên trải nghiệm của chúng tôi khi sử dụng nhiều tài khoản Gmail để yêu cầu quyền truy cập.)

3. Cách truy cập Trợ giúp tôi sắp xếp trong Google Trang tính

Bạn truy cập Trợ giúp tôi sắp xếp từ bảng tính bạn đã mở trong Google Trang tính. Google cho biết công cụ này sẽ "sớm" có thể phân tích và sắp xếp dữ liệu hiện có trong bảng tính, nhưng hiện tại nó chỉ tạo các mẫu với dữ liệu mẫu.

Vì vậy, hiện tại, tốt nhất bạn nên sử dụng Giúp tôi sắp xếp trên một bảng tính mới, trống hoặc trên một trang tính mới trong bảng tính hiện có. Bạn có thể thêm trang tính mới vào bảng tính bằng cách nhấp vào dấu + ở góc dưới bên trái của bảng tính đã mở.

Trên thanh menu ở đầu bảng tính, hãy nhấp vào Chèn và chọn Giúp tôi sắp xếp ở cuối menu mở ra. Bảng "Giúp tôi sắp xếp" sẽ mở ra ở bên phải trang. Một hộp nhập lớn trên bảng mời bạn viết lời nhắc bên trong nó. Nó sẽ trình bày một số ví dụ nhằm chỉ cho bạn cách bạn có thể đưa ra lời nhắc bằng từ ngữ.


4. Cách sử dụng Giúp tôi sắp xếp

Nhấp vào bên trong hộp nhập trên bảng "Giúp tôi sắp xếp", nhập mô tả về loại mẫu bạn muốn Duet AI tạo và nhấp vào Tạo.


Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của lời nhắc của bạn, có thể mất vài giây để AI tạo ra một mẫu như nó "nghĩ" – nhưng nó có thể không tạo được bất cứ thứ gì. Nếu không thể, hãy thử nhập lại mô tả của bạn nhưng sử dụng ít từ hơn.


Duet AI có thể "suy nghĩ" một lúc khi nó tạo ra một mẫu. (Bấm vào hình ảnh để phóng to nó.)

5. Cách chèn mẫu do Duet AI tạo

Nếu Duet AI đưa ra kết quả, mẫu sẽ xuất hiện trên bảng tính của bạn. Nó sẽ bắt đầu từ ô phía trên bên trái, với các cột và hàng của mẫu trải rộng từ đây.


Bạn có thể cuộn qua mẫu để xem bạn nghĩ gì về nó. Hãy nhớ rằng bạn phải luôn coi những gì Duet AI tạo ra là một bản nháp thô mà bạn sẽ cần sửa đổi để phù hợp hơn với mục đích sử dụng của mình (chẳng hạn như thay thế văn bản giữ chỗ cũng như xem xét kỹ lưỡng và sửa đổi bất kỳ công thức nào). Rốt cuộc thì nó là một khuôn mẫu.

Cuộn xuống cuối mẫu – bạn sẽ tìm thấy một thanh công cụ nhỏ được đính kèm với nó. Nếu bạn thích mẫu này thì nhấn Insert. Sau đó nó sẽ được chèn vào bảng tính của bạn.

Nếu không, hãy nhấp vào X. Mẫu sẽ bị xóa khỏi bảng tính của bạn. Bạn có thể thử viết một lời nhắc khác trong bảng "Giúp tôi sắp xếp". Lưu ý rằng nếu tạo mẫu mới, bạn không thể quay lại phiên bản trước đó.

Tùy chọn, bạn có thể đánh giá xem bạn có thích mẫu này hay không bằng cách nhấp vào biểu tượng thích hoặc không thích. Phản hồi của bạn được sử dụng để giúp đào tạo Duet AI để tạo ra kết quả trong tương lai có thể phù hợp hơn với những người dùng khác của Help Me Organisation.

Sau khi đã chèn mẫu vào bảng tính, bạn có thể điều chỉnh mẫu đó theo ý muốn: thay đổi tên tiêu đề, thêm hàng hoặc cột, điều chỉnh công thức, nhập dữ liệu thực, v.v. Xem " Cách sử dụng Google Trang tính để quản lý dự án " để biết chi tiết về cách làm việc với các mẫu trong Trang tính.

6. Cách viết lời nhắc trong Help Me Organisation

Bạn không chắc chắn về cách viết lời nhắc? Cần nguồn cảm hứng? Dưới đây là một số mẹo chung có thể gợi ra các mẫu hữu ích từ Duet AI:

6.1. Đầu tiên, hãy mô tả một dự án cụ thể mà bạn muốn theo dõi.

Ví dụ:

• Giảm ngân sách
• Hành trình du lịch công tác
• Lịch trả lương

6.2. Mô tả hoặc nêu tên cụ thể các tiêu đề mà bạn muốn thấy trong mẫu.

Ví dụ:

• Phân tích ngân sách bao gồm theo thứ tự sau: doanh thu, tiền thuê nhà, tiện ích, internet, chi phí
• Hành trình đi công tác với các phần đi đến sân bay, hãng hàng không, số chuyến bay, khách sạn, v.v.
• Lịch trả lương cho nhân viên có tên Mike, Pedro, Shawna và Tasha

6.3. Sử dụng các con số và công thức toán học.

Ví dụ:

• Một bảng mô tả 12 tháng với 3 hạng mục mỗi tháng
• Lịch trả lương hàng tháng trong một năm
• Bảng tính lãi kép ở mức 3,5% trong 3 năm

6.4. Mô tả danh sách thả xuống, danh sách, danh sách nhiệm vụ hoặc việc cần làm.

Ví dụ:

• Danh sách thả xuống với các lựa chọn bao gồm tiếng Hy Lạp, tiếng Nhật, tiếng Ý cho bữa trưa bàn công việc
• Trình theo dõi dự án với danh sách nhiệm vụ được giao cho mọi người
• Danh sách việc cần làm để giới thiệu một nhân viên mới

Để biết thêm về cách làm việc với danh sách thả xuống, hãy xem " Mẹo hữu ích về Google Trang tính: Cách sử dụng danh sách thả xuống."

6.5. Mô tả biểu đồ.

Duet AI không thể trực tiếp tạo biểu đồ nhưng bạn có thể nhắc nó tạo mẫu (bảng) để sau đó bạn có thể lấy biểu đồ từ đó. Ví dụ:

• Biểu đồ thanh có 9 nhãn
• Biểu đồ đường có 4 loại
• Biểu đồ hình tròn mô tả 3 loại

Chèn mẫu đã tạo vào bảng tính của bạn.

Tiếp theo, chọn mẫu bằng cách nhấp vào ô trên cùng bên trái của nó.

Sau đó, trên thanh menu phía trên bảng tính của bạn, hãy nhấp vào Chèn > Biểu đồ. Theo mặc định, biểu đồ hình tròn sẽ được tạo. Bảng "Trình chỉnh sửa biểu đồ" cũng sẽ mở dọc bên phải trang, vì vậy bạn có thể thay đổi biểu đồ hình tròn sang loại khác hoặc thực hiện các điều chỉnh khác cho biểu đồ đó.


6.6. Đừng ngại mô tả điều gì đó phức tạp.

Ví dụ:

• Lập ngân sách cho ít nhất 12 phòng ban trong văn phòng của tôi trong một năm và phân công giám sát cho nhân viên
• Người quản lý dự án cho 8 nhân viên bán hàng phải bán vỏ sò cho 10 thành phố lớn nhất vùng Trung Tây Hoa Kỳ với thời hạn vào tháng 4
• Lịch làm việc hàng tuần của nhân viên nhà hàng cho 10 nhân viên bếp sau nhà và 6 nhân viên tiền sảnh trong 4 tuần

Hãy nhớ rằng cách tốt nhất để sử dụng Help Me Organisation (hoặc bất kỳ công cụ AI tổng hợp nào) là thử nghiệm và thử nghiệm cách diễn đạt lời nhắc của bạn. Bạn không bao giờ biết – Duet AI có thể làm bạn ngạc nhiên với kết quả tốt hơn hoặc hữu ích hơn những gì bạn hình dung ban đầu.

7. Tóm tắt

Hãy ghi nhớ những mẹo này để viết lời nhắc sẽ kích hoạt Duet AI nhằm mang lại cho bạn kết quả tốt nhất (hoặc ít nhất là thú vị hơn) trong Giúp tôi sắp xếp:

• Xác định chính xác mục đích bạn muốn sử dụng mẫu. Bạn sẽ mô tả nó như thế nào trong ba từ?
• Sử dụng tiêu đề hoặc số (chẳng hạn như ngày tháng hoặc công thức toán học). Chúng có thể ngụ ý các cột và hàng trong mẫu.
• Nếu bạn muốn mẫu có danh sách thả xuống hoặc loại danh sách khác, hãy mô tả nó.
• Sử dụng Duet AI để tạo một bảng mà sau đó bạn có thể lấy biểu đồ từ đó.
• Cuối cùng, đừng ngại thử nghiệm – ngay cả khi yêu cầu của bạn nghe có vẻ phức tạp.

Giống như tất cả nội dung do AI tạo, các mẫu được tạo bằng Help Me Organisation không bao giờ được coi là mẫu cuối cùng — nhưng chúng có thể giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi cho tất cả các loại tác vụ liên quan đến bảng tính, từ thiết lập lịch trình phức tạp đến tạo biểu đồ cho đến thực hiện. tính toán định hướng thời gian.