VietNetwork.Vn

Microsoft Teams cho phép bạn liên lạc với đồng nghiệp và cho họ biết bạn rảnh hay bận bằng cách hiển thị trạng thái hoạt động của bạn. Tuy nhiên, nếu nơi làm việc của bạn yêu cầu tính sẵn sàng liên tục, bạn cần ngăn trạng thái của mình thay đổi thành "Vắng nhà". May mắn thay, có nhiều cách để giải quyết tình trạng này.

1. Tại sao trạng thái nhóm của bạn tự động thay đổi?


Microsoft Teams đánh dấu bạn là "Có sẵn" cho đến khi phát hiện thấy không hoạt động hoặc thiết bị của bạn chuyển sang chế độ ngủ. Tại thời điểm đó, nó sẽ chuyển trạng thái của bạn sang "Đi vắng". Ngoài ra, nếu bạn chưa sử dụng Teams trong 5 phút hoặc Teams đang chạy ở chế độ nền, trạng thái của bạn cũng sẽ chuyển sang "Vắng mặt".

Microsoft Teams thay đổi trạng thái của bạn dựa trên hoạt động và sự kiện lịch của bạn. Nếu bạn đang họp hoặc gọi điện, Teams sẽ đặt trạng thái của bạn thành "Đang họp" hoặc "Đang gọi" theo mặc định trừ khi bạn đang ở chế độ Không làm phiền. Trạng thái Không làm phiền cho phép bạn tập trung hoặc hiển thị màn hình của mình mà không nhận được bất kỳ thông báo nào.

Nếu bạn muốn cho biết rằng bạn đang tạm thời đi vắng, bạn có thể đặt trạng thái của mình thành "Trở lại ngay" theo cách thủ công. Các đội sẽ không tự động đặt trạng thái này; tùy bạn chọn nó.

Thật không may, không có cách trực tiếp nào để duy trì trạng thái "Có sẵn" của bạn khi máy tính của bạn chuyển sang chế độ không hoạt động hoặc bạn không sử dụng PC trong hơn năm phút. Tuy nhiên, có nhiều phương pháp để ngăn chặn điều này, cho dù bạn đang sử dụng Windows hay Mac.

2. Đặt trạng thái nhóm của bạn thành sẵn có

Bước đầu tiên và dễ dàng nhất bạn có thể thực hiện là điều chỉnh sự hiện diện của người dùng trong Microsoft Teams. Nếu trạng thái của bạn không được đặt thành "Có sẵn", bạn sẽ cần kích hoạt trên màn hình Nhóm. Sau đó, bạn có thể gán trạng thái của mình thành "Có sẵn" theo cách thủ công thông qua các tùy chọn hiện diện của người dùng.

Để sửa đổi trạng thái Đội của bạn, hãy nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn trong giao diện của Đội. Sau đó, chọn trạng thái hiện tại của bạn và chọn "Có sẵn" từ menu thả xuống.


Ngay cả khi bạn đã đặt trạng thái của mình thành "Có sẵn" theo cách thủ công, điều đó cũng không đảm bảo rằng trạng thái đó sẽ không tự động chuyển sang "Đi vắng".

Ví dụ: nếu bạn khóa hệ thống hoặc PC của bạn chuyển sang chế độ ngủ, trạng thái của bạn sẽ lại chuyển sang chế độ "Vắng nhà". Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể đặt thông báo trạng thái tùy chỉnh sẽ không bao giờ tắt cho đến khi bạn thay đổi nó.


3. Ngăn PC của bạn chuyển sang chế độ ngủ

Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng Microsoft Teams trên PC để làm việc thì bạn có thể tạm thời nghỉ ngơi trong khi làm việc để uống một tách cà phê. Thật không may, nếu ai đó kiểm tra trạng thái Nhóm của bạn trong thời gian này, họ sẽ thấy trạng thái này được đặt thành "Vắng mặt" vì PC của bạn không hoạt động. Để ngăn điều này xảy ra và tránh bất kỳ sự bối rối nào có thể xảy ra, bạn có thể kéo dài thời gian trước khi PC chuyển sang chế độ ngủ.

Để sửa đổi cài đặt nguồn và chế độ ngủ, chỉ cần mở cài đặt Windows và nhấp vào phần "Hệ thống". Sau đó, chọn tùy chọn "Màn hình và ngủ" trong cài đặt Nguồn. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh thời gian ngủ, sau đó PC của bạn sẽ chuyển sang chế độ không hoạt động.


Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, hãy đi tới "Tùy chọn" của hệ thống và điều hướng đến tùy chọn "Pin". Tiếp theo, chọn tùy chọn "Power Adapter" và điều chỉnh thanh trượt " Turn Display Off After ".

Sau khi tăng thời gian ngủ, giờ đây bạn có thể đặt trạng thái của mình thành "Có sẵn" để ngăn Microsoft Teams hiển thị trạng thái vắng mặt của bạn.

4. Luôn hoạt động trên nhóm trên điện thoại của bạn

Hoạt động tích cực trên ứng dụng di động Microsoft Team là một cách khác để hoạt động và đặt trạng thái của bạn thành "Có sẵn". Nếu bạn hoạt động trên điện thoại chứ không phải trên PC, trạng thái nhóm của bạn sẽ vẫn là "Có sẵn".

Tuy nhiên, một điều bạn cần đảm bảo là ứng dụng Microsoft Team không nên chạy ngầm trên điện thoại thông minh của bạn. Nếu màn hình điện thoại của bạn đóng hoặc bạn chuyển sang ứng dụng khác, trạng thái của bạn sẽ thay đổi thành "Vắng nhà".

Hoạt động tích cực trên ứng dụng di động của Nhóm là một giải pháp thay thế tuyệt vời để cho đồng nghiệp biết rằng bạn luôn sẵn sàng, đặc biệt nếu bạn không thể ngồi trước PC mọi lúc.

Hơn nữa, bạn có thể điều chỉnh cài đặt thời gian chờ của màn hình để ngăn điện thoại ở chế độ chờ. Giống như phương pháp Windows được đề cập trước đó, điều này sẽ đảm bảo rằng điện thoại của bạn luôn bật và hoạt động, đồng thời cho phép ứng dụng Microsoft Teams vẫn hoạt động.

5. Phát video nhạc nền hoặc trang trình bày

Một tùy chọn khác giúp Microsoft Teams luôn sẵn sàng là chạy video ở chế độ nền trên PC của bạn. Để bắt đầu, hãy đặt trạng thái của bạn thành "Có sẵn" trong Microsoft Teams. Sau đó, truy cập YouTube hoặc bất kỳ trình phát đa phương tiện nào và phát một video dài. Vì màn hình vẫn sáng trong khi video đang phát nên trạng thái của bạn sẽ vẫn là "Có sẵn".

Bạn cũng có thể mở một slide trên PowerPoint và trình chiếu nó ở chế độ toàn màn hình. Sau đó, chuyển sang ứng dụng khác bằng phím tắt Alt+Tab. Điều này sẽ giúp PowerPoint chạy ở chế độ nền, khiến các Nhóm nghĩ rằng bạn vẫn đang hoạt động trên PC của mình.

6. Bắt đầu một cuộc họp với chính mình

Bắt đầu cuộc họp với chính bạn và thay đổi trạng thái "Đang gọi" thành "Sẵn sàng" cũng có thể ngăn Nhóm hiển thị bạn. Trong khi cuộc họp đang diễn ra, trạng thái của bạn sẽ không chuyển sang "Vắng mặt", ngay cả khi Microsoft Teams được thu nhỏ.

Đây là một cách tuyệt vời để hoạt động tích cực trên Team thay vì phải rời đi sau mỗi 5 phút. Tuy nhiên, hãy đảm bảo thay đổi trạng thái cuộc họp thành trạng thái "Có sẵn", nếu không việc tham gia cuộc họp trong thời gian dài có thể có vẻ kỳ lạ.

7. Tải xuống ứng dụng của bên thứ ba

Các ứng dụng của bên thứ ba như Caffeine hoặc Amphetamine cũng có thể được sử dụng để ngăn Microsoft Teams tự động thay đổi trạng thái của bạn. Các ứng dụng này khi chạy ẩn sẽ nhấn một phím cụ thể hoặc di chuyển chuột sau một thời gian cụ thể. Điều này sẽ giúp PC của bạn hoạt động theo nhóm và không chuyển sang chế độ "Đi vắng".

Ví dụ: khi cài đặt Caffeine, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ ở góc dưới bên phải màn hình. Để sử dụng nó, chỉ cần nhấp vào biểu tượng của nó. Bạn có thể chọn thời gian bạn muốn máy tính của bạn luôn hoạt động. Bạn cũng có thể tắt nó nếu bạn không cần nó nữa hoặc nếu bạn đang hoạt động trên Teams.

Ngoài ra, nếu bạn là người dùng Mac, bạn có thể dùng thử Amphetamine, tương tự như caffeine.

8. Sử dụng Jiggler chuột USB

Bạn cũng có thể di chuyển chuột thường xuyên để tránh tình trạng "Đi vắng". Việc này có thể được thực hiện thủ công bằng cách di chuyển chuột hoặc bạn có thể sử dụng ứng dụng như Mouse Jiggler hoặc MoveMouse để tự động di chuyển chuột và luôn sẵn sàng.

Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần rời khỏi máy tính một lúc nhưng muốn trạng thái của mình vẫn hoạt động. Những ứng dụng này ngăn máy tính của bạn chuyển sang chế độ không hoạt động, cho phép bạn nhận thông báo và tin nhắn từ Teams miễn là máy tính của bạn ở chế độ hoạt động.

9. Màn hình chia nhỏ

Bạn có thể sử dụng tính năng chia đôi màn hình để duy trì hoạt động trên Microsoft Teams trong khi làm việc trên các ứng dụng khác. Ví dụ: bạn có thể di chuyển cửa sổ Teams sang một bên màn hình và mở một ứng dụng hoặc trình duyệt khác ở phía đối diện.

Với tính năng chia đôi màn hình, bạn có thể thực hiện đa nhiệm công việc của mình cùng với trạng thái "Có sẵn" trên Microsoft Teams.

10. Tại sao không đặt trạng thái thành bận?

Thay vì chỉ dựa vào chỉ báo trạng thái "Có sẵn", tốt hơn hết bạn nên thông báo trực tiếp tình trạng sẵn sàng của mình cho các thành viên trong nhóm. Nếu bạn cần tập trung vào một nhiệm vụ mà không bị gián đoạn, bạn chỉ cần đặt trạng thái thành chế độ "Bận" hoặc "Không làm phiền". Bạn cũng có thể chỉ để lại thông báo trạng thái hải quan để cho biết rằng bạn đang làm việc gì đó khẩn cấp và bạn sẽ liên hệ lại với họ sớm nhất có thể.