VietNetwork.Vn

Ghi chú trong Excel có thể thích ứng tốt hơn bạn nghĩ.

Một trong những lợi ích của việc sử dụng ghi chú trong Microsoft Excel là bạn có thể dễ dàng định vị lại chúng trong bảng tính của mình để đảm bảo chúng không che khuất dữ liệu quan trọng. Tuy nhiên, hành vi của chúng khi bạn thay đổi kích thước ô hoặc thêm và xóa cột sẽ khác nhau tùy thuộc vào cài đặt của ghi chú.


1. Cài đặt mặc định: Không di chuyển hoặc thay đổi kích thước ghi chú bằng ô

Trong ví dụ này, giả sử bạn muốn thêm ghi chú vào ô B12. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào ô và chọn "Ghi chú mới". Hoặc, hãy chọn ô và nhấn Shift+F2.


Sau khi bạn nhập ghi chú và thoát khỏi chế độ chỉnh sửa, nếu bạn chèn một cột mới vào bên phải, theo mặc định, ghi chú sẽ giữ nguyên vị trí, ngay cạnh ô mà nó được liên kết tới.


Để hiển thị tất cả ghi chú trong bảng tính của bạn, trong tab Xem lại trên ruy-băng, hãy nhấp vào Ghi chú > Hiển thị tất cả ghi chú.

Tuy nhiên, nếu bạn tăng chiều cao của tất cả các hàng trong bảng, ghi chú sẽ không thích ứng với thay đổi định dạng này. Kết quả là, ghi chú sẽ xa ô được liên kết hơn và bảng tính trông không gọn gàng.


Có, bạn có thể chọn ghi chú và định vị lại theo cách thủ công, nhưng cách này sẽ mất quá nhiều thời gian nếu bảng tính của bạn chứa nhiều ghi chú.

Mặc dù các ghi chú không thay đổi theo kích thước hoặc vị trí ô theo mặc định, nhưng chúng vẫn nằm trong các ô có liên quan khi bạn sắp xếp dữ liệu.

Trong ví dụ thứ hai, bạn quyết định di chuyển ghi chú sang phía bên phải của bảng để nó không che mất bất kỳ dữ liệu nào.


Tuy nhiên, khi bạn thêm một cột khác, ghi chú vẫn giữ nguyên vị trí, nghĩa là nó che khuất dữ liệu ở cột ngoài cùng bên phải.


Để khắc phục những sự cố này, bạn có thể thay đổi thuộc tính của ghi chú.

2. Cài đặt thay thế 1: Di chuyển ghi chú bằng ô

Thay vì di chuyển ghi chú theo cách thủ công khi bạn thêm hoặc xóa cột hoặc hàng, bạn có thể điều chỉnh thuộc tính của chúng.

Kích hoạt ghi chú có cài đặt mà bạn muốn thay đổi bằng cách nhấp vào Ghi chú > Hiển thị tất cả ghi chú trong tab Xem lại trên ruy-băng hoặc nhấp chuột phải vào ô có liên quan và chọn "Chỉnh sửa ghi chú". Nếu bạn muốn sử dụng phím tắt, hãy chọn ô đó và nhấn Shift+F2.


Sau đó, nhấp chuột phải vào cạnh ghi chú và nhấp vào "Định dạng chú thích".

Nếu bạn nhấp vào giữa ghi chú, bạn sẽ không thể truy cập vào các cài đặt có liên quan trong hộp thoại Định dạng chú thích xuất hiện.


Sau đó, trong tab Thuộc tính của hộp thoại Định dạng Bình luận, hãy đánh dấu vào "Di chuyển nhưng không thay đổi kích thước theo ô" và nhấp vào "OK".


Bây giờ, khi bạn chèn một cột mới, ghi chú sẽ dịch chuyển sang bên phải, nghĩa là bạn vẫn có thể thấy toàn bộ dữ liệu trong bảng của mình.


Ngoài ra, nếu bạn thay đổi chiều cao của các hàng, nốt nhạc sẽ di chuyển tương ứng để nó gần như thẳng hàng với ô mà nó được đính kèm. Tương tự, nếu bạn thêm một hàng mới ở trên, nốt nhạc sẽ di chuyển xuống dưới.


Mặc dù các nốt nhạc di chuyển lên xuống khi bạn thêm hoặc xóa các hàng mới hoặc thay đổi chiều cao của các hàng, nhưng chuyển động này không phải lúc nào cũng tỷ lệ thuận với thay đổi bạn thực hiện do các hành vi điều chỉnh tự động được tích hợp trong chương trình. Do đó, bạn càng thêm hoặc xóa nhiều hàng, hoặc bạn càng thay đổi nhiều chiều cao của các hàng, thì nó có thể di chuyển càng xa vị trí tương đối ban đầu của nó.

Một lợi ích khác của việc chọn "Di chuyển nhưng không thay đổi kích thước theo ô" là bạn có thể yên tâm rằng kích thước của ghi chú sẽ không thay đổi, ngay cả khi ô mà nó được liên kết tăng lên hoặc co lại. Điều này có nghĩa là các ghi chú sẽ không chiếm hết không gian bảng tính của bạn nếu bạn tăng kích thước ô hoặc co lại nếu bạn giảm chúng.

3. Cài đặt thay thế 2: Di chuyển và định cỡ ghi chú bằng ô

Một cách khác để kiểm soát cách ghi chú hoạt động khi bạn thay đổi bố cục bảng tính là buộc chúng di chuyển và thay đổi kích thước theo ô.

Nhấp chuột phải vào ô chứa ghi chú bạn muốn thay đổi và chọn "Chỉnh sửa ghi chú". Hoặc, chọn ô có liên quan và nhấn Shift+F2.


Sau đó, nhấp chuột phải vào cạnh ô và chọn "Định dạng chú thích".


Tiếp theo, mở tab "Thuộc tính", đánh dấu vào "Di chuyển và thay đổi kích thước theo ô" và nhấp vào "OK".


Bây giờ, ghi chú không chỉ thay đổi vị trí khi bạn thêm hoặc xóa cột hoặc hàng mà còn lớn hơn hoặc nhỏ hơn nếu bạn thay đổi kích thước của ô mà ghi chú được liên kết.

Trong ví dụ này, khi tôi tăng chiều cao của các hàng, ghi chú cũng tăng lên, nhưng vẫn duy trì tỷ lệ trong bảng tính của tôi.


Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng nếu ghi chú chứa nhiều văn bản và bạn giảm chiều cao của hàng thì một số văn bản có thể bị ẩn.


Ngoài việc thêm chú thích đơn giản vào ô thông qua ghi chú trong Microsoft Excel, bạn cũng có thể thêm chú thích, cho phép bạn tạo các luồng chú thích cộng tác theo kiểu hội thoại. Để thực hiện việc này, hãy chọn ô có liên quan, mở tab "Xem lại" trên ruy-băng và nhấp vào "Bình luận mới". Tuy nhiên, trong khi bạn có thể thay đổi vị trí của ghi chú, các chú thích luôn nằm cạnh ô được liên kết.