VietNetwork.Vn

Bạn mới tham gia vào thế giới làm việc từ xa? Giảm thiểu khả năng khiến bạn xấu hổ trước mặt đồng nghiệp do sự cố chia sẻ màn hình. Một vài biện pháp phòng ngừa có thể giúp bạn tách biệt cuộc sống cá nhân khỏi cuộc sống công việc.


1. Tạo một tài khoản người dùng chỉ dành cho công việc

Trước sự bùng phát của coronavirus toàn cầu, nhiều người lần đầu tiên làm việc tại nhà. Nếu bạn là một trong số họ, bạn có thể phải sử dụng máy tính ở nhà của mình.

Trên máy tính ở nhà, có lẽ bạn không quan tâm đến hình nền màn hình, ứng dụng nào bạn chạy mọi lúc hoặc thông báo bạn nhận được.


Tuy nhiên, cách dễ nhất để duy trì quyền riêng tư của bạn và chuyển sang "chế độ làm việc" trên máy tính cá nhân là tạo một tài khoản người dùng mới mà bạn chỉ có thể sử dụng cho công việc. Các bước để thực hiện việc này khác nhau tùy thuộc vào hệ điều hành mà máy tính của bạn đang chạy.

Thực hiện theo các bước sau để tạo tài khoản người dùng mới trên Windows 10:

• Nhấn Windows + I để mở ứng dụng "Cài đặt".
• Nhấp vào "Tài khoản", sau đó chọn "Gia đình và những người khác" từ danh sách.
• Nhấp vào "Thêm người khác vào PC này", sau đó  làm theo quy trình thiết lập.

Làm theo các bước sau để tạo tài khoản người dùng mới trên macOS:

• Khởi chạy "Tùy chọn hệ thống" từ thanh công cụ hoặc  tìm kiếm nó bằng Spotlight.
• Nhấp vào "Người dùng và nhóm", nhấp vào biểu tượng Khóa ở góc dưới cùng bên trái, sau đó nhập mật khẩu Quản trị viên của bạn.
• Nhấp vào dấu cộng (+) ở góc dưới cùng bên trái và làm theo quy trình thiết lập.

Khi tài khoản mới của bạn được thiết lập, bạn có thể đăng xuất hoặc chuyển đổi tài khoản như bình thường. Khi đăng nhập lần đầu, bạn phải cấp quyền cho mọi tài khoản email, thông tin đăng nhập Slack hoặc các dịch vụ khác. Chống lại sự thôi thúc để thêm bất kỳ tài khoản cá nhân.

Bằng cách này, bạn đảm bảo sẽ không có thông tin cá nhân nào bị tiết lộ trong cuộc gọi điện video. Bạn cũng loại bỏ những phiền nhiễu cá nhân, chẳng hạn như tin nhắn từ bạn bè và thông báo trên Twitter, điều này sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn. Nghỉ giải lao thường xuyên và chuyển sang tài khoản cá nhân của bạn khi cần thiết.

Bạn không muốn tạo một tài khoản hoàn toàn mới? Bạn vẫn có thể tránh bối rối bằng cách làm theo một số mẹo đơn giản.

2. Chỉ chia sẻ Windows ứng dụng cụ thể

Hội nghị truyền hình cho phép bạn nói chuyện trực tiếp với đồng nghiệp và trong hầu hết các trường hợp, chia sẻ màn hình của bạn. Điều này rất hữu ích khi ai đó đang thuyết trình, thảo luận về các số liệu trên bảng tính hoặc chỉ đơn giản là đối chiếu các ý tưởng trên bảng trắng hoặc bản đồ tư duy.

Hầu hết các ứng dụng hội nghị truyền hình đều cho phép bạn chia sẻ toàn bộ màn hình hoặc một cửa sổ riêng lẻ. Mặc dù việc chia sẻ máy tính để bàn của bạn có thể rất hấp dẫn, nhưng chỉ chia sẻ cửa sổ mà đồng nghiệp của bạn cần xem là một ý tưởng tốt hơn.


Cách bạn thực hiện việc này tùy thuộc vào dịch vụ hội nghị truyền hình mà bạn đang sử dụng. Rõ ràng, bạn sẽ muốn tránh bất kỳ thứ gì giống như "Chia sẻ màn hình" để thay vào đó là thứ gì đó giống như "Chia sẻ cửa sổ". Một số ứng dụng (như Google Hangouts Meet ) sẽ nhắc bạn chọn xem bạn muốn chia sẻ cửa sổ hay toàn bộ màn hình.

Bất cứ thứ gì bạn sử dụng để giữ liên lạc với đồng nghiệp của mình, hãy thử nghiệm với nó để bạn có thể thành thạo khả năng chia sẻ màn hình của nó trước khi bạn cần sử dụng chúng.

3. Sử dụng hình nền nhàm chán

Bạn có muốn hình nền Thời gian Phiêu lưu của mình hiển thị ở giữa bài thuyết trình hoặc cuộc họp không? Trong khi một số bạn có thể có một ông chủ "hoàn toàn tuyệt vời như vậy", những người khác có thể không.

Nếu bạn cần duy trì không khí chuyên nghiệp trong khi sử dụng ứng dụng chia sẻ màn hình, hãy cân nhắc chuyển sang hình nền nhàm chán. Điều đó tùy thuộc vào bạn, nhưng hãy nghĩ xem khách hàng, đồng nghiệp hoặc sếp của bạn có thể phản ứng thế nào nếu họ nhìn thấy hình nền hiện tại của bạn.


Bạn chỉ có thể đặt một màu đồng nhất hoặc sử dụng bất kỳ hình nền macOS hoặc Windows có sẵn nào. Thật dễ dàng để tìm kiếm các hình nền thú vị trên Google.

4. Dọn dẹp trình duyệt của bạn

Trình duyệt của bạn có thể cung cấp rất nhiều thông tin cá nhân. Hầu hết chúng ta thường mở đồng thời nhiều tab. Ngoài ra còn có một thanh dấu trang để điều hướng nhanh và một số tiện ích mở rộng ở trên cùng.

Cách dễ nhất để tách các phiên duyệt công việc của bạn khỏi các phiên duyệt cá nhân là sử dụng các trình duyệt riêng biệt. Các phím tắt phổ biến nhất hoạt động trên hầu hết các trình duyệt, vì vậy, bạn có thể thoải mái lựa chọn và sử dụng Chrome, Firefox, Safari, Edge hoặc thứ gì đó khác.


Trên Chrome và Firefox, bạn có thể sử dụng các cấu hình thay thế. Tất cả các tab cá nhân của bạn sẽ an toàn trong một hồ sơ, trong khi bạn làm việc ở hồ sơ khác. Tuy nhiên, vì bạn có thể mở đồng thời cả hai, hãy đảm bảo rằng bạn luôn đóng hồ sơ cá nhân của mình để tránh bất kỳ rủi ro nào.

Nếu tất cả điều đó nghe có vẻ quá nhiều, bạn có thể cắt bớt các tab cá nhân của mình. Bạn có thể sử dụng tiện ích mở rộng phiên trình duyệt (như Session Buddy dành cho Chrome ) để lưu mọi thứ trước khi đóng.

Nếu bạn định sử dụng trình duyệt cá nhân của mình cho công việc, bạn cũng có thể thấy một số dấu trang hiển thị trên thanh dấu trang. Để ẩn dấu trang của bạn trên hầu hết các trình duyệt, hãy nhấp vào "Xem", sau đó bật "Ẩn mục ưa thích" hoặc "Ẩn thanh dấu trang" (tên của cài đặt tùy thuộc vào trình duyệt).

Bạn cũng có thể xóa lịch sử trình duyệt của mình nếu lo ngại về tính năng tự động hoàn tất.

5. Vô hiệu hóa thông báo không cần thiết

Ngay cả khi bạn chỉ chia sẻ một cửa sổ duy nhất (đặc biệt nếu cửa sổ đó chiếm toàn bộ màn hình), bạn có thể trở thành nạn nhân của một thông báo bật lên đáng xấu hổ. Điều cuối cùng bạn muốn đồng nghiệp của mình nhìn thấy là một tin nhắn chửi thề từ một người bạn hoặc một lời "chia sẻ thái quá" từ vợ/chồng của bạn.


Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể tắt tiếng tất cả các thông báo—chỉ cần luôn nhớ làm điều đó trước cuộc gọi hội nghị của bạn. Cả macOS và Windows 10 đều có tùy chọn cho việc này.

Làm theo các bước sau để tắt tiếng thông báo trên macOS:

• Vuốt sang phải trên bàn di chuột bằng hai ngón tay hoặc nhấp vào biểu tượng ở góc trên bên phải màn hình để mở "Trung tâm thông báo" (hoặc "Hôm nay").
• Cuộn lên và bật tùy chọn "Không làm phiền".

Làm theo các bước sau để tắt tiếng thông báo trên Windows 10:

• Nhấn Windows + A hoặc nhấp vào biểu tượng Trung tâm hành động ở gần phía dưới bên phải màn hình để mở "Trung tâm hành động".
• Nhấp vào "Giờ yên tĩnh" hoặc "Hỗ trợ lấy nét" để tắt tiếng thông báo.

Bạn cũng có thể tắt tiếng thông báo trên mỗi ứng dụng nếu điều đó thuận tiện hơn. Chỉ cần đừng quên bật lại chúng sau nếu bạn cần. Trong Windows, bạn có thể điều hướng đến Hệ thống > Thông báo và Hành động để thực hiện việc này; trên máy Mac, hãy đi tới Tùy chọn hệ thống > Thông báo.

6. Ẩn ứng dụng không cần thiết

Bạn có thể để Steam chạy để có thể cập nhật trò chơi của mình hoặc duyệt qua danh mục trong bất kỳ thời gian ngừng hoạt động nào. Tuy nhiên, sếp của bạn có thể không hiểu lắm khi nhìn thấy biểu tượng đó nảy xung quanh thanh công cụ hoặc thanh tác vụ trong giờ làm việc.


Trước khi bạn bắt đầu công việc (hoặc ít nhất là trước khi bạn bắt đầu cuộc gọi điện video hoặc phiên chia sẻ màn hình), hãy đảm bảo bạn thoát hoặc ẩn mọi ứng dụng không cần thiết.

Sau đây là một số ứng dụng bạn có thể muốn ẩn trong giờ làm việc:

• Cửa hàng trò chơi:  Steam, Epic Game Store, GOG Galaxy, EA Origin, Uplay, Xbox (Windows 10), v.v.
• Dịch vụ phát trực tuyến: Netflix, Hulu, HBO GO/NOW, v.v.
• Ứng dụng chia sẻ tệp: Transmission, uTorrent, Vuze, Deluge, qBittorrent, v.v.
• Tài khoản cá nhân:  Ứng dụng email, tạp chí, ghi chú riêng tư, ảnh, v.v.

Nói tóm lại, bạn nên che giấu bất cứ điều gì bạn không nên làm trong khi bạn phải làm việc!

7. Đăng xuất khỏi dịch vụ nhắn tin

Đăng xuất khỏi các dịch vụ nhắn tin có thể dễ dàng hơn việc phải liên tục tắt hoặc bật thông báo. Bạn cũng có thể thấy điều này giúp bạn tập trung hơn vào công việc của mình. Ngay cả khi bạn ẩn thông báo, bạn vẫn có thể lãng phí hàng giờ để nhắn tin cho mọi người—điều đó khó thực hiện hơn rất nhiều nếu bạn phải đăng nhập trước.


Hai ứng dụng phổ biến nhất là Tin nhắn dành cho Mac và Hangouts dành cho Android trên Mac hoặc Windows. Mỗi ứng dụng trong số này có thể phản chiếu tin nhắn văn bản từ thiết bị di động của bạn, bất kể đó là liên hệ cơ quan hay cá nhân. Nếu bạn muốn để tin nhắn văn bản trên điện thoại của mình, chỉ cần đăng xuất khỏi chương trình trên máy tính của bạn.

Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn giữ lại bất kỳ ứng dụng nào cần thiết cho công việc, chẳng hạn như Slack, Skype hoặc WhatsApp. Nếu bạn tạo một tài khoản công việc riêng trên máy tính của mình, điều này sẽ dễ dàng hơn vì bạn sẽ không đăng nhập vào bất kỳ ứng dụng nhắn tin không cần thiết nào ngay từ đầu!

8. Để lại nội dung cá nhân trên thiết bị di động của bạn

Bởi vì thiết bị di động của bạn có thể hiếm khi rời khỏi bạn và bạn có thể sạc thiết bị trong khi làm việc, tại sao không chuyển tất cả những thứ cá nhân cho điện thoại hoặc iPad của bạn? Tất nhiên, đó là giả sử bạn sẽ không chia sẻ màn hình bất cứ thứ gì từ họ.

Thay vì mở một tab mới để tra cứu lời bài hát đang phát, bạn chỉ cần tra cứu lời bài hát đó trên điện thoại của mình. Không khởi chạy Lời nhắc trên máy Mac của bạn để thêm mì ống vào danh sách mua sắm của bạn; hãy để Siri xử lý nó trên iPhone của bạn. Tự hỏi thời tiết sẽ như thế nào cho chuyến đi cắm trại sắp tới? "Ok Google, thời tiết ở Blue Mountains tuần tới thế nào?" có lẽ là nhanh hơn anyway. Tin nhắn cá nhân và trò chuyện trên điện thoại của bạn thay vì máy tính của bạn.

Nếu bạn vẫn chưa cảm thấy xấu hổ trước 50 đồng nghiệp trong một cuộc gọi điện video, hãy coi mình là người may mắn. Hầu hết những người làm việc từ xa đã từng có trải nghiệm khó xử này trước đây. Tuy nhiên, nếu bạn làm theo những lời khuyên này, ít nhất chúng có thể giúp bạn duy trì vẻ ngoài chuyên nghiệp!

Tìm kiếm thêm lời khuyên về làm việc từ xa? Tìm hiểu cách làm việc tại nhà như một chuyên gia.