VietNetwork.Vn

Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng giúp tăng năng suất của mình, OneNote có thể trợ giúp.

OneNote là sổ ghi chép kỹ thuật số đa năng có thể giúp tối đa hóa năng suất của bạn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng các tính năng như thẻ, lời nhắc, OCR và phiên âm để tận dụng tối đa OneNote khi xử lý các công việc hàng ngày của bạn.


1. Phân loại và ưu tiên các nhiệm vụ bằng cách sử dụng thẻ

Khi sử dụng OneNote trong cuộc sống hàng ngày, bạn nên tận dụng các thẻ để giúp bạn phân loại và ưu tiên các nhiệm vụ. Thẻ giúp tìm kiếm nhiệm vụ dễ dàng hơn bằng cách làm cho chúng có thể tìm kiếm dễ dàng.

Để gắn thẻ một tác vụ trong OneNote, hãy chọn văn bản mà bạn muốn chèn thẻ. Trong tab Trang đầu, bấm vào một trong các thẻ trong phần Thẻ của dải băng.


Bạn sẽ thấy các thẻ "Việc cần làm" và "Quan trọng", nhưng còn nhiều hơn thế nữa. Để xem chúng, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh chúng. Bạn có thể chọn "Câu hỏi", "Ghi nhớ để sử dụng sau", "Quan trọng", "Ý tưởng", "Mật khẩu" và các thẻ khác.


Để tìm nhiệm vụ bạn đã gắn thẻ, hãy nhấp vào "Tìm thẻ" trong phần Thẻ của dải băng. Bạn có thể duyệt qua các thẻ trong bảng Tóm tắt thẻ xuất hiện ở bên phải.



2. Đặt lời nhắc cho các nhiệm vụ quan trọng

Đặt lời nhắc trong OneNote đảm bảo bạn không quên một nhiệm vụ quan trọng, đặc biệt nếu bạn phải hoàn thành nó trước một ngày nhất định. Bạn có thể đặt lời nhắc cho một nhiệm vụ bằng cách thêm nó vào danh sách nhiệm vụ Outlook của mình. Vào ngày đến hạn, Outlook sẽ thông báo cho bạn về nhiệm vụ đang chờ xử lý thông qua lời nhắc bật lên, email hoặc thông báo đẩy (nếu bạn đã cài đặt ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động).

Để đặt lời nhắc, hãy đánh dấu tác vụ và nhấp vào Tác vụ Outlook trong phần Thẻ của dải băng trong tab "Trang chủ". Chọn một trong các thẻ, chẳng hạn như "Ngày mai" hoặc "Tuần tới" từ danh sách. Một lá cờ sẽ xuất hiện bên cạnh nhiệm vụ bạn đã đặt lời nhắc.


Bạn cũng có thể chọn bộ thẻ "Tùy chỉnh" vào thời điểm chính xác mà bạn muốn nhận lời nhắc. Thao tác này sẽ mở một cửa sổ Outlook với tab "Tác vụ" được chọn. Đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh Lời nhắc, nhập ngày và giờ rồi nhấp vào "Lưu & Đóng" trong phần Hành động của dải băng.


Bạn có thể xem danh sách các tác vụ Outlook bằng cách mở ứng dụng trên máy tính và bấm vào Việc cần làm—biểu tượng dấu kiểm màu xanh lam—trong menu bên trái.

Hãy nhớ nhấp vào biểu tượng lá cờ bên cạnh nhiệm vụ để đánh dấu nó là hoàn thành sau khi bạn hoàn thành.

3. Sử dụng OCR để trích xuất văn bản từ hình ảnh

Nhận dạng ký tự quang học (OCR) là một trong những tính năng ít được biết đến của OneNote, nhưng nó có thể cực kỳ hữu ích. OCR tăng năng suất bằng cách cho phép bạn nhanh chóng trích xuất văn bản từ hình ảnh thay vì phải nhập văn bản theo cách thủ công.

OCR có thể gặp khó khăn khi nhận dạng văn bản từ ghi chú viết tay.

Để sử dụng OCR, hãy bấm chuột phải vào hình ảnh trong OneNote, sau đó chọn "Sao chép văn bản từ ảnh" trong menu. Với văn bản được trích xuất, bạn có thể dán nó vào OneNote hoặc bất kỳ chương trình nào khác chấp nhận nhập văn bản.


4. Sử dụng Ghi âm giọng nói để ghi chú hiệu quả

Giả sử bạn đang tham gia một cuộc họp hoặc đang có một cuộc trò chuyện mà bạn cần ghi nhớ. Bạn có thể dễ dàng ghi lại trong OneNote và chép lại sau thay vì cố gắng ghi chú và nghe cùng một lúc. Điều này có thể giúp bạn nhớ lại các chi tiết quan trọng và các mục hành động, tối đa hóa năng suất của bạn trong quá trình này.

Để ghi lại âm thanh trong OneNote, hãy chọn tab "Chèn", nhấp vào "Phiên âm" và chọn "Ghi âm thanh" trong menu. Sau khi bạn ghi xong clip âm thanh, hãy nhấp vào "Dừng" trên dải băng ở trên cùng.


Để nghe âm thanh, hãy nhấp vào clip trong OneNote và chọn nút phát trong tiện ích xuất hiện phía trên clip đó.


Khi nghe nó, bạn có thể ghi chú những phần quan trọng của cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện.


5. Thêm cộng tác viên vào sổ tay

OneNote là một công cụ tuyệt vời để lập kế hoạch cho các dự án đơn giản và giống như các ứng dụng Microsoft 365 khác, nó có khả năng cộng tác theo thời gian thực. Cho dù đó là dự án dành cho công việc hay dự án cá nhân (ví dụ: lễ kỷ niệm sinh nhật hay dự án tự làm tại nhà), bạn có thể thêm nhiều cộng tác viên để trợ giúp lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện.

Để làm điều đó, hãy nhấp vào "Chia sẻ" ở góc trên bên phải màn hình và chọn "Chia sẻ toàn bộ sổ ghi chép" trong menu.


Trong cửa sổ bật lên, hãy nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ sổ ghi chép rồi nhấp vào nút "Gửi".


Cộng tác viên của bạn sẽ nhận được email có liên kết cho phép họ truy cập vào sổ ghi chép.

6. Tạo ghi chú trên màn hình chính của điện thoại thông minh của bạn

Cho dù bạn đang sử dụng thiết bị iPhone hay Android, bạn đều có thể đặt tiện ích OneNote trên màn hình chính để dễ dàng tạo và xem ghi chú. Bạn cần tải xuống OneNote từ App Store hoặc Google Play và đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình trước. Sau đó, bạn có thể thêm các vật dụng.

Trên iPhone, chạm và giữ một khoảng trống trên màn hình chính rồi nhấn vào biểu tượng dấu cộng ở góc trên cùng bên phải.


Cuộn xuống danh sách ứng dụng và đặt "OneNote" lên trên cùng trong danh sách. Trong cửa sổ bật lên, hãy vuốt sang trái cho đến khi bạn thấy tiện ích "Chụp nhanh + Ghi chú gần đây". Sau đó, chạm vào "Thêm tiện ích" để đặt nó trên màn hình.



Nhấn vào "Ghi chú" trong tiện ích để mở OneNote và tạo ghi chú mới.


Việc thêm tiện ích trên Android sẽ tùy thuộc vào thiết bị bạn có nhưng nhìn chung các hướng dẫn sẽ giống nhau. Chúng tôi đang sử dụng một thiết bị Samsung. Bây giờ, hãy chạm và giữ một khoảng trống trên màn hình chính và nhấn vào "Widget" ở dưới cùng.


Cuộn qua danh sách ứng dụng và nhấn vào "OneNote" từ danh sách. Nhấn vào tiện ích "OneNote Ghi chú mới" rồi nhấn "Thêm" để đặt nó trên màn hình.


Khi bạn nhấn vào tiện ích, nó sẽ mở một sổ ghi chép mới trong OneNote. Bạn có thể dùng thử các tiện ích OneNote khác để xem tiện ích nào sẽ giúp bạn duy trì hiệu quả.

OneNote có thể thúc đẩy cách bạn hoàn thành công việc bằng các tính năng năng suất của nó, cho phép bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Hãy nhớ rằng chúng ta không thể thảo luận mọi cách mà OneNote có thể giúp bạn làm việc hiệu quả chỉ trong một hướng dẫn nhưng hướng dẫn này sẽ giúp bạn bắt đầu. Ngoài ra, nó còn có thể giúp bạn sắp xếp mọi thứ trong cuộc sống.