VietNetwork.Vn

Mặc dù các công cụ chú thích và ghi chú của Microsoft Excel đều cho phép bạn chú thích một ô, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau, hoạt động theo nhiều cách khác nhau và khác nhau về cách hiển thị trên bảng tính Excel đã in. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng chúng trước khi tóm tắt những điểm giống và khác nhau của chúng.


1. Cách sử dụng chú thích trong Microsoft Excel

Bình luận trong Microsoft Excel là các chú thích ô riêng lẻ có thể được chuyển thành chuỗi bình luận riêng theo kiểu hội thoại. Do đó, chúng rất phù hợp cho các bảng tính cộng tác.

Để thêm chú thích vào ô chưa có chú thích, hãy nhấp chuột phải vào ô có liên quan và chọn "Chú thích mới".


Ngoài ra, bạn có thể chọn ô và nhấp vào "Bình luận mới" trong tab Xem lại trên ruy-băng.


Dù bạn chọn cách nào thì một hộp chú thích nổi cũng sẽ xuất hiện để bạn có thể nhập chú thích của mình.


Mặc dù bạn có thể định dạng chú thích trong Microsoft Word nhưng không thể thực hiện được trong Microsoft Excel.

Khi bạn nhấp vào mũi tên màu xanh lá cây hoặc nhấn Ctrl+Enter, bình luận sẽ được lưu bên dưới tên người dùng của bạn và một thẻ màu tím sẽ được thêm vào góc trên bên phải của ô bị ảnh hưởng để cho biết bình luận đã được thêm vào.


Di con trỏ qua ô được gắn thẻ bất kỳ lúc nào để xem các bình luận của ô đó.

Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng tất cả các bình luận đều được đóng dấu ngày và giờ, giúp bạn dễ dàng theo dõi thời điểm bình luận được thêm vào.

Để thêm bình luận vào một luồng, hãy chọn trường văn bản "Trả lời", chèn chú thích bổ sung của bạn và nhấn Ctrl+Enter. Không thể tạo luồng bình luận mới cho ô đã có bình luận hoặc luồng. Điều này ngăn không cho ô có các chú thích xung đột.


Bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa trong sổ làm việc đều có thể thêm bình luận. Những người có quyền xem chỉ có thể đọc bình luận.

Nếu bạn đã đăng nhập bằng tài khoản tổ chức của mình, hãy nhập @ vào hộp bình luận và chọn đồng nghiệp hoặc bạn bè mà bạn muốn gắn thẻ trong bình luận và thông báo.

Khi chuỗi hoàn tất và mọi tác vụ liên quan đã được thực hiện, hãy nhấp vào ba dấu chấm ở góc trên bên phải của bình luận đầu tiên và chọn "Giải quyết chuỗi". Thực hiện bước này sẽ ngăn không cho thêm bất kỳ bình luận nào nữa, mặc dù bạn và những người khác vẫn có thể xem lịch sử cuộc trò chuyện bằng cách di chuột qua ô.


Ngoài ra, để xóa hoàn toàn luồng, hãy nhấp vào "Xóa luồng". Tuy nhiên, hãy sử dụng tùy chọn này một cách thận trọng, vì bạn không thể khôi phục luồng đã xóa sau khi chúng biến mất! Bạn cũng có thể chỉnh sửa ghi chú bằng cách nhấp vào biểu tượng bút chì.

Sau khi bạn giải quyết một chủ đề, thẻ ô sẽ chuyển từ màu tím sang màu xám và nút Bình luận mới trong tab Xem lại trên ruy-băng sẽ chuyển sang màu xám, nghĩa là bạn không thể bắt đầu một chủ đề bình luận mới cho ô này.


Thay vào đó, để mở lại chủ đề để thêm bình luận, hãy di chuột qua ô và nhấp vào mũi tên "↺" ở góc trên bên phải.


Để xem tất cả các bình luận mở và đã giải quyết trên một bảng tính, hãy nhấp vào "Hiển thị bình luận" trong tab Đánh giá trên ruy-băng. Sau đó, trong ngăn Bình luận, bạn có thể thêm chú thích vào các luồng mở, bắt đầu luồng mới cho ô đã chọn hoặc nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở góc trên bên phải để chỉ hiển thị các luồng mở hoặc đã giải quyết.


Chỉ các bình luận trên các ô trong bảng tính đang hoạt động mới được hiển thị trong ngăn Bình luận. Khi bạn chuyển đến một bảng tính khác thông qua các tab ở cuối cửa sổ Excel, ngăn Bình luận sẽ cập nhật để hiển thị các bình luận trong bảng tính đó.

Nếu bạn muốn các bình luận hiển thị trên các phiên bản in của bảng tính, trước tiên, hãy nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại "Page Setup" ở góc của nhóm Page Setup trong tab Page Layout. Sau đó, trong tab Sheet của hộp thoại Page Setup, hãy chọn "At End Of Sheet" và nhấp vào "OK".


Bất kỳ ghi chú nào trong bảng tính cũng sẽ được in khi bạn chọn tùy chọn này. Không thể chỉ in các bình luận nếu bảng tính cũng chứa ghi chú.

Bây giờ, sau khi nhấn Ctrl+P, hãy cuộn đến cuối bản xem trước khi in để xem các chủ đề sẽ xuất hiện như thế nào khi in ra và in trang tính khi bạn đã sẵn sàng!


2. Cách sử dụng Ghi chú trong Microsoft Excel

Ghi chú trong Microsoft Excel là các chú thích đơn giản được liên kết với từng ô. Chúng thường được sử dụng để thêm ngữ cảnh vào nội dung của ô và cũng có thể hoạt động như một phần tràn để giúp bạn không phải nhồi nhét quá nhiều thông tin vào một ô.

Để thêm ghi chú vào ô, hãy nhấp chuột phải vào ô có liên quan và chọn "Ghi chú mới". Bạn không thể thêm ghi chú vào ô đã có ghi chú đó.


Mặt khác, hãy chọn ô mà bạn muốn thêm ghi chú và nhấp vào Ghi chú > Ghi chú mới trong tab Xem lại trên ruy-băng.


Sau đó, một hộp ghi chú có con trỏ nhấp nháy bên dưới tên người dùng Microsoft của bạn sẽ xuất hiện, nơi bạn có thể nhập chú thích cho ô đó. Nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng tính để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa ghi chú khi bạn hoàn tất.


Để ẩn danh ghi chú của bạn, hãy chọn tên người dùng và nhấn Xóa.

Để định dạng phông chữ trong ghi chú, hãy chọn văn bản và sử dụng phím tắt định dạng —như Ctrl+B để in đậm và Ctrl+i để in nghiêng—hoặc nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong ghi chú và chọn "Định dạng chú thích" để khởi chạy hộp thoại Định dạng chú thích.


Nhấp chuột phải vào cạnh của ghi chú để thực hiện các điều chỉnh định dạng khác, như thay đổi màu nền, chọn kiểu đường viền khác hoặc thay đổi hướng văn bản.

Ghi chú trong Microsoft Excel tương tự như ứng dụng Sticky Notes của Windows ở chỗ bạn có thể thay đổi kích thước hộp văn bản bằng cách nhấp và kéo các nút điều khiển và bạn có thể di chuyển ghi chú đến bất kỳ đâu trong bảng tính bằng cách nhấp và kéo cạnh của hình dạng.

Bất kỳ ô nào có ghi chú đều có thẻ màu đỏ ở góc và bạn có thể di chuột qua chúng bất kỳ lúc nào để xem nội dung của chúng. Khi bạn thực hiện thao tác này, một mũi tên sẽ xuất hiện giữa ghi chú và ô mà nó tham chiếu đến—một tính năng hữu ích nếu bạn có nhiều ghi chú trong một bảng tính.

Mặt khác, bạn có thể buộc Excel hiển thị tất cả các ghi chú ô cùng một lúc. Để thực hiện việc này, trong menu thả xuống Notes của tab Review trên ribbon, hãy nhấp vào "Show All Notes". Nhấp vào nút tương tự để ẩn chúng lần nữa.


Để sửa ghi chú, hãy nhấp chuột phải vào ô có liên quan và nhấp vào "Chỉnh sửa ghi chú".


Bạn cũng có thể xóa ghi chú trong menu chuột phải này bằng cách chọn "Xóa ghi chú". Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng sau khi xóa ghi chú, bạn sẽ không thể khôi phục lại ghi chú đó nữa!

Nếu sau khi thêm ghi chú, bạn muốn chia sẻ bảng tính của mình với người khác, bạn có thể chọn chuyển ghi chú thành bình luận để những người cộng tác có thể thêm suy nghĩ và đề xuất của họ. Để thực hiện việc này, trong tab Đánh giá trên ruy-băng, hãy nhấp vào Ghi chú > Chuyển đổi thành Bình luận.


Sau đó, bạn sẽ thấy cảnh báo rằng hình ảnh và định dạng sẽ bị xóa trong quá trình này. Nếu bạn đồng ý, hãy nhấp vào "Chuyển đổi tất cả ghi chú". Cũng cần lưu ý rằng bạn không thể chuyển đổi từng ghi chú thành bình luận—đây là trường hợp tất cả hoặc không có gì!

Ghi chú được chuyển đổi thành bình luận không có dấu thời gian vì Excel không theo dõi chính xác thời điểm bạn thêm ghi chú gốc.

Để hiển thị ghi chú khi bạn in bảng tính, hãy nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại "Thiết lập trang" ở góc nhóm Thiết lập trang của tab Bố cục trang, trước khi mở tab "Trang tính" của hộp thoại Thiết lập trang.


Sau đó, trong menu thả xuống Bình luận và Ghi chú của phần In, hãy chọn một trong hai tùy chọn sau:

    Ở cuối trang tính: Hiển thị tất cả các bình luận và ghi chú ở cuối bản in, bao gồm ô mà chúng tham chiếu đến, tác giả (nếu có) và chú thích. Chọn tùy chọn này cũng in bất kỳ bình luận nào trong bảng tính.
    Như Hiển thị Trên Trang tính: Nếu bạn đã kích hoạt Hiển thị Tất cả Ghi chú trong danh sách thả xuống Ghi chú của tab Xem lại, các ghi chú sẽ được in chính xác như chúng xuất hiện trong sổ làm việc của bạn trên màn hình. Việc chọn tùy chọn này chỉ in các ghi chú (không phải bất kỳ bình luận nào).


Khi đã hài lòng với lựa chọn của mình, hãy nhấp vào "OK", sau đó nhấn Ctrl+P để in bảng tính.

3. Bình luận so với Ghi chú trong Excel: So sánh

Sau đây là bảng tóm tắt cho bạn thấy những điểm giống và khác nhau giữa chú thích và ghi chú của Microsoft Excel:


Trong hướng dẫn này, tôi chỉ thảo luận về hai công cụ hữu ích trong tab Review trong Microsoft Excel—nhưng còn nhiều công cụ khác nữa! Ví dụ, đây là nơi bạn có thể kiểm tra xem sổ làm việc của mình có thể truy cập được với mọi người không, bảo vệ một bảng tính riêng lẻ hoặc toàn bộ tệp bằng mật khẩu và theo dõi mọi thay đổi đã thực hiện.