VietNetwork.Vn

Bạn có đang tận dụng tối đa PowerPoint cho Microsoft 365/Office 365 trong Windows không? Tìm hiểu về các tính năng mới quan trọng trong ứng dụng thuyết trình mạnh mẽ của Microsoft.

Bạn cần tạo và chia sẻ bài thuyết trình? Nếu vậy, có lẽ bạn sẽ chuyển sang ứng dụng thuyết trình phổ biến nhất trên thế giới, Microsoft PowerPoint dành cho Windows.

Microsoft bán Office theo hai mô hình: Cá nhân và doanh nghiệp có thể trả tiền trước cho giấy phép phần mềm và sở hữu nó mãi mãi (công ty gọi là phiên bản "vĩnh viễn" của bộ phần mềm) hoặc họ có thể mua đăng ký Microsoft 365 hoặc Office 365, theo đó có nghĩa là họ chỉ có quyền truy cập vào phần mềm miễn là họ tiếp tục trả phí đăng ký.

Khi bạn mua phiên bản vĩnh viễn của bộ phần mềm — chẳng hạn như Office 2019 hoặc Office 2021 — các ứng dụng của nó sẽ không bao giờ nhận được các tính năng mới, trong khi các ứng dụng trong gói đăng ký "365" được cập nhật liên tục với các tính năng mới. Để biết thêm chi tiết, hãy xem "Microsoft Office 2021 so với Microsoft 365: Cách chọn " Còn vấn đề khó hiểu hơn nữa, Microsoft đã đổi tên hầu hết, nhưng không phải tất cả, các đăng ký Office 365 của mình dưới biệt danh "Microsoft 365", thường có nghĩa là kế hoạch bao gồm mọi thứ từ gói Office 365 cũ cùng với một số tính năng và ứng dụng bổ sung.

Bảng tóm tắt này giúp bạn cập nhật nhanh hơn về các tính năng đã được giới thiệu trong ứng dụng khách Windows dành cho máy tính để bàn dành cho PowerPoint trong Office 365 và Microsoft 365 kể từ năm 2015. Chúng tôi sẽ cập nhật định kỳ câu chuyện này khi các tính năng mới được triển khai. (Nếu bạn đang sử dụng PowerPoint 2016 hoặc 2019 có giấy phép vĩnh viễn, hãy xem bảng cheat PowerPoint 2016 và 2019 riêng của chúng tôi.)

1. Sử dụng Dải băng

Giao diện Ribbon mà bạn đã biết và yêu thích (hoặc có thể là ghét) trong các phiên bản PowerPoint trước đó không thay đổi nhiều trong Microsoft 365/Office 365. Vì Ribbon đã được đưa vào các ứng dụng bộ Office kể từ Office 2007 nên chúng tôi cho rằng bạn ' bạn đã quen với cách nó hoạt động. Nếu bạn cần ôn lại, hãy xem bảng tóm tắt PowerPoint 2010 của chúng tôi.

Trong những năm qua, Microsoft đã nhiều lần điều chỉnh giao diện của Ribbon, bao gồm cả bản nâng cấp gần đây để phù hợp với giao diện của Windows 11. Nó có giao diện phẳng, gọn gàng và ít lộn xộn hơn so với các phiên bản trước của PowerPoint cũng như độ tương phản cao. màu sắc làm cho các biểu tượng và văn bản dễ nhìn hơn. Nhưng nó vẫn hoạt động theo cách tương tự và bạn sẽ tìm thấy hầu hết các lệnh ở cùng vị trí như trong các phiên bản trước.


Để tìm hiểu lệnh nào hiển thị trên tab nào trên Dải băng, hãy tải xuống tài liệu tham khảo nhanh về Dải băng PowerPoint cho Microsoft 365 của chúng tôi. Cũng lưu ý rằng bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm trên Ribbon để tìm lệnh.

Giống như các phiên bản trước của PowerPoint, nếu bạn muốn biến mất các lệnh Ribbon, hãy nhấn Ctrl-F1. (Lưu ý rằng các tab phía trên Dải băng — Tệp, Trang chủ, Chèn, v.v. — vẫn hiển thị.) Để làm cho chúng xuất hiện lại, hãy nhấn Ctrl-F1. Bạn cũng có thể làm cho các lệnh trên Ribbon biến mất bằng cách nhấp vào tên tab bạn đang sử dụng. Để làm cho các lệnh xuất hiện lại, hãy bấm vào tab bất kỳ.

Bạn cũng có các tùy chọn khác để hiển thị Ribbon. Để truy cập chúng, hãy nhấp vào mũi tên xuống ở dưới cùng bên phải của Ribbon. Một menu thả xuống xuất hiện với bốn tùy chọn sau:

• Chế độ toàn màn hình: Chế độ này tối đa hóa phần nội dung của PowerPoint, hiện chiếm toàn bộ màn hình, loại bỏ toàn bộ Ribbon cũng như thanh công cụ Truy cập nhanh. Để hiển thị lại Ribbon, hãy bấm vào ở đầu PowerPoint.
• Chỉ hiển thị các tab: Tùy chọn này hiển thị các tab nhưng ẩn các lệnh bên dưới chúng. Nó giống như nhấn Ctrl-F1. Để hiển thị các lệnh bên dưới các tab khi chúng bị ẩn, hãy nhấn Ctrl-F1 hoặc nhấp vào một tab.
• Luôn hiển thị Ribbon: Việc chọn tùy chọn này sẽ hiển thị cả tab và lệnh.
• Ẩn/Hiển thị thanh công cụ Truy cập Nhanh: Tùy chọn này ẩn hoặc hiển thị thanh công cụ Truy cập Nhanh, cho phép bạn truy cập nhanh vào các tính năng PowerPoint mà bạn muốn luôn có sẵn, chẳng hạn như Mới, Hoàn tác, Lặp lại, v.v. Nó có thể xuất hiện phía trên hoặc phía dưới Ribbon. Để tùy chỉnh thanh công cụ, hãy nhấp vào mũi tên xuống nhỏ ở bên phải và từ menu thả xuống xuất hiện, hãy chọn những tính năng cần đặt trên thanh công cụ. Nếu bạn không thấy lệnh mình muốn, hãy nhấp vào Lệnh khác, tìm lệnh bạn muốn ở bên trái và nhấp vào Thêm.

Để tùy chỉnh thanh tiêu đề phía trên Ribbon, hãy chọn Tệp > Tùy chọn > Chung. Trong phần "Cá nhân hóa bản sao Microsoft Office của bạn", hãy nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh Chủ đề Office và chọn Xám đậm, Đen hoặc Trắng từ menu thả xuống. Để làm cho thanh tiêu đề có màu đỏ trở lại, hãy chọn tùy chọn Đầy màu sắc từ danh sách thả xuống. Ngay phía trên menu Chủ đề Office là menu thả xuống Nền Office - tại đây bạn có thể chọn hiển thị một mẫu chẳng hạn như bảng mạch trên thanh tiêu đề.

Khi bạn nhấp vào tab Tệp trên Ribbon, bạn sẽ được đưa đến một khu vực hữu ích mà Microsoft gọi là hậu trường. Nếu bạn bấm vào Mở, Lưu bản sao hoặc Lưu dưới dạng từ menu bên trái, bạn có thể thấy các dịch vụ dựa trên đám mây mà bạn đã kết nối với tài khoản Office của mình, chẳng hạn như SharePoint và OneDrive. Mỗi vị trí hiện hiển thị địa chỉ email được liên kết bên dưới nó. Điều này khá hữu ích nếu bạn sử dụng dịch vụ đám mây có nhiều tài khoản, chẳng hạn như nếu bạn có một tài khoản OneDrive cho mục đích sử dụng cá nhân và một tài khoản khác cho doanh nghiệp. Bạn sẽ có thể nhìn thoáng qua cái nào là cái nào.


Bạn cũng có thể dễ dàng thêm các dịch vụ dựa trên đám mây mới. Từ màn hình hiển thị cho bạn các vị trí trực tuyến của bạn, hãy nhấp vào Thêm địa điểm và chọn dịch vụ cần thêm. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng bạn bị giới hạn ở SharePoint và OneDrive.

2. Có thể đang được thực hiện: Dải băng được đơn giản hóa

Microsoft đã làm việc một thời gian trên một phiên bản Ribbon đơn giản hóa cho tất cả các ứng dụng Office. Giống như Ribbon hiện có, nó sẽ có các tab ở trên cùng và mỗi tab sẽ có các lệnh trên đó. Nhưng nó được sắp xếp hợp lý hơn và sử dụng ít không gian hơn Ribbon hiện có.

Hiện tại, chỉ Outlook cho Windows là ứng dụng Microsoft 365 trên máy tính duy nhất sử dụng Dải băng được đơn giản hóa. Tuy nhiên, bạn có thể xem trước giao diện của nó trong PowerPoint bằng cách truy cập phiên bản trực tuyến của PowerPoint. Nhấp vào mũi tên xuống ở dưới cùng bên phải của Ribbon và chọn Single Line Ribbon. Để trở lại Ribbon thông thường, hãy chọn Ribbon cổ điển.


Trong Ribbon được đơn giản hóa, tất cả các lệnh vẫn ở đó cho mỗi tab nhưng chỉ những lệnh được sử dụng phổ biến nhất mới hiển thị. Nhấp vào biểu tượng ba chấm ở cuối bên phải của Ribbon để hiển thị phần còn lại của lệnh trong menu thả xuống.

Tất cả những gì đã nói, phiên bản đơn giản hóa của Ribbon đã hoạt động trong nhiều năm và vẫn chưa xuất hiện trong ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Chúng ta háo hức chờ đợi sự xuất hiện của nó nhưng lại bắt đầu mất niềm tin rằng nó sẽ đến.

3. Sử dụng thanh Tìm kiếm để hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng

PowerPoint có rất nhiều tính năng mạnh mẽ đến nỗi thật khó để nhớ nơi tìm thấy tất cả chúng. Microsoft 365/Office 365 đã làm cho mọi việc trở nên dễ dàng hơn thông qua thanh Tìm kiếm, thanh này có thể giúp bạn dễ dàng tiếp cận ngay cả những công cụ bị chôn vùi hoặc những công cụ mà bạn hiếm khi sử dụng. (Lưu ý rằng tại một thời điểm, tính năng này được gọi là Tell Me.)

Để sử dụng nó, hãy nhấp vào thanh Tìm kiếm - nó nằm phía trên Dải băng trong khu vực tiêu đề. (Thay vào đó, người hâm mộ bàn phím có thể nhấn Alt-Q để đi tới hộp Tìm kiếm.) Nhập tác vụ bạn muốn thực hiện, chẳng hạn như thay đổi hướng tài liệu phát tay. Bạn sẽ nhận được một menu hiển thị các kết quả phù hợp tiềm năng cho nhiệm vụ.

Trong trường hợp này, kết quả trên cùng là danh sách Hướng bài tập mà khi nhấp vào sẽ cung cấp cho bạn hai tùy chọn — một để đặt hướng ngang và một để đặt hướng dọc. Chỉ cần nhấp vào cái bạn muốn sử dụng. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về nhiệm vụ của mình, các mục cuối cùng xuất hiện trong menu cho phép bạn chọn từ các chủ đề Trợ giúp có liên quan hoặc hiển thị các kết quả tìm kiếm bổ sung.


Ngay cả khi bạn coi mình là chuyên gia PowerPoint, hãy dùng thử Tìm kiếm. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và hiệu quả hơn nhiều so với việc tìm kiếm trong Ribbon để tìm lệnh. Nó cũng ghi nhớ các tính năng mà bạn đã nhấp vào trước đó trong hộp, vì vậy khi nhấp vào nó, trước tiên bạn sẽ thấy danh sách các tác vụ trước đó mà bạn đã tìm kiếm. Điều đó đảm bảo rằng những nhiệm vụ bạn thường xuyên thực hiện luôn ở trong tầm tay dễ dàng thực hiện, đồng thời thực hiện những nhiệm vụ bạn hiếm khi thực hiện một cách dễ dàng.

Tìm kiếm cũng đang đạt được nhiều khả năng hơn. Một số người dùng phiên bản doanh nghiệp và giáo dục của phiên bản đăng ký Office hiện có thể sử dụng hộp Tìm kiếm để tìm những người trong tổ chức của họ, tài nguyên SharePoint và các kết quả được cá nhân hóa khác từ bên trong PowerPoint. (Các tính năng này đang được triển khai theo từng giai đoạn nên có thể bạn chưa có.)

4. Bắt đầu ngay bài thuyết trình của bạn

QuickStarter là một công cụ tuyệt vời dành cho những ai ghét phải đối mặt với một bảng trống khi bắt đầu bài thuyết trình. Nó bắt đầu bài thuyết trình của bạn bằng cách giúp bạn nghiên cứu và tạo dàn ý.

Để sử dụng nó, khi bạn tạo một bài thuyết trình mới, hãy chọn QuickStarter, nhập chủ đề của bài thuyết trình, rồi chọn từ danh sách các chủ đề phụ. QuickStarter đề xuất một tập hợp các trang trình bày mà bạn có thể muốn sử dụng, dựa trên các tìm kiếm trên Bing và thông tin từ Wikipedia. Chọn (các) trang chiếu cần giữ, sau đó chọn giao diện cho các trang chiếu của bạn, bao gồm chủ đề hoàn chỉnh với đồ họa nền. Bây giờ bạn đã có một khởi đầu tốt đẹp cho bài thuyết trình của mình.


Khi Microsoft phát hành trợ lý AI Microsoft 365 Copilot vào mùa thu này, bạn có thể nhận được một công cụ mạnh hơn nhiều so với QuickStarter để giúp tạo bản trình bày. Microsoft tuyên bố rằng Copilot sẽ có thể tạo toàn bộ bản trình bày từ đầu bằng cách sử dụng các tài liệu hiện có của bạn. Nó cho biết bạn sẽ có thể "tạo các bản trình bày đẹp mắt chỉ với một lời nhắc đơn giản, thêm nội dung có liên quan từ tài liệu bạn đã tạo vào tuần trước hoặc năm ngoái".

5. Hãy thử Tra cứu thông minh để nghiên cứu trực tuyến

Nếu bạn nghiên cứu để thu thập thông tin cho bài thuyết trình, bạn sẽ muốn khám phá một tính năng hữu ích khác, Tra cứu thông minh. Nó cho phép bạn thực hiện nghiên cứu trực tuyến ngay trong PowerPoint khi đang làm việc trên bản trình bày, do đó không cần phải kích hoạt trình duyệt, tìm kiếm trên web rồi sao chép thông tin vào bản trình bày của bạn.

Để sử dụng Tra cứu thông minh, nhấp chuột phải vào một từ hoặc nhóm từ và chọn Tìm kiếm xxx (trong đó xxx là từ hoặc những từ bạn đã đánh dấu) từ menu xuất hiện. Sau đó, PowerPoint sử dụng Bing để thực hiện tìm kiếm trên web bằng từ hoặc cụm từ và hiển thị định nghĩa, mọi mục nhập Wikipedia có liên quan, phương tiện liên quan và các kết quả khác từ web trong ngăn xuất hiện ở bên phải.


Tra cứu thông minh ngày càng thông minh hơn theo thời gian. Khi tính năng này ra mắt lần đầu tiên, nó không hiệu quả trong việc tìm kiếm thông tin cụ thể, kịp thời như tỷ lệ lạm phát hiện tại ở Hoa Kỳ. Sẽ tốt hơn nhiều khi tìm thấy những thông tin tổng quát hơn, chẳng hạn như tiểu sử của nhà tiên phong về trí tuệ nhân tạo Arthur Samuel. Nhưng Microsoft đã thực hiện rất nhiều công việc về nó và giờ đây nó cũng hoạt động tốt khi tìm kiếm thông tin chi tiết.

Hãy nhớ rằng để sử dụng Tra cứu thông minh trong PowerPoint hoặc bất kỳ ứng dụng Microsoft 365/Office 365 nào khác, trước tiên bạn có thể cần bật tính năng dịch vụ thông minh của Microsoft, tính năng này sẽ thu thập các cụm từ tìm kiếm và một số nội dung từ bản trình bày cũng như các tài liệu khác của bạn. (Nếu lo ngại về quyền riêng tư, bạn sẽ cần phải quyết định xem liệu tính năng bảo mật có xứng đáng để thuận tiện cho việc nghiên cứu ngay trong ứng dụng hay không.) Nếu chưa bật tính năng này, bạn sẽ thấy một màn hình khi nhấp vào Tra cứu thông minh yêu cầu bạn bật tính năng này. Khi bạn làm như vậy, nó sẽ được bật trên tất cả các ứng dụng Microsoft 365/Office 365 của bạn.

Cũng lưu ý rằng có khả năng khá cao là Smart Lookup (và tất cả các chức năng tìm kiếm trong Office và Windows) sẽ có sự thay đổi lớn khi Microsoft 365 Copilot được phát hành. Microsoft đã chỉ ra rằng các tính năng của Copilot thường sẽ nằm ở khung bên phải của ứng dụng và chính Windows. Chúng tôi sẽ cập nhật cho bạn khi điều đó xảy ra và bao gồm tất cả thông tin chi tiết bạn cần biết về cách sử dụng nó.

6. Nhấn vào Trình thiết kế để có ý tưởng thiết kế trang trình bày

Tính năng Designer của PowerPoint giúp bạn dễ dàng nhanh chóng tạo các slide chất lượng cao mà không cần phải làm nhiều việc. Khi bạn chèn hình ảnh vào slide, bảng Designer sẽ mở ra ở bên phải màn hình, cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn bố cục cho slide. Chọn bố cục bạn muốn và thực hiện từ đó.

Microsoft tuyên bố tính năng này được xây dựng với sự trợ giúp của các nhà thiết kế đồ họa và tính đến nội dung của hình ảnh. Một bài đăng trên blog của Microsoft về Designer tuyên bố rằng "nếu hình ảnh chứa cảnh tự nhiên, Designer có thể phóng to, cắt và đóng khung cảnh đó. Nhưng nếu hình ảnh chứa biểu đồ, nó sẽ tập trung vào vùng liên quan để đảm bảo dữ liệu quan trọng được làm nổi bật."


Để đảm bảo phiên bản PowerPoint của bạn đã bật Designer, hãy nhấp vào Tệp > Tùy chọn và ở cuối màn hình trong phần PowerPoint Designer, hãy nhấp vào hộp bên cạnh Tự động hiển thị cho tôi ý tưởng thiết kế, sau đó nhấp vào OK.

7. Thêm các loại biểu đồ mới

Trong PowerPoint (cũng như Excel và Word) dành cho Microsoft 365/Office 365, bạn có tám loại biểu đồ mới mà bạn có thể thêm vào tài liệu: Sơ đồ cây, Sunburst, Thác nước, Biểu đồ, Pareto, Box & Whisker, Kênh và Bản đồ. Mỗi cái cung cấp một cách duy nhất để hiển thị dữ liệu một cách trực quan. Xem bảng tóm tắt Excel dành cho Microsoft 365 của chúng tôi để biết chi tiết về các loại biểu đồ mới, bao gồm giao diện của từng loại và loại dữ liệu phù hợp nhất.

Để chèn bất kỳ loại biểu đồ mới nào (hoặc bất kỳ biểu đồ nào khác) vào tài liệu, hãy chọn Chèn > Biểu đồ từ Dải băng hoặc nhấp vào biểu tượng biểu đồ trong khu vực xuất hiện khi bạn tạo một trang chiếu mới — nó nằm trong hộp cũng cho phép bạn thêm văn bản, bảng biểu, đồ họa và nội dung khác. Dù bằng cách nào, bạn sẽ được hiển thị toàn bộ thư viện biểu đồ mà bạn có thể chèn. Thực hiện lựa chọn và nhấp vào OK, và nó sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn với dữ liệu giữ chỗ; đồng thời xuất hiện một cửa sổ pop-up giống như bảng tính Excel mini. Nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu hoặc nhấp vào nút Chỉnh sửa trong Excel để mở dữ liệu trong Excel và chỉnh sửa dữ liệu ở đó.


Lưu ý rằng biểu đồ Pareto không hiển thị trong danh sách loại biểu đồ chính. Để chèn một biểu đồ, trước tiên bạn phải chọn Biểu đồ từ danh sách các loại biểu đồ và ở đầu màn hình xuất hiện, hãy chọn tùy chọn ở bên phải, Pareto.

8. Biến đổi từ trang chiếu này sang trang chiếu tiếp theo

Tính năng này cho phép bạn hiển thị chuyển động trong các phần chuyển tiếp và bên trong các trang chiếu mà không cần phải sử dụng tab Hoạt ảnh. Để sử dụng nó, hãy sao chép một slide hiện có: Chọn slide, sau đó, trên tab Home, nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh New Slide và chọn Duplicate Selected Slides.

Sau đó, thực hiện các thay đổi đối với bản sao đó, chẳng hạn như thu nhỏ một hoặc nhiều phần tử trong đó, làm cho chúng lớn hơn, di chuyển chúng đến vị trí mới và/hoặc xoay chúng. Bây giờ hãy chọn Biến đổi từ tab Chuyển tiếp và PowerPoint sẽ tự động tạo hiệu ứng chuyển tiếp hoạt hình giữa các trang chiếu. Trên màn hình, chúng trông giống như một slide biến hình duy nhất.

9. Cộng tác trong thời gian thực

Một tính năng quan trọng trong PowerPoint Microsoft 365/Office 365 dành cho những người làm việc với người khác là cộng tác theo thời gian thực cho phép mọi người cùng nhau làm việc trên bản trình bày từ mọi nơi trên thế giới có kết nối Internet. Microsoft gọi đây là "đồng tác giả".

Lưu ý rằng để sử dụng tính năng đồng tác giả, bản trình bày phải được lưu trữ trong OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Online và bạn phải đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365/Office 365 của mình. Ngoài ra, tính năng đồng tác giả chỉ hoạt động trong PowerPoint nếu bạn đã bật tính năng Lưu Tự động. Để thực hiện việc này, hãy di chuyển thanh trượt Lưu Tự động ở phía trên bên trái màn hình sang Bật.

Để cộng tác trên một tài liệu, hãy mở tài liệu đó, sau đó nhấp vào nút Chia sẻ ở phần trên bên phải màn hình và chọn Chia sẻ. Cửa sổ "Gửi liên kết" sẽ mở ra. Nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn cộng tác và nhập tin nhắn nếu bạn muốn.


Theo mặc định, những người được bạn chia sẻ tài liệu có thể chỉnh sửa tài liệu nhưng bạn có thể cấp cho họ quyền truy cập chỉ đọc bằng cách nhấp vào Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa ngay phía trên hộp nhập và trên màn hình "Cài đặt chia sẻ" xuất hiện, hãy chọn Có thể chỉnh sửa trong khu vực "Cài đặt khác". Từ màn hình đó, bạn cũng có thể đặt ngày hết hạn cho liên kết chia sẻ và đặt mật khẩu mà những người mà bạn gửi liên kết sẽ cần truy cập vào bảng tính. (Nếu bạn sử dụng phiên bản Office dành cho doanh nghiệp, doanh nghiệp hoặc giáo dục thì bộ phận CNTT của bạn có thể đã thiết lập các tùy chọn và quyền chia sẻ mặc định khác nhau.)

Trong cửa sổ "Gửi liên kết", bạn có thể sao chép liên kết đến tệp và tự gửi liên kết đó thay vì yêu cầu PowerPoint gửi cho bạn hoặc gửi liên kết qua Outlook. Tùy chọn cuối cùng là gửi bản sao của bản trình bày thay vì liên kết, dưới dạng bản trình bày PowerPoint hoặc dưới dạng PDF, nhưng tùy chọn đó không cho phép cộng tác trực tiếp.

Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Gửi.

Để bắt đầu cộng tác: Khi người nhận email nhận được lời mời cộng tác của bạn, họ bấm vào nút hoặc liên kết để mở tài liệu, tài liệu này sẽ mở trong PowerPoint Online trong trình duyệt web, thay vì trong ứng dụng khách PowerPoint trên máy tính. Họ có thể chỉnh sửa hoặc đọc nó trong PowerPoint Online, tùy thuộc vào quyền bạn đã cấp hoặc bấm vào Mở trong Ứng dụng trên máy tính và sử dụng nó từ ứng dụng khách PowerPoint trên máy tính.

Các biểu tượng có màu khác nhau xác định những người khác nhau đang làm việc trên tài liệu. Bạn sẽ thấy tất cả nhận xét của họ, họ sẽ thấy nhận xét của bạn và bạn có thể thấy những thay đổi mà mọi người thực hiện.


Bạn có thể làm nhiều hơn là xem công việc của nhau. Mọi người đều có thể đưa ra nhận xét và những người khác có thể phản hồi trực tiếp. Để đưa ra nhận xét, hãy nhấp chuột phải vào một khu vực và chọn Nhận xét từ menu xuất hiện. Ngăn Nhận xét xuất hiện. Nhập nhận xét của bạn và nhấp vào mũi tên ở cuối nhận xét và mọi người đều có thể nhìn thấy nó. Sau đó, họ có thể phản hồi để các nhận xét được phân luồng, giúp bạn dễ dàng theo dõi các cuộc trò chuyện.

Bạn có thể mở và đóng ngăn Nhận xét bằng cách nhấp vào nút Nhận xét ở phía trên bên phải màn hình. Từ khung, bạn có thể xem lại nhận xét của mọi người và đưa ra nhận xét của riêng bạn.

Nếu bạn muốn một đồng nghiệp không tích cực cộng tác trên bài thuyết trình biết rằng bạn cần họ đóng góp ý kiến cho một trong các nhận xét của bạn, hãy nhập loại nhận xét @ và một vài chữ cái đầu tiên của tên người đó, sau đó chọn tên của họ từ danh sách xuất hiện. Khi bạn bấm vào mũi tên để đăng nhận xét, họ sẽ nhận được email cho biết họ đã được @đề cập và liên kết tới nhận xét trong bản trình bày.

Xin lưu ý rằng mức độ cộng tác trong thời gian thực hoạt động tốt như thế nào tùy thuộc vào cường độ kết nối internet của bạn. Trên các kết nối chậm hoặc không ổn định, bạn sẽ không nhìn thấy ngay các chỉnh sửa mà người khác thực hiện và họ sẽ không nhìn thấy ngay các chỉnh sửa của bạn — sẽ có độ trễ. Vì vậy, tốt nhất là luôn có kết nối mạnh mẽ nhất có thể khi cộng tác.

10. Sử dụng tính năng Lưu Tự động làm mạng lưới an toàn khi bạn làm việc

Bạn lo lắng về việc mất nội dung trên bài thuyết trình vì bạn quên liên tục lưu nó? Đừng lo lắng nữa. Lưu Tự động tự động lưu tệp cho bạn nên bạn sẽ không phải lo lắng về sự cố hệ thống, mất điện, sự cố PowerPoint và các sự cố tương tự. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng nó chỉ hoạt động trên các tài liệu được lưu trữ trong OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Online.

Bạn có thể cho rằng mình đã được bảo vệ khỏi những sự cố này nhờ tính năng Tự động Phục hồi được tích hợp trong các phiên bản Office cũ hơn. Nhưng Lưu Tự động khác biệt đáng kể và tốt hơn Tự động Phục hồi. Tính năng Tự động Phục hồi không lưu các tệp của bạn theo thời gian thực nên bạn rất dễ bị mất việc. Thay vào đó, cứ sau vài phút, nó sẽ lưu một tệp Tự động Phục hồi mà bạn có thể cố gắng khôi phục sau khi gặp sự cố. Tuy nhiên, tính năng này không phải lúc nào cũng hoạt động — ví dụ: nếu bạn không mở Office đúng cách sau sự cố hoặc nếu sự cố không đáp ứng được định nghĩa của Microsoft về sự cố. Và Microsoft lưu ý, "Tự động Phục hồi chỉ có hiệu quả đối với những gián đoạn ngoài dự kiến, chẳng hạn như mất điện hoặc gặp sự cố. Các tệp AutoRecover không được thiết kế để lưu khi đăng xuất được lên lịch hoặc tắt máy theo thứ tự." Và các tệp không được lưu trong thời gian thực, vì vậy bạn sẽ mất vài phút làm việc ngay cả khi mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch.

Tính năng Lưu Tự động được bật theo mặc định trong PowerPoint for Microsoft 365/Office 365 cho các tệp.pptx được lưu trữ trong OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Online. Để tắt (hoặc bật lại), hãy sử dụng nút Lưu Tự động ở phía trên bên trái màn hình.

Việc sử dụng Lưu Tự động có thể yêu cầu bạn phải suy nghĩ lại về quy trình làm việc của mình. Nhiều người quen với việc tạo bản trình bày mới dựa trên bản trình bày hiện có bằng cách mở tệp hiện có, thực hiện các thay đổi đối với tệp đó, rồi sử dụng Lưu dưới dạng để lưu phiên bản mới dưới một tên khác, giữ nguyên tệp gốc. Xin lưu ý rằng thực hiện việc này khi bật tính năng Lưu Tự động sẽ lưu các thay đổi của bạn vào tệp gốc. Thay vào đó, Microsoft khuyên bạn nên mở tệp gốc và ngay lập tức chọn Tệp > Lưu bản sao (thay thế Lưu dưới dạng khi tính năng Lưu Tự động được bật) để tạo phiên bản mới.

Nếu Lưu Tự động lưu những thay đổi không mong muốn vào một tệp, bạn luôn có thể sử dụng tính năng Lịch sử Phiên bản được mô tả bên cạnh để quay lại phiên bản cũ hơn.

11. Xem lại hoặc khôi phục các phiên bản trước của bản trình bày

Một tính năng hữu ích khác mà bạn nên biết là Lịch sử phiên bản, tính năng này cho phép bạn quay lại các phiên bản trước của tệp, xem lại chúng cũng như sao chép và dán từ tệp cũ hơn sang tệp hiện có. Bạn cũng có thể khôi phục toàn bộ phiên bản cũ.

Để sử dụng nó, khi một tệp đang mở, hãy nhấp vào tên tệp ở đầu màn hình. Menu thả xuống xuất hiện cùng với vị trí của tệp và phần Lịch sử Phiên bản. Bấm vào Lịch sử Phiên bản và ngăn Lịch sử Phiên bản sẽ xuất hiện ở phía bên phải màn hình với danh sách các phiên bản trước đó của tệp, bao gồm cả ngày và giờ chúng được lưu.


Nhấp vào bất kỳ phiên bản cũ nào và phiên bản đó sẽ xuất hiện trong cửa sổ mới. Cuộn qua phiên bản và sao chép bất kỳ nội dung nào bạn muốn. Bạn cũng có thể ghi đè bản trình bày hiện có của mình bằng phiên bản cũ hơn hoặc lưu phiên bản cũ hơn vào một tệp riêng.

Lịch sử Phiên bản hoạt động tốt nhất khi được sử dụng cùng với Lưu Tự động. Bạn có thể sử dụng nó mà không cần Lưu Tự động, nhưng nó không hữu ích bằng vì bạn không có nhiều phiên bản đã lưu để quay lại.

12. Sử dụng Zoom để trình bày không theo thứ tự

Bạn đã bao giờ ước mình có thể nhảy lung tung trong bài thuyết trình của mình, hiển thị các slide theo thứ tự không theo thứ tự chưa? Tính năng Thu phóng thực hiện điều này bằng cách tạo một loại bảng phím tắt trực quan cho phép bạn phóng to nhanh từ phần này sang phần khác — tiện dụng trong trường hợp bạn muốn quay lại trang chiếu trước hoặc bỏ qua một phần của bản trình bày.

Khi bạn đang ở trong bản trình bày, hãy chọn Chèn > Thu phóng. Bạn có thể lựa chọn ba loại Zoom khác nhau:

• Summary Zoom: Điều này cho phép bạn tạo một bản tóm tắt trực quan về bài thuyết trình của mình. Bạn chọn các slide muốn đưa vào phần tóm tắt. Mỗi slide đó trở thành phần mở đầu của một phần của bài thuyết trình. Khi bạn đang thuyết trình, bạn có thể bấm vào hình thu nhỏ trên trang chiếu Thu phóng Tóm tắt để đi đến trang chiếu đầu tiên của phần.
• Section Zoom: Nếu bạn đã tạo các phần trong bản trình bày của mình thì khi chọn Thu phóng phần, bạn sẽ thấy các phần đó. Chọn nội dung bạn muốn đưa vào trang chiếu Thu phóng Phần của mình. Sau đó, khi bạn đang thuyết trình, hãy nhấp vào bất kỳ hình thu nhỏ nào để chuyển đến phần đó.
• Slide Zoom: Điều này cho phép bạn chuyển từ trang chiếu này sang bất kỳ trang chiếu nào khác trong bản trình bày. Nó thường được sử dụng tốt nhất cho các bài thuyết trình ngắn không có nhiều phần. Sau khi nhấp vào Thu phóng trang chiếu, bạn chọn những trang chiếu bạn muốn chuyển tới và chúng sẽ hiển thị trong trang chiếu Thu phóng trang chiếu. Nhấp vào bất kỳ slide nào để chuyển đến nó.

13. Các tính năng hữu ích khác của PowerPoint cho Microsoft 365/Office 365

PowerPoint cho Microsoft 365/Office 365 có nhiều tính năng hữu ích hơn. Mặc dù chúng không quan trọng bằng các tính năng khác mà chúng tôi đề cập ở đây nhưng chúng đáng để biết đến.

Chèn mô hình 3D: Thủ thuật trực quan này cho phép bạn hiển thị đầy đủ chi tiết ba chiều của một đối tượng. Chọn Chèn > Mô hình 3D và chọn mô hình 3D bạn muốn chèn, từ máy tính của bạn hoặc từ thư viện Microsoft trực tuyến. Sau khi được chèn, bạn có thể nghiêng hoặc xoay mô hình theo bất kỳ cách nào bạn muốn trong khi trình bày.

Công cụ đánh dấu văn bản: Đây là cách đơn giản để thu hút sự chú ý của mọi người vào các đoạn văn bản cụ thể: Sử dụng công cụ đánh dấu văn bản mới để chọn các màu khác nhau nhằm nhấn mạnh các phần khác nhau trong bản trình bày của bạn. Đây chính là công cụ đánh dấu mà Word đã có từ lâu. Để làm điều đó, hãy chọn văn bản bạn muốn đánh dấu, sau đó chọn Home > Text Highlight Color.

Xóa nền dễ dàng hơn: Sau khi chèn ảnh, bạn có thể xóa nền của ảnh đó như một cách để tập trung hơn vào chủ đề hoặc chi tiết của ảnh. Trong các phiên bản PowerPoint trước, bạn có thể xóa nền nhưng phải sử dụng các công cụ vẽ để chọn và tinh chỉnh mục bạn muốn giữ lại; bây giờ quá trình này được tự động hóa hơn. Để thực hiện việc này, hãy chọn ảnh có nền bạn muốn xóa, sau đó chọn Định dạng ảnh > Xóa nền.

Hình ảnh miễn phí bản quyền: Để có quyền truy cập vào hàng nghìn hình ảnh, biểu tượng và nhãn dán miễn phí bản quyền, hãy đi tới Chèn > Ảnh > Hình ảnh có sẵn, chọn loại hình ảnh bạn đang tìm kiếm từ đầu màn hình và cuộn qua những hình ảnh. Bạn cũng có thể thực hiện tìm kiếm hình ảnh.

Sử dụng bút hỗ trợ Bluetooth để điều khiển bài thuyết trình : Nếu bạn có bút Bluetooth giống như bút đi kèm với thiết bị Surface, bạn có thể sử dụng nút của nó làm công cụ nhấp chuột để chuyển sang trang trình bày tiếp theo hoặc trang trình bày trước đó. Đầu tiên hãy ghép nối bút với máy tính của bạn. Sau đó đi tới ứng dụng Cài đặt Windows và chọn Bluetooth và thiết bị > Bút & Windows Ink. Trong Phím tắt bút, chọn hộp bên cạnh Cho phép ứng dụng ghi đè hành vi của nút phím tắt. Bây giờ, một cú nhấp chuột sẽ di chuyển đến trang trình bày tiếp theo trong bản trình bày và giữ nút sẽ di chuyển lùi một trang trình bày trong bản trình bày.

Ghi bản trình bày: Bạn có thể ghi trước bản trình bày của mình rồi chia sẻ nó với người khác. Nhấp vào nút Ghi ở phía trên cùng bên phải của PowerPoint, sau đó chọn Từ đầu hoặc Từ trang trình bày hiện tại. Bạn có thể chọn từ ba chế độ xem: Teleprompter, Presenter và Slide. Bạn có thể tạm dừng và quay lại video bao nhiêu lần tùy thích. Khi đã hài lòng, hãy nhấp vào Xuất. Sau đó, bạn có thể chia sẻ video với bất kỳ ai bạn muốn. Xem bài đăng trên blog về quay video của Microsoft để biết chi tiết.

14. Kiểm tra quá trình khởi chạy Microsoft 365 Copilot

Microsoft đã và đang xây dựng các khả năng AI tổng quát, được gọi là Copilot, vào toàn bộ dòng sản phẩm của mình. Microsoft 365 Copilot hiện đang được thử nghiệm trong các bản dùng thử riêng tại 600 doanh nghiệp và dự kiến ra mắt rộng rãi vào ngày 1 tháng 11. Dưới đây là cách Microsoft mô tả những gì Copilot sẽ làm trong PowerPoint :

Copilot trong PowerPoint giúp bạn biến ý tưởng của mình thành những bài thuyết trình ấn tượng. Với tư cách là đối tác kể chuyện của bạn, Copilot có thể chuyển đổi các tài liệu bằng văn bản hiện có thành các tài liệu hoàn chỉnh với các ghi chú và nguồn của diễn giả hoặc bắt đầu một bản trình bày mới từ một lời nhắc hoặc dàn ý đơn giản. Cô đọng các bài thuyết trình dài chỉ bằng một cú nhấp chuột và sử dụng các lệnh ngôn ngữ tự nhiên để điều chỉnh bố cục, định dạng lại văn bản và hoạt ảnh theo thời gian hoàn hảo.

Lưu ý rằng không phải ai cũng có quyền truy cập vào Copilot. Dịch vụ này sẽ được cung cấp cho khách hàng doanh nghiệp Microsoft 365 dưới dạng tiện ích bổ sung, với giá 30 USD/người dùng/tháng.

15. Sử dụng phím tắt

Sử dụng phím tắt là một trong những cách tốt nhất để hoàn thành tác vụ nhanh chóng trong mọi phiên bản PowerPoint. Xem "Phím tắt PowerPoint tiện dụng cho Windows và Mac" để biết các mục yêu thích của chúng tôi.

Và đừng quên tải xuống hướng dẫn tham khảo nhanh PowerPoint cho Microsoft 365 Ribbon của chúng tôi, hướng dẫn này sẽ khám phá các lệnh hữu ích nhất trên mỗi tab Ribbon và cung cấp phím tắt cho mỗi tab.