VietNetwork.Vn

PowerPoint cung cấp nhiều công cụ để hoàn thiện bài thuyết trình của bạn, từ hoạt ảnh và chuyển tiếp đến hình dạng và hộp văn bản. Tuy nhiên, việc tìm đúng công cụ trong số nhiều lựa chọn như vậy có thể làm chậm đáng kể quy trình làm việc của bạn, vì vậy hãy sử dụng Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) của chương trình.

Trong các chương trình Microsoft khác, bạn có thể tạo macro để tự động hóa các tác vụ tẻ nhạt, nhưng trừ khi bạn biết cách tạo Visual Basic for Applications (VBA), thì đây không phải là tùy chọn trong PowerPoint. Mặt khác, mặc dù sử dụng các phím tắt của PowerPoint sẽ giúp tăng hiệu quả của bạn rất nhiều, nhưng việc học tất cả chúng là điều gần như không thể.


QAT là một tập hợp các biểu tượng nằm ở đầu màn hình khi bạn làm việc, bạn có thể cá nhân hóa để bao gồm các công cụ bạn sử dụng nhiều nhất. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn các lệnh mà tôi luôn có trong QAT của mình kể từ những ngày còn là giáo viên trong lớp học và tôi sẽ giải thích lý do tại sao chúng là những lệnh tốt nhất để có.

Tính đến tháng 11 năm 2024, QAT chỉ khả dụng trong ứng dụng PowerPoint dành cho máy tính để bàn chứ không phải PowerPoint cho web.

1. Kích hoạt và tùy chỉnh QAT

QAT nằm ở góc trên bên trái của cửa sổ PowerPoint. Nếu bạn chỉ thấy logo PowerPoint và tên tệp của mình, điều đó có nghĩa là bạn chưa bật QAT.


Để khắc phục điều này, hãy nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên phải của bất kỳ tab nào đang mở và nhấp vào "Hiển thị Thanh công cụ truy cập nhanh".


Sau đó, bạn sẽ thấy QAT xuất hiện bên cạnh logo PowerPoint với một số nút như Lưu, Hoàn tác, Làm lại, Bắt đầu từ đầu và Tự động lưu làm các tùy chọn mặc định.


Có nhiều cách khác nhau để tùy chỉnh những gì bạn thấy ở đây. Để xóa một nút khỏi QAT, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng có liên quan và nhấp vào "Xóa khỏi Thanh công cụ truy cập nhanh".


Để thêm một nút, hãy nhấp vào mũi tên xuống " Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh " và chọn một trong các tùy chọn có sẵn trong menu đó hoặc nhấp vào "Thêm lệnh" để xem các hành động khác mà bạn có thể thêm.


Nếu bạn chọn "More Commands" trong cửa sổ PowerPoint Options, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống "Choose Commands From" để tìm kiếm công cụ theo danh mục hoặc hiển thị tất cả các lệnh có sẵn. Sau đó, sau khi tìm và chọn lệnh bạn muốn xuất hiện trong QAT, hãy nhấp vào "Add". Khi hoàn tất, hãy nhấp vào "OK".


Sau đó, bạn sẽ thấy QAT được cập nhật dựa trên các lựa chọn của mình.

Không phải tất cả các công cụ đều có thể được thêm riêng lẻ. Ví dụ, bạn không thể thêm một hình ảnh động PowerPoint cụ thể. Thay vào đó, nếu bạn nhấp chuột phải vào một hình ảnh động để thêm vào QAT của mình, toàn bộ menu Hình ảnh động sẽ được thêm vào.

Sau đây là các công cụ tôi đã thêm vào QAT của mình và lý do.

2. Hộp văn bản

Không giống như trong Microsoft Word, nơi bạn có thể nhập trực tiếp vào trang, bất cứ khi nào bạn cần thêm văn bản trong PowerPoint, bạn sẽ cần sử dụng hộp văn bản. Khi bạn nhấn Ctrl+M để thêm trang chiếu mới, bạn sẽ thấy các hộp văn bản giữ chỗ nơi bạn có thể thêm nội dung đã nhập của mình. Tuy nhiên, tôi thường thấy rằng tôi cần thêm các hộp văn bản bổ sung nơi tôi có thể thêm thông tin hoặc ghi chú bên lề. Đây là lý do tại sao tôi đã thêm công cụ Hộp văn bản vào QAT của mình.


3. Điểm đầu dòng

Nhiều người mắc lỗi khi đưa các đoạn văn dài với quá nhiều văn bản vào bài thuyết trình PowerPoint của họ. Trên thực tế, một trong những cách tốt nhất để trình bày thông tin là thông qua các danh sách gạch đầu dòng ngắn. Hầu như mọi slide trong mọi bài thuyết trình tôi từng thực hiện đều chứa văn bản gạch đầu dòng, vì vậy đây là một công cụ thiết yếu khác mà tôi đưa vào QAT của mình.


4. Dán đặc biệt

Một công cụ hữu ích khác để thêm vào QAT là Paste Special. Tôi có xu hướng sử dụng công cụ bị đánh giá thấp này khi dán văn bản từ nguồn hoặc trang chiếu khác. Ví dụ, tôi có thể đã sao chép một câu trích dẫn nổi tiếng từ một trang web hoặc văn bản mà tôi đã nhập trên một trang chiếu khác. Tuy nhiên, nếu tôi sử dụng phím tắt Ctrl+V nổi tiếng để dán vào hộp văn bản, định dạng nguồn sẽ được giữ nguyên. Để xóa định dạng này, tôi đặt con trỏ đến nơi tôi muốn văn bản đi đến, nhấp vào biểu tượng Paste Special trong QAT của tôi, sau đó chọn "Văn bản chưa định dạng". Khi văn bản được dán, nó sẽ áp dụng định dạng mà tôi đã áp dụng cho hộp văn bản đó.



5. Chèn hình ảnh

Bài thuyết trình PowerPoint không phải là bài thuyết trình PowerPoint thực sự nếu không có hình ảnh. Thật vậy, hình ảnh thiết lập tông điệu cho bản trình chiếu của bạn, thêm các phương tiện hỗ trợ trực quan để hỗ trợ văn bản và giúp bạn phá vỡ sự đơn điệu của các slide có nhiều văn bản. Miễn là bạn không làm cho khán giả của mình choáng ngợp với quá nhiều hình ảnh, thì chúng là những thành phần rất có giá trị của bài thuyết trình PowerPoint. Khi tôi nhấp vào biểu tượng Chèn hình ảnh trong QAT của mình, PowerPoint cung cấp cho tôi tùy chọn thêm hình ảnh từ thiết bị của tôi, thư viện ảnh của Microsoft hoặc nguồn trực tuyến.


6. Căn giữa

Bây giờ bạn đã thêm hình ảnh của mình thông qua QAT, bạn có thể buộc PowerPoint căn chỉnh chúng ở giữa slide (nói cách khác, ở giữa phần trên cùng và dưới cùng) hoặc ở giữa slide (nói cách khác, ở giữa các cạnh trái và phải). Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ này trên các đối tượng khác trong bản trình bày của mình, chẳng hạn như hộp văn bản. Sử dụng Align Middle và Align Center giúp bạn không phải nhấp và kéo các đối tượng đến vị trí trung tâm của chúng, nghĩa là bạn sẽ mất ít thời gian hơn nhiều để sắp xếp bố cục của các slide.


7. Đưa lên phía trước

Nếu bạn có một slide bận rộn chứa nhiều đối tượng chồng chéo, bạn có thể thấy rằng bạn cần nhanh chóng đưa một hộp văn bản hoặc hình ảnh quan trọng lên phía trước. Nút Bring To Front cho phép bạn thực hiện việc này chỉ bằng một cú nhấp chuột, thay vì phải trải qua quy trình thay thế là chọn, cắt và dán mục đang đề cập.


8. Nhóm đối tượng

Tiếp tục chủ đề căn chỉnh và di chuyển các thứ xung quanh các slide, tôi thường sử dụng công cụ Nhóm đối tượng để cho PowerPoint biết rằng hai hoặc nhiều mục có liên quan đến nhau. Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tôi có một slide hiển thị sơ đồ mặt bằng, nhưng bây giờ tôi cần di chuyển và thay đổi kích thước cả hai bàn và tất cả các ghế cùng nhau. Thay vì điều chỉnh chúng riêng lẻ, trước tiên tôi có thể chọn từng cái một trong khi giữ phím Ctrl hoặc sử dụng con trỏ Chọn để chọn tất cả các đối tượng cùng một lúc. Sau đó, tôi sẽ nhấp vào "Nhóm đối tượng" trong QAT của mình, công cụ này sẽ chuyển đổi các đối tượng này từ các hình dạng riêng lẻ thành một hình dạng tập hợp. Sau đó, tôi có thể di chuyển và thay đổi kích thước sơ đồ mặt bằng trong khi vẫn giữ nguyên tính tương đối về vị trí của các đối tượng. Tôi thậm chí có thể tạo hoạt ảnh cho tất cả các đối tượng này cùng nhau nếu muốn.



Nhấp đúp vào một hình dạng trong một nhóm đối tượng để thực hiện từng thay đổi cho đối tượng đó.

9. Slide Master

Nếu bạn chưa sử dụng Slide Master, thì bây giờ là lúc để bắt đầu. Đây là một trong những tùy chọn View khác nhau của PowerPoint, được thiết kế để cho phép bạn thực hiện các thay đổi toàn diện đối với định dạng của bản trình bày. Ví dụ: bạn có thể thêm logo vào mọi slide, thay đổi tất cả phông chữ hoặc thêm hiệu ứng, an tâm rằng chúng sẽ được thêm vào mọi slide với cùng một thiết kế. Các tùy chọn thay thế là thực hiện các thay đổi riêng lẻ cho các slide hoặc sao chép và dán các thành phần từ slide này sang slide khác. Tuy nhiên, Slide Master chiếm ưu thế là nó hỗ trợ tính nhất quán và tiết kiệm thời gian. Đây là một trong những biểu tượng QAT được tôi sử dụng nhiều nhất.


Sử dụng QAT trong PowerPoint là cách chắc chắn để tăng tốc quy trình làm việc của bạn, với các công cụ tiện dụng luôn sẵn sàng để được lựa chọn ngay lập tức. Tuy nhiên, không có tác dụng gì khi tăng tốc quy trình làm việc của bạn nếu bản thân tệp chậm, vì vậy hãy dành chút thời gian để tối ưu hóa bản trình bày PowerPoint của bạn.