VietNetwork.Vn

Như bạn có thể đã biết, Microsoft Word cung cấp cho bạn nhiều công cụ để soạn thảo và định dạng hầu hết mọi loại tài liệu. Nhưng bạn nên sử dụng tính năng nào trong số những tính năng này để tạo tài liệu chuyên nghiệp? Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích.


1. Chọn phông chữ phù hợp cho công việc

Cho dù bạn tạo tài liệu kinh doanh hay bài báo đại học, hãy chọn một phông chữ dễ đọc.

Nếu định in tài liệu, bạn có thể chọn phông chữ serif như Times New Roman hoặc Georgia. Như tên ngụ ý, các chữ cái có chân có chân, mà bạn có thể gọi là cánh hoặc đuôi, làm cho phông chữ trông trang trí công phu hơn. Chúng xuất hiện độc đáo trên các mảnh in.


Đối với các tài liệu kỹ thuật số, hãy sử dụng phông chữ sans serif thay vì Arial hoặc Calibri. Những kiểu phông chữ này không có serif (cánh hoặc đuôi) giúp chúng dễ đọc hơn trên màn hình máy tính hoặc thiết bị di động.


Để thay đổi kiểu phông chữ, cùng với kích thước và màu sắc, hãy chuyển đến tab Trang chủ và phần Phông chữ của dải băng.


Để thay đổi phông chữ mặc định cho tất cả tài liệu, hãy mở trình khởi chạy Phông chữ bằng cách sử dụng mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải.


Thực hiện lựa chọn của bạn, chọn "Đặt làm mặc định" và "OK".


2. Điều chỉnh Margin một cách hợp lý

Nếu bạn có yêu cầu về lề, bạn có thể đặt chúng theo kích thước chính xác mà bạn cần một cách dễ dàng. Nếu không, tiêu chuẩn là một inch cho cả bốn phía. Tùy thuộc vào loại tài liệu bạn đang tạo, bạn có thể muốn lề nhỏ hơn để chứa các bảng hoặc sơ đồ. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng cài đặt lề hẹp ở mỗi bên một nửa inch.

Để điều chỉnh lề, hãy chuyển đến tab Bố cục và mở menu thả xuống Lề để thực hiện lựa chọn của bạn.


Đối với các lề có kích thước chính xác, hãy chọn Lề tùy chỉnh ở cuối danh sách. Nhập các phép đo ở trên cùng, bao gồm cả máng xối nếu bạn muốn và nhấp vào "OK" để lưu các thay đổi.


Lưu ý rằng bạn có các tùy chọn bổ sung cho Lề tùy chỉnh trong Word. Bạn có thể sử dụng các chi tiết cụ thể theo hướng trang, loại trang và áp dụng lề cho toàn bộ tài liệu, một phần nhất định hoặc từ một điểm trở đi.

3. Chọn khoảng cách dòng và đoạn phù hợp

Giãn cách dòng và đoạn văn có thể ảnh hưởng đến khả năng đọc tài liệu của bạn, vì vậy đây là một tùy chọn định dạng khác cần ghi nhớ. Bạn có thể được yêu cầu tăng gấp đôi khoảng cách, chẳng hạn như một bài luận đại học nhưng nếu không, mặc định cho tài liệu Word là 1,15 điểm phù hợp với hầu hết các loại tài liệu.

Bạn có thể điều chỉnh giãn cách từ phần Đoạn văn trên tab Trang chủ. Chọn tất cả văn bản trong tài liệu của bạn hoặc văn bản cụ thể nếu bạn thích. Sau đó, mở trình đơn thả xuống Giãn cách Dòng và Đoạn để thực hiện lựa chọn của bạn.


Để tùy chỉnh khoảng cách của bạn, hãy chọn "Tùy chọn giãn cách dòng" trong danh sách. Sử dụng phần Giãn cách trên tab Thụt lề và Giãn cách để thay đổi các điểm trước và sau đoạn văn. Sau đó, bạn có thể sử dụng hộp thả xuống Giãn cách Dòng để chọn Đơn, Đôi hoặc tùy chọn khác.


Khi bạn thực hiện các thay đổi của mình, bạn có thể xem bản xem trước ở dưới cùng. Khi bạn hài lòng với các lựa chọn của mình, hãy chọn "OK" để áp dụng chúng. Bạn cũng có thể sử dụng nút Đặt làm mặc định để giữ các cài đặt này cho tất cả các tài liệu trong tương lai.

4. Điều chỉnh thụt lề của bạn

Một lần nữa, nếu bạn có yêu cầu về cách thụt lề sẽ xuất hiện, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách điều chỉnh chúng. Nhưng nhiều tài liệu ngày nay sử dụng văn bản được căn trái. Để ngắt các đoạn văn, chỉ cần chèn thêm một dòng giữa chúng.


Mặt khác, bạn có thể cần thụt lề dòng đầu tiên của mỗi đoạn văn mà không cần thêm khoảng cách giữa các đoạn văn. Ví dụ, loại bố cục này, được gọi là thụt lề dòng đầu tiên, là thứ bạn sẽ thấy trong một cuốn sách.


Chuyển đến tab Bố cục và sử dụng cài đặt Thụt lề trong phần Đoạn văn để thay đổi thụt lề hiện tại của bạn.


Ngoài ra, hãy mở trình khởi chạy Đoạn văn bằng mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải. Sau đó, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh của mình trong phần Thụt lề của tab Thụt lề và Giãn cách. Thêm những gì bạn muốn cho thụt lề trái và phải hoặc chọn một tùy chọn đặc biệt ở bên phải như First Line hoặc Hanging thụt lề.


5. Định dạng bằng cách sử dụng các cột khi chúng phù hợp

Các cột có vị trí của chúng trong một số loại tài liệu như tài liệu quảng cáo và bản tin. Nếu bạn đang tạo loại tài liệu này, hãy chuyển đến tab Bố cục và sử dụng trình đơn thả xuống Cột để chọn số lượng cột.


Đối với các tùy chọn bổ sung, hãy chọn "Thêm cột" ở dưới cùng. Sau đó, bạn có thể sử dụng giá trị đặt sẵn, chọn chiều rộng và khoảng cách cho từng cột và áp dụng nó cho toàn bộ tài liệu hoặc chỉ một số phần nhất định.


Chỉ cần lưu ý rằng các cột chỉ hữu ích nếu loại tài liệu bạn đang soạn đảm bảo chúng. Điều này mang lại cho tài liệu của bạn một diện mạo kiểu báo chí thường không phù hợp với các bài báo của trường, đề xuất kinh doanh hoặc báo cáo của công ty.


6. Thêm tiêu đề để xác định các phần

Nếu bạn có một tài liệu dài hoặc một tài liệu có thể hưởng lợi từ các phần khác nhau, bạn có thể áp dụng các tiêu đề để xác định các phần. Điều này không chỉ giúp phân tách trực quan tài liệu để dễ đọc mà còn hữu ích cho việc tạo mục lục.

Để áp dụng tiêu đề, hãy chọn văn bản và chuyển đến tab Trang đầu. Sử dụng hộp trong phần Kiểu để chọn Đầu đề 1 hoặc Đầu đề 2, tùy thuộc vào kích cỡ và kiểu bạn muốn.


Bạn cũng có thể thay đổi màu của tiêu đề. Chẳng hạn, nó có thể hiển thị màu xanh lam và bạn muốn màu đen. Chọn tiêu đề và sử dụng hộp thả xuống màu trong thanh công cụ nổi phía trên văn bản hoặc trong phần Phông chữ trên tab Trang chủ.


7. Định vị hình ảnh giữa văn bản và đoạn văn

Có thể bạn đang thêm hình ảnh vào tài liệu của mình. Bạn có nhiều cách để điều chỉnh hình thức của hình ảnh trong Word với một cách là cách chúng được định vị với văn bản xung quanh.

Ví dụ: bạn có thể có một hình ảnh trang trí nhỏ có thể nằm trong văn bản nơi các từ bao quanh nó. Hoặc có thể bạn có một hình ảnh giải thích lớn sẽ tự đứng giữa các đoạn văn.

Chọn hình ảnh và nhấp vào nút Tùy chọn bố cục xuất hiện ở trên cùng bên phải (chỉ dành cho Windows).


Ngoài ra, hãy chuyển đến tab Định dạng Ảnh và sử dụng menu thả xuống Vị trí và Ngắt dòng Văn bản trong phần Sắp xếp của dải băng.


Sau đó, bạn có thể bọc văn bản xung quanh hình ảnh với các tùy chọn giãn cách khác nhau, đặt văn bản ở trên cùng và dưới cùng của hình ảnh hoặc chỉ bọc văn bản xung quanh bên trái hoặc bên phải.

Để có nhiều tùy chọn hơn nữa, hãy chọn "Xem thêm" trong cửa sổ bật lên Tùy chọn bố cục hoặc "Tùy chọn bố cục khác" trong menu Vị trí hoặc Ngắt dòng văn bản.


8. Sử dụng Công cụ Căn chỉnh cho Hình ảnh và Đối tượng

Một mẹo khác để làm cho tài liệu của bạn trông đẹp mắt là sử dụng các công cụ căn chỉnh của Word cho những thứ như hình ảnh, hình dạng hoặc đối tượng. Bạn có thể sử dụng Hướng dẫn căn chỉnh chỉ hiển thị khi bạn di chuyển phần tử trên trang hoặc Đường lưới xuất hiện và duy trì ngay khi bạn bật chúng.


Hai công cụ này có thể giúp bạn chia đều không gian và đặt các vật dụng của bạn cạnh nhau để trông gọn gàng và ngăn nắp.

Mẹo: Để được trợ giúp di chuyển ảnh của bạn, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách di chuyển hình ảnh tự do trong Word.

Chuyển đến tab Định dạng ảnh, Định dạng hình dạng hoặc Định dạng đồ họa, tùy thuộc vào loại mục bạn sử dụng. Sau đó, mở hộp thả xuống Căn chỉnh để chọn "Sử dụng Hướng dẫn Căn chỉnh" hoặc "Xem Đường lưới". Lưu ý rằng bạn không thể sử dụng cả hai cùng một lúc.


Hy vọng rằng những gợi ý này sẽ giúp bạn có một tài liệu Word chuyên nghiệp.