VietNetwork.Vn

Làm cho bảng tính của bạn trông tuyệt vời!

Bước đầu tiên để làm cho bảng tính dễ đọc là sắp xếp lại định dạng ô. Bằng cách sử dụng đường viền ô, đổ bóng, xác thực dữ liệu và các kỹ thuật định dạng khác một cách thông minh, bạn có thể cải thiện tính hấp dẫn trực quan của bảng tính Excel. Sau đây là một số mẹo giúp bạn nâng cao kỹ năng định dạng Excel của mình.


1. Điều chỉnh độ rộng cột và chiều cao hàng khi cần thiết

Để bảng tính trông chuyên nghiệp hơn, tôi bắt đầu bằng cách điều chỉnh độ rộng cột và chiều cao hàng để đảm bảo văn bản không bị chật chội và có đủ khoảng cách giữa các phần dữ liệu khác nhau. Tôi đảm bảo tất cả văn bản, số và tiêu đề đều hiển thị đầy đủ mà không có phần nào bị cắt. Theo cách này, người nhận không phải cuộn hoặc phóng to quá mức.

Tôi sử dụng tính năng AutoFit của Excel, cho phép tôi nhanh chóng thay đổi kích thước các cột và hàng để vừa khít với nội dung. Tính năng này có thể được áp dụng cho các cột và hàng cụ thể hoặc toàn bộ trang tính. Ngoài ra, tôi đảm bảo định dạng nhất quán trên tất cả các phần và mọi trang tính trong sổ làm việc của tôi.

2. Thêm Đường viền ô khi cần thiết


Nếu không có đường viền, bảng tính có thể trông giống như một hỗn hợp hỗn loạn của các con số hoặc văn bản khó đọc. Tôi thêm đường viền vào các phần riêng biệt để giúp người nhận dễ dàng phân biệt giữa các tập dữ liệu. Tôi sử dụng đường viền mỏng trong các phần để ngăn dữ liệu bị trộn lẫn và tôi thích đường viền màu xám nhạt cho các ngăn chia ô bên trong.

Đối với các ô hoặc phạm vi chính, tôi áp dụng đường viền dày hoặc có màu để làm nổi bật các điểm dữ liệu quan trọng. Điều tôi đánh giá cao nhất về việc sử dụng đường viền hợp lý là nó cải thiện khả năng đọc khi bảng tính được in ra như thế nào. Tuy nhiên, bạn nên tránh sử dụng quá nhiều đường viền. Ngoài ra, hãy chọn kiểu một cách thận trọng để duy trì độ rõ nét của tài liệu và tránh sự lộn xộn về mặt thị giác.

3. Gộp các ô khi thích hợp

Hợp nhất ô là một tính năng khác giúp bạn sắp xếp gọn gàng bảng tính của mình. Nếu một bảng có nhiều cột dữ liệu liên quan, tôi sẽ hợp nhất các ô hàng trên cùng để tạo một tiêu đề duy nhất, được căn giữa để dán nhãn cho toàn bộ tập dữ liệu. Tôi cũng hợp nhất các ô khi tạo trang bìa hoặc phần tóm tắt của bảng tính. Nếu một số ô nhất định cần chứa dữ liệu đầu vào rộng hơn, tôi sẽ hợp nhất chúng trước.

Việc hợp nhất các ô sẽ tránh việc điều chỉnh chiều rộng hoặc chiều cao của ô nếu nó chứa tiêu đề nhiều dòng hoặc văn bản dài. Tuy nhiên, trong khi việc hợp nhất các ô cải thiện khả năng đọc, nó lại làm gián đoạn các chức năng sắp xếp. Để tránh người nhận gặp phải vấn đề khi sắp xếp dữ liệu, tôi chỉ hợp nhất các ô cho các hàng tiêu đề, tiêu đề hoặc phần không yêu cầu sắp xếp. Vì vậy, bạn nên sử dụng tính năng này một cách có chọn lọc.

4. Căn chỉnh văn bản để cải thiện khả năng đọc


Dữ liệu được căn chỉnh đúng cách giúp bảng tính của bạn dễ hiểu hơn và mang lại cho nó vẻ ngoài chuyên nghiệp và bóng bẩy hơn—điều mà tôi luôn ưu tiên khi chuẩn bị bảng tính. Bất kể sở thích cá nhân của bạn là gì, bạn phải duy trì sự căn chỉnh văn bản nhất quán trong toàn bộ bảng tính.

Tôi căn giữa văn bản trong các ô cho tiêu đề, tiêu đề phụ và thông tin chính, căn chỉnh các văn bản khác sang trái và căn chỉnh dữ liệu số sang phải. Tuy nhiên, bạn có thể chọn một kiểu căn chỉnh khác miễn là bạn giữ nguyên kiểu đó cho các loại dữ liệu tương tự. Và khi bạn thực hiện, đừng quên căn chỉnh theo chiều dọc. Tôi luôn căn giữa dữ liệu theo chiều dọc trong các ô để tránh khoảng cách khó xử lý.

5. Làm nổi bật các phần chính bằng cách tô bóng ô

Mỗi bảng tính Excel đều có các hàng tóm tắt, kết quả đầu ra cuối cùng hoặc các chỉ số hiệu suất chính cần nổi bật và tô bóng ô là một cách hiệu quả để đạt được điều này. Tôi sử dụng các màu tô bóng khác nhau để phân biệt trực quan các phần khác nhau của bảng tính. Đối với các bảng lớn, tôi áp dụng tô bóng hàng hoặc cột xen kẽ.

Tôi sử dụng các màu khác nhau cho dữ liệu phức tạp để phân loại thông tin trong cùng một bảng. Ngoài ra, các mẹo, ghi chú hoặc cảnh báo trong bảng tính của tôi được tô sáng bằng các màu bắt mắt. Tuy nhiên, giống như với đường viền, bạn nên tránh sử dụng quá nhiều bóng đổ. Sử dụng các màu tinh tế và duy trì một bảng màu nhất quán cho các loại dữ liệu hoặc phần tương tự để duy trì sự rõ ràng.

6. Sử dụng Xác thực dữ liệu để Kiểm soát dữ liệu đầu vào


Khi chia sẻ bảng tính công khai hoặc cộng tác, tôi sử dụng xác thực dữ liệu để kiểm soát loại dữ liệu có thể nhập vào ô. Đối với các cột dành cho dữ liệu số, tôi đặt các quy tắc chỉ cho phép số duy trì định dạng dữ liệu nhất quán. Đối với các trường có tùy chọn được xác định trước, tôi tạo menu thả xuống.

Tôi cũng đặt giới hạn số để giữ các giá trị nhập vào trong phạm vi chấp nhận được. Nếu ai đó nhập dữ liệu không chính xác, tôi sẽ định cấu hình thông báo lỗi để nhắc người dùng sửa dữ liệu nhập của họ. Về bản chất, xác thực dữ liệu giúp duy trì tính nhất quán trên các bảng tính. Chỉ cần đảm bảo đặt các quy tắc này một cách cẩn thận để tránh bất kỳ vấn đề nào cho người nhận.

7. Sử dụng Định dạng có điều kiện để Làm nổi bật Dữ liệu quan trọng

Sử dụng định dạng có điều kiện cho phép tôi tự động áp dụng định dạng—chẳng hạn như màu sắc, phông chữ hoặc đường viền—dựa trên các giá trị ô. Tôi sử dụng nó để làm nổi bật các điểm dữ liệu vượt quá ngưỡng nhất định hoặc thấp hơn mục tiêu. Nó cũng giúp tôi tự động xác định các giá trị ngoại lệ hoặc số liệu bất thường, giúp phát hiện lỗi tính toán dễ dàng hơn.

Ngoài ra, tôi sử dụng các biểu tượng như mũi tên, cờ hoặc đèn giao thông để biểu thị trạng thái hiệu suất, tiến độ hoặc mức độ rủi ro và giữ định dạng nhất quán cho các loại dữ liệu tương tự. Định dạng có điều kiện cũng cho phép tôi làm nổi bật các mục trùng lặp trong danh sách, giúp dọn dẹp dữ liệu. Nó cũng hữu ích trong việc so sánh các tập dữ liệu bằng cách làm nổi bật sự khác biệt hoặc điểm tương đồng.

8. Sử dụng tính năng "Bọc văn bản" cho văn bản lớn


Đôi khi, khi văn bản vượt quá chiều rộng của một ô, nó thường bị cắt hoặc tràn sang các ô liền kề. Tính năng Wrap Text là giải pháp hữu ích cho vấn đề này, vì nó chia văn bản dài thành nhiều dòng trong cùng một ô, giúp nội dung dễ đọc hơn mà không cần phải cuộn theo chiều ngang.

Wrapping text cũng giúp căn chỉnh và sắp xếp tốt hơn trong các ô. Tôi thường sử dụng tính năng này cho tiêu đề và nhãn để đảm bảo văn bản nằm trong ô mà không ảnh hưởng đến các ô lân cận. Đối với các khối văn bản lớn hơn trải dài trên nhiều dòng, bạn có thể cần điều chỉnh chiều cao và chiều rộng của ô để có kết quả tốt nhất.

Tôi hy vọng bây giờ bạn đã hiểu cách tôi sử dụng nhiều kỹ thuật định dạng ô khác nhau để giữ cho bảng tính của mình sạch sẽ và dễ đọc. Nếu trước đây bạn chưa tập trung nhiều vào định dạng ô, hãy thử áp dụng các mẹo này vào lần tới khi bạn làm việc trong Excel. Chúng sẽ giúp bảng tính của bạn hấp dẫn về mặt thị giác và có thể giúp bạn nhận được lời khen ngợi từ sếp hoặc đồng nghiệp.