VietNetwork.Vn

Bằng cách nắm vững những điều cơ bản, bạn có thể tin tưởng vào các con số.

Apple Numbers không phổ biến bằng Excel, nhưng đây là ứng dụng bảng tính mạnh mẽ cung cấp tất cả các tính năng cần thiết mà bạn mong đợi. Nếu bạn đang nghĩ đến việc chuyển đổi, đây là một số chức năng và tính năng bạn nên nắm vững.


1. Thêm danh sách thả xuống vào một ô

Danh sách thả xuống giúp đảm bảo nhập dữ liệu nhất quán trong cột bảng tính và giảm khả năng xảy ra lỗi của những người khác khi làm việc trên đó. Nó cho phép bạn chọn từ các tùy chọn được xác định trước, chẳng hạn như "hoàn thành" hoặc "đang tiến hành" cho các cột theo dõi trạng thái dự án. Bằng cách giới hạn các lựa chọn, danh sách thả xuống cũng giúp quản lý bảng tính dễ dàng hơn.


Để tạo danh sách thả xuống, hãy chọn ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn giá trị xuất hiện. Sau đó, nhấp vào nút "Định dạng" ở góc trên bên phải và đi đến tab "Ô". Đặt định dạng dữ liệu thành "Menu bật lên" và nhập các tùy chọn mong muốn để điền vào danh sách thả xuống. Bạn cũng có thể sắp xếp lại các tùy chọn cho phù hợp với nhu cầu của mình.

2. Dự đoán dựa trên dữ liệu hiện có

Apple Numbers cho phép bạn đưa ra dự đoán dựa trên dữ liệu trong bảng tính của mình bằng tính năng Trendlines and Forecasting. Khi dữ liệu của bạn được tổ chức tốt và thể hiện mối quan hệ rõ ràng giữa các biến, như tháng so với doanh số, bạn có thể dễ dàng phát hiện xu hướng, dự báo doanh số, lập ngân sách, v.v.


Để sử dụng tính năng này, hãy chọn dữ liệu bạn muốn phân tích và tạo biểu đồ, chẳng hạn như biểu đồ đường hoặc biểu đồ phân tán. Tiếp theo, nhấp vào biểu đồ, mở bảng "Định dạng", chọn "Chuỗi" và chọn "Tuyến tính". Numbers cho phép bạn dự đoán dữ liệu bằng các mô hình tuyến tính, đa thức, hàm mũ và các mô hình khác. Bạn có thể dễ dàng mở rộng đường xu hướng để ước tính các giá trị trong tương lai.

Hãy cẩn thận khi làm việc với các trang tính Excel trong Apple Numbers. Excel hỗ trợ ít công thức hơn, do đó việc chỉnh sửa chúng trong Apple Numbers có thể gây ra sự cố.

3. Mã màu các ô bằng cách sử dụng logic có điều kiện

Giống như Excel, Numbers cho phép bạn định dạng các ô dựa trên các tiêu chí cụ thể bằng cách sử dụng mã màu. Điều này giúp bạn làm nổi bật trực quan các điểm dữ liệu quan trọng, giúp bạn dễ dàng phát hiện xu hướng, giá trị ngoại lệ hoặc các chi tiết chính chỉ trong nháy mắt. Cho dù bạn cần đánh dấu các giá trị vượt quá giới hạn, dữ liệu trong phạm vi cụ thể hay các tác vụ quá hạn, mã màu giúp bạn thực hiện đơn giản.


Để áp dụng mã màu, hãy chọn các ô hoặc phạm vi bạn muốn định dạng, nhấp vào nút "Định dạng" trên thanh công cụ và đi đến tab "Ô". Trong Tô sáng có điều kiện, nhấp vào "Thêm quy tắc", sau đó chọn điều kiện bạn muốn áp dụng và đặt giá trị. Sau đó, chọn màu tô, màu văn bản hoặc cả hai để tô sáng các ô đáp ứng tiêu chí.

Nếu bạn muốn áp dụng nhiều điều kiện cho các phạm vi hoặc tiêu chí khác nhau, bạn có thể sử dụng mã màu khác nhau trong cùng một phạm vi.

4. Đóng băng hàng hoặc cột tiêu đề

Trong bảng tính, tiêu đề hoặc nhãn cung cấp ngữ cảnh cho dữ liệu trong các cột hoặc hàng. Tuy nhiên, khi tập dữ liệu phát triển, tiêu đề và hàng có thể bị ẩn khi bạn cuộn xuống hoặc sang phải, khiến việc xác định cột nào tương ứng với dữ liệu nào trở nên khó khăn. Để giải quyết vấn đề này, Numbers cho phép bạn đóng băng tiêu đề, hàng và cột để chúng vẫn hiển thị khi bạn cuộn.


Chọn hàng hoặc cột mà bạn muốn cố định, thường là hàng trên cùng hoặc cột ngoài cùng bên trái có tiêu đề. Sau đó, vào menu "Bảng" trên thanh công cụ và chọn "Cố định hàng tiêu đề" hoặc "Cố định cột tiêu đề", tùy theo nhu cầu của bạn. Với cài đặt này, các hàng và cột cố định sẽ giữ nguyên vị trí khi bạn cuộn qua bảng tính.

Để bỏ đóng băng các hàng hoặc cột, hãy quay lại menu "Bảng" và bỏ chọn tùy chọn "Đóng băng hàng tiêu đề" hoặc "Đóng băng cột tiêu đề".

5. Đếm các ô đã chọn và chưa chọn

Khi sử dụng Numbers để theo dõi điểm danh, giám sát trạng thái nhiệm vụ hoặc quản lý mức tồn kho, bạn có thể sử dụng hộp kiểm để đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu các mục. Tuy nhiên, với các tập dữ liệu lớn, việc đếm thủ công các hộp đã đánh dấu và chưa đánh dấu có thể khó khăn. May mắn thay, bạn có thể tự động hóa quy trình này bằng hàm COUNTIF, hoạt động theo cùng một cách trong Microsoft Excel.


Cú pháp của hàm COUNTIF như sau:

=COUNTIF(Range, TRUE/FALSE)
Ở đây, "Phạm vi" đề cập đến các ô chứa hộp kiểm. Để đếm số hộp đã chọn, hãy sử dụng TRUE. Để đếm số hộp chưa chọn, hãy sử dụng FALSE.

6. Hợp nhất dữ liệu của hai cột

Chúng tôi thường làm việc với các tập dữ liệu có dữ liệu trải rộng trên nhiều cột, nhưng chúng tôi cần kết hợp chúng thành một cột duy nhất. Điều này có thể bao gồm việc kết hợp tên, tên đệm và họ hoặc hợp nhất các phần của địa chỉ, chẳng hạn như số nhà, đường phố và thành phố. Thay vì tích hợp dữ liệu này theo cách thủ công, bạn có thể dễ dàng tự động hóa quy trình.


Để hợp nhất dữ liệu từ hai cột, hãy đến ô đầu tiên mà bạn muốn kết hợp dữ liệu và nhập công thức này:

=A1 & " " & B1
Ở đây, A1 và B1 tham chiếu đến các ô đầu tiên trong hai cột bạn muốn kết hợp và toán tử & sẽ nối các giá trị của chúng. " " sẽ thêm một khoảng trắng giữa chúng.

Sau đó, bạn có thể kéo thanh điều khiển điền xuống cột để áp dụng công thức cho tất cả các hàng. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng hàm CONCATENATE, hàm này thực hiện cùng một tác vụ. Nếu bạn mới làm việc với bảng tính, Apple Numbers có thể là lựa chọn tốt hơn. Đây là một lĩnh vực mà Apple Numbers nổi bật hơn so với Excel.

7. Xóa các hàng trống để sắp xếp lại bảng tính

Các hàng trống có thể khiến bảng tính của bạn khó đọc và phân tích hơn. Để bảng tính của bạn dễ điều hướng hơn, bạn phải xóa chúng. Tuy nhiên, việc xóa chúng theo cách thủ công có thể tốn thời gian, đặc biệt là nếu tập dữ liệu lớn. Mặc dù Apple Numbers không có tính năng tích hợp cho việc này, nhưng bạn có thể sử dụng một số giải pháp thay thế để hoàn thành nhiệm vụ.


Đây là một trong những cách đơn giản nhất để xóa các hàng trống. Thêm một cột trợ giúp mới vào bảng của bạn và nhập công thức IF(ISBLANK(column), 0, 1) vào ô đầu tiên, trong đó "column" đề cập đến cột chứa các hàng trống. Điều này sẽ đặt "0" vào các ô trống và "1" vào các ô không trống của cột trợ giúp.

Để xóa các hàng trống, hãy nhấp chuột phải vào cột mới, chọn "Sắp xếp tăng dần", chọn tất cả các hàng có giá trị "0" và nhấp vào "Xóa các hàng đã chọn".

8. Khóa bảng để ngăn ngừa thay đổi ngẫu nhiên

Khi cộng tác trên bảng tính, bạn có thể muốn bảo vệ một số ô nhất định khỏi việc chỉnh sửa để tránh những thay đổi vô tình. Mặc dù bạn có thể khóa từng ô trong Excel, nhưng Apple Numbers chỉ cho phép bạn khóa toàn bộ bảng hoặc bảng tính. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu, công thức hoặc định dạng quan trọng trong các bảng cụ thể vẫn được bảo mật trong khi những người khác vẫn có thể chỉnh sửa phần còn lại của trang tính.


Để khóa một bảng trong Apple Numbers, hãy chọn bảng bạn muốn bảo vệ, đi đến tab "Sắp xếp" trong menu trên cùng và chọn "Khóa". Thao tác này sẽ khóa tất cả các ô trong bảng đó, để các bảng khác có thể chỉnh sửa được. Nếu sau này bạn muốn mở khóa bảng, hãy quay lại tab "Sắp xếp" một lần nữa và nhấp vào "Mở khóa" từ menu.

Đây là một số mẹo và thủ thuật cơ bản mà bạn nên biết nếu bạn mới sử dụng Apple Numbers. Mặc dù những mẹo và thủ thuật này bao gồm những điều cơ bản, nhưng chúng chỉ là điểm khởi đầu. Để tối đa hóa tiềm năng của Apple Numbers, hãy dành thời gian khám phá các tính năng và công thức nâng cao của ứng dụng này. Ứng dụng này có tất cả các công cụ để trở thành ứng dụng bảng tính chính của bạn trên macOS.