VietNetwork.Vn

Bạn nghĩ rằng Windows 11 không thể giúp bạn tăng năng suất? Nghĩ lại. Hãy thử những lời khuyên này để đạt được nhiều thành tựu hơn trong thời gian ngắn hơn. Có lẽ bạn đã dành nhiều thời gian trong nhiều năm để thu thập các mẹo tăng năng suất cho các ứng dụng yêu thích của mình — xét cho cùng, đó là nơi bạn hoàn thành hầu hết công việc của mình. Tuy nhiên, giống như hầu hết mọi người, bạn đã tìm được cách sử dụng Windows 11 nhưng nhận ra rằng bạn không thể làm gì nhiều để cải thiện năng suất của mình trong chính hệ điều hành này.

Chúng tôi cầu xin sự khác biệt. Bạn có thể làm rất nhiều điều để làm việc hiệu quả hơn với Windows 11 — chỉ là hầu hết những điều đó đều bị ẩn. Chúng tôi đã đào sâu vào hệ điều hành và đưa ra những mẹo tăng năng suất hữu ích này.

1. Tập trung với các phiên tập trung

Yếu tố làm giảm năng suất lớn nhất đối với nhân viên văn phòng là yếu tố đã bị công nghệ làm cho trở nên tồi tệ hơn: Nhiều người trong chúng ta không thể tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm, liên tục bị hành hạ bởi những phiền nhiễu luôn rình rập khi bạn làm việc trên máy tính. Nếu bạn thấy mình không thể tập trung vào một tác vụ duy nhất trên PC, hãy tham gia câu lạc bộ. Tất cả chúng ta đều dễ mắc phải nó.

Tính năng phiên Focus của Windows 11 có thể giúp ích. Nó kích hoạt chế độ Không làm phiền của Windows 11, tắt tất cả các thông báo của Windows. Ngoài ra, các ứng dụng trên thanh tác vụ sẽ không nhấp nháy với bạn nếu chúng yêu cầu phản hồi. Thông báo huy hiệu trên các ứng dụng trên thanh tác vụ cũng bị tắt.

Phiên tập trung sử dụng Đồng hồ Windows để cho phép bạn đặt giới hạn thời gian cho phiên. Bằng cách đó, bạn sẽ không bị phân tâm bởi việc lo lắng về việc bạn muốn thời gian không làm phiền kéo dài bao lâu. Và nếu nhạc nền giúp bạn làm việc, bạn cũng có thể yêu cầu Spotify phát nhạc mà bạn chỉ định trong suốt thời lượng phiên.

Để sử dụng phiên Tập trung:

• Chạy ứng dụng Đồng hồ Windows 11. Cách đơn giản nhất là nhập đồng hồ vào hộp Tìm kiếm rồi nhấp vào ứng dụng Đồng hồ xuất hiện.
• Nhấp vào Phiên tập trung. Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng nó, hãy nhấp vào nút Bắt đầu
• Trang Phiên tập trung xuất hiện. Trong khu vực "Sẵn sàng tập trung", hãy chọn khoảng thời gian bạn muốn phiên kéo dài. Nếu bạn chọn ít hơn 30 phút, buổi học sẽ không có thời gian nghỉ. Nếu bạn chọn 30 phút hoặc lâu hơn, bạn sẽ được nghỉ giải lao ngắn. Nếu không muốn ngắt quãng thì nhấn vào hộp Skip break.

• Nếu bạn muốn sử dụng Microsoft To Do và chọn tác vụ từ danh sách Việc cần làm, hãy đảm bảo bạn đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình, bấm chuột phải vào menu ba chấm trong khu vực Việc cần làm và bấm Mở trong Việc cần làm. Bạn sẽ được kết nối với danh sách Việc cần làm của mình.
• Nếu bạn muốn phát nhạc, hãy nhấp vào Liên kết Spotify của bạn và làm theo hướng dẫn để liên kết với tài khoản Spotify và phát nhạc.

Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Bắt đầu phiên tập trung và bắt đầu làm việc. Nếu bạn muốn đặt mục tiêu hàng ngày về thời lượng sử dụng các phiên tập trung, hãy nhấp chuột phải vào menu ba chấm trong khu vực "Tiến trình hàng ngày". Từ giờ trở đi, bất cứ khi nào bạn bắt đầu phiên Tập trung, bạn sẽ biết tần suất bạn đạt được mục tiêu hàng ngày của mình.

2. Nhập bằng giọng nói của bạn

Bạn là người đánh máy nhanh đến mức nào? Cho dù bạn có nhanh đến đâu, bạn khó có thể gõ với tốc độ suy nghĩ - hoặc tốc độ nói. Và bạn gõ càng nhanh thì bạn càng mắc nhiều lỗi.

Một cách tuyệt vời để sử dụng bàn phím hiệu quả hơn là để máy tính gõ phím cho bạn bằng cách sử dụng tính năng nhập liệu bằng giọng nói của Windows 11. Giữ phím Windows + H để gọi trình đánh máy bằng giọng nói tích hợp của Windows. Nhấp vào biểu tượng micrô xuất hiện và bắt đầu nói chuyện. Lưu ý rằng trong lần đầu tiên bạn sử dụng, Windows sẽ cài đặt phần mềm nhận dạng giọng nói để cải thiện hiệu suất của nó.

Bạn sẽ ngạc nhiên về tốc độ và độ chính xác của nó nếu bạn nói bằng một giọng rõ ràng. Tuy nhiên, có một số điều cần lưu ý khi sử dụng nó. Một là đôi khi có độ trễ giữa lời nói của bạn và thời điểm các từ của bạn được nhập. Vì vậy, nếu bạn không nhìn thấy các từ đó ngay lập tức trên màn hình, đừng lặp lại chính mình — nếu bạn nhìn thấy, các từ của bạn sẽ được nhập hai lần.

Ngoài ra, nếu bạn cố gắng chỉnh sửa văn bản trong phiên, bằng cách thực hiện những việc như xóa văn bản hoặc chèn đoạn văn, phiên sẽ tự động kết thúc. Bạn sẽ phải bật lại tính năng nhập liệu bằng giọng nói.

Nó cũng sẽ không tự động sử dụng dấu câu. Nó sẽ không đặt dấu chấm ở cuối câu hoặc dấu phẩy ở giữa câu. Tuy nhiên, có một cách để gõ dấu câu. Nhấp vào biểu tượng cài đặt ở bên trái micrô và di chuyển thanh trượt sang bật trong phần "Dấu câu tự động". Sau đó, bạn có thể nói "dấu chấm" để nhập giọng nói một dấu chấm; "dấu phẩy" để gõ giọng nói vào dấu phẩy, v.v.

Nếu bạn muốn sử dụng tính năng nhập bằng giọng nói trong hộp văn bản trong Windows (chẳng hạn như trong hộp thoại), hãy di chuyển thanh trượt sang bật bên cạnh "Trình khởi chạy nhập bằng giọng nói".


3. Sử dụng Teams qua thanh tác vụ

Microsoft tuyên bố rằng tính đến tháng 3 năm 2023, phần mềm cộng tác Teams của hãng đã có hơn 300 triệu người dùng hoạt động hàng tháng trên khắp thế giới. Nếu bạn là một trong những người đó, Windows 11 có một công cụ tăng năng suất nhanh chóng và dễ dàng: nhấp vào biểu tượng Teams trên thanh tác vụ (trông giống như một máy quay video) để khởi chạy nó. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Windows key + C.

Khi khởi chạy Teams theo cách đó, bạn sẽ thấy một cửa sổ hiển thị hoạt động Teams gần đây nhất của mình. Nhấp vào Meet để bắt đầu cuộc gọi điện video hoặc nhấp vào Trò chuyện để bắt đầu cuộc trò chuyện bằng văn bản. Để khởi chạy ứng dụng Teams đầy đủ thay vì phiên bản rút gọn này, hãy nhấp vào Mở Microsoft Teams.


4. Sao chép và dán như một người chuyên nghiệp

Trong nhiều thập kỷ, Windows Clipboard đã bị ngừng hoạt động. Bạn sao chép cái gì đó vào đó, dán đoạn clip đó vào một ứng dụng, thế là xong. Lần tiếp theo bạn sao chép clip vào đó, clip cũ sẽ biến mất.

Tuy nhiên, không phải những ngày này. Microsoft đã thông minh hóa nó. Giờ đây, nó lưu trữ nhiều clip và cho phép bạn xem trước các clip đó và chọn clip nào bạn muốn dán vào tài liệu. Bạn cũng có thể lưu trữ các clip vĩnh viễn, một cách tuyệt vời để giữ văn bản soạn sẵn xung quanh mà bạn có thể dán vào tài liệu hoặc email hoặc lưu trữ hình ảnh chữ ký của bạn để giúp ký tài liệu bằng kỹ thuật số.

Bạn thậm chí có thể đồng bộ hóa lịch sử Clipboard của mình trên nhiều thiết bị Windows: Đi tới Cài đặt > Hệ thống > Clipboard. Trong phần "Lịch sử bảng nhớ tạm", hãy đảm bảo thanh trượt được bật. Trong phần "Đồng bộ hóa trên các thiết bị", hãy chuyển thanh trượt từ tắt sang bật.

Sao chép các mục vào Clipboard theo vô số cách bạn quen thuộc, chẳng hạn như nhấn Ctrl + C, nhấp chuột phải vào hình ảnh trên web và chọn Sao chép hình ảnh từ menu xuất hiện, v.v. Bạn có thể tiếp tục sao chép các mục và Clipboard sẽ tiếp tục lưu chúng dưới dạng các clip riêng lẻ. Không có giới hạn cố định về số lượng clip bạn có thể lưu — giới hạn này dựa trên dung lượng bộ nhớ bạn có và tổng lượng dữ liệu trong tất cả các clip đã lưu của bạn. Tuy nhiên, có kích thước tối đa là 4 MB cho mỗi clip riêng lẻ.

Sau khi sao chép các clip vào Clipboard, bạn có thể cuộn qua chúng, xem trước chúng và chọn nội dung để dán vào tài liệu. Để xem chúng, nhấn phím Windows + V. Một cửa sổ nhỏ xuất hiện với các clip bạn đã dán vào Clipboard. Cuộn qua và khi bạn tìm thấy clip mình muốn dán, hãy nhấp vào clip đó. Nếu bạn chỉ muốn dán clip gần đây nhất vào tài liệu, chỉ cần nhấn Ctrl + V.


Nếu bạn đã chọn đồng bộ hóa các clip thì chúng sẽ có sẵn trên Clipboard của tất cả các thiết bị Windows 11 hoặc 10 khác mà bạn chọn đồng bộ hóa.

Clipboard có một số thủ thuật khác, với các biểu tượng ở trên cùng để dán biểu tượng cảm xúc, kaomoji, GIF phổ biến từ internet và các biểu tượng.

Các clip của bạn sẽ bị xóa khi bạn tắt PC. Nhưng bạn có thể lưu một số vĩnh viễn. Nhấn phím Windows + V để khởi chạy Clipboard, nhấp vào biểu tượng ba chấm ở trên cùng bên phải của bất kỳ clip nào và chọn Ghim. Việc đó sẽ ghim clip vào Clipboard vĩnh viễn cho đến khi bạn bỏ ghim nó.

Bạn cũng có thể xóa Clipboard theo cách thủ công bằng cách xóa từng clip riêng lẻ hoặc xóa tất cả chúng cùng một lúc. Để xóa từng clip riêng lẻ, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm ở trên cùng bên phải và chọn Xóa. Để xóa tất cả các clip trong Clipboard, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm ở trên cùng bên phải của bất kỳ clip nào và chọn Clear all. Các clip đã ghim sẽ không bị xóa trừ khi bạn xóa chúng riêng lẻ.

5. Tăng sức mạnh cho Windows 11 bằng PowerToys

Những người mày mò Windows lâu năm và những người tìm kiếm năng suất có thể sẽ nhớ đến Windows PowerToys, được phát hành lần đầu tiên cho Windows 95 vài năm trước khi chuyển giao thế kỷ này. PowerToys là những tiện ích nhỏ, miễn phí của Microsoft cho phép bạn tinh chỉnh, tùy chỉnh và tăng sức mạnh cho Windows theo vô số cách. Sử dụng không đúng cách, chúng có thể lãng phí nhiều giờ không hiệu quả nhưng thú vị để mày mò. Nếu sử dụng đúng cách, chúng có thể là công cụ tăng năng suất tuyệt vời của Windows, chủ yếu dành cho các tác vụ nhỏ có thể chiếm nhiều thời gian của bạn.

Sau khi cập nhật PowerToys cho Windows XP, Microsoft đã vô tình bỏ chúng trong Windows Vista, Windows 7 và Windows 8/8.1. Phải đến tháng 9 năm 2019, bốn năm sau khi Windows 10 được phát hành, chúng mới được cập nhật cho Windows 10 và sau đó là Windows 11 khi nó được phát hành.

Ngày nay, thật khó để biết nên gọi PowerToys là số ít hay số nhiều; ở phiên bản hiện tại, PowerToys là một ứng dụng duy nhất chứa nhiều công cụ nhỏ tiện dụng. Ứng dụng PowerToys không được cài đặt trong Windows 11; thay vào đó bạn tải xuống miễn phí. Khi tôi viết bài này, PowerToys bao gồm gần hai chục công cụ và Microsoft thường xuyên bổ sung những công cụ mới.


Bài viết này không có chỗ để đi sâu vào mọi công cụ nhưng bạn nên thử một vài công cụ để xem chúng có hữu ích cho bạn hay không. Dưới đây là năm yêu thích của tôi:

• Trình chỉnh sửa hình ảnh: Cần thay đổi kích thước nhiều ảnh hoặc hình ảnh theo cùng một cách trong một lần? Với tiện ích này, chỉ cần chọn hình ảnh, chọn cách bạn muốn thay đổi kích thước và nhấp vào.
• Luôn ở trên cùng: Bạn có thấy phát điên khi đang sử dụng một ứng dụng năng suất như Word và Excel, bạn tạm thời chuyển tiêu điểm sang một cửa sổ khác và ứng dụng đó bị ẩn không? Không còn nữa. Luôn ở trên cùng giúp ứng dụng năng suất của bạn luôn ở phía trước, ngay cả khi bạn chuyển tiêu điểm.
• Trình quản lý bàn phím: Phím tắt là một trong những công cụ tăng năng suất tốt nhất để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Nếu không có đủ chúng cho bạn trong Windows 11, công cụ này cho phép bạn sắp xếp lại bàn phím và tạo phím tắt.
• Dán dưới dạng văn bản thuần túy: Bạn ghét khi sao chép văn bản từ internet, ứng dụng hoặc nơi nào khác và nó mang theo tất cả định dạng của nó? Công cụ này cho phép bạn xóa định dạng ngay lập tức để có thể dán nó dưới dạng văn bản thuần túy.
• Tiện ích chuột: Làm chủ con chuột của bạn bằng những tiện ích này — bạn sẽ có thể thực hiện những việc như lắc chuột để tập trung con trỏ, vẽ hình chữ thập ở giữa con trỏ, làm cho con trỏ nhảy tới bất kỳ vị trí nào trên màn hình của bạn, v.v.

6. Tạo desktop ảo

Bạn thường sử dụng PC của mình cho nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ: bạn có thể sử dụng một bộ ứng dụng để tạo bản trình bày, một bộ ứng dụng khác để tạo video và một bộ ứng dụng khác khi nghiên cứu và viết. Hoặc bạn có thể có một bộ ứng dụng bạn thường sử dụng khi làm việc tại văn phòng và một bộ ứng dụng hơi khác khi làm việc từ xa. Và hãy đối mặt với điều đó, đôi khi bạn thậm chí có thể muốn làm điều gì đó không liên quan đến công việc trên PC của mình. Vì vậy, bạn có thể lãng phí thời gian tìm kiếm ứng dụng phù hợp cho từng tình huống.

Máy tính để bàn ảo giúp việc sử dụng PC của bạn cho các mục đích khác nhau dễ dàng hơn. Bạn có thể tạo nhiều máy tính để bàn với các ứng dụng khác nhau chạy trên mỗi máy tính vì những lý do khác nhau, chẳng hạn như một máy tính để làm việc tại nhà, một máy tính để làm việc tại văn phòng, một máy tính khác để chơi game, v.v.


Thật đơn giản để làm. Nhấp vào biểu tượng cửa sổ chồng chéo ở bên phải hộp tìm kiếm trên thanh tác vụ. Nếu bạn chưa tạo bất kỳ máy tính để bàn ảo nào, phần trên cùng của màn hình sẽ hiển thị tất cả các cửa sổ đang mở trên máy tính để bàn của bạn và phần dưới cùng của màn hình sẽ hiển thị "Máy tính để bàn 1" (là máy tính để bàn hiện tại của bạn) và "Màn hình mới " với dấu + bên dưới. Để tạo một màn hình mới, hãy nhấp vào dấu +. Một màn hình mới xuất hiện có tên "Desktop 2." Nhấp vào nó để biến nó thành máy tính để bàn của bạn và thiết lập nó theo cách bạn muốn.

Bạn có thể tiếp tục tạo máy tính để bàn mới theo cách này. Để chuyển đổi giữa chúng, hãy nhấp vào biểu tượng cửa sổ chồng chéo và chọn cái bạn muốn sử dụng. Bạn có thể thiết lập từng màn hình theo bất kỳ cách nào bạn muốn — ví dụ: bằng cách đặt tất cả các biểu tượng cho các ứng dụng liên quan đến văn phòng ở nơi dễ tiếp cận trên một màn hình và tất cả các biểu tượng để làm việc tại nhà ở một màn hình khác.

Để dễ dàng phân biệt giữa chúng hơn, bạn có thể đổi tên từng màn hình nền. Chỉ cần nhấp vào tên của nó (Desktop 1 chẳng hạn) và nhập tên mới mà bạn muốn.

7. Sắp xếp ứng dụng của bạn bằng Snap Layouts

Có một cách khác để giữ tất cả các ứng dụng liên quan đến tác vụ ở một nơi - bằng cách sử dụng tính năng Snap Layouts của Windows 11. Với nó, bạn có thể nhóm các cửa sổ đang mở của mình thành một trong nửa tá bố cục màn hình dựng sẵn. Bạn có thể đặt hai ứng dụng cạnh nhau, chẳng hạn, mỗi ứng dụng chiếm một nửa màn hình. Hoặc bạn có thể có một ứng dụng ở bên trái và hai ứng dụng được xếp chồng lên nhau theo chiều dọc ở bên phải hoặc bốn ứng dụng ở dạng lưới.


Để sử dụng Snap Layouts, trước tiên hãy mở các ứng dụng bạn muốn đưa vào bố cục. Sau đó, di chuột qua biểu tượng phóng to của ứng dụng ở phía trên bên phải cửa sổ, giữa biểu tượng thu nhỏ và đóng. Một bảng điều khiển xuất hiện với các tùy chọn bố cục. Chọn bố cục bạn muốn và vị trí bạn muốn đặt ứng dụng, sau đó cửa sổ ứng dụng sẽ khớp vào vị trí đó.


Khi bạn làm điều đó, tất cả các ứng dụng đang mở khác của bạn sẽ hiển thị bên trong một cửa sổ mới. Nhấp vào bất kỳ ứng dụng nào trong số đó để điền vào các điểm trong phần còn lại của bố cục. Nhóm được lưu dưới dạng Nhóm Snap mà bạn có thể quay lại nếu bạn đã mở các ứng dụng khác hoặc thu nhỏ bất kỳ cửa sổ ứng dụng nào của nhóm. Để quay lại nhóm, hãy di chuột qua biểu tượng trên thanh tác vụ của bất kỳ ứng dụng nào trong Nhóm Snap. Bạn sẽ thấy hình thu nhỏ của tất cả các ứng dụng trong nhóm. Nhấp vào hình thu nhỏ để quay lại nhóm.

Để biết thêm chi tiết về Bố cục Snap và các tính năng liên quan, hãy xem " Tạo đa nhiệm thành Snap trên PC Windows của bạn ".

8. Sử dụng menu Start bí mật

Ẩn trong Windows 11 là nhiều công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, chẳng hạn như Network Connections để xem và quản lý các kết nối internet của bạn; Trình quản lý thiết bị để quản lý thiết bị của bạn; Terminal (còn gọi là Windows PowerShell), với các công cụ dòng lệnh cực kỳ mạnh mẽ, đặc biệt dành cho các chuyên gia CNTT; Trình quản lý tác vụ để giúp PC của bạn hoạt động hiệu quả hơn; và nhiều người khác.

Điều đó tốt thôi, nhưng trừ khi bạn thường xuyên sử dụng chúng, bạn rất dễ quên rằng chúng tồn tại. Và ngay cả khi bạn nhớ rằng chúng tồn tại, việc tìm thấy chúng thường không dễ dàng. Một số được chôn sâu trong ứng dụng Cài đặt. Những người khác yêu cầu bạn khởi chạy chúng từ một dòng lệnh. Và những người khác có thể bị nhốt ở một nơi mà bạn sẽ không bao giờ tìm thấy.

Có một mẹo để tiếp cận chúng - hãy sử dụng cái mà một số người gọi là menu Bắt đầu bí mật. Để khởi chạy nó, nhấp chuột phải vào biểu tượng Windows ở bên trái hộp tìm kiếm hoặc nhấn phím Windows + X. Một menu xuất hiện với toàn bộ danh sách các công cụ này. Nhấp vào bất kỳ công cụ nào bạn muốn sử dụng và bắt đầu sử dụng nó.


9. Mẹo bổ sung: Kiểm tra việc khởi chạy Windows Copilot

Microsoft đã và đang xây dựng các khả năng AI tổng quát vào toàn bộ dòng sản phẩm của mình, bao gồm cả Windows, với tính năng được gọi là Windows Copilot. Tính đến thời điểm viết bài này, nó vẫn chưa được ra mắt công chúng, nhưng đây là cách Microsoft mô tả Windows Copilot trong một bài đăng trên blog thông báo về trợ lý này:

"Nó biến mọi người dùng thành người dùng thành thạo, giúp bạn thực hiện hành động, tùy chỉnh cài đặt và kết nối liền mạch giữa các ứng dụng yêu thích của bạn... Ví dụ: bạn không chỉ có thể sao chép và dán mà còn yêu cầu Windows Copilot viết lại, tóm tắt hoặc giải thích nội dung."

Microsoft gần đây đã cung cấp phiên bản xem trước sớm của Windows Copilot cho một số thành viên của chương trình Windows Insider. Tuy nhiên, công ty đã nói rõ rằng bản xem trước này chỉ tập trung vào giao diện người dùng Copilot, có sẵn thông qua khung bên phải trên màn hình chứ không tập trung vào các tính năng mà Copilot cuối cùng sẽ có.


Nó có thể trở thành một công cụ thúc đẩy năng suất tuyệt vời... hoặc không. Kiểm tra lại ở đây để biết thêm chi tiết khi nó ra mắt.