VietNetwork.Vn

Một trong những điều đầu tiên bạn nên cân nhắc khi thiết kế bài thuyết trình PowerPoint là đảm bảo mọi người đều có thể truy cập nội dung của bạn. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ cung cấp cho bạn một số cách để thực hiện điều này.


1. Thêm Văn bản thay thế cho SmartArt, Biểu đồ và Hình ảnh

Văn bản thay thế —hay còn gọi tắt là văn bản alt—là mô tả về bất kỳ nội dung trực quan nào mà người khiếm thị có thể thấy khó nhìn. Cũng như văn bản trong hộp văn bản, công nghệ đọc màn hình sẽ đọc văn bản alt mà bạn đã thêm, do đó, điều quan trọng là phải mô tả rõ ràng nội dung của từng đồ họa. Văn bản alt phải sử dụng tiếng Anh đơn giản và chứa các câu hoàn chỉnh đúng ngữ pháp.

Đồ họa SmartArt này chứa hướng dẫn pha một tách trà. Để thêm văn bản thay thế, tôi nhấp chuột phải vào đồ họa, nhấp vào "Xem văn bản thay thế" rồi thêm mô tả của tôi vào hộp trong Ngăn văn bản thay thế. Bất kỳ nội dung nào được nhập ở đây đều được lưu tự động, vì vậy tôi có thể nhấp vào "X" ở góc khi tôi hài lòng.


Bạn cũng cần phải thêm văn bản thay thế thủ công khi thêm biểu đồ vào slide của mình. Tuy nhiên, khi bạn thêm hình ảnh, PowerPoint sẽ phân tích hình ảnh và tự động tạo văn bản thay thế.


Tự động hóa này thường hoạt động tốt, nhưng vẫn đáng để kiểm tra xem nó có đáp ứng các tiêu chí tôi đã mô tả ở trên không. Ví dụ, văn bản thay thế tự động của PowerPoint không bao gồm dấu chấm ở cuối mô tả, vì vậy cần phải thêm phần này. PowerPoint cũng thêm "Mô tả được tạo tự động", mà bạn có thể xóa sau khi đã chỉnh sửa nội dung.

2. Thiết lập thứ tự đọc

Trình đọc màn hình sử dụng công cụ Reading Order tích hợp của PowerPoint để quyết định thứ tự đọc nội dung của slide. Theo mặc định, trình đọc màn hình sẽ đọc các thành phần của slide theo thứ tự bạn đã thêm chúng.

Trong ví dụ này, tôi đã thêm hộp văn bản 2 và 3 sau khi thêm hộp văn bản 1. Điều này có nghĩa là, mặc dù hộp văn bản 2 và 3 nằm cao hơn trong slide, nhưng chúng sẽ không được đọc cho đến khi tiêu đề và hộp văn bản 1 xuất hiện, nghĩa là slide sẽ gây nhầm lẫn cho bất kỳ ai sử dụng trình đọc màn hình.


Trước khi tôi sửa đổi thứ tự đọc, tôi cần đổi tên các mục. Làm như vậy sẽ giúp sắp xếp lại chúng dễ dàng hơn nhiều sau này. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Chọn > Ngăn chọn trong tab Trang chủ.


Sau đó, khi tôi chọn một trong các mục trong danh sách, cùng một đối tượng sẽ hoạt động trên slide, do đó tôi biết mình đang đổi tên mục nào. Nhấp đúp vào một trong các mục này trong Ngăn lựa chọn để đổi tên.


Bây giờ, tôi có thể thay đổi thứ tự đọc bằng cách nhấp vào menu thả xuống "Kiểm tra khả năng truy cập" trong tab Đánh giá và chọn "Ngăn thứ tự đọc".


Vì tôi đã đổi tên các đối tượng của slide, tôi có thể thấy rõ thứ tự mà trình đọc màn hình sẽ đọc chúng. Chỉ cần chọn một mục và nhấp vào mũi tên lên và xuống để thay đổi vị trí thứ tự đọc của mục đó.


3. Thực hiện theo quy tắc 6 x 6

Có quá nhiều văn bản trên slide PowerPoint khiến slide trở nên quá tải, khó hiểu và đối với một số người, là quá sức. Theo nguyên tắc chung, hãy cố gắng không có quá sáu dấu đầu dòng trên một slide, với mỗi dấu đầu dòng chứa sáu từ hoặc ít hơn.

Tất nhiên, có những lúc điều này không khả thi - điều quan trọng là bạn không nên thay thế sự rõ ràng bằng sự ngắn gọn - nhưng việc ghi nhớ quy tắc 6 x 6 khi xây dựng bài thuyết trình sẽ giúp bạn làm cho nội dung dễ hiểu hơn.

Nếu không vì lý do gì khác, việc có ít văn bản hơn có nghĩa là khán giả của bạn có nhiều khả năng tập trung vào bạn với tư cách là người thuyết trình hơn và bạn cũng có nhiều khả năng duy trì giao tiếp bằng mắt với người xem hơn là đọc từ các slide, khiến bạn và bài thuyết trình của bạn hấp dẫn hơn.

4. Đảm bảo mỗi slide có một tiêu đề duy nhất

Nếu bạn tuân thủ quy tắc 6 x 6, điều này có thể khiến bạn phải trải nội dung trên hai hoặc nhiều slide, khi trước đó có thể nó đã được nén vào một slide. Trong trường hợp này, bạn nên nghĩ về cách bạn sẽ đặt tiêu đề cho các slide của mình và điều này đưa chúng ta trở lại chủ đề về trình đọc màn hình.

Đầu tiên, mỗi slide phải có tiêu đề, vì nó giúp người đọc hoặc người xem hiểu nội dung của slide trong bối cảnh rộng hơn của bài thuyết trình của bạn. Cụ thể hơn, tiêu đề slide lặp lại khiến mọi người khó điều hướng liền mạch qua tác phẩm của bạn, đặc biệt là nếu họ đang sử dụng công nghệ đọc màn hình. Ngay cả việc phân biệt giữa các slide tương tự bằng cách nhập " (1 trong 2) " cũng sẽ giúp ích rất nhiều cho người đọc của bạn.

Khi bạn thêm một slide mới thông qua Trang chủ > Slide mới, hãy đảm bảo bạn chọn một trong các bố cục có chứa chỗ giữ chỗ tiêu đề (nói cách khác, tránh thêm một slide trống). Sau đó, hãy đảm bảo điều đầu tiên bạn làm là đặt cho slide của mình một tiêu đề duy nhất.


Việc thêm số trang chiếu cũng sẽ giúp bạn hướng dẫn mọi người trong suốt bài thuyết trình.

5. Làm cho các liên kết của bạn có ngữ cảnh

Nhiều bài thuyết trình PowerPoint hay có chứa liên kết đến các slide khác hoặc các nguồn bên ngoài, chẳng hạn như trang web. Bất kể chúng đưa người đọc đến đâu, các liên kết phải cung cấp thông tin chi tiết rõ ràng và chính xác về đích đến.

Ví dụ, việc có một dấu đầu dòng trên slide ghi là "Nhấp vào đây" là vô ích đối với những người sử dụng trình đọc màn hình. Ngay cả những người không sử dụng trình đọc cũng không biết liên kết sẽ đưa họ đến đâu. Thay vào đó, hãy tạo ra cái được gọi là siêu liên kết theo ngữ cảnh, kết hợp liên kết như một phần của câu.

Trong slide mẫu bên dưới, văn bản có siêu liên kết cho người đọc biết rõ ràng nơi họ sẽ được chuyển đến, liên kết được định dạng để phân biệt với phần còn lại của câu và toàn bộ ngữ cảnh của câu làm rõ rằng có một slide riêng trong bài thuyết trình này chứa nhiều thông tin hơn.


6. Sử dụng Phông chữ và Màu sắc Có thể truy cập

Một số phông chữ và sự kết hợp màu sắc nhất định sẽ khiến bài thuyết trình của bạn trở nên khó khăn đối với những người khiếm thị, bao gồm cả mù màu, khó đọc. Thực hiện theo các mẹo sau sẽ giúp bạn tối ưu hóa khả năng đọc của slide:

    Tạo độ tương phản mạnh giữa màu nền và màu phông chữ. Lựa chọn tốt nhất là sử dụng văn bản tối và nền sáng.
    Theo Experia, một chuyên gia đa giác quan có trụ sở tại Anh, màu xanh lá cây nhạt và xanh lam có bước sóng ngắn hơn các màu sáng hơn, nghĩa là chúng gây ra ít kích thích hơn ở não của những người mắc chứng tự kỷ, nghĩa là họ có thể tiêu hóa và xử lý môi trường tốt hơn.
    Cố gắng không sử dụng màu sắc để nhấn mạnh, vì những người mù màu có thể không thấy sự khác biệt rõ ràng như những người khác.
    Tránh sử dụng chữ in hoa và không gạch chân quá nhiều chữ.
    Chọn phông chữ cẩn thận. Lựa chọn tốt nhất là sans serif, đủ lớn để có thể đọc từ xa, không hẹp hoặc cô đọng. Aptos, Tahoma và Verdana là những lựa chọn an toàn cho các bài thuyết trình dễ tiếp cận.

7. Giữ cho bảng đơn giản nếu bạn phải sử dụng chúng

Nếu có thể, bạn nên tránh sử dụng bảng trong PowerPoint. Mặc dù chúng là cách tốt để trình bày một số loại dữ liệu nhất định, bài thuyết trình của bạn sẽ có lợi hơn nếu thông tin được trình bày dưới dạng dấu đầu dòng. Điều này là do một số trình đọc màn hình có thể gặp khó khăn khi xử lý bố cục dạng bảng và một số người thấy khó xử lý bảng.

Tuy nhiên, nếu bạn phải sử dụng bảng trong trình chiếu của mình, hãy giữ cho chúng đơn giản. Cố gắng không có nhiều hơn một vài từ hoặc số trong mỗi ô, không để bất kỳ ô nào trống, không hợp nhất các ô trong bảng và có các hàng và cột dễ phân biệt, bao gồm một hàng tiêu đề rõ ràng. Trên hết, tránh lồng các bảng vào các bảng khác.

Trong ví dụ này, dữ liệu rất tối thiểu, có độ tương phản rõ ràng giữa nền và văn bản của bảng, các hàng có dải giúp dễ quét hơn, văn bản lớn và có đường viền rõ ràng giữa mỗi ô.


Nhớ thêm văn bản thay thế vào mọi đồ họa trong bài thuyết trình của bạn.

8. Bật phụ đề

Công cụ phụ đề thời gian thực của PowerPoint là một cách tuyệt vời để nâng cao khả năng tiếp cận bài thuyết trình của bạn. Chương trình sẽ thu giọng nói của bạn qua micrô và thêm phụ đề vào slide khi bạn nói.

Kích hoạt tính năng này thông qua nhóm Phụ đề và phụ đề của tab Trình chiếu. Ở đó, hãy kiểm tra "Luôn sử dụng phụ đề" và nhấp vào menu thả xuống "Cài đặt phụ đề" để chọn ngôn ngữ nói, ngôn ngữ phụ đề, micrô chính xác và nơi bạn muốn phụ đề xuất hiện.


Khi bạn nhấn F5 để trình chiếu và bắt đầu nói, bạn sẽ thấy phụ đề xuất hiện một cách kỳ diệu theo thời gian thực.


Khi bạn hoàn tất việc tạo bản trình bày PowerPoint, hãy nhấp vào Đánh giá > Trình kiểm tra khả năng truy cập. Công cụ này sẽ đánh giá bản trình bày của bạn về khả năng truy cập và cung cấp các đề xuất hữu ích khi cần thiết.