VietNetwork.Vn

Microsoft Word linh hoạt một cách đáng ngạc nhiên trong việc cho phép bạn định vị các từ, dòng và đoạn văn chính xác theo cách bạn muốn. Tuy nhiên, vấn đề là các công cụ khác nhau nằm ở nhiều vị trí khác nhau trên giao diện của chương trình. Vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo hữu ích nhất thành một bài viết hữu ích!


Một số ảnh chụp màn hình trong bài viết này chứa các ký hiệu như •, ° và ¶ (chúng được gọi là các ký tự không in được vì chúng không hiển thị khi bạn in tài liệu của mình). Chúng được kích hoạt và hủy kích hoạt bằng cách nhấn Ctrl+Shift+8 và chúng giúp bạn xem văn bản của mình được cấu trúc và sắp xếp như thế nào.

1. Không gian không phá vỡ

Đúng như tên gọi của nó, khoảng trắng không ngắt giữa các từ đảm bảo chúng không bị chia thành hai dòng. Đôi khi có những trường hợp bạn muốn giữ một số chuỗi văn bản nhất định cùng nhau—chẳng hạn như tên và họ của một người, ngày và tháng hoặc mã vùng, tiền tố và số thuê bao của số điện thoại.

Ví dụ: trong văn bản bên dưới, có vẻ kỳ lạ khi ngày 22 và tháng 4 tách ra.


Để khắc phục điều này, hãy xóa khoảng trắng giữa các từ bạn muốn giữ lại với nhau và đặt con trỏ ở vị trí bạn muốn thêm khoảng trắng không ngắt, nhấn Ctrl+Shift+Space. Sau đó bạn sẽ thấy hai phần này được kéo lại với nhau trên cùng một đường thẳng.


Hãy tập thói quen sử dụng phím tắt này giữa bất kỳ thành phần nào bạn muốn giữ lại với nhau, ngay cả khi chúng hiện không xuất hiện ở gần cuối dòng. Sau đó, nếu bạn thay đổi kiểu chữ hoặc cỡ chữ, bạn có thể yên tâm rằng chúng sẽ không bị chia thành hai dòng.

Tuy nhiên, đừng lạm dụng các khoảng trắng không ngắt—đặc biệt nếu bạn đang sử dụng căn chỉnh hợp lý—vì làm như vậy sẽ phá vỡ nỗ lực của Word trong việc giãn cách các dòng một cách đồng đều và buộc các từ phải dồn lại trên một dòng duy nhất. Vì vậy, mặc dù chúng là một công cụ hữu ích nhưng hãy sử dụng chúng một cách tiết kiệm và chỉ khi thực sự cần thiết.

2. Dấu gạch nối tự động

Hữu ích nếu bạn đang viết một bài báo học thuật phức tạp với hàng chục từ dài hoặc các cột hẹp, chẳng hạn như trong một bài báo, gạch nối tự động là cách Word giúp bạn giãn cách các từ một cách đồng đều hơn.

Trong ví dụ dưới đây, do đoạn văn có nhiều từ dài nên khoảng cách của nó không gọn gàng và không nhất quán, để lại những khoảng trống khó coi.


Tương tự, nếu bạn đang sử dụng các cột hẹp trong tài liệu của mình, Word sẽ gặp khó khăn trong việc giữ khoảng cách nhất quán khi nó cố gắng tìm ra cách điều hướng chiều rộng giới hạn. Hãy chú ý khoảng cách lớn giữa các từ are và traditional .


Việc bật tính năng gạch nối tự động sẽ giải quyết được vấn đề này. Đưa con trỏ đến bất kỳ vị trí nào trong tài liệu Word của bạn, hãy mở tab "Bố cục" và nhấp vào "Gạch nối". Trong menu thả xuống, nhấp vào "Tự động".


Sau đó, bạn sẽ thấy một số từ nhất định được chia thành hai dòng, dẫn đến khoảng cách nhất quán hơn và tài liệu được trình bày có tính thẩm mỹ hơn.


Nếu bạn vẫn không hài lòng với khoảng cách và bố cục các từ của mình, hãy nhấp vào "Thủ công" trong menu Dấu gạch nối để định vị các dấu gạch nối theo cách thủ công.

3. Ngắt trang và phần

Với tư cách là người hiệu đính học thuật, tôi đã không đếm xuể số lần tôi thấy mọi người bắt đầu một trang mới bằng cách nhấn Enter liên tục. Tương tự, nếu mọi người muốn chia một đoạn thành hai cột trong khi vẫn giữ nguyên bố cục ban đầu trong phần còn lại của tài liệu, họ có thể sử dụng bảng hai cột. Cả hai phương pháp này đều không an toàn về mặt cấu trúc—nói cách khác, nếu sau này chúng thay đổi kích thước phông chữ hoặc thêm hoặc xóa nội dung ở các phần trước đó của tác phẩm thì điều đó sẽ làm gián đoạn bố cục của tài liệu.

Sau khi bạn hiểu rõ về cách chúng hoạt động, Breaks của Word là một công cụ vô giá để kiểm soát bố cục tài liệu của bạn, thêm rào cản giữa các phần khác nhau trong công việc của bạn.

Bắt đầu bằng cách kích hoạt các ký tự không in của Word (biểu tượng ¶ trong tab Trang chủ trên dải băng). Sau đó, đi tới tab "Bố cục" và nhấp vào "Ngắt".


Hãy khám phá từng tùy chọn này chi tiết hơn.

3.1. Ngắt trang

Việc thêm Ngắt trang sẽ đưa bạn đến trang tiếp theo của tài liệu, mặc dù bạn chưa nhất thiết phải đến cuối trang trước đó. Điều này rất hữu ích nếu, ví dụ, bạn có một trang nội dung khi bắt đầu công việc và muốn bắt đầu phần chính ở trang tiếp theo, hoặc nếu bạn có một thư mục ở cuối tài liệu mà bạn muốn tách khỏi phần các trang trước.


Nếu bạn đã kích hoạt số trang, chúng sẽ tiếp tục như bình thường và mọi định dạng chung bạn thực hiện cho bố cục trang ở một bên của Dấu ngắt trang (chẳng hạn như hướng trang hoặc khổ giấy) sẽ áp dụng cho bên kia.

3.2. Ngắt cột

Nếu bạn đã sử dụng các cột trong tác phẩm của mình (Bố cục > Thiết lập trang > Cột), Dấu ngắt cột sẽ di chuyển con trỏ—hoặc văn bản sau Dấu ngắt cột—sang cột tiếp theo.


Việc thêm Dấu ngắt cột vào cột cuối cùng của tài liệu sẽ buộc Word bắt đầu một trang mới và di chuyển văn bản sang cột mới trên trang đó. Nếu bạn chưa sử dụng các cột trong tài liệu của mình thì ngắt cột sẽ hoạt động giống như ngắt trang.

3.3. Ngắt gói văn bản

Nếu bạn có văn bản được bao quanh một hình ảnh, công cụ Ngắt dòng trong menu Breaks sẽ kết thúc việc ngắt dòng và di chuyển con trỏ của bạn đến dòng đầu tiên bên dưới hình ảnh.


Bạn có thể sử dụng công cụ này nếu văn bản xung quanh hình ảnh liên quan đến nội dung hình ảnh hiển thị, trong khi đoạn văn sau vẫn có cùng chủ đề nhưng không thảo luận về nội dung của hình ảnh.

3.4. Trang tiếp theo và ngắt phần liên tục

Dấu ngắt phần rõ ràng hơn Dấu ngắt trang, cho phép bạn định dạng từng phần của tài liệu một cách riêng biệt.

Ví dụ: bạn có thể muốn sử dụng các cột trong một phần nhưng không sử dụng trong phần tiếp theo. Nếu bạn sử dụng Dấu ngắt trang, các cột sẽ tiếp tục ở trang tiếp theo, nhưng Dấu ngắt phần sẽ cho Word biết rằng bạn chỉ muốn các cột xuất hiện trong phần đó. Tương tự, việc thêm Dấu ngắt phần có nghĩa là bạn có thể sử dụng các chân trang hoặc số trang khác nhau cho các phần khác nhau trong tác phẩm của mình, chẳng hạn như trong một bài báo pháp lý hoặc học thuật.

Dấu ngắt phần trang tiếp theo sẽ kết thúc phần hiện tại và chuyển sang trang tiếp theo, trong khi dấu ngắt phần liên tục sẽ bắt đầu phần tiếp theo trên cùng một trang.

Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị Dấu ngắt phần liên tục và Dấu ngắt cột trên cùng một trang. Mục Break cho phép tôi sử dụng hai cột trong phần tiếp theo, trong khi Column Break giúp tôi chia văn bản của mình thành hai cột có kích thước phù hợp.


3.5. Ngắt phần trang chẵn và trang lẻ

Những kiểu ngắt quãng này hoàn toàn mang tính phong cách và thường được sử dụng trong sách. Ví dụ: nếu bạn muốn mỗi chương mới của một cuốn tiểu thuyết bắt đầu trên một trang chẵn, bạn sẽ sử dụng Dấu ngắt phần trang chẵn.

4. Giữ với phần tiếp theo

Công cụ có giá trị này giữ một đoạn văn hoặc tiêu đề bên cạnh đoạn văn tiếp theo, hữu ích nếu việc ngắt trang tự nhiên sẽ chia chúng ra.

Trong ví dụ về sơ yếu lý lịch bên dưới, dấu đầu dòng trông có vẻ bất thường ở đầu trang 2—sẽ tốt hơn nếu nó giữ nguyên hai dòng văn bản ở trang trước.


Hãy chú ý đến điểm đánh dấu phân trang nhỏ bên cạnh tiêu đề Kinh nghiệm làm việc . Điều này cho tôi biết rằng nó được tự động định dạng để giữ nguyên văn bản ngay bên dưới nó, điều gì đó sẽ tự động xảy ra khi bạn sử dụng kiểu Tiêu đề.

Tuy nhiên, dòng sau, bắt đầu được viết bằng kiểu Bình thường nên không có dấu phân trang này. Vì vậy, chúng ta cần yêu cầu dòng đó ở lại dòng tiếp theo theo cách thủ công.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào bất kỳ vị trí nào trên dòng văn bản mà bạn muốn giữ cùng với dòng sau và nhấp vào biểu tượng "Cài đặt đoạn văn" trong tab Trang chủ trên dải băng.


Sau đó, trong hộp thoại Đoạn, mở tab "Dòng và ngắt trang" và chọn "Keep With Next" trước khi nhấp vào "OK".


Khi đó bạn sẽ thấy các dòng kéo nhau lại với nhau để không bị ảnh hưởng bởi việc ngắt trang tự nhiên. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng Word đã thêm dấu phân trang để cho bạn biết rằng bạn đã thay đổi cài đặt đoạn văn.


5. Thêm ba điều khiển phân trang

Trong cùng hộp thoại Đoạn văn (nhấn Alt+H+P+G để mở nhanh), bạn có các công cụ hữu ích khác để kiểm soát đoạn văn của mình:

• Kiểm soát góa phụ/mồ côi —Tùy chọn này ngăn dòng đầu tiên của đoạn văn tự xuất hiện ở cuối trang và dòng cuối cùng của đoạn văn tự xuất hiện ở đầu trang tiếp theo. Thay vào đó, nó sẽ đảm bảo rằng có ít nhất hai dòng ở cạnh nhau.
• Giữ các dòng cùng nhau —Nếu bạn muốn buộc tất cả các dòng của một đoạn văn nằm cạnh nhau, thay vì tách ra giữa hai trang thì đây là tùy chọn dành cho bạn.
• Ngắt trang trước —Đây là một tùy chọn tốt để đảm bảo một đoạn luôn ở đầu trang, bất kể nó ở đâu trong tài liệu của bạn.

Ngoài việc kiểm soát nhiều hơn cấu trúc tài liệu của bạn, hãy xem các mẹo hữu ích của chúng tôi để trình bày tác phẩm của bạn một cách chuyên nghiệp .