VietNetwork.Vn

Họ lẽ ra đã làm cho trải nghiệm PowerPoint của tôi trở nên thú vị hơn rất nhiều!

Giống như nhiều chương trình Microsoft 365, PowerPoint có thể mất một thời gian để làm quen. Dưới đây là bảy điều tôi đã học được trong nhiều năm mà nếu tôi biết sớm hơn thì sẽ giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian và giúp tôi bắt đầu chạy với những đường trượt chuyên nghiệp, mượt mà.


Trong bài viết này, tôi sẽ nói về các tính năng sẵn dùng cho người đăng ký Microsoft 365 trong ứng dụng PowerPoint trên máy tính. Một số công cụ này có thể truy cập được trong phiên bản dựa trên web của chương trình, nhưng—cũng như với tất cả các chương trình Microsoft 365—ứng dụng mang lại sự linh hoạt tốt nhất.

1. Slide Master tiết kiệm thời gian và hỗ trợ tính nhất quán

Một trong những vấn đề chính của PowerPoint của tôi là nhìn thấy các trang chiếu có bố cục và cách phối màu khác nhau, vì vậy khi tạo trình chiếu, tôi muốn đảm bảo rằng người xem của tôi không có trải nghiệm tương tự. Cách tốt nhất để đảm bảo các slide của bạn nhất quán là sử dụng Slide Master —và làm như vậy cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Bạn có thể sử dụng Slide Master trên bản trình bày PowerPoint trống hoặc mẫu Microsoft. Tuy nhiên, nếu bạn đã sửa đổi một số slide ở chế độ xem Bình thường (chẳng hạn như màu phông chữ), một số thay đổi bạn thực hiện trong Slide Master sẽ không áp dụng cho các slide này.

Trong tab Xem trên ruy-băng, hãy nhấp vào "Trang trình bày cái".


Sau đó, bạn sẽ thấy tab Slide Master mới trên ribbon và khung hình thu nhỏ ở bên trái màn hình của bạn sẽ thay đổi sang chế độ xem mới.


Hình thu nhỏ của trang chiếu trên cùng là trang chiếu chính và tất cả các bố cục liên quan đều được hiển thị bên dưới. Mọi thay đổi định dạng bạn thực hiện đối với trang chiếu trên cùng—chẳng hạn như màu phông chữ, đường viền hoặc hình ảnh—sẽ được sao chép trong các trang chiếu còn lại. Trong ví dụ này, tôi đã thêm đường viền màu xanh lục vào vùng văn bản của trang chiếu và thay đổi phông chữ tiêu đề thành màu xanh lam. Tôi cũng đã di chuyển khu vực tiêu đề trang chiếu sang bên phải và thêm một hình ảnh nhỏ vào bên trái và bạn có thể thấy tất cả những thay đổi này được áp dụng cho các hình thu nhỏ trang chiếu khác bên dưới.


Bạn cũng có thể thực hiện thay đổi đối với các loại trang chiếu cụ thể. Ví dụ: nếu tôi muốn trang chiếu bố cục tiêu đề có nền màu vàng, tôi sẽ chuyển xuống hình thu nhỏ thứ hai trong ảnh chụp màn hình ở trên và chỉ thay đổi bố cục trang chiếu đó.

Khi bạn đã thực hiện tất cả các thay đổi cần thiết, hãy nhấp vào "Đóng chế độ xem chính" trong tab Trang trình bày chính hoặc "Bình thường" trong tab Xem.

Sau đó, ở chế độ xem Thông thường, để thêm trang chiếu mới, hãy nhấp vào tùy chọn thả xuống "Trang trình bày mới" trong tab Trang chủ và chọn từ các bố cục được thiết kế mới.


2. Bạn có thể xóa hình nền

Nếu bạn có một slide bận rộn với nhiều đối tượng, hình nền của bạn có thể chiếm một số không gian có giá trị. Thay vào đó, bạn có thể chỉnh sửa hình ảnh để chỉ giữ nền trước —kết quả là, trang chiếu của bạn sẽ ít lộn xộn hơn đối với người xem và bạn chỉ giữ lại tiêu điểm của ảnh.

Đầu tiên, tải hình ảnh của bạn lên PowerPoint. Để thực hiện việc này, trong tab Chèn trên dải băng, hãy nhấp vào "Ảnh" rồi chọn vị trí thích hợp.


Bây giờ, với hình ảnh của bạn đã được chọn, hãy chuyển đến tab Định dạng ảnh và nhấp vào "Xóa nền".


Sau đó, PowerPoint sẽ cố gắng xác định phần nào trong ảnh của bạn là nền trước và phần nào là nền, giữ lại phần trước và xóa phần sau. Phần nó định loại bỏ sẽ được tô sáng màu tím.


Nếu bạn hài lòng với phần nào của ảnh sẽ bị xóa, hãy nhấp vào "Giữ thay đổi" trong tab Xóa nền. Tuy nhiên, đôi khi, tính năng nhận dạng nền của PowerPoint có thể không hoạt động hoàn hảo như trong ảnh chụp màn hình của tôi ở trên. Trong trường hợp này, tôi sẽ nhấp vào "Đánh dấu các vùng cần xóa" và sử dụng bút tự do để cho PowerPoint biết phần còn lại của nền ở đâu. Mỗi lần tôi bấm rồi bỏ bấm, hình ảnh sẽ cập nhật tương ứng.

Nếu bạn mắc bất kỳ lỗi nào khi vẽ vùng của mình, chỉ cần nhấn Ctrl+Z (hoàn tác) để quay lại phần bạn vừa xóa. May mắn thay, bạn không cần phải vẽ chính xác hoàn toàn vị trí cần xóa—quá trình này khá trực quan.


Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào "Giữ thay đổi".


Sau đó, bạn sẽ thấy hình ảnh mới chỉ giữ lại tiền cảnh. Chỉ cần chọn, sao chép (Ctrl+C) và dán (Ctrl+V) hình ảnh nếu bạn muốn sử dụng nó ở nơi khác trong bản trình bày của mình.


3. Cắt ảnh dễ dàng một cách đáng ngạc nhiên

Hình ảnh của bạn có quá lớn không? Hay bạn chỉ muốn làm nền nhỏ hơn? PowerPoint cho phép bạn thực hiện việc này chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Chọn hình ảnh đã tải lên của bạn và trong tab Định dạng hình ảnh, nhấp vào mũi tên thả xuống "Cắt". Sau đó bạn sẽ thấy năm tùy chọn.

• Cắt —Nhấp vào tùy chọn này sẽ đặt các điểm điều khiển màu đen xung quanh mép ảnh, sau đó bạn có thể kéo để cắt các phần cần thiết của ảnh (xem ảnh chụp màn hình bên dưới).
• Cắt theo hình dạng —Nếu bạn nhấp vào nút này, bạn sẽ thấy một loạt các hình dạng mà bạn có thể chọn để thay đổi hình dạng hình ảnh mà không làm biến dạng tỷ lệ của nó. Một số hình dạng sẽ cho phép bạn điều chỉnh kích thước của chúng, nhưng những hình khác (chẳng hạn như hình bầu dục) sẽ là một hình dạng cắt xén cố định.
• Tỷ lệ khung hình —Nếu bạn cần hình ảnh của mình có tỷ lệ khung hình nhất định (chiều cao của hình ảnh so với chiều rộng của nó), hãy nhấp vào "Tỷ lệ khung hình" và chọn một trong các tham số đã đặt.
• Fill —Điều này cho phép bạn thay đổi kích thước hình ảnh sao cho toàn bộ vùng hình ảnh được lấp đầy. Điều này chỉ áp dụng được nếu bạn đã thay đổi cách cắt ảnh.
• Fit —Cuối cùng, tùy chọn này cho phép bạn thay đổi kích thước hình ảnh để nó hiển thị đầy đủ trong vùng hình ảnh. Xin nhắc lại, thao tác này chỉ có tác dụng nếu bạn đã cắt ảnh.

Cho dù bạn chọn tùy chọn cắt xén nào, chỉ cần nhấp vào bất kỳ vị trí nào ngoài hình ảnh khi bạn hài lòng và các sửa đổi sẽ áp dụng cho ảnh của bạn. Nhấn Ctrl+Z để hoàn tác thao tác này hoặc nhấp lại vào biểu tượng Cắt để hoàn nguyên hình ảnh về hình dạng ban đầu hoặc sửa đổi kích thước.

4. PowerPoint có chế độ xem của người thuyết trình

Nếu bạn đang trình bày PowerPoint trên máy chiếu hoặc màn hình, khi nhấn F5, bạn sẽ tự động nhìn thấy Chế độ xem của Người thuyết trình trên màn hình chính và bản trình chiếu ở màn hình còn lại. Trong ảnh chụp màn hình này, Chế độ xem của người thuyết trình ở bên trái (màn hình máy tính xách tay của tôi) và bản trình chiếu ở bên phải (màn hình thứ hai của tôi).


Chế độ xem của người thuyết trình là công cụ tuyệt vời để hiển thị cho bạn trang chiếu hoặc hoạt ảnh tiếp theo sẽ là gì, nhưng công dụng tốt nhất của công cụ này là phần ghi chú. Khi chuẩn bị bài thuyết trình của bạn (trước khi nhấn F5), hãy nhấp vào "Ghi chú" dưới một trang chiếu nhất định và nhập một số nhận xét vào khu vực xuất hiện.


Sau đó, khi nhấn F5, bạn sẽ thấy những ghi chú này trong Chế độ xem của Người thuyết trình.

5. Tính năng thiết kế chuyên nghiệp hóa các slide của bạn ngay lập tức

Mặc dù bạn có thể sử dụng nhiều mẫu của Excel để giúp bạn chọn bố cục trang chiếu nhưng tôi thích sử dụng công cụ Designer hơn, chủ yếu vì nó thiết kế trang chiếu của bạn dựa trên nội dung bạn nhập.

Mở bản trình bày PowerPoint trống và đi tới trang trình bày tiêu đề của bạn. Sau đó, trong tab Trang chủ trên dải băng, hãy nhấp vào "Nhà thiết kế". Sau đó, bạn sẽ thấy một số thiết kế đẹp xuất hiện trong thanh bên ở bên phải, bạn có thể chọn nhấp qua để tìm bố cục phù hợp.


Nhưng chờ đã! Đừng nhảy thẳng vào thiết kế. Trước tiên, hãy thử nhập tiêu đề vào trang chiếu đầu tiên của bạn—trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ nhập Công nghệ—và xem các đề xuất thiết kế thay đổi như thế nào để phù hợp với chủ đề của bạn.


Thêm tiêu đề phụ vào trang chiếu tiêu đề của bạn và xem lại nội dung cập nhật về đề xuất thiết kế. Khi bạn thấy một thiết kế phù hợp, chỉ cần nhấp vào lựa chọn của bạn. Khi bạn tạo slide mới, phần còn lại của bài thuyết trình sẽ được thiết kế phù hợp với slide tiêu đề của bạn.

6. Ngăn lựa chọn giúp việc tạo hoạt ảnh dễ dàng hơn nhiều

Nếu bạn có nhiều đối tượng—chẳng hạn như hình ảnh và hộp văn bản—trên một trang chiếu, đôi khi bạn có thể nhầm lẫn đối tượng nào là đối tượng nào khi thêm và sắp xếp hoạt hình của bạn. Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, bạn có thể thấy rằng các hình ảnh được gắn nhãn bằng số ngẫu nhiên, vì vậy việc xác định từng ảnh và hoạt ảnh của chúng có thể khó khăn.


Thay vào đó, tôi thấy rằng việc đặt tên riêng cho từng đối tượng sẽ làm cho quá trình này trở nên rõ ràng hơn rất nhiều. Trong tab Trang chủ trên dải băng, nhấp vào mũi tên thả xuống "Chọn" và chọn "Ngăn lựa chọn". Sau đó, bạn sẽ thấy Ngăn Lựa chọn xuất hiện ở bên phải, liệt kê tất cả các đối tượng trên trang chiếu cụ thể đó.


Từ đây, bạn có thể đổi tên các đối tượng bằng cách bấm đúp vào tên giữ chỗ và nhập tên đối tượng ưa thích của bạn.


Bây giờ, khi bạn mở lại Animation Pane thông qua tab Animation trên ribbon, bạn sẽ thấy việc sắp xếp các hoạt ảnh của mình dễ dàng hơn nhiều.


7. Phím tắt hữu ích

Bạn chỉ có vài giờ để tạo bản trình bày PowerPoint của mình? Có nhiều phím tắt bạn có thể sử dụng trong PowerPoint nhưng hãy tăng tốc quá trình bằng cách tìm hiểu và sử dụng những phím tắt tiện dụng sau:


Cho dù bạn là người mới sử dụng PowerPoint hay người sử dụng thành thạo PowerPoint, hy vọng rằng một số mẹo này sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn một chút. Ngoài những gợi ý này, còn có một số bẫy khác mà bạn có thể mắc phải khi tạo bản trình bày của mình, vì vậy hãy đảm bảo bạn tránh mắc phải những lỗi PowerPoint phổ biến này.