VietNetwork.Vn

Làm cho ngày của bạn dễ dàng hơn một chút.

Với bộ Microsoft 365 là một bộ sưu tập toàn diện các chương trình phức tạp, đôi khi bạn rất dễ bỏ lỡ một số thủ thuật hữu ích nhất. Tôi đã tập hợp một số tính năng mà tôi thấy hữu ích nhất và hy vọng chúng sẽ giúp trải nghiệm Microsoft 365 của bạn trở nên an toàn, hiệu quả và thú vị hơn.


Trong bài viết này, tôi sẽ đề cập đến sáu ứng dụng Microsoft 365 được sử dụng phổ biến nhất—Word, Excel, OneNote, PowerPoint, Outlook và Teams—và giải thích những thủ thuật nào hoạt động tốt nhất với từng ứng dụng.

1. Trình vẽ định dạng bấm đúp

Hoạt động trong Excel, Word, OneNote và PowerPoint.

Format Painter là một công cụ tiết kiệm thời gian vô giá vì nó cho phép bạn sao chép định dạng từ phần tử này sang phần tử khác. Tuy nhiên, nếu bạn cần sao chép định dạng đó sang nhiều thành phần khác thì việc bấm vào công cụ Format Painter mỗi lần mất quá nhiều thời gian.

Thay vào đó, có một cách để giữ cho Format Painter luôn hoạt động khi bạn thực hiện công việc của mình và áp dụng định dạng đã sao chép cho bất kỳ thứ gì bạn nhấp vào. Đầu tiên, chọn văn bản, ô, hình ảnh hoặc đồ họa có chứa định dạng bạn muốn sao chép (chẳng hạn như in đậm, đường viền và cỡ chữ), sau đó nhấp đúp vào "Format Painter" trong tab Trang chủ.


Sau đó, nhấp vào văn bản, ô, hình ảnh hoặc đồ họa nơi bạn muốn áp dụng định dạng đó trước khi lặp lại quy trình trên tất cả các thành phần bắt buộc khác.

Bạn sẽ nhận thấy rằng con trỏ của bạn sẽ vẫn là Format Painter và nút Format Painter sẽ vẫn được chọn cho đến khi bạn nhấn một phím trên bàn phím hoặc nhấp lại vào nút Format Painter.


Kể từ tháng 8 năm 2024, bạn không thể định dạng văn bản trong To Do, thao tác bấm đúp vào Format Painter không hoạt động trong bản phát hành Outlook đầu năm 2024. Bạn không thể sử dụng Format Painter trong Teams vì đây không phải là công cụ cần thiết cho chương trình này.

2. Sử dụng lịch sử phiên bản

Hoạt động trong Word, Excel và PowerPoint.

Truy cập Lịch sử Phiên bản của tệp có thể là một khả năng quan trọng của bộ Microsoft 365 trong nhiều trường hợp khác nhau:

• Bạn có thể nhớ và thích phiên bản trước của tác phẩm bạn đang tạo.
• Nếu bạn mắc một lỗi nghiêm trọng và muốn quay lại bản sao trước khi xảy ra lỗi của tệp.
• Nếu bạn đã chia sẻ tệp và muốn xem những thay đổi được thực hiện, bạn có thể làm như vậy với Lịch sử Phiên bản của Microsoft 365.

Nếu bạn có tài khoản Microsoft 365 Personal hoặc Family, bạn có thể xem tối đa 25 phiên bản trước của một tệp. Tuy nhiên, tính năng này chỉ hoạt động đối với các tệp được lưu trữ trong OneDrive hoặc SharePoint của bạn. Nếu bạn đăng nhập bằng tài khoản trường học hoặc doanh nghiệp, số lượng phiên bản sẽ tùy thuộc vào cài đặt quản trị của bạn.

Để truy cập lịch sử phiên bản của bạn trước tiên, hãy đảm bảo bạn đã mở tệp liên quan. Sau đó, nhấp vào tên tệp ở đầu màn hình của bạn và nhấp vào "Lịch sử phiên bản".


Sau đó, bạn có thể nhấp qua các thay đổi bằng cách sử dụng mũi tên phải và trái trong thanh bên Lịch sử phiên bản và bạn cũng sẽ thấy danh sách những người đã thực hiện thay đổi và thời điểm họ thực hiện thay đổi.


Khi bạn chọn và nhấp vào một phiên bản trong thanh bên, Word sẽ hiển thị cho bạn so sánh giữa phiên bản mới nhất và phiên bản trước đó mà bạn đã chọn. Nếu bạn hài lòng, hãy nhấp vào "Khôi phục" trong thanh màu vàng xuất hiện dọc đầu màn hình của bạn.


Vì Outlook không lưu các tài liệu và tệp riêng lẻ vào OneDrive nên không cần thiết phải khôi phục các phiên bản lịch sử nhưng bạn có thể khôi phục các mục đã xóa khỏi thư mục Outlook liên quan. Để khôi phục danh sách đã xóa trong Microsoft To Do, hãy mở ứng dụng Outlook trên máy tính để bàn, đi tới "Các mục đã xóa", bấm chuột phải vào tác vụ và bấm "Khôi phục". Không thể khôi phục các cuộc trò chuyện Nhóm đã xóa nhưng bạn có thể khôi phục các tài liệu đã xóa trong tệp SharePoint của mình.

3. Sử dụng Thanh tìm kiếm trong ứng dụng

Hoạt động trong tất cả các ứng dụng nhưng toàn diện hơn trong Word, Excel, PowerPoint và OneNote.

Thanh tìm kiếm trong Word, Excel, PowerPoint và OneNote toàn diện hơn so với các ứng dụng khác:

• Bạn có thể tìm kiếm một hành động, chẳng hạn như "Dán", " Danh sách đa cấp " hoặc " Xem macro ".
• Thanh tìm kiếm cũng sẽ cho phép bạn tìm từ, số hoặc ký tự trong tệp.
• Kết quả thứ ba cho phép bạn xem các bài viết Trợ giúp toàn diện hơn, mở ra trong thanh bên ở bên phải màn hình của bạn. OneNote cũng tìm kiếm Ghi chú dính của bạn cho các nhóm tìm kiếm tương tự.

Bạn cũng có thể truy cập các thanh tìm kiếm trong To Do, Outlook và Teams, nhưng những thanh này chỉ cho phép bạn tìm kiếm nội dung trong tệp chứ không phải các hành động hoặc hỗ trợ toàn diện hơn. Tuy nhiên, điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu tệp của bạn chứa khối lượng lớn nội dung.

4. Sử dụng ứng dụng di động

Bạn có thể tải các ứng dụng dành cho thiết bị di động cho Word, Excel, OneNote, PowerPoint, Outlook và Teams.


Tôi sử dụng các ứng dụng dành cho thiết bị di động mọi lúc vì thật tuyệt khi có thể làm việc và làm việc ở nhà khi đang di chuyển. Cho dù đó là ghi lại một ý tưởng trên OneNote, gửi email trên Outlook, xem bảng tính Excel kế toán của bạn hay đọc lại PowerPoint hướng dẫn, việc luôn có các ứng dụng trong túi của bạn mọi lúc đều thực sự thuận tiện. Chỉ cần đảm bảo bạn đăng nhập bằng chính tài khoản bạn đã sử dụng trên PC hoặc máy tính bảng của mình và mọi thứ sẽ đồng bộ hóa tốt (miễn là bạn có Internet—nếu không, ứng dụng sẽ lưu mọi thay đổi bạn thực hiện và đồng bộ hóa khi bạn thiết lập lại một kết nối).

5. Mật khẩu-Bảo vệ công việc của bạn

Hoạt động với Excel, Word, PowerPoint và OneNote.

Việc bảo vệ công việc bằng mật khẩu giúp bạn yên tâm hơn rằng nó an toàn, ngay cả khi thiết bị của bạn rơi vào tay kẻ xấu. Và làm như vậy là đơn giản.

Nhấp vào "Tệp" ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel, Word hoặc PowerPoint và chọn "Thông tin". Sau đó, nhấp vào "Bảo vệ tài liệu" và "Mã hóa bằng mật khẩu".


Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu của mình hai lần và sau đó bạn có thể nhấp vào "OK". Hãy nhớ lưu mật khẩu của bạn ở nơi an toàn!

Lộ trình bảo vệ bằng mật khẩu trong OneNote hơi khác một chút. Bạn chỉ có thể bảo vệ bằng mật khẩu một Phần chứ không phải các Trang trong một Phần. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào Phần có liên quan và chọn "Mật khẩu bảo vệ phần này".


Sau đó, bạn có thể nhập mật khẩu (hai lần) bằng cách nhấp vào "Đặt mật khẩu" ở thanh bên phải mở ra.


Trong Outlook, bạn có thể mã hóa email gửi đi nhưng bạn không thể thêm mật khẩu vào email gửi đi hoặc nhận được. Bạn không thể bảo vệ mật khẩu cho cuộc trò chuyện hoặc thư mục Teams nhưng bạn có thể giới hạn quyền đối với tệp và thư mục trong SharePoint.

6. Kiểm tra khả năng truy cập

Hoạt động trong Excel, Word, OneNote, PowerPoint và Outlook (tự động).

Bộ kiểm tra trợ năng của Microsoft 365 đảm bảo công việc của bạn không gây ra sự cố có thể xảy ra đối với người khuyết tật. Nó thực hiện điều này bằng cách đặt ra các quy tắc nhất định, chẳng hạn như đảm bảo tất cả nội dung không phải văn bản đều có văn bản thay thế hoặc hình ảnh hoặc đối tượng phù hợp với văn bản.

Khi được kích hoạt, công cụ sẽ trả về lỗi (nội dung không thể hoặc khó đọc đối với một số người), cảnh báo (nội dung có thể khó đọc), mẹo và dịch vụ thông minh (nội dung thân thiện với khả năng truy cập được AI tự động hóa để bạn xem lại).

Để sử dụng công cụ quan trọng này, hãy nhấp vào "Kiểm tra khả năng truy cập" trong tab Đánh giá.


Sau đó, bạn sẽ thấy báo cáo ở tab bên phải trên màn hình, nơi bạn có thể xem lại các đề xuất. Tab Trợ năng cũng sẽ mở trên dải băng, nơi bạn có thể thực hiện các thay đổi để làm cho tệp của mình dễ truy cập hơn.


Trong Outlook, Bộ kiểm tra Trợ năng sẽ tự động chạy ở chế độ nền khi bạn soạn email. Nếu phát hiện các vấn đề về khả năng truy cập, Mẹo Thư sẽ nhắc bạn xem lại và sửa chúng trước khi bạn gửi email.

Các nhóm không có công cụ Bộ kiểm tra Trợ năng.

7. Sử dụng Kho lưu trữ cá nhân của OneDrive

Bạn có thể lưu trữ hầu hết các loại tệp trong Tín liệu cá nhân, bao gồm các tệp từ tất cả ứng dụng Microsoft 365.

OneDrive Personal Vault là một cách tuyệt vời để lưu trữ các tệp Microsoft 365 nhạy cảm (và các tài liệu khác, chẳng hạn như bản quét hộ chiếu của bạn) bằng một lớp bảo mật khác. Sau khi thiết lập Vault, bạn có thể truy cập Vault thông qua dấu vân tay, nhận dạng khuôn mặt hoặc mật mã bổ sung và Vault sẽ khóa sau một thời gian không hoạt động.

Mặc dù bạn có thể thêm miễn phí tối đa ba tệp vào Kho lưu trữ cá nhân của mình nhưng gói Microsoft 365 Personal sẽ cho phép bạn tải lên số lượng mục không giới hạn. Bạn có thể truy cập phần này trên PC của mình hoặc, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới, thông qua ứng dụng OneDrive.


Mặc dù nhiều thủ thuật ở trên hoạt động trên các phiên bản dựa trên web của ứng dụng nhưng bạn vẫn nên đăng ký Microsoft 365 vì các ứng dụng trên máy tính mang lại sự linh hoạt hơn và bộ công cụ rộng hơn Microsoft 365 dành cho web.