VietNetwork.Vn

Một vài bổ sung nhỏ sẽ tạo nên sự khác biệt lớn.

Với nhiều tính năng hỗ trợ bạn khi tạo và chỉnh sửa tài liệu, Microsoft Word là một trình xử lý văn bản mạnh mẽ. Tuy nhiên, với tư cách là người dùng hàng ngày của phiên bản phần mềm dành cho máy tính để bàn, có một số tính năng mà tôi đã hy vọng sẽ được bổ sung trong nhiều năm—nhưng mong muốn của tôi vẫn chưa được thực hiện.

1. Thanh công cụ truy cập nhanh tự động

Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) của Microsoft là một cách tuyệt vời để thêm các tính năng và chức năng mà bạn sử dụng thường xuyên vào thanh công cụ ở đầu cửa sổ Microsoft Word. Ví dụ: để tăng tốc công việc của tôi với tư cách là người hiệu đính, tôi đã tạo macro và thêm hai nút này vào QAT của mình để tự động thực hiện các thay đổi định dạng nhất định mỗi khi tôi mở tài liệu Word do người khác tạo.


Bạn cũng có thể truy cập nhanh hầu hết các chức năng của Word thông qua hộp tìm kiếm ở đầu cửa sổ.


Mặc dù đây chắc chắn là những cách hữu ích để thực hiện mọi việc mà không cần phải xem qua nhiều menu của Word, nhưng cả hai đều có vấn đề riêng.

Sử dụng QAT thật tuyệt nếu, giống như tôi, bạn chỉ có một vài biểu tượng để lựa chọn, nhưng nếu có nhiều việc bạn làm thường xuyên trên Microsoft Word, QAT của bạn có thể nhanh chóng trở nên tắc nghẽn và khó hiểu. Điều đó cuối cùng làm bạn chậm lại khi cố gắng nhớ biểu tượng nào bạn cần nhấp vào. Điều đáng thất vọng không kém là QAT không có sẵn trên Microsoft Word dành cho web.

Thanh tìm kiếm chỉ hữu ích nếu bạn biết những từ khóa tốt nhất cần nhập để tìm tính năng bạn đang tìm kiếm và các Hành động được sử dụng gần đây và Hành động được đề xuất bật lên khi bạn nhấp vào thanh tìm kiếm dường như không phản ánh đúng thực tế.

Để khắc phục sự cố này và tăng tốc công việc của bạn, Microsoft Word nên có một tab bổ sung trên dải băng, được gọi là Hành động thường dùng, đồng bộ hóa giữa cả ứng dụng máy tính để bàn trả phí và ứng dụng dựa trên web của nó. Giải pháp thay thế QAT này sẽ tự động ghi lại các công cụ bạn sử dụng thường xuyên hơn trong Microsoft Word và tự động cung cấp chúng mà không cần bạn phải thêm chúng vào thanh công cụ, tìm kiếm chức năng hoặc tìm hiểu phím tắt theo cách thủ công.

2. Xóa và thêm trang trống

Có nhiều lý do khác nhau dẫn đến việc có một trang trống trong tài liệu Word, từ đánh dấu đoạn trống đến ngắt trang hoặc ngắt phần bị ẩn. Bạn có thể sử dụng biểu tượng Hiển thị/Ẩn (¶) để xem liệu có dấu phân đoạn trống hay không và điều này chắc chắn sẽ giúp bạn xác định nguồn của trang trống.

Tuy nhiên, nguyên nhân rắc rối nhất khiến tôi bị trang trống là do Microsoft Word nhất quyết yêu cầu phải có dấu đoạn văn sau bảng.


Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, sau khi tạo bảng của tôi, nhấp vào ¶ sẽ hiển thị rằng một trang mới đã được tạo, mặc dù đây là phần cuối tài liệu của tôi và tôi không muốn có một trang mới. Do đó, để xóa trang thừa, tôi sẽ phải thay đổi các tùy chọn phông chữ hoặc khoảng cách dòng và đoạn văn hoặc điều chỉnh đường viền trang. Và bạn có thể yêu cầu máy in không in trang 2 của tài liệu, nhưng không nhất thiết phải nhớ làm điều này.

Giải pháp lý tưởng cho vấn đề này là Microsoft chèn tùy chọn Xóa trang trống trong tab Bố cục trên dải băng.

Bạn cũng có thể tìm thấy những tình huống hữu ích khi thêm một trang trống vào tài liệu của mình. Mặc dù bạn có thể thực hiện việc này bằng cách thêm dấu ngắt trang vì chúng không hiển thị trừ khi bạn nhấp vào "¶", đôi khi bạn rất dễ quên rằng chúng ở đó. Vì vậy, ngoài việc thêm tùy chọn xóa trang trống, Microsoft cũng nên xem xét việc có biểu tượng Thêm trang trống.

3. Lưu tức thì

Tính năng Lưu Tự động của Microsoft là một mạng lưới an toàn thực sự tiện dụng vì nó tự động lưu công việc của bạn vào OneDrive. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải nhấn Ctrl+S trước khi đóng tài liệu Word và nếu máy tính của bạn đột nhiên hiển thị cho bạn màn hình xanh chết chóc, bạn có thể tin tưởng rằng công việc của mình đang ở trên đám mây, sẵn sàng để bạn tiếp tục khi PC của bạn đã phục hồi.

Nhưng có một nhược điểm. Nếu ban đầu bạn chưa lưu tài liệu thì tài liệu đó sẽ không được tải lên OneDrive vì Word sẽ coi tài liệu của bạn là bản nháp cho đến khi bạn đặt tên cho nó và lưu nó vào một thư mục.


Như bạn có thể thấy trong ví dụ này, tôi chưa đặt tên cho tài liệu nên tính năng Lưu Tự động bị tắt, mặc dù tôi đã bắt đầu thêm văn bản. Nếu máy tính của tôi yêu cầu cập nhật tự phát, tôi sẽ mất công việc này.

Để giải quyết vấn đề này, sẽ thực sự hữu ích nếu các tài liệu Word mới được lưu tự động ngay khi chúng được tạo, ngay cả khi được đặt tên theo ba hoặc bốn từ đầu tiên bạn nhập trên trang. Hơn nữa, với thời đại AI ngày nay, sẽ càng hữu ích hơn nếu Word có thể quét tài liệu của bạn, đặt tên thích hợp và lưu nó vào một thư mục trong OneDrive nơi các tài liệu tương tự khác đã được tải lên. Nhưng có lẽ đó là lãnh thổ tuyệt vời.

4. Thêm chức năng loại Excel thân thiện với người dùng trong bảng

Bạn có thể sử dụng khoảng 20 công thức tính toán cơ bản trong các bảng trên Microsoft Word, bao gồm =SUM, =AVERAGE, =COUNT và =ROUND. Nhưng vẫn còn một chặng đường dài để Microsoft đi trong lĩnh vực này.

Trước hết, khi bạn khởi chạy cửa sổ Công thức sau khi tạo bảng, bạn không có cách nào để biết mình có thể và không thể sử dụng chức năng nào. Không giống như Microsoft Excel, nơi cung cấp các đề xuất công thức khi bạn bắt đầu nhập chúng vào một ô, một hộp thoại rất cơ bản sẽ xuất hiện trên Word, cuối cùng hạn chế những gì thực sự là một tính năng thực sự hữu ích.


Hơn nữa, vì không có tham chiếu ô trên các bảng của Word nên bạn phải gõ ABOVE, BELOW, LEFT và RIGHT, điều này có vẻ cồng kềnh và kém tin cậy hơn.

Và còn một vấn đề khác (và đó là một vấn đề lớn). Nếu bạn thay đổi bất kỳ giá trị nào trong bảng, các phép tính sẽ không tự động cập nhật. Thay vào đó, bạn phải nhấn Ctrl+A (để chọn tất cả các chức năng) và F9, và rất dễ quên thao tác này.

Tôi thực sự muốn thấy Microsoft đưa Word và Excel đến gần hơn về mặt này. Khi bạn tạo một bảng, các ô phải có tiêu đề là các chữ cái cột và số hàng, bạn sẽ được cung cấp thêm manh mối về những công thức bạn có thể sử dụng (và bạn có thể sử dụng nhiều hơn), cú pháp công thức phải giống hệt với những gì bạn có thể sử dụng. bạn nhập Excel và các công thức sẽ tự động cập nhật nếu dữ liệu chúng dựa vào thay đổi.

5. Thêm tệp đính kèm vào thư trộn

Công cụ Trộn Thư của Word rất phù hợp để phân phối cùng một bản sao của tài liệu hoặc email cho nhiều người nhưng có một số thành phần nhất định được cá nhân hóa cho từng người nhận, chẳng hạn như tên của họ ở trên cùng. Giả sử bạn muốn gửi email mời đám cưới được cá nhân hóa tới 100 người bạn và gia đình và bạn muốn đính kèm hành trình vào email của mình. Thực tế, mặc dù bạn có thể gửi lời mời được cá nhân hóa đó thông qua tính năng Trộn thư của Word nhưng không có cách nào dễ dàng để đính kèm hành trình của bạn. Thay vào đó, bạn sẽ phải cài đặt một phần bổ trợ—có thể hoạt động không liên tục hoặc gây ra rủi ro bảo mật—hoặc tạo một macro phức tạp—việc này cần rất nhiều thời gian để tìm hiểu cách thực hiện.

Tôi đoán rằng nhiều người sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ việc thêm nút Thêm tệp đính kèm đơn giản vào hộp thoại Trộn thư trong Microsoft Word—Tôi biết điều đó sẽ khiến tôi rất vui!

6. Tích hợp hình ảnh tốt hơn

Khi bạn thêm hình ảnh vào tài liệu Word, chúng có thể gây khó chịu cho việc định vị và điều khiển, đồng thời thường dẫn đến thay đổi bố cục trong công việc của bạn. Đôi khi, thật khó để biết nên chọn tùy chọn nào khi bạn nhấp chuột phải vào hình ảnh và chọn "Ngắt văn bản", việc chọn sai có thể dẫn đến văn bản hoạt động thất thường xung quanh hình ảnh.


Ngoài ra, nếu bạn thêm hình ảnh lớn vào tài liệu của mình, điều này có thể làm chậm đáng kể tốc độ xử lý của tài liệu.

Là một người dùng Word có kinh nghiệm, tôi có thể điều chỉnh cài đặt và cuối cùng là tìm cách để hình ảnh hoạt động theo cách tôi muốn, nhưng điều đó không quá khó khăn. Mọi thứ sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu khi bạn chèn hình ảnh, một hộp thoại xuất hiện trước khi bạn thấy hình ảnh xuất hiện trong tài liệu của mình, cung cấp cho bạn các tùy chọn như vị trí và cách bạn muốn đặt hình ảnh giữa các từ của mình.

Cuối cùng, tôi là một fan hâm mộ lớn của Microsoft Word và sử dụng nó hàng ngày mà không gặp vấn đề gì. Nhưng việc bổ sung thêm một số tính năng bổ sung này sẽ giúp cuộc sống của tôi dễ dàng hơn rất nhiều.