VietNetwork.Vn

Excel có rất nhiều công cụ nên việc tìm kiếm những công cụ phù hợp thường có thể làm chậm tiến độ công việc của bạn. Thật vậy, một số công cụ hữu ích nhất của Excel cũng là những công cụ bị ẩn nhiều nhất và đôi khi có thể phải mất năm lần nhấp chuột trở lên để thực hiện một hành động. Đây là lý do tại sao sử dụng Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) là giải pháp tốt nhất.

Mặc dù thanh tìm kiếm ở đầu cửa sổ Excel có thể giúp bạn tìm và thực hiện một hành động nhưng đôi khi rất khó để biết nên sử dụng từ khóa nào nếu bạn không nhớ tên hàm. Một lựa chọn khác là tìm hiểu và sử dụng phím tắt, nhưng vì có quá nhiều phím tắt nên bạn có thể mất thời gian để tìm hiểu và khó có thể nhớ nên sử dụng phím tắt nào. Mặt khác, việc có các nút trong QAT có nghĩa là bạn có thể thực hiện các hành động chỉ bằng một cú nhấp chuột.


Những biểu tượng bạn thêm vào QAT sẽ tùy thuộc vào mục đích bạn sử dụng Excel, nhưng có một số biểu tượng—theo ý kiến của tôi—có lợi cho mọi người khi tạo bảng tính.

Kể từ tháng 7 năm 2024, QAT chỉ có sẵn trong ứng dụng Excel trên máy tính chứ không có trong Excel dành cho web.

1. Kích hoạt và tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh

QAT nằm ở góc trên bên trái cửa sổ Excel của bạn. Nếu tất cả những gì bạn có thể thấy là logo Excel và tên sổ làm việc của mình, điều đó có nghĩa là bạn chưa bật QAT.


Để khắc phục điều này, hãy nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên phải của bất kỳ tab nào đang mở và nhấp vào "Hiển thị Thanh công cụ truy cập nhanh".


Sau đó, bạn sẽ thấy QAT xuất hiện bên cạnh logo Excel cùng với một số nút, chẳng hạn như Tự động lưu và Lưu, làm tùy chọn mặc định.


Có nhiều cách khác nhau để tùy chỉnh những gì bạn nhìn thấy ở đây. Để xóa một nút khỏi QAT của bạn, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng có liên quan và nhấp vào "Xóa khỏi Thanh công cụ truy cập nhanh".


Để thêm nút, hãy nhấp vào mũi tên xuống "Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh" và chọn một trong các tùy chọn có sẵn trong menu đó hoặc nhấp vào "Lệnh khác" để xem các hành động khác mà bạn có thể thêm.


Trong cửa sổ Tùy chọn Excel, nhấp vào mũi tên thả xuống "Chọn lệnh từ" để tìm kiếm công cụ theo danh mục hoặc hiển thị tất cả các lệnh có sẵn. Sau đó, sau khi tìm và chọn lệnh bạn muốn xuất hiện trong QAT, hãy nhấp vào "Thêm". Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào "OK."


Sau đó, bạn sẽ thấy QAT được cập nhật dựa trên lựa chọn của mình.

Nếu bạn biết vị trí của lệnh thông qua các tab trên ribbon, bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào biểu tượng của lệnh để thêm lệnh đó vào QAT. Tương tự, nếu bạn thường sử dụng nhiều lệnh từ cùng một dải băng, bạn có thể thêm biểu tượng của toàn bộ dải băng vào QAT.

2. Tự động Lưu

Tôi thấy rằng việc có biểu tượng Lưu Tự động trong QAT là điều cần thiết để đảm bảo tôi không bị mất công việc của mình. Nếu nút chuyển Lưu tự động có màu xanh lục thì công việc của bạn sẽ được lưu và sao lưu vào đám mây OneDrive của bạn.


Tuy nhiên, nếu nút bật/tắt Lưu Tự động có màu xám thì công việc của bạn hiện không đồng bộ hóa với đám mây và bạn có thể mất công việc nếu Excel gặp sự cố hoặc máy tính của bạn gặp trục trặc.


Điều này có thể đơn giản là do bạn chưa lưu công việc của mình (Tính năng Lưu Tự động của Microsoft 365 chỉ hoạt động khi bạn đã lưu công việc của mình theo cách thủ công lần đầu tiên), vì vậy đây là lời nhắc hữu ích để thực hiện việc này. Nếu nút bật/tắt Lưu Tự động vẫn được đặt thành Tắt, ngay cả sau khi bạn đã lưu tác phẩm của mình, điều đó có thể có nghĩa là một trong ba điều sau:

• Bạn chưa đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình.
• Bạn đang làm việc trên một phiên bản Excel đã lỗi thời (chẳng hạn như tệp Excel 97-2003), vì vậy bạn cần lưu sổ làm việc ở định dạng cập nhật hơn.
• Có một sự cố đồng bộ hóa OneDrive mà bạn cần giải quyết bên ngoài Excel bằng cách bấm vào biểu tượng OneDrive trong Trung tâm thông báo (đầu bên phải của Thanh tác vụ).

3. Kiểm tra chính tả

Không giống như Microsoft Word, tính năng này ngay lập tức nêu bật các vấn đề về chính tả và ngữ pháp, Excel sẽ không cho bạn biết rằng bạn đã mắc lỗi đánh máy vì nó quan tâm nhiều hơn đến các con số và dữ liệu. Do đó, lỗi chính tả có thể không được phát hiện, điều này có thể có tác động bất lợi đến chức năng của bảng tính, chẳng hạn như nếu bạn đang áp dụng hàm IF cho văn bản có lỗi. Ở cấp độ cơ bản nhất, nếu bạn đang chia sẻ hoặc in bảng tính của mình, bạn muốn nó không có vấn đề về chính tả.

Vì vậy, việc thêm biểu tượng Chính tả vào QAT đóng vai trò như một lời nhắc quan trọng để kiểm tra vấn đề trong bài làm của bạn.


4. Dán đặc biệt

Ctrl+V là một trong những phím tắt phổ biến nhất nhưng nó ít hữu ích hơn trong Excel so với các chương trình khác. Ví dụ: bạn có thể muốn sao chép và dán một số dữ liệu giữa các trang tính có định dạng khác nhau, do đó bạn muốn dán các số mà không dán định dạng. Tương tự, bạn có thể chỉ muốn sao chép và dán định dạng chứ không phải dữ liệu. Tiến thêm một bước nữa, thao tác Dán Đặc biệt còn cho phép bạn thực hiện các thao tác trong khi dán dữ liệu, chẳng hạn như chuyển tất cả các số dương thành số âm.


Bởi vì Dán Đặc biệt cho phép bạn thực hiện các hành động khác trong khi dán thông tin—chẳng hạn như xóa công thức hoặc đường viền—đó là một tùy chọn tiết kiệm thời gian cần thiết trong QAT của bạn.


5. Định dạng có điều kiện

Thành thật mà nói—nếu bảng tính Excel của bạn không có Định dạng có điều kiện thì đó không thực sự là một bảng tính Excel thích hợp. Giống như mọi tài liệu Microsoft Word đều phải có kiểu, mọi trang tính Microsoft Excel đều phải có Định dạng có điều kiện, đó là lý do tại sao biểu tượng Định dạng có điều kiện là một QAT không thể thương lượng.

Ngay cả khi bạn không có thời gian (hoặc không có ý định!) Để thiết lập các quy tắc định dạng phức tạp dựa trên các giá trị ô, việc sử dụng các tùy chọn Định dạng có điều kiện đặt trước có nghĩa là bạn có thể phân tích nhanh dữ liệu của mình. Ví dụ: để áp dụng từng loại trong số bốn loại Định dạng có điều kiện cho các tập dữ liệu trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tôi chỉ cần chọn mảng, nhấp vào biểu tượng Định dạng có điều kiện trong QAT và chọn kiểu định dạng.


Có quyền truy cập tức thì vào Định dạng có điều kiện có nghĩa là các hành động trên mất không quá năm giây, đó là lý do tại sao bạn cũng nên thêm chức năng này vào QAT của mình.


6. Panes đóng băng

Nếu bạn có một bảng tính lớn với nhiều hàng và cột dữ liệu, việc cố định các hàng và cột tiêu đề của bạn để chúng vẫn hiển thị khi bạn cuộn xuống hoặc cuộn qua sẽ rất hữu ích. Tôi luôn quên vị trí của tùy chọn Freeze Panes—có vẻ như nó phải nằm trong tab Trang chủ (vì đây là một công cụ tiện dụng) hoặc trong tab Dữ liệu (vì nó giúp bạn đọc dữ liệu một cách hiệu quả), nhưng thực ra nó nằm trong Xem tab. Vì vậy, có nó trong QAT có nghĩa là tôi không cần phải tìm kiếm nó mỗi lần.

Trong ví dụ này, tôi muốn cố định hàng 1 và cột A và B.


Với ô C2 được chọn, tôi có thể nhấp vào biểu tượng Freeze Panes trong QAT và chọn "Freeze Panes". Tùy chọn này cố định tất cả các hàng phía trên và tất cả các cột ở bên trái ô đã chọn.


Ngoài ra, hãy lưu ý cách bạn có thể cố định ngay lập tức hàng hoặc cột đầu tiên bằng cách sử dụng biểu tượng QAT tiện dụng này. Sau khi bạn đã cố định các hàng hoặc cột có liên quan, việc nhấp lại vào biểu tượng Freeze Panes trong QAT sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn hủy cố định.

7. Nút Macro được cá nhân hóa

Macro của Microsoft 365 cho phép bạn thực hiện các hành động rất cụ thể chỉ bằng một cú bấm chuột. Hơn nữa, Excel cho phép bạn thêm các nút macro được cá nhân hóa vào QAT của mình, do đó, việc thực hiện lệnh đó thậm chí còn dễ dàng hơn.

Khi bạn đã ghi macro của mình, hãy nhấp vào mũi tên xuống "Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh" và chọn "Lệnh khác".


Sau đó, trong cửa sổ Tùy chọn Excel, nhấp vào mũi tên thả xuống "Chọn lệnh từ" và nhấp vào "Macro". Bây giờ, chọn macro có liên quan và nhấp vào "Thêm".


Sau đó, bạn có thể chọn biểu tượng phù hợp cho macro của mình bằng cách chọn macro và nhấp vào "Sửa đổi". Trong ví dụ bên dưới, macro chuyển ô đã chọn thành màu vàng nên tôi đã chọn biểu tượng màu vàng.


Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào "OK" và bạn sẽ thấy biểu tượng mới xuất hiện trong QAT của mình.


Bạn không thể sửa đổi biểu tượng QAT cho các lệnh tiêu chuẩn—Excel chỉ cho phép bạn thay đổi các biểu tượng macro được cá nhân hóa của mình.

8. Sắp xếp lại các biểu tượng trong QAT của bạn

Khi bạn đã thêm tất cả các nút có liên quan vào QAT của mình, hãy cân nhắc sắp xếp lại chúng để việc sử dụng chúng trở nên dễ dàng hơn. Cá nhân tôi sắp xếp chúng theo tần suất sử dụng, nhưng bạn có thể chọn sắp xếp chúng theo loại lệnh hoặc phân tách các biểu tượng tương tự.

Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh QAT của bạn và nhấp vào "Lệnh khác" để mở Tùy chọn Excel.

Sau đó, chọn một trong các biểu tượng đã có trong QAT của bạn và sử dụng các mũi tên để chọn đơn hàng của bạn. Các biểu tượng ở đầu danh sách sẽ xuất hiện ở bên trái QAT của bạn và các biểu tượng ở cuối danh sách sẽ xuất hiện ở bên phải.


Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào "OK."

Theo mặc định, QAT ở ngay đầu cửa sổ ứng dụng Microsoft 365 của bạn. Tuy nhiên, hãy cân nhắc việc di chuyển nó xuống cuối dải băng để làm cho nó dễ tiếp cận hơn và tăng tốc công việc của bạn hơn nữa.