VietNetwork.Vn

Đừng dựa vào kiểu biểu đồ mặc định của Excel.

Excel cung cấp nhiều công cụ khác nhau để định dạng biểu đồ của bạn, nhưng chìa khóa thành công là chọn công cụ nào để sử dụng. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chia sẻ một số mẹo định dạng biểu đồ yêu thích của tôi, hy vọng sẽ cung cấp cho bạn một số ý tưởng mới hoặc khơi dậy một số phương pháp cũ mà bạn đã học cách đây nhiều năm.


Excel có nhiều kiểu và thiết kế được cài đặt sẵn trong tab Thiết kế biểu đồ. Tuy nhiên, theo tôi, nhiều kiểu trong số này khiến biểu đồ khó diễn giải. Vì lý do này, tôi thích tự thay đổi định dạng của mình và tôi khuyên bạn cũng nên làm như vậy.

1. Thêm nền biểu đồ

Biểu đồ không nhất thiết phải nhàm chán. Ngược lại, chúng có thể là đồ họa thiết yếu thu hút sự chú ý của mọi người và trình bày dữ liệu theo cách thú vị và rõ ràng.

Một cách để làm cho biểu đồ của bạn nổi bật là thêm nền. Trong ví dụ này, tôi đã thay thế các cột của mình bằng hình ảnh các tòa nhà và thêm nền hoàng hôn theo chủ đề để làm cho biểu đồ của tôi bắt mắt và ấn tượng.


Ngay cả việc sử dụng một tông màu tinh tế cũng có thể giúp phân biệt biểu đồ của bạn với phần còn lại của bảng tính và làm cho dữ liệu của bạn nổi bật. Dù bằng cách nào, hãy cố gắng đảm bảo có sự tương phản rõ ràng giữa nền và các điểm dữ liệu của bạn.


Để thực hiện việc này, hãy nhấp đúp vào cạnh biểu đồ và sau khi chọn biểu tượng sơn trong Ngăn định dạng biểu đồ, hãy mở rộng menu "Điền".


Bây giờ, hãy chọn kiểu tô bạn muốn sử dụng. Nếu bạn nhấp vào "Điền màu đặc", hãy chọn màu nền, sau đó thay đổi độ trong suốt bằng thanh trượt.


Nếu bạn muốn sử dụng hình ảnh, hãy nhấp vào "Picture Or Texture Fill". Sau đó, nhấp vào "Insert" và chọn nguồn hình ảnh. Trong biểu đồ xây dựng ở trên, tôi đã sử dụng hình ảnh có sẵn từ thư viện mở rộng của Microsoft.


Điều quan trọng nhất cần nhớ ở đây là biểu đồ của bạn cần phải dễ đọc. Thêm màu quá đậm hoặc nền có họa tiết có thể gây ra vấn đề, vì vậy hãy cố gắng cân bằng giữa định dạng rõ ràng và ấn tượng.

2. Thay đổi giá trị tối thiểu và tối đa của trục

Một trong những công cụ định dạng biểu đồ mới nhất mà tôi khám phá ra liên quan đến trục biểu đồ. Trong ví dụ này, dữ liệu được nén vào một hành lang hẹp hơn trong biểu đồ so với mức cần thiết vì phạm vi trục y (0 đến 3000) rộng hơn phạm vi dữ liệu yêu cầu (655 đến 2424).


Tương tự như vậy, trong ví dụ tiếp theo, Excel đã bao gồm 120% trên trục y, mặc dù dữ liệu của tôi không bao giờ có thể đạt đến giá trị đó về mặt toán học. Cũng như xuất hiện kỳ ��lạ, điều này tự động có nghĩa là các cột của tôi không thể tận dụng tối đa chiều cao của biểu đồ.


Vì vậy, để điều chỉnh các tham số số của biểu đồ, hãy nhấp đúp vào trục có liên quan và nhấp vào biểu tượng biểu đồ trong Ngăn Định dạng biểu đồ.


Trong phần Giới hạn, bạn sẽ thấy các số được dán nhãn là Tự động.


Ngay khi bạn nhập số tối thiểu và tối đa mới vào các trường và nhấn Enter, biểu đồ của bạn sẽ điều chỉnh cho phù hợp. Ngoài ra, nhãn Tự động trong ngăn sẽ đổi thành Đặt lại, do đó bạn có thể khôi phục lại ranh giới của mình về các giá trị tự động của Excel nếu cần. Nếu dữ liệu của bạn chứa phần trăm, hãy đặt ranh giới bằng số thập phân (trong đó 1,0 là 100%, 0,5 là 50%, v.v.).


Chỉ cần lưu ý rằng nếu dữ liệu của bạn thay đổi để bao gồm giá trị cao hơn giới hạn trục thủ công, bạn sẽ cần phải điều chỉnh lại chúng để đảm bảo biểu đồ của bạn phản ánh dữ liệu chính xác.

Trong khi bạn đang định dạng trục biểu đồ của mình, hãy xem lại các đơn vị của nó (tùy chọn ngay bên dưới nơi bạn đã thay đổi ranh giới). Tùy chọn Đơn vị chính sẽ chỉ định các khoảng thời gian mà các con số xuất hiện trên trục. Ví dụ, nhập 3.0 sẽ có nghĩa là các con số trên trục sẽ là 3, 6, 9, v.v. Tùy chọn Đơn vị phụ sẽ chỉ định các khoảng thời gian của các vạch chia nếu được kích hoạt.

3. Giảm khoảng cách giữa các thanh và cột

Excel đo khoảng cách giữa các điểm dữ liệu trong biểu đồ dưới dạng phần trăm. Trong ví dụ này, độ rộng khoảng cách là 50%, nghĩa là khoảng cách giữa mỗi cột bằng một nửa độ rộng của chính các cột đó.


Chìa khóa ở đây là giúp người đọc so sánh các cột dễ dàng nhất có thể. Ảnh chụp màn hình bên dưới cho thấy chiều rộng khoảng cách mặc định của Excel rộng hơn nhiều so với ví dụ đã điều chỉnh ở trên, do đó việc so sánh các điểm dữ liệu có thể khó khăn hơn.


Mẹo này chỉ có tác dụng trên các biểu đồ có điểm dữ liệu được vẽ riêng trên biểu đồ. Ví dụ, bạn không thể thay đổi độ rộng khoảng cách trên biểu đồ đường vì không có khoảng cách!

Để giảm độ rộng khoảng trống này, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ điểm dữ liệu nào trên biểu đồ và nhấp vào "Định dạng chuỗi dữ liệu". Sau đó, trong Ngăn định dạng biểu đồ, hãy nhấp vào biểu tượng biểu đồ và nhập độ rộng khoảng trống mới vào hộp trường văn bản hoặc nhấp và kéo thanh trượt.


Biểu đồ sẽ cập nhật ngay khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào, vì vậy bạn có thể tiếp tục điều chỉnh giá trị chiều rộng khoảng cách cho đến khi hài lòng.

4. Kiểm duyệt hình ảnh của bạn

Mặc dù mục đích của tôi là hướng dẫn bạn định dạng biểu đồ sao cho nổi bật, tôi phải nhấn mạnh tầm quan trọng của việc không nên chèn quá nhiều hình ảnh vào biểu đồ.

Ví dụ, bạn có cần chú giải và tiêu đề trục không ? Bạn có cần đường lưới và nhãn dữ liệu không? Vì biểu đồ này có quá nhiều thành phần nên nó lộn xộn và quá tải.


Tương tự như vậy, biểu đồ này có quá nhiều màu sắc và phông chữ nên có thể khiến người đọc sợ hãi!


Được rồi, có thể tôi đã đi quá xa với các ví dụ của mình. Tuy nhiên, quan điểm của tôi vẫn đúng—định dạng biểu đồ của bạn không phải là sử dụng mọi công cụ mà Excel cung cấp. Thay vào đó, đó là lựa chọn các yếu tố cho phép bạn hoàn thành mục tiêu mà bạn đặt ra khi quyết định tạo biểu đồ lần đầu.

Để giảm số lượng thành phần biểu đồ, hãy chọn biểu đồ của bạn, nhấp vào biểu tượng "+" và bỏ chọn các nhãn mà biểu đồ của bạn không yêu cầu.


Để xóa toàn bộ định dạng và đặt lại biểu đồ về một trong các kiểu được cài đặt sẵn của Excel, hãy chọn biểu đồ và nhấp vào "Đặt lại để khớp với kiểu" trong tab Định dạng.


5. Xóa lưới bảng tính

Điều này có vẻ là một mẹo bất thường vì nó không liên quan đến việc thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với biểu đồ. Tuy nhiên, các đường lưới của bảng tính Excel có thể khiến việc xem và diễn giải biểu đồ trở nên khó khăn hơn.

Ví dụ, nếu biểu đồ của bạn có nền trong suốt hoặc bán trong suốt, việc có đường lưới dọc và ngang phía sau biểu đồ có thể khiến việc đọc biểu đồ trở nên khó khăn.


Bằng cách bỏ chọn "Lưới" trong tab Xem, biểu đồ sẽ ngay lập tức trở nên sạch hơn, chuyên nghiệp hơn và dễ đọc hơn.


6. Lưu thiết kế biểu đồ của bạn dưới dạng mẫu

Cuối cùng, sau khi hoàn tất việc định dạng biểu đồ, hãy lưu biểu đồ dưới dạng mẫu biểu đồ để bạn có thể sử dụng lại cùng một thiết kế trong tương lai. Điều này giúp bạn không phải nhớ các bước đã thực hiện để hoàn thiện bố cục biểu đồ và đảm bảo tính nhất quán trên toàn bộ sổ làm việc của bạn.

Nhấp chuột phải vào biểu đồ đã hoàn thành và nhấp vào "Lưu dưới dạng mẫu".


Trong hộp thoại Lưu dưới dạng mẫu, hãy đổi tên mẫu của bạn để dễ phân biệt với các mẫu khác mà bạn có thể thêm vào, rồi nhấp vào "Lưu". Sau đó, mẫu biểu đồ sẽ được lưu trữ trong thư mục Mẫu biểu đồ trên thiết bị của bạn.


Khi bạn tạo biểu đồ mới, hãy chọn dữ liệu của mình và nhấp vào biểu tượng ở góc dưới của nhóm Biểu đồ trong tab Chèn.


Sau đó, chuyển sang tab "All Charts" và nhấp vào "Templates" trong danh sách bên trái. Ở đó, bạn sẽ thấy mẫu biểu đồ đã lưu của mình, bạn có thể nhấp đúp để thêm vào bảng tính của mình.


Bất kể bạn định dạng biểu đồ của mình như thế nào, bạn nên tập trung vào việc tối ưu hóa khả năng đọc và đạt được tính nhất quán. Xét cho cùng, không có ích gì khi có biểu đồ toàn ca toàn múa nếu chúng khó diễn giải và khiến bảng tính của bạn trông lộn xộn.

Cũng như việc sử dụng và định dạng một số biểu đồ phổ biến nhất của Excel, như biểu đồ hình tròn và biểu đồ thanh, đừng bỏ lỡ những lợi ích của một số đồ họa trực quan hóa dữ liệu ít được biết đến của chương trình, như biểu đồ thác nước và biểu đồ tia nắng.