VietNetwork.Vn

Làm việc thông minh hơn chứ không phải lâu hơn!

Với quá nhiều thứ gây xao nhãng xung quanh, việc duy trì sự tập trung có thể rất khó khăn, nhưng thói quen đúng đắn có thể tạo nên sự khác biệt. Tôi từng mất rất nhiều thời gian vì bị gián đoạn liên tục, nhưng bằng cách áp dụng các biện pháp tốt hơn, tôi đã trở nên tập trung và hiệu quả hơn. Sau đây là cách bạn có thể đạt được điều tương tự.


1. Đa nhiệm với màn hình chia đôi hoặc màn hình thứ hai

Mặc dù chế độ chia đôi màn hình có vẻ như là một sự sao nhãng tiềm ẩn, nhưng nó đã thay đổi cuộc chơi đối với tôi. Khi viết một bài viết, tôi chia màn hình thành hai phần—sử dụng một bên cho trình xử lý văn bản và bên còn lại để nghiên cứu. Tôi cũng sử dụng nó khi so sánh các tài liệu, tạo bảng tính hoặc làm việc với nhiều nguồn thông tin.

Thiết lập này loại bỏ nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng, tiết kiệm thời gian liên tục tìm kiếm cửa sổ. Tôi cũng sử dụng một máy tính xách tay cũ làm màn hình bổ sung, giúp cải thiện khả năng tập trung của tôi bằng cách cho phép tôi mở nhiều cửa sổ trên các màn hình riêng biệt. Bạn sẽ bỏ lỡ sự gia tăng năng suất nếu không sử dụng màn hình chia đôi hoặc màn hình thứ hai.

2. Bật chế độ Tập trung hoặc Không làm phiền

Nhu cầu kiểm tra điện thoại hoặc các thiết bị khác của tôi mỗi khi có thông báo bật lên có thể gây mất tập trung và thường dẫn đến việc cuộn vô tận. Tuy nhiên, tôi không thể giữ điện thoại im lặng vì tôi không muốn bỏ lỡ các cuộc gọi quan trọng từ những người thân yêu của mình. Bây giờ tôi sử dụng chế độ Tập trung và Không làm phiền của điện thoại để xử lý những sự mất tập trung này.

Các chế độ này cho phép tôi chặn các thông báo hoặc cuộc gọi ứng dụng không khẩn cấp. Tôi cũng có thể đặt ngoại lệ cho các liên hệ hoặc ứng dụng quan trọng. Vì vậy, tôi chỉ nhận được các thông báo quan trọng mà không bị gián đoạn không cần thiết.

3. Đừng mở quá nhiều tab và ứng dụng trên trình duyệt

Tôi từng mở hàng chục tab trong trình duyệt và để các ứng dụng trên máy tính chạy, ngay cả khi tôi không cần chúng. Điều này không chỉ làm phân tán sự tập trung của tôi, khiến tôi muốn kiểm tra email mới, cập nhật Asana, v.v., mà còn làm chậm máy tính của tôi. Điều này dẫn đến giảm hiệu quả và tăng sự mệt mỏi về mặt tinh thần, vì vậy tôi nhận ra rằng mình cần phải thay đổi.

Bây giờ, tôi chỉ giữ các tab cần thiết cho tác vụ đang mở và khi hoàn thành một tab, tôi đóng tab đó trước khi chuyển sang tab tiếp theo. Tôi cũng tạo Nhóm tab trong trình duyệt và thu nhỏ chúng sau khi sử dụng xong. Tương tự như vậy, tôi đã học cách giới hạn số lượng ứng dụng trên máy tính để bàn chạy cùng lúc.

4. Lên kế hoạch cho danh sách việc cần làm của bạn sớm hơn một ngày

Tôi từng không có thói quen lập danh sách việc cần làm, nghĩa là tôi không có chương trình nghị sự rõ ràng cho ngày hôm đó. Vì thế, tôi luôn không biết bắt đầu từ đâu và ưu tiên các nhiệm vụ như thế nào. Tôi từng dành nhiều giờ quý báu cho những công việc ít quan trọng hơn và không hoàn thành được các nhiệm vụ chính. Việc thiếu kế hoạch là một nguyên nhân chính giết chết năng suất.

Tôi tạo thói quen lập danh sách việc cần làm vào buổi tối trước đó. Điều này giúp tôi phác thảo rõ ràng cho ngày sắp tới và giúp tôi tránh mệt mỏi khi phải đưa ra quyết định. Tôi cũng giải quyết những nhiệm vụ khó khăn hơn vào buổi sáng khi tôi tràn đầy năng lượng nhất. Tôi để lại một khoảng trống trong lịch trình của mình cho những nhiệm vụ bất ngờ. Có một mục tiêu rõ ràng giúp tôi duy trì động lực, làm việc hiệu quả hơn.

5. Tăng năng suất với kỹ thuật Pomodoro

Tôi từng dành hàng giờ bên máy tính mà không nghỉ giải lao, điều này thường khiến tôi cảm thấy kiệt sức. Các nhiệm vụ thường mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết vì khó duy trì sự tập trung trong thời gian dài. Đó là lúc một người bạn giới thiệu cho tôi về Kỹ thuật Pomodoro, một phương pháp quản lý thời gian khuyến khích nghỉ giải lao ngắn sau mỗi phiên làm việc 25 phút.

Nghỉ giải lao thường xuyên giúp giảm mệt mỏi về mặt tinh thần và cải thiện sự tập trung, cuối cùng là tăng năng suất. Để thử kỹ thuật này, hãy đặt hẹn giờ trong 25 phút và làm việc cho đến khi hết giờ. Sau đó, nghỉ giải lao năm phút. Sau khi hoàn thành bốn khoảng thời gian như vậy, hãy tự thưởng cho mình một khoảng nghỉ dài hơn từ 15 đến 30 phút.

6. Lên lịch Email trong thời gian rảnh rỗi của bạn

Việc liên tục kiểm tra và trả lời email khi chúng đến là một sự xao nhãng lớn làm gián đoạn quy trình làm việc và làm giảm hiệu quả. Để quản lý điều này tốt hơn, tôi đặt thời gian cụ thể để xem lại email của mình, thường là trong giờ rảnh rỗi. Điều này cho phép tôi đọc, soạn và lên lịch trả lời theo từng đợt thay vì để email làm gián đoạn công việc của tôi trong suốt cả ngày.

Hầu hết các ứng dụng email đều cung cấp các tính năng lập lịch tích hợp, giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch cho tin nhắn. Xác định thời điểm bạn ít bận rộn nhất và lập lịch cho email của bạn theo đó. Cách tiếp cận này giúp tăng năng suất và đảm bảo email của bạn đến được người nhận vào thời điểm tối ưu, đặc biệt là khi làm việc ở các múi giờ khác nhau.

Tôi sử dụng những phương pháp này để giảm thiểu sự xao nhãng khi làm việc tại nhà và bạn cũng có thể làm như vậy để duy trì sự tập trung. Việc triển khai các chiến lược này sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Hãy thử chúng và xem chúng cải thiện hiệu quả của bạn như thế nào. Ngoài ra, hãy cân nhắc chặn phương tiện truyền thông xã hội và các trang web gây mất tập trung khác, vì chúng có thể dễ dàng làm bạn mất tập trung khỏi công việc.