VietNetwork.Vn

Đó là điều không cần bàn cãi đối với người dùng Microsoft.

OneDrive là một công cụ mạnh mẽ luôn sẵn sàng bên cạnh bạn khi bạn làm việc trên máy tính hoặc thiết bị của mình. Thật tuyệt vời khi sao lưu các tập tin của bạn, bạn có thể sử dụng nó khi đang di chuyển, nó miễn phí và dễ sử dụng. Dưới đây là sáu lý do tại sao bạn nên có OneDrive trên tất cả các thiết bị của mình.


1. OneDrive tích hợp tốt vào giao diện PC của bạn

Ưu điểm lớn nhất của OneDrive là tính đơn giản. Cho dù bạn đang sử dụng PC Windows hay máy Mac, miễn là bạn đã đăng nhập vào OneDrive thì bạn đã sẵn sàng.

Chúng tôi sẽ giới thiệu các đặc quyền của OneDrive trên Windows. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng máy Mac, chỉ cần cài đặt ứng dụng đồng bộ OneDrive và thư mục OneDrive sẽ được tải xuống và giữ đồng bộ với tất cả các thiết bị khác.

Vì OneDrive là một sản phẩm của Microsoft nên nó hoạt động trơn tru trên PC Windows, giúp bạn không cần sử dụng bộ nhớ của bên thứ ba. Bạn không chỉ có thể dễ dàng truy cập các tệp và thư mục trong bộ lưu trữ đám mây OneDrive của mình mà bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi đối với các tệp và thư mục này trên máy tính của mình, chúng sẽ tự động đồng bộ hóa với thư mục OneDrive của bạn.

Nếu bạn đang sử dụng Windows 10 hoặc 11, OneDrive đã được tích hợp vào PC của bạn—tất cả những gì bạn cần làm là đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình.

Đi tới hộp Tìm kiếm trên Thanh tác vụ của bạn và nhập OneDrive. Sau đó, nhấp vào thư mục "OneDrive" xuất hiện ở trên cùng.


Sau đó, đăng nhập vào OneDrive và xem qua các tùy chọn để chọn vị trí thư mục OneDrive của bạn.

Bây giờ bạn đã thiết lập xong, OneDrive luôn chạy ở chế độ nền mà bạn không hề biết và bạn có thể xem những gì được lưu trữ ở đó thông qua File Explorer. Nhấn Ctrl+E và đi tới thư mục có tên "[Tên của bạn] Cá nhân" trong thanh bên.


Nếu bạn có nhiều tài khoản OneDrive (ví dụ: tài khoản cá nhân và tài khoản công việc), cả hai tài khoản này sẽ xuất hiện trong menu này để bạn dễ dàng lựa chọn.

Tại đây, bạn có thể tạo thư mục và sắp xếp các tệp của mình, với mọi thay đổi bạn hiển thị trên mọi thiết bị đã đăng nhập vào tài khoản OneDrive của mình.

Hơn nữa, nếu bạn thấy mình thường xuyên sử dụng OneDrive để quản lý các tệp và thư mục của mình, bạn có thể thay đổi trang đích File Explorer mặc định để OneDrive mở bất cứ khi nào bạn nhấn Ctrl+E.

Bạn cũng có thể nhận thấy biểu tượng OneDrive xuất hiện trên Khay hệ thống của mình. Bấm vào biểu tượng này để xem nhanh trạng thái tải lên của các tệp mới nhất của bạn hoặc thay đổi cài đặt OneDrive của bạn thông qua bánh răng ở góc trên bên phải.


Cuối cùng, một phần thưởng khác của việc tích hợp Windows của OneDrive là bạn có thể nhận được thông báo—ví dụ: OneDrive sẽ cho bạn biết nếu ai đó chia sẻ điều gì đó với bạn. Như trên, hãy nhấp vào biểu tượng OneDrive trên Khay hệ thống của bạn, nhấp vào bánh răng và đi tới "Thông báo".

2. Sử dụng OneDrive trên nhiều nền tảng

Bạn có thể truy nhập, sắp xếp và sửa đổi tệp của mình từ mọi nơi trên mọi thiết bị thông qua ứng dụng OneDrive hoặc trang web OneDrive. Cho dù đó là bảng tính Excel, thư viện ảnh hay tệp bạn nhận được từ người khác, chúng vẫn luôn sẵn sàng trong OneDrive của bạn và sẵn sàng hành động. Điều đáng lưu ý là nếu bạn ngoại tuyến, mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ tự động đồng bộ hóa ngay khi bạn thiết lập lại kết nối Internet.

Đây là giao diện của ứng dụng OneDrive trên iPhone.


Bạn có thể xem và mở các thư mục giống như trên bất kỳ thiết bị nào khác bằng cách sử dụng các biểu tượng ở cuối ứng dụng để xem các mục bạn đã chia sẻ hoặc những người khác đã chia sẻ với bạn, truy cập bất kỳ ảnh nào được lưu trữ trên OneDrive hoặc chụp ảnh để thêm vào tài khoản OneDrive của bạn. Để thêm thư mục mới hoặc tạo tệp Word, Excel hoặc PowerPoint mới, chỉ cần nhấp vào dấu "+" ở góc trên bên phải. Bạn cũng có thể bật thông báo OneDrive bằng cách nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn ở góc trên bên trái và nhấn vào "Cài đặt".

3. OneDrive là giải pháp lưu trữ an toàn

Mã hóa nâng cao của Microsoft giúp giữ an toàn cho các tệp của bạn, cho dù chúng nằm trong thư mục OneDrive của bạn hay được chia sẻ thông qua ứng dụng hoặc trang web.

Tuy nhiên, phần bảo mật tốt nhất của OneDrive là Kho lưu trữ cá nhân, nơi bạn có thể lưu trữ thông tin nhạy cảm—chẳng hạn như bản quét hộ chiếu, bằng lái xe hoặc giấy khai sinh—với một lớp bảo vệ bổ sung. Sau khi thiết lập Kho lưu trữ cá nhân của mình, bạn có thể truy cập kho lưu trữ đó thông qua dấu vân tay, nhận dạng khuôn mặt hoặc mật mã bổ sung. Để thêm lớp bảo mật bổ sung đó, thư mục Personal Vault của bạn sẽ tự động khóa sau một thời gian không hoạt động.

Bạn sẽ cần thiết lập Kho lưu trữ cá nhân riêng biệt trên từng thiết bị. Bắt đầu với điện thoại di động của bạn, hãy truy cập ứng dụng OneDrive và nhấn vào "Tệp" trong thanh menu dọc phía dưới. Sau đó, cuộn đến và chọn "Vault cá nhân" và OneDrive sẽ đưa bạn qua quá trình thiết lập xác thực.


Trên PC của bạn, nhấn Ctrl+E và mở thư mục OneDrive của bạn. Sau đó, trong thanh tìm kiếm ở góc trên bên phải của File Explorer, nhập Personal Vault, nhấn Enter và nhấp vào "Personal Vault". Windows sau đó sẽ giúp bạn thiết lập kho bảo mật của mình.


Bạn sẽ cần đăng ký Microsoft 365 để thêm nhiều hơn ba tệp vào Kho lưu trữ cá nhân của mình.

4. OneDrive cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu và ảnh của mình

OneDrive không chỉ là giải pháp lưu trữ—bạn còn có thể chỉnh sửa tệp của mình khi đang di chuyển.

Để sửa đổi ảnh trên ứng dụng OneDrive dành cho thiết bị di động của bạn, hãy nhấn vào "Ảnh", mở ảnh bạn muốn sửa đổi, sau đó nhấn "Chỉnh sửa". Tại đây, bạn có thể dễ dàng xoay, cắt và đánh dấu hình ảnh của mình hoặc thêm bộ lọc để làm nổi bật bức ảnh của mình.


Cần chú thích một tệp PDF? Không vấn đề gì—định vị tệp trong ứng dụng OneDrive của bạn và nhấn vào "Chú thích".

Hơn nữa, nếu bạn nhấp vào biểu tượng máy ảnh, bạn có thể quét tài liệu, chụp bảng trắng, quét danh thiếp hoặc chụp ảnh, sau đó chỉnh sửa những ảnh chụp đó trong ứng dụng.


Cuối cùng, để sửa đổi tệp Word, Excel hoặc PowerPoint, hãy tìm tệp đó trong OneDrive, rồi bấm vào ba dấu chấm bên cạnh tệp để mở tệp đó trong ứng dụng Microsoft 365 có liên quan trên thiết bị của bạn. Khi bạn thực hiện thay đổi, chúng sẽ tự động đồng bộ với tài khoản OneDrive của bạn.


5. OneDrive tự động lưu công việc của bạn

Cái hay của OneDrive là bạn quên mất nó thậm chí còn ở đó. Là một người sử dụng Microsoft Word hàng ngày cho công việc, việc có mạng lưới an toàn đó là điều cần thiết, đặc biệt là khi máy tính của tôi quyết định muốn thực hiện cập nhật tự phát hoặc khiến bạn gặp phải màn hình xanh chết chóc !

Miễn là bạn đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft và lưu tài liệu của mình ngay khi tạo, OneDrive sẽ tự động lưu công việc của bạn khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào.


Nếu bạn thấy nút Lưu Tự động được chuyển sang bên trái (đã tắt), bạn chỉ cần bấm lại vào nút đó, đăng nhập lại vào OneDrive khi được nhắc và bạn có thể tiếp tục.

6. OneDrive rất tốt để chia sẻ

Đã qua rồi cái thời phải đính kèm tập tin của bạn vào email theo cách thủ công. Khi bạn tạo và lưu thư mục OneDrive trong OneDrive lần đầu tiên, chỉ bạn mới có thể truy cập vào thư mục đó. Tuy nhiên, việc chia sẻ tập tin không thể dễ dàng hơn. Trên điện thoại di động của bạn, chỉ cần nhấn vào ba dấu chấm bên cạnh một mục và chọn "Chia sẻ". Từ đó, bạn sẽ thấy các tùy chọn khác nhau để gửi tài liệu cho bạn bè, gia đình và đồng nghiệp của mình, cho dù đó là thông qua WhatsApp, email hay ứng dụng khác trên thiết bị của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng biểu tượng @ trên tài liệu để gắn thẻ những người khác trong tổ chức của mình.

Để chia sẻ tệp từ thư mục OneDrive trên PC của bạn, hãy nhấp chuột phải vào mục đó và nhấp vào "Chia sẻ". Sau đó, bạn có thể chọn xem người nhận có thể chỉnh sửa tài liệu hay không trước khi nhấp vào "Gửi" để hoàn tất quy trình.

7. Một số nhược điểm của OneDrive và cách khắc phục chúng

Dưới đây là một số vấn đề phổ biến hơn mà bạn có thể gặp phải khi sử dụng OneDrive nhưng chúng tôi đã cung cấp một số cách để khắc phục chúng.


Ngoài việc tận dụng tối đa các ứng dụng và trang web của OneDrive khi đang di chuyển cùng với tài liệu và ảnh của bạn, hãy xem cách sử dụng OneDrive cùng với Windows Backup khi chuyển sang PC mới.