VietNetwork.Vn

Microsoft vẫn đang chiến thắng trong cuộc chiến này.

Đã từng sử dụng Google Docs ở nơi làm việc trước đây và Microsoft Word ở nhà, tôi đã có nhiều năm kinh nghiệm sử dụng cả hai. Nhưng khi quyết định cái nào tốt hơn, tôi luôn dựa vào lập luận của mình rằng Word mang lại một số lợi ích mà Docs không có, vì vậy sản phẩm của Microsoft sẽ luôn là số một của tôi.

1. Sử dụng ứng dụng máy tính để bàn một cách liền mạch mà không cần kết nối Internet

Nếu bạn là người đăng ký Microsoft 365, sau khi tải ứng dụng Microsoft Word trên máy tính xuống máy tính của mình, bạn không cần kết nối Internet để sử dụng hầu hết các tính năng của ứng dụng đó. Tất nhiên, bất cứ khi nào bạn muốn chia sẻ nội dung nào đó từ bất kỳ ứng dụng nào, bạn sẽ cần phải trực tuyến, nhưng tất cả nhiều tính năng chỉnh sửa và tạo tài liệu nâng cao của Word đều sẵn có ngay cả ở những nơi xa xôi nhất trên hành tinh.

Hơn nữa, ngay cả khi bạn có kết nối Internet, bạn vẫn có thể chọn tắt tính năng đồng bộ hóa OneDrive tự động vì dữ liệu của bạn sẽ an toàn hơn nhiều khi bạn làm việc ngoại tuyến. Chỉ cần nhớ lưu công việc của bạn khi bạn thực hiện!

Vì Google Documents là một chương trình trực tuyến nên bạn không thể làm việc nếu không có kết nối Internet và tác phẩm của bạn sẽ tự động tải lên Google Drive. Điều này có thể gây rủi ro nếu bạn đang sử dụng kết nối Internet không an toàn. Có, Google Documents có hỗ trợ truy cập ngoại tuyến nhưng việc thiết lập rất phức tạp. Trước tiên, bạn cần có kết nối Internet để truy cập phiên bản ngoại tuyến của chương trình và bạn buộc phải sử dụng một trong hai trình duyệt mà nhiều người thích tránh xa (Microsoft Edge và Google Chrome). Sau đó, bạn phải thử cài đặt trình duyệt của mình và cuối cùng, bạn cần tải xuống tiện ích mở rộng.

Nói chung, khả năng dễ dàng làm việc ngoại tuyến trên Microsoft Word khiến nó trở thành một lựa chọn thuận tiện và an toàn hơn Google Docs.

2. Mở và chỉnh sửa tệp PDF dễ dàng hơn

Cả Microsoft Word và Google Docs đều cho phép bạn mở và chỉnh sửa tệp PDF, nhưng phần trước thực hiện quá trình này trơn tru hơn nhiều so với phần sau. Bạn không chỉ phải tải tệp PDF lên Google Drive để thực hiện việc này trên Google Docs (bạn có thể chỉ cần sử dụng tệp PDF trên máy tính để bàn khi sử dụng Microsoft Word), mà còn có những khác biệt nhỏ về định dạng khiến Microsoft Word trở thành người chiến thắng.

Để thấy điều này hoạt động, trước tiên chúng tôi tạo một tài liệu trên Microsoft Word và lưu nó dưới dạng PDF.


Khi chúng tôi mở lại tệp PDF dưới dạng tài liệu Microsoft Word, ngoại trừ điểm đánh dấu đoạn bổ sung ở cuối dòng thứ sáu, định dạng vẫn giống hệt nhau.


Nhưng khi chúng tôi mở nó dưới dạng Google Doc, dòng đầu tiên bị thụt lề, căn chỉnh bên phải hình ảnh không nhất quán và có thêm điểm đánh dấu đoạn ở đầu dòng thứ bảy.


Để công bằng, chúng tôi cũng đã tạo một tài liệu trên Google Docs và làm theo quy trình tương tự. Không có gì ngạc nhiên khi chúng tôi có kết quả tương tự.

Vì vậy, nếu bạn định mở một tệp PDF lớn trong Google Docs, bạn sẽ phải thực hiện nhiều điều chỉnh thủ công hơn để lấy lại định dạng ban đầu so với trong Microsoft Word.

3. Truy cập thêm mẫu

Mẫu rất tốt để tiết kiệm thời gian khi bạn đã biết mình đang tạo loại tài liệu nào và cả Microsoft Word và Google Docs đều có nhiều lựa chọn về các loại khác nhau. Tuy nhiên, điểm vượt trội của Word là số lượng mẫu tuyệt đối mà nó cung cấp từ bên trong chương trình.

Trên Google Docs, có 55 mẫu (tính đến tháng 5 năm 2024), tất cả đều là tài liệu chính thức, chẳng hạn như sơ yếu lý lịch, báo cáo và bài luận. Công bằng mà nói với Google, bạn cũng có quyền truy cập vào nhiều thứ khác, nhưng bạn phải tải xuống ứng dụng để có được chúng.

Mặt khác, cho dù bạn đang sử dụng ứng dụng Microsoft 365 trên máy tính hay truy cập Word dành cho web, bạn đều có quyền truy nhập tức thì vào hàng nghìn mẫu, từ hợp đồng chính thức, lịch cho đến những lời mời hoa mỹ. Word cũng có một thanh tìm kiếm hữu ích nên bạn có thể tìm thấy mẫu nhanh hơn—một tính năng mà Google Docs chưa có. Tuyệt vời hơn nữa, bạn có thể chọn bảng màu phù hợp khi duyệt các mẫu của Word.

4. Hợp nhất thư đơn giản

Microsoft Word nổi tiếng là ngôi nhà của tính năng trộn thư, đơn giản vì bạn có thể hoàn tất quy trình một cách tự nhiên thông qua ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Nghĩa là, nếu bạn muốn gửi các phiên bản tài liệu được cá nhân hóa cho nhiều người, bạn có thể thực hiện điều đó chỉ bằng cách sử dụng Microsoft Word (và nếu bạn đã có thông tin chi tiết về người nhận trên Microsoft Outlook hoặc trên bảng tính Microsoft Excel, bạn cũng có thể sử dụng Word cùng với những thứ đó).

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới, sau khi nhấp vào "Chọn người nhận" trong tab Gửi thư trên dải băng, bạn có thể tạo danh sách gửi thư trong tài liệu của mình hoặc sử dụng danh sách từ nơi khác.


Bạn cũng có thể khởi chạy trình hướng dẫn từng bước để giúp bạn hợp nhất thư nếu bạn là người lần đầu tiên—chỉ cần nhấp vào "Bắt đầu hợp nhất thư" và bạn sẽ thấy trình hướng dẫn xuất hiện dưới dạng tùy chọn.

Về mặt này, Google Docs còn thua xa vì bạn phải cài đặt một tiện ích bổ sung để hoàn thành nhiệm vụ tương tự. Phải thừa nhận rằng bạn không thể trộn thư trên Word dành cho web nhưng tính đơn giản của tính năng này trong ứng dụng trên máy tính chỉ là một trong nhiều cách thanh toán cho đăng ký Microsoft 365 đáng giá từng xu. Khả năng lưu các tài liệu đã hoàn thiện trên ứng dụng máy tính để bàn của bạn và chọn các tùy chọn in cụ thể hơn cũng là một phần thưởng bổ sung cho khả năng hợp nhất thư của Word.

5. Thêm tùy chọn cho kiểu dáng

Việc có tùy chọn để chọn kiểu trong tài liệu có nghĩa là bạn có thể định dạng văn bản chính, tiêu đề và các thành phần khác trong tác phẩm của mình một cách nhanh chóng và nhất quán, đồng thời chúng cũng giúp việc tạo mục lục tự động trở nên dễ dàng hơn. Nếu bạn là người thích làm điều này, bạn có nhiều khả năng hơn để làm cho tài liệu của mình trông chính xác như bạn muốn trên Microsoft Word so với trên Google Docs.

Đây là giao diện của menu Kiểu trên Word dành cho web và ứng dụng Microsoft Word trên máy tính:

Và đây là giao diện trên Tài liệu:


Trên ứng dụng Word dành cho máy tính để bàn, bạn có 18 kiểu cài sẵn để lựa chọn, so với chỉ có 9 kiểu trên Google Docs. Trên Word dành cho web, bạn thậm chí còn có nhiều lựa chọn hơn khi bấm vào "Xem thêm kiểu". Vấn đề chính khi chỉ có chín trên Google Docs là khi bạn đã sử dụng hết chín, bạn không thể tạo thêm nữa. Tuy nhiên, trên Word, bạn có thể tạo bao nhiêu tùy thích.

Một lợi ích khác của việc sử dụng kiểu trên Word—cho dù bạn đang sử dụng ứng dụng trên máy tính hay Word dành cho web—là bạn có thể xem bản xem trước của kiểu trước khi thực hiện lựa chọn của mình, nhưng menu trên Google Tài liệu không mang lại sự sang trọng này.

Và quy trình trên Microsoft Word đỡ rườm rà hơn nhiều. Word có một nhóm Kiểu chuyên dụng trong tab Trang chủ, nhưng Tài liệu là một menu thả xuống nhỏ, ẩn sâu và khó điều hướng hơn nhiều. Trong Word, bạn áp dụng kiểu cho các đoạn văn rồi sửa đổi kiểu trong hộp thoại và tất cả các đoạn có tên kiểu đó sẽ cập nhật. Trên Tài liệu, bạn phải nhập một số văn bản rồi khớp kiểu với nội dung bạn đã nhập nhưng không bao giờ rõ liệu tên kiểu cụ thể đó đã được sử dụng ở nơi khác trong tài liệu của bạn hay chưa. Nói tóm lại, nó không hoàn toàn đơn giản.

6. Thêm công cụ và tùy chọn

Microsoft Word được tạo ra lần đầu tiên vào năm 1983, trong khi Google Docs xuất hiện 23 năm sau vào năm 2006, vì vậy Word có nhiều công cụ và tùy chọn hơn trên nhiều menu của nó. Một số người cho rằng Word có quá nhiều tùy chọn, điều này có thể gây ra sự chậm trễ trong quá trình xử lý hoặc gây khó khăn cho việc nhanh chóng tìm thấy các công cụ bạn cần. Nhưng không còn nghi ngờ gì nữa, Word là bộ xử lý mạnh hơn nhiều và nếu bạn cần tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu hàng ngày, như tôi, thì vô số cơ hội của Word khiến nó trở thành sự lựa chọn tốt hơn cho cả hai.

Bây giờ bạn đã biết Word là lựa chọn tốt nhất, hãy sử dụng phần mềm mạnh mẽ này để tạo các tài liệu chuyên nghiệp cho trường học hoặc cơ quan.